Access 2010 の基本的な作業

Access のリレーショナル データベース

このような情報を追跡するためにリレーショナル データベースが必要な場合があります。冗長性を排除するためにデータのより小さなコレクション (テーブルと呼ばれる) に分離されたデータの格納庫であり、共通の情報 (フィールドと呼ばれる) に基づいて相互に関連します。 たとえば、イベント計画リレーショナル データベースには、顧客情報を含むテーブル、ベンダー情報を含むテーブル、イベント情報を含むテーブルが含まれる場合があります。 イベント情報を含むテーブルには、顧客テーブルに関連付けるフィールドと、ベンダー テーブルに関連付けるフィールドがあります。 たとえば、仕入先の電話番号が変更された場合、仕入先が関係するすべてのイベントではなく、仕入先テーブルで情報を 1 回変更できます。

Access は、情報の管理に役立つリレーショナル データベース アプリケーションを迅速かつ簡単に開発するために使用できるツールです。 データベースを作成すると、インベントリ、プロフェッショナルな連絡先、ビジネス プロセスなど、あらゆる種類の情報を追跡するのに役立ちます。 実際、Access には、さまざまな情報を追跡するためにすぐに使用できるテンプレートが付属しており、初心者でも簡単に操作できます。

Access を開くとき

Access 2010を開始すると、Microsoft Office Backstage ビューが表示されます。ここでは、現在のデータベースに関する情報を取得し、新しいデータベースを作成し、既存のデータベースを開き、 Office.comから注目のコンテンツを表示できます。

Backstage ビューには、データベースの調整、保守、共有に使用できる他の多くのコマンドも含まれています。 Backstage ビューのコマンドは、通常、データベース内のオブジェクトではなく、データベース全体に適用されます。

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表を追加する

[作成] タブの [テーブル] グループのツールを使用して、既存のデータベースに新しいテーブルを追加できます。

開始するビューに関係なく、[アクセス] ウィンドウのステータス バーにある [表示] ボタンを使用して、常に他のビューに切り替えることができます。

データシート ビューで空白のテーブルを作成する    データシート ビューでは、すぐにデータを入力し、Access がバックグラウンドでテーブル構造を構築できるようにします。 フィールド名は数値 (Field1、Field2 など) に割り当てられ、入力したデータの種類に基づいてフィールド データ型が設定されます。

1. [ 作成 ] タブの [ テーブル ] グループで、[ テーブル ] をクリックします。

2. Access によってテーブルが作成され、[クリックして追加] 列の最初の空のセル にカーソルが 置かれます。

3. データを追加するには、最初の空のセルに入力を開始します。または、この記事で後述するように、別のソースのデータを貼り付けることができます。

   • 列 (フィールド) の名前を変更するには、列見出しをダブルクリックし、新しい名前を入力します。

     ヒント: 各フィールドにわかりやすい名前を付けて、データを見ることなく、含まれている内容を伝えることができます。

   • 列を移動するには、列見出しをクリックして列を選択し、目的の場所にドラッグします。 複数の連続する列を選択し、それらすべてを新しい場所に一緒にドラッグすることもできます。

     テーブルにフィールドを追加するには、[データシート] ビューの [クリックして追加] 列に入力を開始するか、[フィールド] タブの [追加] & [削除] グループのコマンドを使用して新しいフィールドを追加できます。

デザイン ビューで開始するテーブルを作成する    デザイン ビューでは、最初に新しいテーブルの構造を作成します。 次に、データシート ビューに切り替えてデータを入力するか、フォームなどの他の方法を使用してデータを入力します。

デザイン ビューは、Web データベース内のテーブルでは使用できません。

1. [作成] タブで、[テーブル] グループの [テーブル デザイン] をクリックします。

2. テーブル内の各フィールドについて、[ フィールド名] 列に名前を入力し、[データ型] ボックスの一覧から データ型 を選択します。

3. [ 説明 ] 列には、各フィールドの追加情報を入力できます。 入力した説明は、カーソルがそのフィールドにあるときにステータス バーに表示され、[フィールド リスト ] ウィンドウからフォームまたはレポートにフィールドをドラッグして作成したコントロールのステータス バーテキストとして、およびフォーム ウィザードまたはレポート ウィザードによってそのフィールドに対して作成されたすべてのコントロールのステータス バーテキストとして使用されます。

