KB 850751 - Informations de configuration du configurateur de format de rapprochement électronique

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RÉSUMÉ
Cet article contient des informations sur la configuration du configurateur de rapprochement électronique.


INFORMATIONS SUPPLÉMENTAIRES


Configuration générale du configurateur de format de rapprochement électronique

Le processus de configuration du Configurateur de format dans le rapprochement électronique est très long et les étapes détaillées suivantes vous aideront à simplifier cette configuration. Avant de configurer le Configurateur de format, vous devez avoir une copie imprimée des spécifications du format de fichier de téléchargement de votre banque. Étant donné que les formats bancaires varient considérablement, vous devez contacter votre banque et demander ces spécifications pour le format de fichier. Les spécifications de format contiendra des détails sur chaque champ en cours de téléchargement et les valeurs de tous les codes pertinents pour la banque. Ces informations sont nécessaires pour pouvoir configurer le Configurateur de mise en forme en tant que chaque banque est différente et il n’existe aucun format standard à entrer.


Système de configuration électronique de format de rapprochement (Routines | Finances et | Outils de | Configurateur :


Section 1 - Entrer les informations de mise en forme

Format bancaire - Le champ Format bancaire est un identificateur de votre format. Entrez un nom unique pour ce format, mais il s’agit généralement du nom de votre banque.

Description - Ce champ est obligatoire. Entrez une description supplémentaire du format Banque. 

Format de fichier : suivez les étapes ci-dessous pour la version que vous utilisez :

 -Microsoft Dynamics GP 2010 et versions antérieures - Le champ Format de fichier peut être sélectionné dans la liste finale en tant que Champ fixe, Délimité par des virgules ou Délimité par des tabulations. La banque détermine l’option dans la liste que vous sélectionnez. Par conséquent, vous devez les contacter si les spécifications de format n’ont pas état du format à utiliser.

-Microsoft Dynamics GP 2013 - Le champ Format de fichier a le choix entre BAI ou User Defined. Si vous utilisez le format Du Bank Administration Institute, sélectionnez BAI. Pour tous les autres formats/banques, sélectionnez Défini par l’utilisateur. Dans le champ Type de fichier, vous pouvez choisir Champ fixe, Délimité par des virgules ou Tabulations comme spécifié par votre banque.



L’option Utilise les codes d’état est marquée uniquement si votre banque utilise les Codes d’état pour définir des codes de transaction supplémentaires. Ces informations sont également déterminées par chaque banque. Par conséquent, si les spécifications de format n’ont pas d’état si votre banque utilise les codes d’état, vous devez contacter la banque. (Cette utilisation n’est pas très souvent utilisée.)

Identificateur de type d’enregistrement - L’identificateur de type d’enregistrement contient les champs Position de début et Position de fin si vous utilisez le format Champ fixe et un champ Numéro de champ si vous utilisez des formats de fichier délimités par des virgules ou délimités par des tabulations. C’est là que le système doit regarder dans la ligne pour déterminer son type de ligne (en-tête, pied de plan ou détail). Si la banque n’utilise pas de code de type d’enregistrement, vous pouvez improvisé en sélectionnant une valeur fixe dans le fichier.

-Champ fixe - Entrez les positions de début et de fin du champ qui contiendra la valeur du code de type d’enregistrement de Bank (le code de type d’enregistrement de la banque est entré dans la section 2).

-Délimité par des virgules ou délimité par des tabulations - Entrez le numéro du champ qui contient le code de type d’enregistrement de Bank (le code de type d’enregistrement de la banque est entré dans la section 2).

Enregistrez le format une fois la section 1 terminée avant de passer à la section 2 de la fenêtre de configuration de format de rapprochement électronique.


Section 2 - Entrer des types d’enregistrement


Remarque Il vous s agit uniquement de définir les types d’enregistrement pertinents pour le rapprochement électronique. Si une section est étiquetée comme facultative dans les spécifications bancaires, vous n’avez pas besoin de la configurer dans le Configurateur de format. Le type d’enregistrement détaillé est toujours une section requise dans les spécifications d’une banque.


