Microsoft Lync Web Scheduler は、Microsoft Outlook がインストールされていない場合や、Windows ベース以外のオペレーティング システムを使用している場合に Lync 会議を作成するために使用できる、Web ベースのプログラムです。Web Scheduler では、新しい会議の作成、既存の会議の変更、お気に入りの電子メール プログラムを使った招待状の送信を行うことができます。
組織のサポート チームにより、Web Scheduler にログオンするユーザー名とパスワードが与えられます。
この記事の内容
Lync 会議を作成する
Lync 会議は、オンライン会議と電話会議の両方をサポートします。参加者はコンピューターを使用して会議に参加し、プレゼンテーションを表示したり、音声だけの電話による会議に招いたりすることができます。
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https://sched.lync.com にアクセスして、自分のユーザー名とパスワードで Web Scheduler にログオンします。
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[新しい会議を作成する] をクリックします。
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[件名] ボックスに会議の件名を入力します。
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直接参加するユーザーがいる場合、開催場所を [オンライン会議] のままにすることも、会議室などの場所を追加することもできます。
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簡単なメッセージまたは会議の議題を [メッセージ] ボックスに入力します (オプション)。
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ドロップダウン メニューを使用して、会議のタイム ゾーンを選択します。
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会議の開始と終了の日付と時刻を選択します。
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既定では、社外のユーザーを含むすべてのユーザーがロビーを省略できます。ロビーはユーザーを承認したり、アクセスを拒否したりする仮想待機領域です。 オプションを変更する方法の詳細については、「アクセスと発表者」を参照してください。
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既定では、組織から招待されたすべてのユーザーには発表者の権限があります。オプションを変更する方法の詳細については、「アクセスと発表者」を参照してください。
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[参加者と音声] で、使用可能なボックスに参加者の名前をセミコロン (;) で区切って追加します。
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[名前の確認] をクリックして名前が正しいかどうかを確認します。社外からの招待者については、mailto:contoso@contoso.com など、完全なメール アドレスを入力します。
注: Web Scheduler では参加者または会議室の空き時間情報を確認できません。
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Audio Conferencing Provider でアカウントが設定されている場合は、会議の招待状にフリー ダイヤル番号、有料ダイヤル番号、および参加者のコードが含まれます。会議の参加者は、好みに応じてコンピューターの音声を使用したり、会議に招いたりすることができます。
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[保存] をクリックします。
会議参加者へ招待状を送信する
会議の招待状を送信するには、次の方法のいずれかを選択します。
メール プログラムを使用して招待を送信する
この方法を使用して、Web Scheduler から会議の詳細をコピーして、任意の電子メール プログラムで作成する会議の招待状に貼り付けます。
ヒント: また、Web Scheduler 会議の詳細ページの [会議の参加情報を表示] をクリックして、会議の情報にアクセスできます。
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会議の作成が完了したら、[保存] をクリックします。
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会議情報を含むウィンドウが表示されます。
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会議の URL、電話会議番号、会議 ID などの、会議の詳細を強調表示します。
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テキストを右クリックし、[コピー] をクリックします。
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任意の電子メール プログラムを開き、定例会議の出席依頼を作成します。
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Lync オンライン会議の詳細 (手順 4. でコピーした) を招待状に貼り付けます。
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参加者を追加し、会議の日付と時刻を確認し、会議の議題を入力して、招待状を送信します。
iCalendar を使用して招待状を送信する
iCalendar を利用することによって、異なる電子メール システムを使用しているユーザー間でも予定表の情報を交換できます。
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[自分の会議] セクションで、会議を件名で選び、[iCalendar としてエクスポート] をクリックします。
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電子メール プログラムの求めに応じて、[開く] をクリックします。
注: iCalendar には、メッセージ、参加者、開催場所、日付、時刻など、会議のスケジュールを設定しているときに追加したすべての情報が入っています。
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予定表のエントリが表示されたら、会議のスケジュール時に参加者として追加したユーザーにそのエントリを転送します。
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次に、招待者は、Outlook、Notes、iCal など好みの電子メール プログラムで iCalendar ファイルを開くことができます。
アクセスと発表者
アクセスと発表者の既定のオプションは、一般的なチーム会議に適しています。会議のオプションは、要件、会議の種類、または参加者に応じてカスタマイズできます。
