Microsoft Access 2010の新機能

Web 上でデータベースを共有する

• テンプレートを使用する    連絡先、資産、プロジェクト、イベント、慈善活動の 5 つのテンプレートに Access 2010が付属しています。 発行の前または後に、任意のテンプレートを変更することもできます。

• 最初から手続きを行う場合    空の新しいデータベースを作成する場合は、通常のデータベースと Web データベースのどちらかを選択します。 この選択は、アプリケーションが Web 互換であることを簡単に確認できるように、表示される設計機能とコマンドに影響します。

• 既存のデータベースを Web データベースに変換する    既存のアプリケーションを Web に発行できます。 すべてのデスクトップ データベース機能が Web でサポートされているわけではないため、アプリケーションの一部の機能を調整しなければならない場合があります。

  新しい Web 互換性チェックを実行して、互換性の問題を特定して修正することができます。

• イントラネットやインターネット    独自の SharePoint サーバーに発行することも、ホストされている SharePoint ソリューションを使用することもできます。

  注: Web データベースを使うには、ユーザー アカウントが必要です。 匿名アクセスはサポートされません。

Web データベースの詳細については、Web 上で共有するデータベースの構築に関する記事を参照してください。

新しいマクロ ビルダー

Access 2010 は、IntelliSense とクリーンで簡単なインターフェイスを備えた新しいマクロ ビルダーを提供します。

1. 一覧からアクションを選択します。..

2. ...または、アクション カタログ内のアクションをダブルクリックしてマクロに追加します。

3. マクロを操作しているときに、[ デザイン ] タブが表示されます。

アクションを追加すると、マクロ ビルダーにさらにオプションが表示されます。 たとえば、"If" アクションを追加すると、次のようになります。

次のビデオを見て、新しいマクロ ビルダーの動作を確認してください。

従来のマクロに加えて、新しいマクロ ビルダーを使用して、新しい機能であるデータ マクロを作成します。

データ マクロ: イベントに基づいてデータを変更する

データ マクロは、Web データベースの集計をサポートするのに役立ち、また、任意の Access 2010 データベースに "トリガー" を実装する方法も提供します。

たとえば、PercentComplete フィールドと Status フィールドがあるとします。 データ マクロを使用すると、[状態] を [完了] に設定すると PercentComplete を 100 に、状態を [未開始] に設定すると 0 に設定できます。

次のビデオでは、データ マクロの動作を確認できます。

拡張式ビルダー

式ビルダーで IntelliSense が機能するようになりました。そのため、入力時にオプションを確認できます。 また、現在選択されている式の値のヘルプも [式ビルダー] ウィンドウに表示されます。 たとえば、Trim 関数を選択すると、式ビルダーに次のように表示されます。

Trim(string) 先頭と末尾のスペースを使用せずに、指定した文字列のコピーを含む型文字列のバリアント型を返します。

詳細については、 式ビルダーの使用に関する記事を参照してください。

集計フィールド

計算結果を表示するフィールドを作成できます。 計算は、同じテーブル内の他のフィールドを参照する必要があります。 式ビルダーを使用して計算を作成します。

新しいデータベース テンプレート

Access 2010 には、他の種類のデータの中でも、連絡先、タスク、イベント、学生、資産を追跡するための専門的に設計されたデータベース テンプレートのスイートが含まれています。 すぐにそれらを使用したり、必要な方法で情報を正確に追跡したり、強化したり絞り込んだりすることができます。

各テンプレートは、定義済みのテーブル、フォーム、レポート、クエリ、マクロ、リレーションシップを含む完全な追跡アプリケーションです。 テンプレートは、すぐに起動して実行できるように、すぐに役立つように設計されています。 テンプレートのデザインがニーズを満たしている場合は、準備が整います。 それ以外の場合は、テンプレートを使用して、特定のニーズを満たすデータベースの作成を開始できます。

Access 2010に含まれるテンプレートに加えて、 Office.com に接続し、より多くのテンプレートをダウンロードできます。

既存のデータベースに機能を追加するためのアプリケーション パーツ

アプリケーション パーツを使用して、既存のデータベースに機能を簡単に追加できます。 Access 2010 の新機能であるアプリケーション パーツは、データベースの一部 (事前に書式設定されたテーブル、関連付けられたフォームとレポートを含むテーブル) で構成されるテンプレートです。 たとえば、タスク アプリケーション パーツをデータベースに追加すると、Tasks テーブル、タスク フォーム、および Tasks テーブルをデータベース内の別のテーブルに関連付けるオプションが取得されます。

