주소 목록을 위한 팁

우편물이 아무리 영리하더라도 잘못된 사람에게 보내면 거의 영향을 미치지 않습니다. 메일 목록을 이름 및 주소로 제한하거나 각 고객에 대한 자세한 정보를 포함할 수 있으므로 고객을 비즈니스에 적합한 세그먼트로 분류할 수 있습니다.

특정 제품에 관심이 있을 가능성이 높은 고객 세그먼트에서 메일을 더 많이 대상으로 지정할수록 메일링 성공률이 높아집니다. 메일 캠페인의 시간과 예산의 3분의 1에서 절반 사이를 사용하여 적절한 고객 세그먼트를 대상으로 메일링 목록을 구체화할 계획입니다.

고객 데이터를 사용하는 방법

고객 및 잠재 고객에 대한 정보를 얻은 후 공통된 특성을 추적하는 것이 매우 유용할 수 있습니다. 메일링 목록에서 캡처하는 세부 정보가 많을수록 메일을 대상으로 하는 옵션이 더 많이 있습니다.

그러나 추적하는 자세한 데이터가 사용할 데이터인지 확인합니다. 메일 그룹에 더 복잡할수록 목록을 유지 관리하기 위해 더 많은 작업을 수행해야 합니다.

예를 들어 다음과 같은 방법으로 고객 데이터를 사용할 수 있습니다.

• 우편물 레이블 인쇄 이름과 주소 정보만 필요한 메일 레이블을 만듭니다.
• 특정 로캘의 고객에게 메일 특정 위치에 거주하는 고객에게만 프로모션을 쉽게 알릴 수 있도록 우편 번호를 기준으로 우편 목록을 필터링합니다.
• 개인 설정된 인사말 추가 이름을 제목, 이름및 성 데이터 필드로 구분하여 받는 사람의 이름 또는 성을 인사말 줄에 포함하여 메일을 개인화합니다.
• 특정 연령의 받는 사람에 집중 고객의 생년월일(예: "1945")을 수집하여 고객의 수명 단계에 적합한 제품 또는 서비스(예 : 20대 은퇴 계획 및 50대 은퇴 계획)를 고객에게 알립니다.
  생일이 현재 달에 속하는 모든 고객에게 프로모션 선물을 제공하려는 경우 월 , 일, 연도 (예: "2000년 1월 1일")로 생년월일을 수집할 수 있습니다.
• 성별에 따라 별도의 우편을 조정합니다 . 메일 그룹에 각 고객의 성별("남성" 또는 "여성")을 포함하여 남성 또는 여성만에게 새 제품 라인을 알립니다.
• 구매 기록 사용 최근 주요 구매를 한 사용자에게 특별 공지 사항을 보내거나 선호하는 브랜드의 새 모델이 있는 경우 고객에게 알립니다. 이렇게 하려면 고객의 구매 기록을 추적해야 합니다. 유사한 제품에 대해 고객에게 알릴 수도 있습니다("구입한 제품을 구입한 고객도 이 제품을 구입했습니다.").
• 우편 번호를 저장할 전자 메일 보내기 전자 메일 주소를 제공하는 고객에게 전자 메일 초대를 보내 초대 전용 이벤트에 대한 메일 비용을 절감합니다. 먼저 메일 병합을 수행하고 전자 메일 주소가 없는 고객을 필터링하여 인쇄 초대를 처리할 수 있습니다. 그런 다음 전자 메일 병합을 수행하고 전자 메일 주소가 있는 고객을 필터링하여 전자 메일 초대를 만들 수 있습니다.

메일 그룹 만들기

가장 기본적인 경우 메일 목록은 받는 사람 레코드를 공통 필드로 구분하는 텍스트 파일입니다. 이러한 목록은 일반적으로 워크시트 또는 테이블의 형태를 취하며, 각 레코드는 해당 행의 각 레코드와 함께 여기에 표시된 기본 메일링 목록과 같이 개별 데이터 필드가 포함된 열로 구분됩니다.

복잡한 목록에는 제품 크기 및 색 기본 설정, 구매 기록, 생년월일 및 성별과 같은 추가 데이터 필드가 포함될 수 있습니다.