ID bancaire - L’ID bancaire est entré par défaut dans le format Banque à partir de la section 1 dès que vous tapez dans le champ Type d’enregistrement dans la deuxième colonne. Ce champ ne peut pas être modifié ou modifié.

Type d’enregistrement : le champ Type d’enregistrement peut être sélectionné dans la liste drop-down en tant qu’en-tête, détail ou pied de liste. Tous les formats bancaires nécessitent un type d’enregistrement détaillé, mais les types d’enregistrement d’en-tête et de pied de écran peuvent être facultatifs. Vous ne pouvez configurer chacun des types d’enregistrement qu’une seule fois, car plusieurs en-têtes ou pieds de site ne sont pas disponibles.

Code de type d’enregistrement de bank : le code de type d’enregistrement du champ Banque est défini dans les spécifications de votre banque. Ce champ doit être un identificateur unique et constant pour que le format corresponde aux informations du type d’enregistrement détaillé. Il s’agit du champ le plus important dans la configuration du Configurateur de mise en forme pour faire correspondre correctement le fichier de téléchargement au rapprochement.  (L’identificateur de type d’enregistrement indique au système la colonne dans laquelle rechercher le type de ligne, puis la valeur du champ Record Type Code (Code du type d’enregistrement) pour savoir s’il s’agit d’une ligne d’en-tête, de détail ou de pied de ligne.)


Nombre de champs - Le nombre de champs indique le nombre de champs à définir dans la Section 3. Entrez le nombre de champs contenus sur la ligne pour le type d’enregistrement défini. Ces informations doivent être entrées pour chaque type d’enregistrement requis dans les spécifications de la banque.



Section 3 - Entrer les informations sur le champ

Lorsque vous cliquez sur un type d’enregistrement dans la section 2, le nombre de champs correspondant s’affiche dans la Section 3. 

Type d’enregistrement : le champ Type d’enregistrement dans la colonne le plus à gauche de la section 3 est par défaut lorsque vous sélectionnez un type d’enregistrement dans la section 2.

# - Par défaut, le champ numéro est entré dans le nombre de champs entrés dans la Section 2. 

Type de champ : le champ Type de champ sert à définir les champs appropriés pour chacun des types d’enregistrement. Sélectionnez le type de champ dans la liste finale qui inclut des options pour les comptes, les dates et les montants. Si le nom exact de votre champ dans les spécifications de votre banque n’apparaît pas dans la liste, sélectionnez une option similaire ou utilisez l’option Filler/Ignorer. Là encore, il vous suffit de définir les champs pertinents, surtout : Numéros de compte, Vérifier les numéros, Vérifier les dates, Vérifier les montants, Codes de transaction, Codes de type d’enregistrement, etc.

Notez tout comme pour les types d’enregistrement, vous devez définir uniquement les champs pertinents pour le rapprochement électronique. Si un champ sur les spécifications de la banque ne peut pas être défini avec un type d’enregistrement existant ou n’a pas besoin d’être défini, utilisez l’option Filler/Ignorer. 


Format - Le champ Format définit le type de format de sortie de certains champs. Les formats ne doivent être définies que pour les types de champs contenant des dates ou un montant monétaire, car il s’agit des seules options disponibles pour les formats. Il n’existe aucune option pour le texte ou la chaîne. Par conséquent, si le champ n’est ni une date ni un montant monétaire, laissez simplement le champ Format vide. Les champs De et En servent à entrer la position des caractères du champ. Entrez les positions des caractères de début et de fin pour chaque champ de chaque type d’enregistrement. Les champs De et En doivent être entrés si vous utilisez le format de fichier de champ fixe, donc si vous utilisez des formats délimités par des tabulations ou des formats délimités par des virgules, vous pouvez laisser ces champs zéro.