4. すべてのフィールドを追加したら、テーブルを保存します。

   • [ファイル] タブで [保存] をクリックします。

5. データシート ビューに切り替え、最初の空のセルをクリックして入力することで、いつでもテーブルへのデータの入力を開始できます。 次のセクションで説明するように、別のソースのデータを貼り付けることもできます。

SharePoint リストに基づいてテーブルを作成する    SharePoint リストを使用すると、Access を持たないユーザーがデータを使用できます。 さらに、リスト データはサーバーに格納されます。一般に、デスクトップ コンピューターに格納されているファイルよりもデータ損失に対する保護が優れています。 新しいリストから開始するか、既存のリストにリンクできます。 リストを作成する SharePoint サイトに対する十分なアクセス許可が必要です。これはサイトによって異なる場合があるため、オプションの詳細については SharePoint 管理者にお問い合わせください。

この機能は、Web データベースでは使用できません。

1. [作成] タブの [テーブル] で、[SharePoint リスト] をクリックします。

2. リスト テンプレートのいずれかを使用して、連絡先やイベントなどの標準の SharePoint リストを作成できます。

   カスタム リストの作成、または既存のリストへのリンクまたはインポートを選択することもできます。 必要なオプションをクリックします。

3. いずれかのリスト テンプレートを選択するか、カスタム リストを作成する場合は、[ 新しいリストの作成 ] ダイアログ ボックスが開き、プロセスを案内します。 既存のリストを使用する場合は、[ 外部データの取得 ] ダイアログ ボックスが開きます。

テーブルの詳細については、「テーブルの概要」を参照してください。

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別のソースのデータを Access テーブルに貼り付ける

現在、Excel などの別のプログラムにデータが格納されている場合は、データをコピーして Access テーブルに貼り付けることができます。 一般に、これは、データが Excel ワークシート内にあるように、既に列に分割されている場合に最適です。 データがワープロ プログラムにある場合は、最初にタブを使用してデータの列を分離するか、ワープロ プログラムのテーブルにデータを変換してから、データをコピーする必要があります。 データに編集や操作が必要な場合 (たとえば、フル ネームを姓と名に区切るなど)、データをコピーする前に、特に Access に慣れていない場合は、これを行う必要があります。

空のテーブルにデータを貼り付けると、Access によって、検索されるデータの種類に応じて各フィールドのデータ型が設定されます。 たとえば、貼り付けたフィールドに日付値以外の値が含まれている場合、Access はそのフィールドに Date/Time データ型を適用します。 貼り付けたフィールドに "はい" と "no" という単語のみが含まれている場合、Access は Yes/No データ型をフィールドに適用します。

貼り付けたデータの最初の行で見つかった内容に応じて、フィールドに名前が付けられます。 貼り付けたデータの最初の行の型が後の行と似ている場合、Access は最初の行がデータの一部であると判断し、フィールドのジェネリック名 (Field1、Field2 など) を割り当てます。 貼り付けたデータの最初の行が後続の行と似ていない場合、Access は最初の行をフィールド名として使用し、実際のデータの最初の行を除外します。

Access で汎用フィールド名が割り当てられている場合は、混乱を避けるために、できるだけ早くフィールドの名前を変更する必要があります。 次の手順で行います。

1. [ ファイル ] タブで、[ 保存 ] をクリックしてテーブルを保存します。

2. データシート ビューで、各列見出しをダブルクリックし、列の名前を入力します。

3. テーブルをもう一度保存します。

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別のソースからデータをインポートまたはリンクする

Access で使用する別のプログラムで収集したデータがある可能性があります。 データを他のプログラムに保存するユーザーと連携し、Access でデータを操作したい場合があります。 または、複数の異なるデータ ソースがあり、より詳細な分析のためにそれらをまとめて利用できる "ランディング パッド" が必要な場合もあります。