詳細については、 データベース 設計要素の保存と再利用に関する記事を参照してください。

データシート ビューの改善

テーブルを作成し、事前にフィールドを定義せずに使用を開始できます。[作成] タブの [テーブル] をクリックし、表示される新しいデータシートにデータを入力します。 Access 2010 は、各フィールドに最適なデータ型を自動的に決定し、短時間で稼働できるようにします。 [クリックして追加] 列には、新しいフィールドを追加する場所が表示されます。また、新しいフィールドまたは既存のフィールドのデータ型または表示形式を変更する必要がある場合は、リボンの [フィールド] タブでコマンドを使用できます。 また、Microsoft Excel テーブルのデータを新しいデータシートに貼り付けることもできます。 Access 2010 、すべてのフィールドが作成され、データ型が自動的に認識されます。

[フィールド リスト] ウィンドウ

[ フィールド リスト ] ウィンドウでは、他のテーブルからフィールドを追加できます。 フィールドは、レコード ソース内のテーブルから、関連テーブルから、またはデータベース内の無関係なテーブルからドラッグできます。 テーブル間のリレーションシップが必要な場合は、自動的に作成されるか、プロセスを通じてメッセージが表示されます。

レイアウト ビューは、フォームとレポートの設計を高速化するのに役立ちます

フォームまたはレポートでデータを表示するときに、レイアウト ビューを使用してデザインを変更します。

レイアウト ビューにはいくつかの機能強化があり、Web 用のフォームまたはレポートを設計する場合に必要です。

リボン

リボンは、機能と機能別に編成されたコマンドのグループを含むタブのコレクションです。 リボンは、以前のバージョンの Access で見つかったメニューとツール バーのレイヤーを置き換えます。 次の図は、[ ホーム ] タブが選択されたリボンを示しています。

リボンの主な機能は次のとおりです。

• コマンド タブ - 一般的に一緒に使用されるコマンドを表示するタブで、必要なときに必要なコマンドを見つけることができます。

• コンテキスト コマンド タブ — コンテキストに応じて表示されるコマンド タブ。つまり、作業中のオブジェクト、または実行しているタスクです。 コンテキスト コマンド タブには、実行している内容に適用される可能性が最も高いコマンドが含まれています。

• ギャラリー - 選択にコミットする前に結果を表示できるように、スタイルまたはオプションのプレビューを表示する新しいコントロール。

Backstage ビュー

Access 2010の新機能である Backstage ビューには、コンパクト化や修復など、データベース全体に適用するコマンドや、新しいデータベースを開くコマンドが含まれています。 コマンドは画面の左側のタブに配置され、各タブには関連するコマンドまたはリンクのグループが含まれています。 たとえば、[ 新規] をクリックすると、新しいデータベースを最初から作成したり、専門的に設計されたデータベース テンプレートのライブラリから選択したりできる一連のボタンが表示されます。

Backstage ビューで見つけたコマンドの多くは、最近開いたデータベースや (インターネットに接続している場合)、office.com 記事へのリンクに加えて、以前のバージョンの Access の [ ファイル ] メニューで使用できます。

Backstage ビューにアクセスするには、[ ファイル ] タブをクリックします。

ナビゲーション ウィンドウ

ナビゲーション ウィンドウには、現在開いているデータベース内のすべてのオブジェクトが一覧表示され、簡単にアクセスできます。

ナビゲーション ウィンドウを使用して、オブジェクトの種類、作成日、変更日、関連テーブル (オブジェクトの依存関係に基づく)、または作成したカスタム グループでオブジェクトを整理します。 フォームデザインに取り組むには、より多くのスペースが必要ですか? ナビゲーション ウィンドウを簡単に折りたたんで、スペースをほとんどかかりませんが、引き続き使用できるようにすることができます。

