Microsoft Outlook と Microsoft Teams の Copilot を使用してイベントを自動的に再スケジュールする

特に、入ってくる新しいイベントが既存のイベントと競合する場合、忙しい予定表を管理するのは大変な作業です。 整理するために、Copilot では、競合が発生した場合に個人の予定や 1:1 (自分と他のユーザーとの会議) のスケジュールを変更できるため、スケジュールを円滑に進めるために必要な手動作業が減ります。 

あなたが制御しています

Copilot がスケジュールを変更する必要がある場合に許容される日時を決定し、Outlook の通知ウィンドウでいつでも Copilot がスケジュールを変更した内容をチェックできます。 Email通知も近日公開予定で、最新情報をお届けします。 また、いつものように、いつでも予定表からイベントの日時を変更できます。

[Copilot を使用して自動的にスケジュール変更する] オプションをオンにする

新しい Outlook for Windows、Outlook on the web、または Microsoft Teams の Microsoft 365 Calendar を使用しているときに、Copilot にイベントや系列を自動的にスケジュール変更させることができます。

1. 新しいイベントまたは系列を作成するか、既存のイベントまたは系列を開きます。
2. オンにする 競合が発生した場合は、Copilot にこのイベントのスケジュールを変更させます。 
   
3. Copilot がスケジュールを変更する必要がある場合に、許容される日時を選択して最適な代替手段を見つけます (この手順は省略可能ですが、日付と時刻を選択するとより良い結果が得られます)。
   

自動スケジュール変更と系列についての注意点

新しいシリーズを作成し、Copilot による自動スケジュール変更がオフになっている場合は、後でシリーズの 1 つのインスタンスに対して有効にすることはできません。

新しいシリーズを作成し、Copilot で自動再スケジュールをオンにした場合、後で 1 つのインスタンスに対してこのオプションをオフにすることができますが、1 つのインスタンスの許容日時を変更することはできません。

Copilot は、後で競合が発生した場合にのみスケジュールを変更します

Copilot は、次の場合にのみ、許容される日時に基づいてイベントのスケジュールを自動的に変更します。

• 同時に発生する新しいイベントを受け入れます。
• 新しいイベントが同時に発生するようにスケジュールまたは再スケジュールします。

それ以外の場合は、イベントは元の日時にとどまります。

Copilot がスケジュールを変更した内容を確認するには、Outlook の通知ウィンドウチェックします

イベントの変更に関する通知は Outlook の通知ウィンドウに表示され、次の内容が含まれます。

• イベントは正常に再スケジュールされました。
• 設定の範囲内でイベントのスケジュールを変更できませんでした。
• イベントが変更され、自動的にスケジュールを変更できなくなりました (たとえば、後でイベントにユーザーが追加された場合)。

将来的には、Copilot は重要な通知のメールも送信するようになります。

Outlook の設定から通知設定を管理できます。

自動再スケジュールに影響するシナリオ

このような事態が発生した場合、Copilot はスケジュールを変更できなくなります。 自動スケジュール変更が既に有効になっている場合、Copilot は会議を管理できなくなったことを通知します。

• 複数の出席者が追加されるか、会議が追加の出席者に転送されます。 会議室は出席者としてカウントされません。

• イベントが 5 時間を超える場合 (終日のイベントを含む)。

• シリーズの定期的なスケジュールは、月単位よりも低くなります (たとえば、2 か月ごと)。

• シリーズは、毎月特定の日付 (毎月 3 日など) にスケジュールされます。

• イベントまたは系列が、第 2 予定表または共有予定表でスケジュールされます。

• イベントまたは系列が "外出中" として表示されるように設定されている

• 出席者が 1 対 1 の会議を拒否します。 Copilot は、出席者の辞退が会議のキャンセルまたはスケジュール変更を示唆しているかどうかを認識しません。 今後、Copilot は出席者からの新しい時間の提案を自動的に受け入れます。

• このイベントまたはシリーズは、次の理由から適していません。

  • 時間はありません (Copilot は時間を見つけるために 5 回試しましたが、できませんでした)。
  • 再スケジュールの制限に達しました (イベントは既に 5 回自動的に再スケジュールされており、おそらく優先事項ではないことを示しており、再スケジュールを続行するのは適切な解決策ではない可能性があります)。

よく寄せられる質問

Copilot が自動的にスケジュールを変更すると、出席者には何が表示されますか?

現時点では、出席者は Copilot が会議のスケジュールを変更したことに気付くことはありません。  会議の時間を変更した場合と同じように、通常の会議の更新メッセージが送信されます。  Microsoft では、この問題を改善する方法を積極的に検討していますので、 ヘルプ>フィードバック経由で提案を送信してください。

空き時間が複数ある場合、Copilot はスケジュールを変更するタイミングをどのように選択しますか?

Copilot は、許容可能な代替手段として指定した日数と時刻のうち、会議の最初の時刻に最も近い空き時間を選択します。

会議に対してこれを有効にし、それ以外何も変更しない場合、出席者は更新を受け取りますか?

既存の会議に対して Copilot による自動再スケジュールを有効にし、その他の変更を行わない場合、出席者は会議の更新メッセージを受信しません。 このシナリオでは、イベント フォームのボタンに現在の "送信" ラベルではなく "保存" ラベルが付けられるようにエクスペリエンスを更新します。