Access を使用すると、他のプログラムからデータを簡単にインポートまたはリンクできます。 Excel ワークシート、別の Access データベース内のテーブル、SharePoint リスト、または他のさまざまなソースからデータを取り込むことができます。 このプロセスはデータ ソースによって若干異なりますが、次の手順を開始します。

1. [ 外部データ ] タブの [ インポート & リンク ] グループで、インポート元のファイルの種類のコマンドをクリックします。

   たとえば、Excel ワークシートからデータをインポートする場合は、[ Excel] をクリックします。 正しいプログラムの種類が表示されない場合は、[ その他] をクリックします。

   注:  [& リンクのインポート] グループに正しい形式の種類が見つからない場合は、最初にデータを作成したプログラムを開始し、そのプログラムを使用して、Access でサポートされているファイル形式 ( 区切りテキスト ファイルなど) でデータを保存してから、データをインポートまたはリンクする必要があります。

2. [ 外部データの取得 ] ダイアログ ボックスで、[ 参照 ] をクリックしてソース データ ファイルを参照するか、[ ファイル名 ] ボックスにソース データ ファイルの完全パスを入力します。

3. [現在のデータベースにデータを 格納する方法と場所を指定する] の下にあるオプションをクリックします。 インポートしたデータを使用して新しいテーブルを作成することも、データ ソースへのリンクを保持するリンク テーブルを作成することもできます。

4. [OK] をクリックします。

   選択内容に応じて、[ オブジェクトのリンク ] ダイアログ ボックスまたは [ オブジェクトのインポート ] ダイアログ ボックスが開きます。

5. ダイアログ ボックスを使用して、プロセスを完了します。 従う正確な手順は、選択したインポートまたはリンク オプションによって異なります。

6. ウィザードの最後のページで、[完了] をクリックします。

   インポートを選択した場合、Access は、完了したインポート操作の詳細を保存するかどうかを確認します。

7. この同じインポート操作をもう一度実行すると思われる場合は、[ インポート手順の保存] をクリックし、詳細を入力します。

   インポート操作を簡単に再現するには、[外部データ] タブの [インポート] グループで [保存されたインポート] をクリックし、インポート仕様をクリックして、[実行] をクリックします。

8. 操作の詳細を保存しない場合は、[ 閉じる] をクリックします。

Access によってデータが新しいテーブルにインポートされ、ナビゲーション ウィンドウの [テーブル] の下に テーブル が表示されます。

Access にデータをインポートする方法の詳細については、この記事の 「関連項目」 セクションのリンクを参照してください。

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次のステップ

設計プロセスの残りの部分は目標によって異なりますが、クエリ、フォーム、レポート、マクロの作成を検討する必要があります。 この記事では、追加のデータベース オブジェクトの作成に関する情報は提供しません。

詳細については、次の記事を参照してください。

• クエリの概要

• フォームの概要

• Access におけるレポートの概要

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Excel ワークシートを Access にインポートする

多くのユーザーが、最初に Excel でリストを作成した後に Access を探索し始めます。 Excel はリストを開始するのに最適な場所ですが、リストが大きくなるにつれて、整理と更新が難しくなります。 通常、リストを Access に移動することは、次の論理的な手順です。

データベース テーブルは、ワークシートの構造に似ています。そのデータは行と列に格納されます。 その結果、通常、ワークシートをデータベース テーブルにインポートするのは簡単です。 ワークシートにデータを格納することとデータベースに格納する主な違いは、データの編成方法です。 ワークシート全体をデータベースの新しいテーブルとしてインポートするだけでは、特にワークシートに冗長データが含まれている場合、データの整理と更新に関連する問題は解決されません。 これらの問題を解決するには、スプレッドシート データを個別のテーブルに分割し、それぞれに関連データを含める必要があります。 テーブル内のデータを配置する方法の詳細については、 データベース設計の基本に関する記事を参照してください。