Codes de transaction (entrée des codes - Entrée des codes de transaction)

Dans la fenêtre électronique du configurateur de format de rapprochement, dans la fenêtre Saisie des codes de transaction, traversez le chemin d’accès répertorié ci-dessus dans la barre de menus supérieure. Si vous n’avez pas défini les codes de transaction, vous recevez le message « Type d’enregistrement correspondance in trouvée » dans le rapport d’erreurs. 

Les codes de transaction identifient le type de transaction que chaque ligne de détail représente. Un rapprochement électronique nécessite un code de transaction au format bancaire configuré pour fonctionner correctement. Des codes de transaction ou des codes de type enregistrement doivent être définis pour utiliser le rapprochement électronique. Ces codes doivent être issus de la banque et doivent être répertoriés sur les spécifications de la banque.


Type de transaction : le champ Type de transaction permet de définir chacun des types de transactions qui apparaissent sur les spécifications de votre banque. Sélectionnez un type de transaction dans la liste pour qu’il corresponde ou corresponde étroitement aux spécifications de votre banque. Notez que les options de la liste sont les seuls types actuellement pris en charge. Pour le moment, les deux options qui correspondent à l’utilisation de la rapprocher électronique sont Vérification payée et Dépôt effacée.

Remarque : Dans Microsoft Dynamics GP 2013, des options de transfert de crédit et de débit ont également été ajoutées et correspondent électroniquement au processus de rapprochement électronique. Toutefois, vous devez entrer les codes de type de transaction bancaire définis par votre banque. Des fonctionnalités supplémentaires de Microsoft Dynamics GP 2013 sont également que vous pouvez avoir plusieurs codes de type de transaction pour chaque type de transaction.


Code de type de transaction : le champ Code de type transaction permet d’entrer la valeur de chaque type de transaction, et cette valeur vous est donnée dans le cadre des spécifications du fichier de votre banque. Entrez la valeur Code de type de transaction correspondant au type de transaction sélectionné. Ces informations doivent être provenant de la banque et ne peuvent pas être improvisées si elles ne sont pas disponibles sur les spécifications de la banque.

Compte G/L - Le champ Compte G/L est disponible uniquement pour les types de transaction suivants : Revenus des intérêts, Autre revenu, Autres dépenses et Frais de service. Entrez le numéro de compte G/L d’un compte de publication de registre général pour l’ajustement qui sera généré. Le rapprochement électronique créera automatiquement des ajustements pour ces types de transactions s’ils apparaissent dans le fichier téléchargé de votre banque.

Notez que les types de transactions Intérêts, Autres revenus, Autres dépenses et Frais de service ne correspondent pas électroniquement et créent des entrées d’ajustement sur le rapprochement. (Cliquez sur le bouton Ajustements dans la fenêtre Sélectionner les transactions bancaires). 

Description du compte - Par défaut, le champ Description du compte avec la description du compte de General Ledger ne peut pas être modifié.

Référence de distribution : le champ Référence de distribution peut être utilisé pour entrer une référence supplémentaire pour l’ajustement qui sera effectué. Vous pouvez entrer une référence de distribution si vous le souhaitez, mais ce champ n’est pas obligatoire.

Type de document - Par défaut, le champ Type de document est sélectionné avec le type de transaction que vous avez sélectionné en haut de la fenêtre Saisie du code de transaction : Revenus des intérêts, Autres revenus, Autres dépenses ou Frais de service. Ce champ ne peut pas être modifié sauf si vous revenir en arrière et modifier le champ Type de transaction.

Définir des codes d’état - Le bouton Définir les codes d’état devient disponible uniquement si vous avez marqué l’option Utiliser les codes d’état dans la fenêtre de configuration de format de rapprochement électronique. L’autorisation Définir les codes d’état est disponible uniquement pour certains types de transactions : Vérification payée et Dépôt effacé. Après avoir sélectionné l’un de ces 2 types de transactions, vous devez sélectionner le bouton Définir les codes d’état pour ouvrir la fenêtre Entrée des codes d’état. Dans ce cas, sélectionnez : Vérification payante, Vérifier l’exerrion, Arrêter le paiement ou Arrêter l’ex exersion de paiement pour le type d’état, puis entrez le code de statut correspondant dans les spécifications de votre banque. Là encore, ces informations doivent proviennent de votre banque et ne peuvent pas être improvisées, sinon le rapprochement électronique ne fonctionne pas correctement.



