레코드는 조직에서 수행한 활동 또는 트랜잭션의 증거로 사용하며 특정 기간 동안 보존이 필요한 조직의 문서 또는 기타 전자 또는 물리적 엔터티입니다. 레코드 관리는 조직이 다음을 하는 프로세스입니다.
-
레코드로 간주해야 하는 정보의 종류를 결정합니다.
-
레코드가 되는 활성 문서를 사용하는 동안 처리해야 하는 방법을 결정하고 레코드로 선언된 후에 수집되는 방법을 결정합니다.
-
법적, 비즈니스 또는 규정 요구 사항을 충족하기 위해 각 레코드 형식을 보존해야 하는 방법과 기간을 결정합니다.
-
조직이 비용 효율적이고 비침관적인 방식으로 레코드 관리 의무를 준수하도록 지원하기 위해 기술 솔루션 및 비즈니스 프로세스를 연구하고 구현합니다.
-
만료된 레코드를 파기하거나 소송과 같은 외부 이벤트와 관련된 레코드를 위치 및 보호하는 등의 레코드 관련 작업을 수행합니다.
조직에서 어떤 문서 및 기타 물리적 또는 전자적 항목을 기록하는지 결정하는 것은 회사 규정 준수 책임자, 레코드 관리자 및 변호사의 책임입니다. 조직의 모든 엔터프라이즈 콘텐츠를 신중하게 분류하면 이러한 사용자가 적절한 기간 동안 문서가 유지되도록 할 수 있습니다. 잘 설계된 레코드 관리 시스템은 조직을 합법적으로 보호하고, 조직이 규정 의무 준수를 보여 주며, 기록이 아닌 최신 항목의 디스패치가 촉진되어 조직 효율성을 높이는 데 도움이 됩니다.
레코드 관리 시스템에는 다음 요소가 포함됩니다.
-
레코드가 될 수 있는 엔터프라이즈의 콘텐츠를 설명하고, 원본 위치를 제공하는 콘텐츠 분석 및 콘텐츠가 레코드 관리 애플리케이션으로 이동하는 방법을 설명하는 콘텐츠 분석입니다.
-
엔터프라이즈의 각 레코드 종류에 대해 레코드로 보존해야 하는 위치, 해당 레코드에 적용되는 정책, 보존 기간, 해당 레코드를 어떻게 보관해야 하는지, 이를 관리하는 책임이 누구인가를 나타내는 파일 계획입니다.
-
규정 준수를 보장하기 위해 조직의 IT 시스템이 따라야 하는 규칙을 정의하는 규정 준수 요구 사항 문서 및 엔터프라이즈 팀 구성원의 참여를 보장하는 데 사용되는 메서드입니다.
-
공동 작업 서버, 파일 서버 및 전자 메일 시스템과 같은 모든 레코드 원본에서 더 이상 활성이 없는 레코드를 수집하는 방법입니다.
-
활성 상태인 동안 레코드를 감사하는 방법입니다.
-
레코드의 메타데이터를 캡처하고 기록을 감사하고 유지 관리하기 위한 방법입니다.
-
소송과 같은 이벤트가 발생할 때 레코드를 보유(처리 일시 중단)하는 프로세스입니다.
-
직원이 정의된 정책 및 프로세스에 따라 레코드를 신고, 액세스 및 관리하도록 레코드 처리를 모니터링하고 보고하는 시스템입니다.
SharePoint 통합 레코드 관리 시스템 및 프로세스를 구현하는 데 도움이 되는 기능이 포함되어 있습니다.
레코드 관리 계획 개요
이 항목에서는 조직을 기반으로 구현하는 레코드 관리 시스템이 조직의 레코드 관리 목표를 달성할 수 있도록 SharePoint 계획 단계를 설명합니다. 다음은 레코드 관리 계획 프로세스의 미리 보기입니다.
-
레코드 관리 역할 식별 성공적인 레코드 관리에는 다음과 같은 특수한 역할이 필요합니다.
-
레코드 관리자 및 규정 준수 책임자는 조직의 레코드를 분류하고 레코드 관리 프로세스를 실행합니다.
-
IT 담당자는 레코드 관리를 효율적으로 지원하는 시스템을 구현합니다.
-
콘텐츠 관리자는 조직 정보가 보관되는 위치를 찾고 팀이 레코드 관리 관행을 따르는지 확인합니다.
-
-
조직 콘텐츠 분석 파일 계획을 만들기 전에 레코드 관리자 및 콘텐츠 관리자가 조직에서 문서 사용량을 조사하여 레코드가 될 수 있는 문서 및 기타 항목을 확인할 수 있습니다.
-
파일 계획 개발 조직 콘텐츠 및 확인된 보존 일정을 분석한 후 나머지 파일 계획을 입력합니다. 파일 계획은 조직마다 다르지만 일반적으로 기업에서 레코드로 인정하는 항목의 종류를 설명하고, 저장 위치를 나타내고, 보존 기간을 설명하고, 해당 레코드를 관리하는 책임자 및 해당 레코드의 광범위한 범주와 같은 기타 정보를 제공합니다.
-
보존 일정 개발 각 레코드 유형에 대해 더 이상 활성 상태(사용 중)가 없는 경우, 해당 레코드를 보존해야 하는 기간 및 궁극적으로 어떻게 지우는지 여부를 결정해야 합니다.
-
문서 관리 사례 평가 및 개선 필요한 정책이 문서 리포지토리에 적용되고 있는지 확인합니다. 예를 들어 적절한 감사가 레코드와 함께 유지될 수 있도록 콘텐츠가 적절하게 감사되고 있는지 확인하세요.
-
레코드 관리 솔루션 디자인 레코드 보관소를 만들거나, 레코드를 관리하거나, 두 방법의 조합을 사용할지 여부를 결정합니다. 파일 계획에 따라 레코드 보관을 디자인하거나 기존 사이트를 사용하여 레코드를 포함하는 방법을 결정합니다. 콘텐츠 형식, 라이브러리, 정책 및 필요한 경우 문서를 라우팅할 위치를 결정하는 메타데이터를 정의합니다.
-
콘텐츠가 레코드가 되는 방법 계획 활성 문서 관리 및 SharePoint 모두에 대한 문서를 사용하는 경우 사용자 지정 워크플로를 만들어 문서를 레코드 보관소로 이동할 수 있습니다. 문서 또는 외부 문서 관리 SharePoint 사용하는 경우 해당 시스템에서 레코드 보관으로 콘텐츠를 이동하거나 문서를 레코드로 선언하지만 문서를 이동하지 않는 인터페이스를 계획하고 개발할 수 있습니다. 또한 사용자가 레코드를 만들고 작업하는 방법을 가르치는 학습 계획을 만들 수 있습니다.
-
전자 메일 통합 계획 전자 메일 SharePoint 관리할지 또는 전자 메일 애플리케이션 자체 내에서 전자 메일 레코드를 관리할지 여부를 결정합니다.
-
소셜 콘텐츠에 대한 계획 준수 조직에서 블로그 또는 위키와 같은 소셜 미디어를 사용하는 경우 이 콘텐츠가 레코드가 되는 방법을 결정해야 합니다.
-
규정 준수 보고 및 설명서 계획 조직에서 필요한 레코드 관리 관행을 수행하고 있는지 확인하고 이러한 사례를 전달하려면 레코드 관리 계획 및 프로세스를 문서화해야 합니다. 엔터프라이즈가 레코드 관련 소송에 참여하는 경우 효율성에 대한 이러한 레코드 관리 지침, 구현 계획 및 메트릭을 만들어야 할 수 있습니다.
