레코드 보관 또는 레코드 관리 사용

이 SharePoint 보관에서 레코드를 관리할 수 있습니다. 또는 활성 문서와 동일한 문서 리포지토리의 레코드를 관리할 수 있습니다. 현재 SharePoint 방법을 사용하여 문서가 레코드가 됐다고 선언하면 레코드가 그대로 유지되지만 이제는 레코드로 SharePoint 관리됩니다. 예를 들어 문서가 레코드로 선언되거나 사용자가 편집할 수 없는 경우 다른 보존 정책을 얻을 수 있습니다.

하이브리드 접근 방식도 가능합니다. 예를 들어 2년 동안 활성 문서가 있는 레코드를 유지한 다음 프로젝트를 완료하면 레코드를 레코드 보관으로 이동할 수 있습니다.

별도의 레코드 센터 사이트에서 또는 문서를 만든 동일한 공동 작업 사이트에서 레코드를 관리할지 여부를 고려할 때 다음 질문을 고려합니다.

• 공동 작업 사이트의 거버넌스가 레코드 관리에 적합한가요? 업계에서 레코드를 활성 문서와 구분해야 하는 규정 요구 사항이 적용될까요? 공동 작업 사이트의 관리자가 레코드가 포함된 사이트를 관리하기 위해 신뢰할 수 있나요? 공동 작업 사이트보다 더 제한된 액세스를 사용하는 사이트 또는 다른 일정에 따라 백업되는 사이트에 레코드를 저장할 수 있습니다.

• 공동 작업 사이트를 얼마나 오래 사용하나요? 레코드를 프로젝트가 진행 중보다 오래 유지해야 하는 경우 기존 레코드 관리 전략을 선택하면 더 이상 사용되지 후에도 공동 작업 사이트를 유지 관리해야 합니다.

• 프로젝트 구성원은 문서가 레코드가 된 후 문서에 자주 액세스해야 하나요? 현재 사용 방법을 사용하는 경우 프로젝트 구성원은 문서가 활성 상태인지 레코드인지에 관계없이 동일한 방식으로 문서에 액세스할 수 있습니다.

• 조직의 레코드 관리자는 레코드만 담당하나요, 아니면 활성 상태인지 레코드인지에 관계없이 모든 정보에 대한 책임이 있나요? 레코드 관리자가 공식 레코드에 대한 책임만 있는 경우 별도의 레코드 센터 사이트를 갖는 것이 더 쉬워집니다.

다음 표에서는 레코드 센터의 레코드와 공동 작업 사이트에서 현장에서 관리되는 레코드와 함께 할 수 있는 작업 간의 차이점을 설명합니다. 차이점은 프로젝트 팀에서 공동 작업하는 레코드 관리자와 직원 모두의 입장에서 표시됩니다.

다음 표에서는 IT 리소스를 관리하는 방법에 영향을 줄 수 있는 두 레코드 관리 방법 간의 차이점을 설명합니다.