처음으로 메일링 목록을 만드는 경우 게시자를 떠나지 않고도 할 수 있습니다. 자세한 내용은 편지 병합을 위한 주소 목록 만들기를 참조하세요.

여러 원본의 목록 결합

메일링 목록이 있거나 구매하는 경우 게시자는 게시자의 여러 원본에서 고객 목록을 쉽게 결합하고 편집할 수 있습니다. Excel, Outlook 및 Access에서 만든 다른 목록의 조합에서 게시자 메일 목록을 조합하여 가장 적합한 항목을 선택할 수 있습니다.

추가할 목록 지정

1. 메일 탭에서 편지 병합>단계별 Step-Mail 병합 마법사를 클릭합니다.
   발행물이 받는 사람 목록에 연결된 경우 연결을 확인한 다음 메일 탭에서 받는 사람 목록 편집을 클릭합니다. 발행물이 기존 받는 사람 목록에 연결되지 않은 경우 편지 병합 창에서 다음: 받는 사람 목록 만들기 또는 연결을 클릭한 다음 원하는 목록을 선택합니다.

2. 편지 병합 받는 사람 대화 상자의 받는 사람에 추가 목록에서 다음을 수행합니다.

   • 새 목록 입력을 클릭하고 새 주소 목록 대화 상자에서 원하는 항목을 추가한 다음 확인을 클릭합니다.
   • 기존 목록 사용을 클릭하고 데이터 원본 선택 대화 상자에서 데이터 원본을 선택한 다음 열기를 클릭합니다.
   • Outlook 연락처에서 선택(메일 프로필을 선택하라는 메시지가 표시되면 원하는 프로필을 클릭)을 클릭한 다음 확인을 클릭합니다. 연락처 선택 대화 상자에서 폴더 또는 메일 그룹을 선택한 다음 확인을 클릭합니다.

목록을 결합할 때 불일치 해결

한 메일 목록을 다른 메일 그룹에 추가하면 추가된 목록의 하나 이상의 필드에 기존 목록에 일치하는 항목이 없을 수 있습니다. 예를 들어 추가하는 주소 목록에 는 회사 이름 필드가 포함될 수 있지만 원래 목록은 포함되지 않을 수 있습니다.

게시자는 받는 사람 목록에 추가 대화 상자를 열어 다양한 원본 목록의 필드 간의 불일치를 해결하라는 메시지를 표시합니다.

1. 받는 사람 목록에 추가 대화 상자에서 일치 열에서 선택되지 않은 필드를 선택하고 일치하는 필드 목록이 있는 받는 사람 목록 필드에 해당할 필드를 선택한 다음 일치를 클릭합니다.

2. 필드 일치 대화 상자에서 선택한 필드가 받는 사람과 일치 목록 필드 아래에 나열되어 있는지 확인하거나 다른 필드를 선택한 다음 확인을 클릭합니다.

3. 일치하는 항목을 만들기 위해 받는 사람 목록에 새 필드를 추가해야 하는 경우 새 목록에서 추가할 필드( 받는 사람 목록에 추가 대화 상자의 왼쪽 목록)를 선택하고 추가를 클릭한 다음 확인을 클릭합니다. 추가된 필드는 받는 사람 목록에 추가할 새 필드 아래에 표시됩니다.

   팁

   받는 사람 목록에 추가할 새 필드에서 필드를 선택한 다음 제거를 클릭하여 추가된 필드를 제거합니다.

어떻게 할까요? 게시자가 메시지를 표시하지 않을 때 필드와 일치합니까?

• 편지 병합 작업창의 기타 항목에서 주소 필드를 클릭한 다음 필드 일치를 클릭합니다.

결합된 목록에 바로 가기 저장

다른 메일에서 사용할 결합된 목록의 바로 가기를 만들 수 있습니다. 결합된 목록에서 개별 항목을 편집할 때마다 해당 파일을 편집할 수 있는 경우 편집된 항목도 원래 원본 파일에서 업데이트됩니다. 원본 원본 파일을 업데이트하지 않으려면 받는 사람 목록을 새 파일로 내보냅니다.