アクセスには、このプロセスを完了するのに役立つ Table Analyzer ウィザードが用意されています。 テーブルにデータをインポートした後、ウィザードはテーブルを個別のテーブルに分割するのに役立ちます。それぞれに、他のテーブルで重複していないデータが含まれています。 ウィザードでは、テーブル間に必要なリレーションシップも作成されます。

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Excel ワークシートを新しいデータベースのテーブルとしてインポートする

1. [ ファイル ] タブで、[ 新規] をクリックし、[ 空のデータベース] をクリックします。

2. [ファイル名] ボックスに新しいデータベースの 名前を入力 し、[ 作成] をクリックします。

   新しいデータベースが開き、Access によって新しい空のテーブル Table1 が作成されます。

3. Table1 を閉じます。

   Table1 のデザインに変更を保存するかどうかを確認するメッセージが表示されたら、[ いいえ] をクリックします。

4. [ 外部データ ] タブの [ & リンクのインポート ] グループで、[ Excel] をクリックします。

5. [ 外部データの取得 ] ダイアログ ボックスで、[ 参照] をクリックします。

6. [ファイルを開く] ダイアログ ボックスを使用して、ファイルを見つけます。

7. ファイルを選び、[開く] をクリックします。

8. [ 外部データの取得 ] ダイアログ ボックスで、[ 現在のデータベースの新しいテーブルにソース データをインポートする ] オプションが選択されていることを確認します。

9. [OK] をクリックします。

   スプレッドシートのインポート ウィザードが起動し、データに関するいくつかの質問が表示されます。

10. 指示に従って、[ 次へ ] または [ 戻る ] をクリックしてページ内を移動します。 ウィザードの最後のページで、[完了] をクリックします。

    注: Access では、完了したインポート操作の詳細を保存するかどうかを確認するメッセージが表示されます。 この同じインポート操作をもう一度実行すると思われる場合は、[ はい] をクリックし、詳細を入力します。 その後、[外部データ] タブの [インポート] グループで [保存されたインポート] をクリックすると、後で操作を簡単に再現できます。 操作の詳細を保存しない場合は、[ 閉じる] をクリックします。

Access を使用すると、データが新しいテーブルにインポートされ、ナビゲーション ウィンドウ の [すべてのテーブル ] に表示されます。

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Table Analyzer ウィザードを使用してデータを整理する

データが Access テーブルにインポートされたら、テーブル アナライザー ウィザードを使用して冗長データをすばやく識別できます。 ウィザードでは、データを別のテーブルに整理する簡単な方法が提供され、最も効率的な方法で格納されます。 Access では、元のテーブルがバックアップとして保持され、データベース アプリケーションの基礎として使用できる新しいテーブルが作成されます。

1. 分析するテーブルを含む Access データベースを開きます。

2. [ データベース ツール ] タブの [ 分析 ] グループで、[ テーブルの分析] をクリックします。

   Table Analyzer ウィザードが起動します。

   ウィザードの最初の 2 ページには短いチュートリアルが含まれています。ボタンをクリックすると、例が表示されます。 入門ページが表示されない場合は、代わりに [入門ページを表示しますか?] というラベルのチェックボックスが表示される場合は、[チェック] ボックスを選択し、[戻る] を 2 回クリックして概要を表示します。 概要を読んだ後に入門ページをもう一度表示しない場合は、[入門ページを表示しますか? チェックボックスをオフにできます。

3. [ どのテーブルに多数のレコードで繰り返される値を持つフィールドが含まれているか] ページで 、分析するテーブルを選択し、[ 次へ] をクリックします。

4. ウィザードで、どのフィールドがどのテーブルに配置されるかを決定することも、その決定を自分で行うことができます。 ウィザードの提案に従った場合でも、ウィザードの次のページでテーブル レイアウトを変更できます。

