파일 계획을 개발하고 레코드 관리 솔루션을 디자인한 SharePoint 조직의 활성 문서(전자 및 하드 복사본)가 레코드가 되는 방법을 계획합니다. 이 문서에서는 활성 문서를 레코드로 선언하는 데 사용할 수 있는 기술을 검토하고 파일 계획의 항목이 레코드가 되는 방법을 계획하는 한 가지 방법을 제안합니다.
활성 문서를 레코드로 변환하는 SharePoint
다음 기법을 사용하여 활성 문서를 레코드로 변환할 수 있습니다.
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문서를 레코드로 수동으로 선언합니다.
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문서를 레코드로 선언하거나 지정된 시간으로 레코드 센터 사이트에 문서를 보내는 정책을 정의합니다.
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레코드 센터 사이트에 문서를 보내는 워크플로 만들기
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개체 모델을 기반으로 하는 사용자 지정 SharePoint 사용합니다.
레코드를 수동으로 만들기
문서 라이브러리에 대해 기존 레코드 관리를 사용하도록 설정한 경우 사용자는 문서의 규정 준수 세부 정보를 편집하여 라이브러리의 문서를 레코드로 명시적으로 선언할 수 있습니다. 사이트 모음 관리자가 현장 레코드 관리를 사용할 수 있도록 설정하면 사이트 모음 관리자는 레코드를 선언하고 선언할 수 있는 사용자와 사용자가 레코드가 된 후 문서를 편집하거나 삭제할 수 있는지 여부를 지정합니다.
레코드 센터 사이트에 대한 연결이 만들어진 경우 사용자는 보내기 명령을 사용하여 레코드 센터 사이트에 수동으로 문서를 보낼 수 있습니다. 팜 관리자가 레코드 센터 사이트에 대한 연결을 구성하면 이 명령을 모든 활성 문서에서 사용할 수 있습니다. 연결이 구성되는 방식에 따라 문서를 레코드 센터 사이트로 복사하거나, 레코드 센터 사이트로 이동하거나, 문서에 대한 링크가 유지 관리되는 레코드 센터 사이트로 이동할 수 있습니다.
레코드 센터 사이트에 수동으로 레코드를 보내는 것은 실용적인 대규모 솔루션이 아니지만 레코드를 만드는 다른 방법을 보완하는 데 사용할 수 있습니다.
정책 정의
보존 정책은 특정 시기에 문서를 수행할 작업을 지정합니다. 정책 작업은 자동으로 발생합니다. 사용자는 작업을 시작할 수 없습니다.
두 정책 작업은 특히 레코드 관리와 관련이 있습니다. 즉, 문서를 다른 위치로 전송하고 문서를 레코드로 선언합니다. 레코드 센터 사이트에 대한 연결이 있는 경우 레코드 센터 사이트에 문서를 보내는 정책을 만들 수 있습니다. 또한 이 정책은 문서를 레코드 센터 사이트에 복사하거나, 이동하거나, 이동하여 문서 라이브러리에 링크를 남겨 두는지 여부를 지정합니다. 사이트에 대해 현장 레코드 관리를 사용하도록 설정한 경우 문서를 레코드로 선언하는 정책을 만들 수 있습니다. 개체 모델을 사용하여 SharePoint 작업을 만들 수도 있습니다.
보존 정책에는 여러 단계가 있을 수 있습니다. 예를 들어 문서가 마지막으로 변경된 후 1년 후에 이전 버전의 문서를 모두 삭제하고 문서를 마지막으로 변경한 후 5년 후에 레코드 센터 사이트로 문서를 전송하는 보존 정책을 만들 수 있습니다.
사이트에 대해 현장 레코드 관리를 사용하도록 설정하면 사이트에 활성 문서와 레코드가 모두 포함될 수 있습니다. 이 경우 활성 문서 및 레코드에 대해 서로 다른 보존 정책을 지정할 수 있습니다. 예를 들어 문서를 만든 후 2년 후에 활성 문서를 레코드로 선언하고 레코드로 선언된 후 7년 후에 레코드를 삭제하는 두 번째 정책을 만들 수 있습니다.