1. 편지 병합 작업창(3단계: 병합된 게시 만들기)의 이 메일에 대한 후속 작업 준비에서 받는 사람 목록에 바로 가기 저장을 클릭합니다.
2. 파일 저장 대화 상자의 파일 이름 상자에 결합된 주소 목록의 이름을 입력합니다.
   기본적으로 주소 목록은 내 데이터 원본 폴더에 저장됩니다. 이 폴더는 게시자가 데이터 원본을 찾는 기본 폴더이므로 주소 목록을 여기에 유지하는 것이 가장 좋습니다.
3. 저장을 클릭합니다.

받는 사람 목록 구체화

다양한 원본 목록의 필드가 일치하면 편지 병합 받는 사람 대화 상자의 기존 목록에 모든 레코드가 표시됩니다. 여기서 전자 메일 병합에 포함할 받는 사람을 필터링, 정렬 및 선택할 수 있습니다. 포함하려는 각 받는 사람 옆에 있는 검사 상자를 선택하고 제외하려는 각 받는 사람 옆에 있는 검사 상자를 선택 취소합니다.

모든 항목 선택 또는 지우기

• 제목 행에서 검사 상자를 선택하거나 선택 취소합니다.

목록의 항목 필터링

목록에서 특정 항목만 사용하려는 경우 특정 필드 또는 기준으로 목록을 필터링할 수 있습니다. 목록을 필터링한 후 확인란을 사용하여 레코드를 포함하거나 제외할 수 있습니다.

1. 필터링할 항목의 열 머리글 옆에 있는 화살표를 클릭합니다.

2. 다음 중 하나를 실행합니다.

   • (공백)을 클릭하여 해당 필드가 비어 있는 모든 레코드를 표시합니다.

   • (비블랭크)를 클릭하여 해당 필드에 정보가 포함된 모든 레코드를 표시합니다.

   • (고급)을 클릭하여 여러 조건을 필터링하는 데 사용할 수 있는 필터 및 정렬 대화 상자를 엽니다.

     참고

     편지 병합 받는 사람 대화 상자의 받는 사람 목록 구체화에서 필터를 클릭하여 필터 및 정렬 대화 상자를 열 수도 있습니다.

3. 팁

   데이터 원본에 동일한 정보를 공유하는 레코드가 포함되어 있고 열에 고유 값이 10개 이하인 경우 특정 정보를 기준으로 필터링할 수 있습니다. 예를 들어 오스트레일리아를 국가 또는 지역으로 나열하는 주소가 여러 개 있는 경우 호주를 필터링할 수 있습니다.

4. 편지 병합 받는 사람 대화 상자에는 지정된 레코드만 표시됩니다. 모든 레코드를 다시 표시하려면 (모두)를 클릭합니다.

목록의 항목 정렬

항목을 사전순으로 보려면 목록의 항목을 정렬합니다.

• 편지 병합 받는 사람 창에서 정렬할 항목의 열 머리글을 클릭합니다.
  예를 들어 목록을 성을 기준으로 문자순으로 표시하려면 성 열 머리글을 클릭합니다.
• 여러 조건을 사용하여 정렬하려면 받는 사람 구체화 목록에서정렬을 클릭합니다. 필터 및 정렬 대화 상자에서 정렬할 조건을 선택합니다.

중복 항목 찾기

중복 메일을 방지하기 위해 결합된 목록에서 대부분의 필드가 일치하는 레코드를 찾아 제거할 수 있습니다.

1. 편지 병합 받는 사람 대화 상자의 받는 사람 목록 구체화에서 중복 항목 찾기를 클릭합니다.
2. 중복 항목 찾기 대화 상자에서 포함하려는 항목만 선택된 상태로 두고 확인을 클릭합니다.

공통 특성을 공유하는 특정 받는 사람 또는 받는 사람 그룹 찾기

일반적인 특성(예: 성, 우편 번호 또는 생년월)을 공유하는 개인 또는 개인 그룹을 식별하려면 목록을 검색할 수 있습니다.

1. 편지 병합 받는 사람 대화 상자의 받는 사람 목록 구체화에서 받는 사람찾기를 클릭합니다.
2. 항목 찾기 대화 상자에서 찾기 텍스트 상자에 찾으려는 특성을 입력하고 검색할 필드 또는 필드를 지정한 다음 다음 찾기를 클릭합니다.