워크플로 디자인 및 사용자 지정 소개

워크플로 나열

목록 워크플로는 SharePoint 2007에서 사용할 수 있었던 워크플로의 유형입니다. 만든 목록의 컨텍스트가 있으므로 목록 워크플로는 문서 라이브러리에 대한 사용자 지정 메모 필드와 같이 실행할 목록 항목에 대한 사용자 지정 필드 값에 자동으로 액세스할 수 있습니다. 목록 워크플로는 이 사이트 또는 다른 사이트의 다른 목록이나 라이브러리에서 사용할 수 없습니다. 여러 목록에 대해 동일한 워크플로 기능을 사용하려면 모든 위치에서 워크플로를 수동으로 다시 만들어야 합니다.

특정 목록에 대해 디자인하는 워크플로만 필요한 경우 목록 워크플로는 목록의 사용자 지정 필드를 자동으로 사용할 수 있도록 하는 이점이 있습니다.

재사용 가능한 목록 워크플로

사이트 모음의 최상위 사이트에 재사용 가능한 목록 워크플로(재사용 가능한 워크플로)를 만들 수 있으며, 해당 워크플로를 전역적으로 재사용할 수 있습니다. 즉, 워크플로를 사이트 모음의 목록, 라이브러리 또는 콘텐츠 형식에 연결할 수 있습니다. 사이트 모음의 모든 하위 사이트에서 재사용 가능한 워크플로를 만들 수도 있습니다. 이 워크플로는 해당 특정 하위 영역에서 다시 사용할 수 있습니다.

한 사이트에서 재사용 가능한 워크플로를 내보낸 다음 다른 사이트에서 해당 워크플로를 업로드하고 활성화할 수도 있습니다. 예를 들어 테스트 환경에서 재사용 가능한 워크플로를 만들고 테스트한 다음 프로덕션 환경으로 내보낼 수 있습니다. SharePoint Designer 2010 워크플로를 템플릿으로 내보내기를 지원합니다.

재사용 가능한 워크플로는 기본적으로 특정 목록 또는 라이브러리의 컨텍스트가 없습니다. 따라서 기본적으로 만든 사람 및 만든 사람 같은 목록 및 라이브러리에서 공통적인 열만 제공합니다.

재사용 가능한 워크플로에 연결된 목록 또는 라이브러리에 특정 열이 있어야 하는 경우 해당 열을 연결 열로 추가할 수 있습니다. 다시 사용할 수 있는 워크플로가 해당 목록 또는 라이브러리에 연결되면 연결 열이 목록 또는 라이브러리에 자동으로 추가됩니다.

재사용 가능한 워크플로를 만들 때 재사용 가능한 워크플로를 특정 콘텐츠 형식으로 필터링하도록 선택할 수도 있습니다. 이렇게 하면 SharePoint Designer 2010 콘텐츠 형식의 필드를 사용할 수 있습니다. 예를 들어 재사용 가능한 목록 워크플로가 문서 콘텐츠 형식과 연결된 경우 문서 ID와 같은 콘텐츠 형식과 관련된 워크플로 필드를 보고 사용합니다. 그런 다음 브라우저에서 재사용 가능한 워크플로를 특정 콘텐츠 형식 또는 해당 콘텐츠 형식에서 상속하는 모든 콘텐츠 형식에 연결할 수 있습니다. 워크플로를 사이트 콘텐츠 형식에 연결하는 경우 해당 콘텐츠 형식이 추가된 사이트의 모든 목록 및 라이브러리에서 해당 콘텐츠 형식의 모든 항목에 해당 워크플로를 사용할 수 있도록 합니다. 워크플로가 전역적으로 재사용 가능한 워크플로로 구성된 경우 컬렉션의 사이트에서 사용할 수 있도록 설정할 수도 있습니다.

사용자가 여러 사이트, 목록, 라이브러리 및 콘텐츠 형식에서 디자인하는 워크플로를 사용할 수 있도록 하려면 재사용 가능한 워크플로가 요구 사항을 가장 잘 충족할 수 있습니다. SharePoint 2010의 대부분의 워크플로는 재사용 가능한 워크플로를 사용할 것으로 예상합니다.

사이트 워크플로

사이트 워크플로는 목록, 라이브러리 또는 콘텐츠 형식이 아닌 사이트에 연결됩니다. 따라서 대부분의 워크플로와 달리 사이트 워크플로는 특정 목록 항목에서 실행되지 않습니다. 이로 인해 사이트 워크플로에 사용할 수 없는 항목에 사용할 수 있는 많은 작업이 있습니다.

