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Access Project 管理データベースを使用して、プロジェクトとそれに関連付けられているタスクと従業員を管理します。 また、プロジェクトの詳細の検索とフィルター処理、一般的なタスクの入力、電子メール メッセージによるデータの送受信を行うこともできます。

注: プロジェクト管理データベース テンプレートは、ここ数年で更新されました。 これらの手順は、ダウンロード可能なテンプレートの最新バージョンを参照してください。 以下の手順が表示されているものと一致しない場合は、古いバージョンのテンプレートを使用している可能性があります。

データベースの使用

この記事では、Projects デスクトップ データベース テンプレートを使用する基本的な手順について説明します。

使用するデータベースを準備する

すべてのデータベース コンテンツが有効になっていることを確認するには、次の手順に従います。

  • すべてのデータベース コンテンツが有効になっていることを確認するには、メッセージ バーで [ このコンテンツを有効にする] をクリックします。

    データベース コンテンツの有効化の詳細については、「データベースを 信頼するかどうかを決定する」の記事を参照してください。

従業員を追加する

Projects データベース テンプレートの使用を開始するには、最初に従業員を追加して、プロジェクトとタスクを割り当てるユーザーを配置します。 手動で従業員を追加するには、次の手順を使用するか、Outlook の連絡先から従業員を追加する次のセクションを参照してください。

  1. [ プロジェクト リスト ] フォームで、[ 従業員一覧] をクリックします。

  2. [ 従業員一覧 ] フォームで、各従業員の詳細を入力します。

  3. 従業員に関する詳細情報を入力するには、[ 従業員一覧 ] フォームで従業員の名前をダブルクリックし、[ 従業員の詳細 ] フォームに情報を入力します。

  4. [ 閉じる ] をクリックして 、[プロジェクト リスト] フォームに戻ります。

Microsoft Outlook から連絡先を追加する

Microsoft Outlook を使用する場合は、情報を再入力しなくても、そのプログラムの従業員を追加できます。

  1. [ プロジェクト リスト ] フォームで、[ 従業員一覧] をクリックします。

  2. [ 従業員一覧 ] フォームで、[ Outlook から追加] をクリックします。

  3. [ 追加する名前の選択 ] ダイアログ ボックスで、データベースに追加する名前を選択します。

  4. [追加] をクリックし、[OK] をクリックします。

新しいプロジェクトを追加する

  1. [ プロジェクト リスト ] フォームで、[ 新しいプロジェクト] をクリックします。

  2. [ プロジェクトの詳細 ] フォームで、プロジェクトの詳細を入力し、[ 閉じる] をクリックします。

既存のプロジェクトを編集する

  1. [ プロジェクト リスト ] フォームで、編集するプロジェクトをダブルクリックします。

  2. [ プロジェクトの詳細 ] フォームで、プロジェクトの詳細を追加または編集します。

    タスクを追加する

    • [ プロジェクトの詳細 ] フォームで、[ タスクの追加] をクリックします。

    • [ タスクの詳細 ] フォームで、タスクの詳細を入力し、[ 閉じる] をクリックします。

      [プロジェクトの詳細] フォームの [ プロジェクト タスク] リストに新しい プロジェクト が表示されます。

      タスクを編集する

    • [ プロジェクトの詳細 ] フォームで、[ プロジェクト タスク ] タブをクリックします。

    • 編集するタスクをダブルクリックします。

    • [ タスクの詳細 ] フォームで、タスクの詳細を編集し、[ 閉じる] をクリックします。

      共通タスクを追加する

      一般的なタスクは、予算作成やトレーニングなど、さまざまなプロジェクトで頻繁に使用されるタスクです。 共通タスクを入力すると、タスクの詳細を再入力することなく、プロジェクト データベース内の任意のプロジェクトに追加できます。

    • [ プロジェクトの詳細 ] フォームで、[ 共通タスク] をクリックします。

    • プロジェクトに追加する各一般的なタスクの横にある [チェック] ボックスを選択します。 一覧の末尾に新しい一般的なタスクを追加します。

    • [ 閉じる ] をクリックして 、[プロジェクトの詳細] フォームに戻ります。

プロジェクト一覧をフィルター処理する

[ プロジェクト一覧] フォームでは、プロジェクトの一覧をフィルター処理し、今後使用できるようにお気に入りのフィルターを保存できます。

  1. フォームを右クリックし、目的のフィルターを選択してフィルターを適用します。

  2. [ フィルターの保存] をクリックします

  3. [ フィルターの詳細 ] フォームで、フィルター名と説明を入力し、[ 閉じる] をクリックします。

  4. [ フィルターのお気に入り ] ボックスを使用して保存したフィルターを適用するか、[ フィルターのクリア ] をクリックしてフィルターを削除します。

プロジェクトまたは従業員の詳細を表示する

[プロジェクトの詳細] フォームと [従業員の詳細] フォームを使用すると、プロジェクトまたは従業員に関する詳細情報を表示および入力できます。 [プロジェクトの詳細] フォームまたは [従業員の詳細] フォームを表示するには:

  • [ プロジェクト リスト] フォームまたは [従業員一覧 ] フォームで、表示する項目をダブルクリックします。

添付ファイルを追加する

[ プロジェクトの詳細 ] フォーム、 [タスクの詳細 ] フォーム、および [従業員の詳細 ] フォームでは、画像やその他の添付ファイルを追加できます。

  • 任意の 詳細 フォームで、[ 添付ファイル ] フィールドをダブルクリックします ( [従業員の詳細 ] フォームで、画像アイコンをダブルクリックします)。

  • [ 添付ファイル ] ダイアログ ボックスで、[ 追加] をクリックします。

  • [ ファイルの選択 ] ダイアログ ボックスで、ファイルを含むフォルダーを参照します。

  • 追加するファイルを選択し、[ 開く] をクリックします。

  • [ 添付ファイル ] ダイアログ ボックスで、[ OK] をクリックします。

注: ドキュメントやスプレッドシートなど、さまざまな種類のファイルを含め、アイテムごとに複数のファイルを添付できます。

レポートを表示する

Projects データベースには、 Open ProjectsTask DetailsEmployee Address Book など、いくつかのレポートが含まれています。 レポートを表示するには:

  • [ プロジェクト一覧 ] フォームで、[レポート] リストから表示する レポート を選択します。

レポートを印刷するには:

  • [ファイル]、[印刷] の順にクリックします。

独自のカスタム レポートを作成できます。 詳細については、簡単なレポートCreate記事を参照してください。

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