Word 2000 でカテゴリ別にソートされたリストを作成するのに差し込み印刷を使用するのに方法

データ ファイルを設定する方法

キーに対して同じ値を持つすべてのレコードのフィールドのカテゴリにするためにデータ ファイルをソート (並べ替えの基準となるフィールド) に、次のサンプル データ ファイルに示すように表示されます。次のサンプル リストはCityフィールド (この例ではキー フィールドでは市区町村) で並べ替えられます。


City Employee Sales
Atlanta Smith $3,000
Atlanta Gates $50,000
Atlanta Henderson $10,000
Houston Jones $8,000
Houston Kelley $9,000
Houston Peterson $0

メイン文書を設定する方法

注意: < 入力 > 次の例では段落記号を指定します。段落記号を入力して、ENTER キーを押します。

カタログとしてメイン文書を設定するには、次の手順を実行します。

1. 新しい白紙の文書を開き、[ツール] メニューで、[差し込み印刷] をクリックします。

2. 差し込み印刷ヘルパーの作成] をクリックし、カタログ] をクリックします。

3. 新規メイン文書が表示されたらクリックします。

4. [差し込み印刷ヘルパーデータの取り込み] をクリックし、データ ファイル (この資料の方法を設定を [データ ファイル」セクションで作成したサンプル ファイルを使用します) を添付するデータ ソースを開く] をクリックします。

5. キー フィールドの内容が次の 1 つのデータ レコードの変更かどうかを判断するのには次のキー フィールド レコードの内容を各キー フィールド レコードの内容を比較するのには次のフィールドを挿入します。

注: この例では、この資料の方法を設定を [データ ファイル」セクションからサンプル データを使用します。フィールド括弧を挿入するには、ctrl キー + f9 キーを押します。

{場合{ MERGESEQ } =「1」"{ MERGEFIELD City }""" }< ENTER >
{セット Place1 MERGEFIELD City の{ }}< ENTER >
{場合{ Place2 } <> { Place1 }< ENTER >
MERGEFIELD City の{ }< ENTER >
<ENTER>
{ Mergefield フィールドの従業員} { MERGEFIELD 販売}」"{ mergefield フィールドの従業員} { MERGEFIELD 販売}」 } {セット Place2 MERGEFIELD City の{ }}< ENTER >
この例で使用されたフィールドは、次のように、同じページに一覧表示するカタログを生成します。

アトランタ

スミス 3,000 ドル
ゲート $50,000
ヘンダーソン 10,000 ドル

ヒューストン

ジョーンズ $8,000
Kelley 9,000 ドル
加藤泰江 $0

新しいページに新しい各カテゴリを強制的に行う方法

この例ではキーのフィールドは、 { MERGEFIELD City }です。Cityの値は、他の都市にデータ ファイルの変更、新しいページが差し込み結果に追加し、次のページの上部にあるマージ操作が続行します。フィールド括弧を挿入するには、ctrl キー + f9 キーを押します。

{場合{ MERGESEQ } =「1」"{ MERGEFIELD City }"""}< ENTER >
{セット Place1 MERGEFIELD City の{ }}< ENTER >
{場合{ Place2 } <> { Place1 }< ENTER >
---ページ区切り--
MERGEFIELD City の{ }< ENTER >
<ENTER>
{ Mergefield フィールドの従業員} { MERGEFIELD 販売}」"{ mergefield フィールドの従業員} { MERGEFIELD 販売}」 } {セット Place2 MERGEFIELD City の{ }}< ENTER >
注: 改ページを挿入するにいずれか、CTRL + ENTER キーを押しますまたは改]、[挿入] メニューをクリックして、改ページ] を選択および、[ OK] をクリックします。

この例で使用されたフィールドは、次のように別々 のページに一覧表示するカタログを生成します。

アトランタ

スミス 3,000 ドル
ゲート $50,000
ヘンダーソン 10,000 ドル

---ページ区切り--
ヒューストン

ジョーンズ $8,000
Kelley 9,000 ドル
加藤泰江 $0

キー フィールドの書式を設定する方法

この例ではキーのフィールドは、{MERGEFIELD City のようです。{MERGEFIELD City の結果をすべて大文字の書式を設定するの書式設定スイッチを挿入することができます\ * 上。フィールド括弧を挿入するには、ctrl キー + f9 キーを押します。

{場合{ }の MERGESEQ =「1」"{ MERGEFIELD City のよう \ * 上}""" }< ENTER >
{セット Place1 MERGEFIELD City の{ }}< ENTER >
{ IF { Place2 } <> { Place1 }< ENTER >
MERGEFIELD City の{ \ * 上}< ENTER >
<ENTER>
{ Mergefield フィールドの従業員} { MERGEFIELD 販売}」"{ mergefield フィールドの従業員} { MERGEFIELD 販売}」 } {セット Place2 MERGEFIELD City の{ }}< ENTER >
フィールド レイアウトでは、この例で使わ市区町村が次のように、すべて大文字で表示されると、同じページに一覧表示するカタログ。

アトランタ

スミス 3,000 ドル
ゲート $50,000
ヘンダーソン 10,000 ドル

ヒューストン

ジョーンズ $8,000
Kelley 9,000 ドル
加藤泰江 $0
注: キーのフィールドでは、MERGEFIELD City の{ }は、異なる書式を適用 (フィールドの中かっこ{}を含む)、フィールド全体を選択することでと、[プレファレンス] のフィールドを書式設定します。フィールドの書式を設定するには、 [書式] メニューのフォントをクリックします。

このプロセスのしくみ

これらの例では、最初の IF フィールドは、差し込み印刷で、都市名とリターン文字 (< ENTER >) に対しては、非常に最初のレコードのみを挿入します。以降のすべてのレコードの次の IF フィールドを挿入します。 何も ("")。数字の「1」に (これは現在のレコードのシーケンス番号を返す) MERGESEQ フィールドを比較することによって、最初の差し込み印刷レコードを認識します。

2 番目の戻り値の文字 (または、改ページを強制的に新しいページに各都市の場合)、フィールドが挿入される場合市区町村名、複数のリターン文字、従業員名、売上金額 (その順序で)、都市が現在のレコードに含まれていると判断する場合にのみ 前のレコードとは異なる名前です。前のレコードと同じである市区町村名には現在のレコードが含まれている場合に、次の従業員名と販売量のみを挿入します。

この IF フィールドでは、2 つの SET フィールドで指定されたブックマークのテキストを比較することによって新しい都市の名前を認識します。ブックマークのテキスト"Place1"は常に現在のレコードの [都道府県] フィールドとブックマークのテキスト"Place2"は、前のレコードのCityフィールドと同じです。