タブ付きオブジェクト

既定では、テーブル、クエリ、フォーム、レポート、マクロは、Access ウィンドウにタブ付きオブジェクトとして表示されます。

データベースごとにこの設定を変更し、タブではなくオブジェクト ウィンドウを使用できます。

オブジェクト タブをクリックすると、さまざまなオブジェクトを簡単に切り替えることができます。

[ヘルプ] ウィンドウ

Access 2010 は、同じヘルプ ウィンドウで Access ヘルプと Access Developer Reference の両方のコンテンツを提供します。 2 つのシステムには、さまざまな種類のアシスタンス コンテンツが含まれています。 ヘルプ ビューアーを使用すると、表示するコンテンツを選択できます。 たとえば、検索の範囲を Access Developer Reference コンテンツにのみ変更できます。 [ヘルプ] ウィンドウで行った設定に関係なく、すべての Access Help および Access Developer Reference コンテンツは、常にオンライン、Office.com、または MSDN で使用できます。

[作成] タブ

[ 作成 ] タブを使用すると、新しいフォーム、レポート、テーブル、クエリ、およびその他のデータベース オブジェクトをすばやく作成できます。 ナビゲーション ウィンドウでテーブルまたはクエリを選択した場合は、[フォーム] または [レポート] コマンドを使用して、そのオブジェクトに基づいて新しい フォーム または レポート を 1 回のクリックで作成できます。

このワンクリック プロセスによって作成された新しいフォームとレポートは、更新されたデザインを使用して、より視覚的に魅力的ですぐに役立ちます。 自動的に生成されたフォームとレポートは、ロゴとタイトルを含むヘッダーを含むプロフェッショナルなデザインを取得します。 さらに、自動的に生成されたレポートには、日付と時刻だけでなく、情報のフッターと合計も含まれます。

レポート ビューとレイアウト ビュー

これらのビューは、 Access 2010で強化されており、フォームとレポートを対話形式で操作できます。 レポート ビューを使用すると、印刷プレビューでレポートを印刷または表示することなく、レポートの正確なレンダリングを参照できます。 特定のレコードに焦点を当てるには、フィルター機能を使用するか、検索操作を使用して一致するテキストを検索します。 [コピー] コマンドを使用してテキストをクリップボードにコピーするか、レポートに表示されているアクティブなハイパーリンクをクリックしてブラウザーのリンクに従うことができます。

レイアウト ビューを使用すると、データの参照中にデザインを変更できます。 フォームまたはレポートでデータを表示するときに、レイアウト ビューを使用して多くの一般的なデザイン変更を行うことができます。 たとえば、新しい [フィールド リスト ] ウィンドウからフィールド名をドラッグしてフィールドを追加したり、プロパティ シートを使用してプロパティを変更したりします。

レイアウト ビューでは、改善されたデザイン レイアウトが提供されるようになりました。コントロールのグループを 1 つとして調整すると、フィールド、列、行、またはレイアウト全体を簡単に並べ替えることができます。 また、レイアウト ビューでフィールドを削除したり、書式設定を簡単に追加したりすることもできます。

レポートでのグループ化と並べ替えの合理化

Access には、レポート内のデータをグループ化して並べ替え、合計を追加する新しい方法があります。 インターフェイスは簡単に移動して理解でき、新しいレイアウト ビューで使用すると、変更の効果がすぐに表示されます。

レポートにリージョン別の合計売上を表示するとします。 [レイアウト] ビューと [ グループ]、[並べ替え]、および [合計 ] ウィンドウを使用して、グループ レベルを追加し、合計を要求し、レポートに変更をライブで表示します。 [合計] 行を使用すると、レポート ヘッダーまたはフッターに合計、平均、カウント、最大値、または最小値を簡単に追加できます。 単純な合計では、計算フィールドを手動で作成する必要がなくなりました。 これで、ポイントしてクリックするだけです。

洗練されたフォームとレポートの作成に役立つコントロール レイアウトの改善

Formsとレポートには、多くの場合、顧客名を含む列や、顧客のすべてのフィールドを含む行など、表形式の情報が含まれます。 これらのコントロールを、ラベルを含む 1 つのユニットとして簡単に操作できるレイアウトにグループ化できます。