워크플로 만들기
워크플로를 만들 때 항목을 리포지토리에 보내는 작업을 추가할 수 있습니다. 이 작업을 사용하면 레코드 센터 사이트에 문서를 보내는 워크플로를 만들 수 있습니다. 워크플로에 다른 작업을 포함할 수도 있습니다. 예를 들어 승인을 요청하는 문서의 작성자에게 전자 메일 메시지를 보낸 다음 레코드 센터 사이트로 문서를 보내는 워크플로를 만들 수 있습니다. 문서를 만든 후 1년 후에 새 워크플로를 실행하는 보존 정책을 만들어 정책 및 워크플로를 결합할 수 있습니다.
또한 개체 모델을 사용하여 SharePoint 레코드 센터 사이트에 파일을 복사하는 사용자 지정 워크플로를 만들 수도 있습니다. 레코드 센터 사이트에 파일을 보내는 워크플로는 문서 수명 주기를 안내하는 워크플로의 일부로 문서 관리 시스템에 통합될 수 있습니다. 비용 보고서와 같은 예측 가능한 수명 주기가 있는 문서 형식의 경우 다양한 단계를 통해 문서를 안내하는 워크플로를 구현하고 마지막 단계로 문서 복사본을 레코드 센터 사이트로 보낼 수 있습니다. 새 문서를 만들어 워크플로를 트리거할 수 있습니다.
사용자 지정 솔루션 사용
네임스페이스의 개체를 사용하여 다른 Microsoft.Office.RecordsManagement.OfficialFileWSProxy 데이터 원본에서 레코드 센터 사이트로 콘텐츠를 보내는 사용자 지정 솔루션을 개발할 수 있습니다. 개체 모델을 사용하여 사용자 지정 솔루션을 구현하는 SharePoint 방법에 대한 자세한 내용은 SharePoint소프트웨어 개발 키트(https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=259788)를 참조하세요.
계획 완료
파일 계획을 개발하고 레코드 센터 사이트로 콘텐츠를 이동하는 방법을 검토한 후 레코드 센터 사이트에 각 종류의 레코드를 보내는 방법을 결정하여 파일 계획을 완료합니다. 고려해야 할 사항에는 다음이 포함됩니다.
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규정 준수가 적용되거나 자발적입니까?
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조직의 사용자의 협력에 따라 레코드 관리 프로세스를 준수할 수 있나요? 일반적으로 수동 프로세스를 피합니다. 그러나 필요한 경우 팀 규정 준수를 위해 적절한 교육 및 모니터링을 만들어야 합니다.
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콘텐츠가 문서 관리 서버에 SharePoint ?
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물리적 콘텐츠를 유지 관리하고 있나요? 하드 복사 또는 CD-ROM과 같은 활성 물리적 콘텐츠를 관리하고 보존을 위해 레코드 자격 증명 모음에 보내기(레코드 센터 사이트의 레코드 추적과 함께)는 이 항목에 설명되지 않은 고유한 계획이 필요합니다. 예를 들어 전자 버전의 종이 문서가 없는 경우 관련 정책 및 워크플로가 있는 목록을 사용하여 항목을 추적해야 할 수 있습니다.
다음 표에서는 샘플 파일 계획의 일부 레코드가 레코드 센터 사이트로 이동하는 방법을 보여줍니다.
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문서 |
설명 |
미디어 |
원본 위치 |
레코드가 됩니다. |
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혜택 계획 |
직원 혜택 계획에 대한 설명입니다. |
웹 페이지 |
SharePoint 문서 라이브러리 |
만료 정책과 연결된 사용자 지정 워크플로 사용 |
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보험 계획 |
직원 보험 계획에 대한 설명입니다. |
인쇄 |
목록 항목과 연결된 물리적 문서 SharePoint |
물리적 자격 증명 모음으로 보내고 레코드 센터 사이트에서 목록 항목을 만들어 추적(바코드 사용) |
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급여 시간시트 |
근무 시간, 근무 시간 및 급여를 요약합니다. |
전자 문서 |
급여 레코드 서버는 SharePoint |
사용자 지정 프로그램 사용 |
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제품 개발 파일 |
제품 및 관련 문서의 사양입니다. |
전자 문서 |
SharePoint 문서 라이브러리 |
만료 정책과 연결된 사용자 지정 워크플로 사용 및 보내기 명령을 사용하여 수동으로 사용 |