Notes spéciales à retenir lors de la configuration de RapprocherElectronic :

• Vous devez avoir une impression des spécifications du format de fichier de votre banque avant de configurer l’outil de configuration électronique de format de rapprochement.

• Chaque banque est différente. Par conséquent, vous ne pouvez pas suivre un format standard pour toutes les banques.

• Si vous ouvrez le fichier .TXT ou .CSV avec Bloc-notes, le système ne lit généralement pas les informations après la position 245. Assurez-vous donc que tous les champs nécessaires à la mappée se trouver dans la première partie de la ligne si vos lignes comptent plus de 245 caractères. Les informations après le 245 seront lues sous la forme d’une nouvelle ligne et apparaîtront dans le rapport d’erreurs Enregistrement de données non transformé en tant que « Type d’enregistrement non trouvé : Type d’enregistrement = », car il n’y en a pas. Ce serait acceptable si aucun champ après la position 245 n’est nécessaire. Si des champs sont nécessaires, contactez votre banque pour voir s’ils peuvent reconfigurer le fichier afin qu’il soit plus petit et qu’il ne dépasse pas 245 caractères.

• Le configurateur de format de rapprochement électronique ne doit être configuré qu’une seule fois au premier démarrage de l’utilisation de la rapprocher électronique, puis vous devez simplement continuer à le télécharger. BAI, .TXT ou .CSV fichiers de la banque pour qu’ils correspondent à ce configurateur de format.

• Les champs suivants doivent être présents dans votre format bancaire : Code de transaction, Numéro de compte, Vérifier/Numéro de série, Montant de la transaction, Code du type d’enregistrement et Date d’effacée de la banque. Si votre format utilise des codes d’état, le Code de statut de transaction doit également être présent dans la configuration.

• Si vous avez suivi l’ensemble du processus de rapprochement électronique et qu’aucune transaction n’est marquée comme effacée dans votre module Rapprochement bancaire, il est probable que des éléments ne soient pas correctement configurés dans le configurateur électronique de format de rapprochement. Le message d’erreur le pluscourant qui sera reçu est l’erreur « Type d’enregistrement non trouvé » dans le rapport Enregistrements non transformés qui s’imprime après une tentative de téléchargement.  Cela signifie généralement que le code de la transaction n’est pas réglé dans l’entrée de codes.

• Si vous tentez de ret télécharger le fichier .txt à partir de votre banque, vous recevrez des messages d’erreur « Dupliquer », car le système voit les transactions comme des doublons au lieu de simplement télécharger de nouvelles transactions. (Doit effacer le chargement préalable par l’ID de téléchargement (champ MEARLDID) dans les tables ME142806 et ME142807.)

• Si vous tentez de supprimer un rapprochement et que vous entrez à nouveau les informations après avoir téléchargé le fichier .txt de la banque, vous recevrez des messages d’erreur « Dupliquer », car le système considère les transactions comme des doublons.

• Assurez-vous que le numéro de compte bancaire est unique pour le chèque qui est mis en place avec le rapprochement électronique. Si le numéro de compte bancaire est utilisé sur plusieurs cochers, le système de rapprochement électronique ne pourra pas trouver le manuel et vous recevrez un message indiquant que le numéro de compte bancaire n’est pas prêt.

• Dans la fenêtre Entrée des codes du configurateur, les types qui correspondent automatiquement sont : Vérifier les paiements, Dépôt effacé, Transfert de débit et Crédit de transfert.

• Les types d’ajustement suivants créent une transaction « adjustment»dans la fenêtre des ajustements bancaires de rapprochement (bouton) : (par exemple, « interest » ou a « misc fee » sur votre relevé bancaire ne serait pas en gp (donc rien de correspondance). Vous avez donc besoin du système pour réserver l’entrée d’ajustement/journal dans GP pour ces types.)