セクション ヘッダーやフッターのラベルなど、さまざまなセクションからコントロールを選択できるため、かなりの柔軟性があります。 次のことができます。

• レイアウトを移動またはサイズ変更します。 たとえば、列を左または右に移動します。

• レイアウトの書式設定。 たとえば、顧客名の列を太字に設定して、目立たないようにします。

• レイアウトに列 (フィールド) を追加します。

• レイアウトから列 (フィールド) を削除します。

• セルを結合または分割する

レイアウトはデザインと共に保存され、使用可能なままになります。 次のビデオでは、フォームとレポートでのレイアウトのしくみを示します。

データをすばやく参照するためのフォームを分割する

分割フォームを使用して、データシート ビューとフォーム ビューを組み合わせたフォームを作成します。 プロパティを設定して、データシートを上、下、左、または右に配置するように Access に指示できます。

フォームとレポートの埋め込みマクロ

コードを記述する必要がないように、埋め込みマクロを使用します。 埋め込みマクロはプロパティに格納され、それが属するオブジェクトの一部です。 埋め込みマクロを使用する可能性がある他のコントロールについて心配することなく、埋め込みマクロの設計を変更できます。各埋め込みマクロは独立しています。 埋め込みマクロは、安全でない可能性のある操作を自動的に実行できないため、信頼されます。

集計フィールド

同じテーブル内の他のデータから計算される値を表示するフィールドを作成できます。 式ビルダーを使用して計算を作成すると、IntelliSense の恩恵を受け、式値のヘルプに簡単にアクセスできます。

他のテーブル内のデータは、集計データのソースとして使うことはできません。 一部の式は、集計フィールドではサポートされていません。

複数値を持つフィールド

複数値フィールドには、レコードごとに複数の値を格納できます。 1 つのタスクを従業員または請負業者のいずれかに割り当てる必要があるが、複数のユーザーに割り当てる必要があるとします。 ほとんどのデータベース管理システムと、 Office Access 2007より前のバージョンの Access では、これを正しく行うには、多対多のリレーションシップを作成する必要がありました。

複数値フィールドは、 Windows SharePoint Servicesで使用される複数値フィールド型のいずれかを含む SharePoint リストを操作する場合に特に適しています。 Access 2010 は、これらのデータ型と互換性があります。

ファイルの添付ファイル フィールド

Attachment データ型を使用すると、データベース サイズを不必要に増やすことなく、あらゆる種類のドキュメントとバイナリ ファイルをデータベースに簡単に格納できます。 Access では、可能であれば添付ファイルが自動的に圧縮され、スペースの使用量が最小限に抑えられます。 Wordドキュメントをレコードに添付するか、一連のデジタル画像をデータベースに保存しますか? 添付ファイルを使用すると、これらのタスクがはるかに簡単になります。 1 つのレコードに複数の添付ファイルを追加することもできます。

メモ フィールドにリッチ テキストが格納され、リビジョン履歴がサポートされるようになりました

リッチ テキスト メモ フィールドは、レコード内のプレーン テキストに制限されなくなった場合を意味します。 さまざまなフォントや色、その他の一般的な書式設定オプションに加えて、オプション (太字、斜体など) を使用してテキストの書式設定を行い、テキストをデータベースに格納できます。 リッチフォーマットされたテキストは、 Windows SharePoint Servicesのリッチ テキスト データ型と互換性のある HTML ベースの形式でメモ フィールドに格納されます。 新しい TextFormat プロパティを RichText または PlainText に設定すると、テキスト ボックス コントロールとデータシート ビューで情報が正しく書式設定されます。

メモ型フィールドは、大量の情報を格納するのに役立ちます。 [追加のみ] プロパティを構成して、[メモ] フィールドに対するすべての変更の履歴を保持できます。 その変更履歴を表示することもできます。 この機能では、 Windows SharePoint Services の追跡機能もサポートされているため、Access を使用して SharePoint リストのコンテンツ履歴を表示することもできます。

日付を選択するための予定表

日付/時刻データ型を使用するフィールドとコントロールでは、組み込みの対話型予定表が自動的にサポートされます。 カレンダー ボタンは、日付の右側に自動的に表示されます。 この金曜日の日付を知りたいですか? ボタンをクリックすると、カレンダーが自動的に表示され、日付を見つけて選択できます。 プロパティを使用して、フィールドまたはコントロールの予定表をオフにすることもできます。