   注: ウィザードでどのフィールドをどのテーブルに配置するかを決定させる場合、特に処理するデータがあまりない場合は、その選択がデータに適しているとは限りません。 ウィザードの結果を慎重にチェックする必要があります。 一方、ウィザードは、考えているものよりも効率的なorganizationを提案する場合があるため、少なくともウィザードの決定を 1 回試してみることをお勧めします。 提案が気に入らない場合でも、フィールドを手動で並べ替えることができます。また、[ 戻る ] をクリックして、すべてのフィールドを自分で配置できます。

5. [次へ] をクリックします。 このページでは、どのテーブルにどのフィールドが含まれているかを指定します。 ウィザードで決定を行う場合は、リレーションシップ行で接続された複数のテーブルが表示されます。 それ以外の場合、Access では、すべてのフィールドを含むテーブルが 1 つだけ作成されます。 どちらの場合も、このページで変更を加えることができます。

   • フィールドをテーブルからページの空白領域にドラッグして、それらのフィールドを含む新しいテーブルを作成できます。 テーブル名の入力を求めるメッセージが表示されます。

   • より効率的に格納されると思われる場合は、あるテーブルから別のテーブルにフィールドをドラッグできます。

   • ほとんどのテーブルには 、ID または [生成された一意の ID ] フィールドが指定されます。 ID フィールドの詳細については、ウィザードの右上隅にある [ ヒント ] をクリックします。

   • 変更を元に戻すには、[ 元に戻す ] ボタンをクリックします。

   • テーブルの名前を変更するには、そのタイトル バーをダブルクリックし、新しい名前を入力して、[OK] をクリック します。

6. フィールドを目的の方法で配置したら、[ 次へ] をクリックします。

7. ウィザードで非常に類似した値を持つレコードが見つかると、それらの値が可能な文字体裁エラーとして識別され、そのデータについて何を行うかを確認できる画面が表示されます。 一覧をスクロールして、[ 修正 ] 列に値がある項目を見つけ、ドロップダウン リストで適切な項目をクリックします。 ウィザードで値に変更を加えないようにするには、 (そのまま にしておきます) を選択します。 完了したら、[ 次へ] をクリックします。

8. ウィザードは、元のテーブルに似たクエリを作成するかどうかを確認します。 元のテーブルに基づくフォームとレポートを既に作成している場合は、このようなクエリを作成することをお勧めします。 [はい] を選択した場合は、クエリを作成します。ウィザードでは、テーブル名に "_OLD" を追加して元のテーブルの名前を変更し、元のテーブルの名前を使用して新しいクエリに名前を付けます。 テーブルに基づくフォームとレポートでは、データのクエリが使用され、以前と同様に機能し続けます。

9. [完了] をクリックします。

   ウィザードは、指定したとおりに新しいテーブルを作成し、開きます。 結果の検査が完了したら、それらを閉じます。

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他のプログラムのデータを操作する

Access 2010 には、他のプログラムに格納されているデータを操作するための機能が用意されています。

別のファイル形式のデータにリンクする新しい Access データベースを作成する    Access を使用すると、テキスト、dBASE、スプレッドシートなどの別のファイル形式でファイルを開くことができます。 Access によって Access データベースが自動的に作成され、ファイルがリンクされます。

1. Access を開始します。

2. [ファイル] タブの [開く] をクリックします。

3. [ 開く ] ダイアログ ボックスで、一覧で開くファイルの種類をクリックします。 ファイルの種類がわからない場合は、[ すべてのファイル(*.*)]をクリックします。

4. 必要に応じて、開くファイルを含むフォルダーを参照します。 ファイルが見つかると、ファイルをダブルクリックして開きます。

5. ウィザードに表示される手順に沿って操作します。 ウィザードの最後のページで、[完了] をクリックします。

既存の Access データベースにデータをインポートまたはリンクする    他のソースとプログラムのデータを Access テーブルにインポートして、データが Access ファイルに含まれるようにするか、Access からデータにリンクして、データが元のファイル (Access ファイルの外部) に残るようにすることができます。

1. [ 外部データ ] タブの [ Import & Link ] グループで、データが格納されている形式をクリックします。

   次のソースからデータをインポートまたはリンクできます。

   • Excel    Excel ブック内のワークシートまたは名前付き範囲からデータを取り込むことができます。 各ワークシートまたは名前付き範囲は、個別にインポートまたはリンクする必要があります。

