문서 ID를 사용하면 위치에 상관없이 항목을 쉽게 추적할 수 있으므로 문서를 관리하기가 쉬워집니다. 예를 들어 법률 계약서가 한 문서 라이브러리에서 다른 사이트의 보관 라이브러리로 이동된 경우 계약서의 문서 ID가 유지됩니다. 따라서 문서 ID를 사용하여 보관된 계약서를 쉽게 찾을 수 있습니다. 문서 ID는 업로드된 문서에 자동으로 할당되며 전체 수명 주기 동안 해당 항목에 계속 적용됩니다. 문서 집합에 문서 ID를 할당할 수도 있습니다.
문서 ID 활성화, 설정, 구성
문서 ID를 사용하여 문서 또는 레코드를 추적하려면 먼저 사이트 모음에서 해당 기능을 활성화해야 합니다.
문서 ID 사이트 모음 기능 활성화
참고: 문서 ID 기능을 사용하도록 설정하려면 사이트 모음 관리자여야 합니다.
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최상위 사이트 또는 사이트 모음으로 이동합니다.
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설정
SharePoint 그룹 연결 사이트에서 설정
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사이트 모음 관리에서 사이트 모음 기능을 클릭합니다.
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문서 ID 서비스 옆에 있는 활성화를 클릭합니다. 그러면 항목 옆에 활성화 아이콘이 나타나고 현재 사이트 모음에 대해 기능이 활성화됩니다.
사이트 모음에서 문서 ID 활성화 및 구성
지정된 사이트 모음에 대해 문서 ID 기능을 사용하도록 설정하면 해당 사이트 모음의 모든 문서에 문서 ID가 자동으로 할당됩니다. 사이트 모음의 문서 수에 따라 이 프로세스를 완료하는 데 걸리는 시간이 달라집니다.
참고: 문서 ID 기능을 사용 하도록 설정 하 고 구성 하려면 사이트 모음 관리자 여야 합니다.
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최상위 사이트 또는 사이트 모음으로 이동합니다.
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설정
SharePoint 그룹 연결 사이트에서 설정
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사이트 모음 관리에서 문서 ID 설정을 클릭합니다.
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문서 ID 설정 페이지의 문서 ID 할당 섹션에서 문서 ID 할당 확인란이 선택되어 있는지 확인합니다.
참고: 사이트 모음에서 문서 ID를 사용하도록 설정한 경우 “문서 ID 기능 구성은 자동화된 프로세스로 진행됩니다.”라는 메시지가 표시됩니다. 사이트 모음에 있는 문서의 개수에 따라 이 프로세스를 수행하는 데 시간이 걸릴 수 있습니다.
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각 문서 ID의 앞에 자동으로 추가되는 문자 또는 숫자로 된 사용자 지정 문자열을 설정하려면 ID 시작 문자에 문자열을 입력합니다.
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사이트 모음에 있는 모든 기존 문서 ID에 접두사를 자동으로 추가하려면 이 사이트 모음의 모든 문서 ID가 이 문자로 시작하도록 다시 설정합니다 확인란을 선택합니다.
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문서 ID 조회 검색 범위 섹션에서 ID 조회를 위한 검색 범위로 사용할 사이트를 선택합니다.
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확인을 클릭합니다.
사이트 모음에 대해 문서 ID를 사용하도록 설정하면 사이트 모음 수준에서 문서 및 문서 집합 콘텐츠 형식에 열이 추가됩니다. 항목에 할당된 ID는 문서 ID 열에 표시됩니다. 문서 라이브러리의 세부 정보 창에서 문서 ID를 찾으세요.
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