会議の詳細ページの [アクセスと発表者] セクションで、ロビーを省略できるユーザーと、発表者として会議に参加できるユーザーを選択します。
ロビーを省略できるユーザー
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アクセス オプション |
結果 |
推奨される場合 |
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開催者のみ (ロックされています) |
開催者のみロビーを省略します。他のすべてのユーザーは、入室を許可されるまでロビーで待つ必要があります。 |
会議前にユーザーにコンテンツを見せたくなかったり、機密情報を話し合ったりしています。 |
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会社内から招待した人 |
ネットワーク上のアカウントを持っていないユーザー、および招待されなかったユーザーは、入室を許可されるまでロビーで待つ必要があります。 |
機密情報について話をしており、社内の特定のユーザーのみ参加できるようにしたいと思っています。 |
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会社内の人 |
ネットワーク上のアカウントを持っていないユーザーは、入室を許可されるまでロビーで待つ必要があります。 |
すべての参加者は、組織のネットワークにアカウントがあり、機密情報を話し合っていません。 |
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社外の個人も含め全員 |
どのユーザーもロビーで待機することはありません。 |
外部からの参加者を招待しており、機密情報を話し合っていません。 |
重要: 会議ロビーが有効になっている場合でも、会議にコールインした参加者は自動的に会議ロビーを省略できます。
発表者になるユーザー
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発表者のオプション |
発表者になるユーザー |
推奨される場合 |
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開催者のみ |
会議のスケジュールを設定したユーザーのみ。 |
参加者が会議の内容を操作する必要がない場合のプレゼンテーション。会議中に他の発表者を指定できます。 |
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会社内の人 |
ネットワーク上にアカウントを持つすべての招待者。 |
すべての参加者が会議の内容を共有および変更できる社内のグループ ワーク セッション。 |
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社外の個人も含め全員 (制限なし) |
招待した相手全員。 |
ネットワーク上にアカウントを持っていないユーザーによるグループ ワーク セッション。 |
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選択したユーザー |
あなたとあなたが選択した参加者。 |
1 人以上の特定の発表者によるプレゼンテーション。 |
注: 外部参加者または配布リストのユーザーを、[選択したユーザー] オプションを使って発表者として招待することはできません。 会議室にいるユーザーに対して、発表者としてのアクセス許可を与えることができます。
会議に参加する
招待状にある会議のリンクを使用して、会議にサインインするか、Web Scheduler で [会議への参加] タブをクリックして、会議を開始します。
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[自分の会議] の下の会議をクリックします。
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会議の詳細ページで、[会議への参加] タブをクリックします。
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Lync が開き、会議にサインインできます。
既存の会議を表示または編集する
Web Scheduler の [自分の会議] タブで、自分が開催したすべての会議を見ることができます。Web Scheduler には、招待された会議は表示されず、自分が開催した会議のみが一覧表示されることに注意してください。
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会議をクリックして、会議の詳細ページを開きます。このページには、会議の要約、実用的なタブのセット、会議の情報が記載されています。
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[編集] をクリックします。
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必要な変更を行い、[OK] をクリックします。
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成功通知で [OK] をクリックして、変更後の情報を確認します。
重要: 会議を更新する場合は、更新された情報を手動で招待者に送信する必要があります。Web Scheduler では予定表は自動的には更新されません。
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iCalendar を使用して招待状を送信した場合は、再度 [iCalendar としてエクスポート] をクリックして、招待状を開き、更新を送信します。
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定例会議の招待で Lync 会議の詳細をコピーした場合は、招待状を開いて、新しい会議の詳細で更新し、参加者に再送信します。
会議を削除またはキャンセルする
会議はスケジュールされた終了日の 14 日後に有効期限が切れますが、Web Scheduler をクリーンアップする場合や会議をキャンセルする場合は、会議を削除できます。
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[自分の会議] タブで、削除する会議をクリックします。
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会議の詳細ページで、[会議の削除] タブをクリックします。
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確認ボックスで [はい] をクリックします。
重要: Web Scheduler では予定表は自動的には更新されないため、参加者にキャンセル通知を送信する必要があります。
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iCalendar を使用して招待状を送信した場合は、招待状を開いて [キャンセル] をクリックします。キャンセル通知が受信者に送信されます。
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定例会議の招待で Lync 会議の詳細をコピーした場合は、招待状を開いて、[キャンセル] をクリックし、キャンセル通知を招待者に送信します。