   • Access    これは、プロセスをデータから分離し、分割データベースを作成する場合に非常に便利です。 つまり、1 つのデータベースを使用して、すべてのフォーム、レポート、マクロを含め、データを別のデータベースに保持できます。 その後、誰かの作業を中断することなく、改善を開発できます。 複数の異なる Access データベースのデータを 1 つに結合して、部署間やビジネス パートナー間のデータを簡単に集計することもできます。

   • ODBC データベース    多くのプログラムでは、多くのデータベース サーバー製品など、この形式がサポートされています。 これにより、さまざまなシステムのデータを結合する "ランディング パッド" データベースを作成できます。

   • テキスト ファイル    単純なテキスト ファイルに接続でき、Access を使用してそのファイルの内容を変更することもできます。 これにより、さまざまなプログラムで Access データを簡単に使用できるようになります。

   • XML ファイル    この形式は、一部の Web サーバーを含むさまざまな他のプログラムとの互換性も提供します。

   • SharePoint リスト    これにより、SharePoint リストを使用する標準的な方法である Web ブラウザーでデータを使用できるようになります。

   • データ サービス    エンタープライズ内の Web データ サービスに接続できます。

   • HTML ドキュメント   

   • Outlook フォルダー    Outlook フォルダーに接続できるため、連絡先情報を他のデータと簡単に統合できます。

   • dBase ファイル dBase    は、Access でサポートされている一般的な代替データベース システムです

     [ 外部データの取得 ] ダイアログ ボックスが表示されます。

2. ダイアログ ボックスの指示に従います。

   Access は、データをインポートするか、データベースにリンクします。 ほとんどの形式では、データの場所を指定してから、データをデータベースに格納する方法を選択する必要があります。

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複数のバージョンの Access で Access データベース ファイルを使用する

以前のバージョンの Access データベースのすべてのテーブル、フォーム、およびその他のオブジェクトが 1 つのファイルに含まれており、複数のバージョンの Access でデータベースを使用する場合は、新しいフロントエンド データベースを新しいバージョンで作成し、元のファイルにリンクできます。 以前のバージョンの Access を持つユーザーは、元のデータベースを引き続き使用できます。 新しいバージョンのユーザーは、新しいフロントエンド データベースを使用して同じデータにリンクできます。 複数のバージョンの Access に対応する必要がある場合は、複数のフロントエンド バージョンを作成できます。

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複数のバージョンの Access でフロントエンド/バックエンド アプリケーションを使用する

Access データベースが既に フロントエンド/バックエンド アプリケーションの場合は、フロントエンドを新しいファイル形式に変換できます。 バックエンド データベースに変更は必要ありません。

次の手順では、[ データベースを名前を付けて保存] コマンドを使用して、フロントエンド データベースを、Access 2000、Access 2002-2003、または Access 2007 のいずれかの最新の形式に変換する方法を示します。 このコマンドは、元のデータベースを元の形式で保持し、指定した形式でコピーを作成します。

1. フロントエンド データベースを閉じます。 ファイルがサーバー上または共有フォルダーにあるマルチユーザー アクセス データベースの場合は、他のユーザーが開いないことを確認します。

2. Access 2010 を開始します。

3. [ファイル] タブの [開く] をクリックします。

4. フロントエンド データベースの場所を参照し、ダブルクリックして開きます。

   [データベースの強化] ダイアログ ボックスが表示され、データベースを拡張するかどうかを確認する場合は、[いいえ] をクリックします。

5. データベースを開くときにフォームが表示される場合は、フォームを閉じます。

6. [ ファイル ] タブで、[ 名前を付けてデータベースを保存] をクリックします。

7. [ 名前を付けて保存 ] ダイアログ ボックスで、新しいデータベースの名前を入力します。

8. [保存] をクリックします。

新しいフロントエンド データベースを拡張して、新機能をサポートできるようになりました。

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