並べ替えおよびフィルター処理ツールの強化

一致する値をすばやく見つけるか、データの列を並べ替える必要があるとします。 オートフィルター機能は、必要なデータにすばやく集中できるように、既に強力なフィルター機能を強化します。 列内の一意の値から簡単に選択できます。これは、必要な名前を思い出すことができない場合に便利です。また、[最も古いから最新に並べ替え] や [最も小さい値を最大に並べ替える] など、単純な言語でコンテキスト メニュー オプションを使用して値を並べ替えることができます。

最も一般的なフィルター オプションは、メニュー コマンドで簡単に表示できます。また、クイック フィルターを使用して、入力したデータに基づいて情報を制限することもできます。 クイック フィルター オプションは、データ型に基づいて自動的に変更されるため、テキスト、日付、数値の情報に関する適切な選択肢が表示されます。

データシートの背景色の合計と交互

データシート ビューには合計行が用意されており、合計、カウント、平均、最大、最小、標準偏差、または分散を表示できます。 [合計] 行を追加した後、列のセルの矢印をポイントし、目的の計算を選択します。

データシート、レポート、および連続フォームでは、行の背景色が交互にサポートされており、既定の背景色とは別に構成できます。 他のすべての行の網掛けは簡単で、任意の色を選択できます。

条件付き書式

Access 2010 新しい条件付き書式機能が追加され、Excel で使用できるのと同じ書式設定スタイルの一部を実現できます。 たとえば、次の図に示すように、データ バーを追加して、数値の列を読みやすくすることができます。

InfoPath フォームと Outlook を使用してデータを収集する

データ収集機能は、Outlook と必要に応じて InfoPath を使用してフィードバックを収集するのに役立ちます。 InfoPath フォームまたは HTML フォームを自動的に生成し、電子メール メッセージの本文に埋め込むことができます。 その後、Outlook の連絡先から選択した受信者、または Access データベースのフィールドに格納されている受信者の名前にフォームを送信できます。

新しい情報を収集するか、既存の情報を更新するかを選択します。 その後、受信者はフォームに入力し、それを返します。 Outlook は受信フォームを認識し、Access データベースにデータを自動的に保存します。再入力は必要ありません。

PDF と XPS にエクスポートする

Access 2010では、印刷、投稿、および電子メール配布用の PDF (ポータブル ドキュメント形式) または XPS (XML 用紙仕様) ファイル形式にデータをエクスポートできます(最初に PDF または XPS アドインとして発行する場合)。 フォーム、レポート、またはデータシートを .pdf または .xps ファイルにエクスポートすると、すべての書式設定特性を保持しながら、他のユーザーがコンピューターに Access をインストールして出力を印刷または確認する必要がない、配布しやすいフォームで情報をキャプチャできます。

• Portable Document Format    PDF は、ドキュメントの書式設定を保持し、ファイル共有に役立つ固定レイアウトの電子ファイル形式です。 PDF 形式では、ファイルがオンラインで表示または印刷されるときに、意図した形式が保持され、ファイル内のデータを簡単にコピーまたは変更することはできません。 PDF 形式は、業務用印刷でドキュメントを複製する場合にも適しています。

• XML Paper Specification    XPS は、ドキュメントの書式設定を保持し、ファイル共有に役立つ電子ファイル形式です。 XPS 形式では、ファイルがオンラインで表示または印刷されるときに、意図した形式が保持され、ファイル内のデータを簡単にコピーまたは変更することはできません。

外部データの操作が容易になりました

Web サービスに外部データ ソースとして接続できるようになりました。 Web サービス管理者が提供する Web サービス定義ファイルが必要です。 定義ファイルをインストールした後、Web サービス データにリンクテーブルとしてリンクできます。

新機能により、データのインポートとエクスポートが容易になります。 インポートまたはエクスポート操作を保存し、次回同じタスクを実行するときに保存した操作を再利用できます。 スプレッドシートのインポート ウィザードを使用すると、Access によって選択されたデータ型をオーバーライドできます。また、少なくともファイル形式が Office Excel 2007 されているファイルへのインポート、エクスポート、リンクを行うことができます。