  • Revenu des intérêts

  • Autres revenus

  • Autres dépenses

  • Frais de service

• Aucun type dans le configurateur ne correspondra automatiquement à un ajustementicrease, à une réduction de l’ajustement ou à un retrait dans la fenêtre Entrée des transactions bancaires de GP. Ces types sont pour les ajustements dans la fonction GP pour les éléments que vous ne vous attendiez pas à voir sur le relevé bancaire. Vous devez marquer manuellement ces types comme étant effacés dans la fenêtre de rapprochement.

• Les vérifications seront mises en correspondance avec les valeurs Vérifier la quantité et Numéro de vérification. Les dépôts seront correspondront au montant du dépôt et à la date de dépôt (dans une plage de 8 jours par défaut, mais vous pouvez remplacer cela lorsque vous êtes invité à utiliser une autre plage de jours).) Reportez-vous à KB 851279 pour plus d’informations sur les critères de correspondance automatique.

• La date effacée pour la banque peut affecter le processus de correspondance. Gp effacera uniquement les vérifications pour lesquelles la date effacée par la banque est APRÈS la date d’émission du chèque dans GP. Gp n’a pas pour effet d’effacer un contrôle sur une date antérieure à la date d’émission du contrôle GP.

• Gp ignore tous les zéros non principaux lors d’un contrôle dans le processus de correspondance et en fait, les dénuagera de leur numéro de coche lors de l’importation. Les zéros non correspondants n’affectent pas le processus de correspondance du numéro de vérification. Gp est en mesure de faire correspondre le numéro de coche, indépendamment des zéros non élevés.

• Utilisez Bloc-notes pour ouvrir des fichiers, car la mise en forme automatique dans Excel risque de bander les zéros non importants.  Leszéros non clés n’ont pas d’importance lors des vérifications, mais ils importent en fonction des dates. Si les dates sont importées incorrectement, cela signifie que le format de date sur le configurateur ne correspond pas à ce qui se trouve dans le fichier, ou que les zéros de tête dans la date sont manquants dans le fichier.  Si le configurateur est mappé pour utiliser MMDDYYYY, votre fichier doit avoir 08152017, par exemple.  Si vous avez MM/DD/YY, votre fichier doit avoir la 15/08/17.  Le format de date doit correspondre exactement.

• Lorsque vous avez un fichier à apporter, entrez le numéro de confirmation de votre choix.  Les vérifications sont importées une fois le numéro de confirmation entré.

• Si vous apportez un fichier quotidien, vous devez rapprocher chaque jour avant d’apporter le fichier du jour suivant.  Le système ne correspondra automatiquement qu’au dernier fichier introduit.  Par conséquent, si vous importez d’abord dans 5 fichiers quotidiens, puis rapprocher le jour 1, il correspondra automatiquement, mais lorsque vous tenterez de rapprocher le jour 2, il ne correspondra pas automatiquement.  Vous devez à nouveau réimporter dans le fichier pour le jour 2 si vous voulez qu’il corresponde automatiquement.

• Si la date est importée en tant que tous les zéros ou 00/00/0000, mappé le champ « Date effacée » au lieu de « date de transaction » dans le configurateur.

• Si la date est importée par brouillage, le format de date dans le configurateur ne correspond pas au format de date dans le fichier bancaire.  Assurez-vous que le fichier bancaire a MMDDYYYY que vous avez sélectionné le même format dans le configurateur pour qu’il corresponde exactement.  Assurez-vous également que l’utilisateur n’a pas ouvert le fichier dans Excel et que les zéros de tête sur LE MM ou DD ont été supprimés.  Si c’est le cas, ouvrez le fichier Bloc-notes ajoutez les zéros non principaux à la date, puis retentez l’importation.  Utilisez Bloc-notes pour ouvrir des fichiers bancaires, pas les Excel.

• Pour plus d’informations sur la correspondance des transactions, voir KB 851279.

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