브라우저에서 사이트 워크플로를 시작하거나 사이트 작업 메뉴를 클릭하고 모든 사이트 콘텐츠 보기를 클릭한 다음 사이트 워크플로를 클릭하여 사이트 워크플로를 실행하는 상태 봅니다.

워크플로를 만들지만 워크플로에 대한 목록, 라이브러리 또는 콘텐츠 형식이 필요하지 않은 경우 사이트 워크플로가 요구 사항을 가장 잘 충족할 수 있습니다. 예를 들어 사용자가 사이트에 대한 피드백을 제공하는 방법으로 사이트 워크플로를 만들 수 있습니다.

이벤트가란?

이벤트는 워크플로를 시작하거나 시작하는 것입니다. 이벤트를 사용하여 항목의 상태 변경되기를 기다리는 등 워크플로 내에서 작업의 타이밍을 관리할 수도 있습니다. 워크플로를 시작할 수 있는 세 가지 이벤트가 있습니다.

• 항목이 만들어집니다.

• 항목이 변경되었습니다.

• 워크플로 참가자가 SharePoint 사이트에서 시작 단추를 클릭합니다.

참가자가 수동으로 시작하는 워크플로 또는 목록 항목을 만들거나 변경할 때 자동으로 시작되는 워크플로를 만들 수 있습니다. 예를 들어 사용자 지정 디자인 변경 요청 승인 워크플로를 구성하여 수동으로 시작할 수 있고 항목이 변경될 때 항목을 처음 만들 때는 시작할 수 없도록 합니다. 워크플로의 설정 페이지의 시작 옵션에서 항목 생성 시 자동 시작 사용 안 함을 선택합니다.

워크플로 참가자가 워크플로를 수동으로 시작하면 해당 사용자가 먼저 워크플로가 연결된 목록 또는 라이브러리를 찾습니다. 기여 권한 수준이 이상인 사용자는 수동으로 시작하도록 설계된 워크플로를 시작할 수 있습니다. 워크플로를 수동으로 시작하려면 참가자가 항목을 클릭하고 메뉴에서 워크플로 를 클릭한 다음 해당 항목에 사용할 수 있는 모든 워크플로를 표시하는 페이지에서 워크플로를 선택합니다. 참가자는 필요한 경우 워크플로 시작 양식을 작성한 다음 양식의 시작 단추를 클릭하여 워크플로를 시작합니다. 워크플로를 시작하면 해당 특정 항목에 대한 해당 워크플로의 새 instance 만들어집니다.

수동으로 시작하는 워크플로의 경우 시작 양식은 왼쪽의 이미지만큼 간단하거나 오른쪽의 이미지와 같이 더 복잡할 수 있습니다.

단순 양식

더 복잡한 양식

워크플로를 디자인할 때 시작 양식에 사용자 지정 필드를 추가할 수도 있습니다. 그런 다음 워크플로 참가자는 이 양식을 작성하여 워크플로에 정보를 제공할 수 있으며 해당 설정은 워크플로에 전달됩니다. 새 워크플로 instance 시작되고 해당 워크플로는 워크플로의 모든 지점에서 양식을 통해 제공된 정보를 조회하고 사용할 수 있습니다. 다시 사용할 수 있는 워크플로에 대한 연결 양식에서 사용할 필드를 지정할 수도 있습니다.

작업이란?

작업은 워크플로에서 가장 기본적인 작업 단위입니다. SharePoint Designer 2010 워크플로에 통합할 수 있도록 즉시 사용 가능하고 재사용 가능한 작업 집합을 제공합니다. 예를 들어 워크플로는 다음을 수행할 수 있습니다.

• 목록 항목(문서 포함)을 만들거나 복사, 변경 또는 삭제합니다.

• 항목을 체크 인하거나 체크 아웃합니다.

• 전자 메일 메시지를 보냅니다.

• 팀 사이트의 작업 목록에 있는 사용자에 대한 작업을 만듭니다.

• 워크플로의 뒷부분에서 참조할 수 있는 참가자로부터 데이터를 수집합니다.

• 워크플로를 일시 중지하거나 중지합니다.

• 거부 또는 워크플로 디버깅에 사용할 기록 목록에 워크플로 정보를 기록합니다.

• 워크플로 변수를 설정하거나 계산을 수행합니다.

SharePoint Server 2010 승인 프로세스 시작, 피드백 프로세스 시작 및 사용자 지정 작업 프로세스 시작의 세 가지 새로운 작업 작업을 포함합니다. SharePoint Server 2010 포함된 "빅 3" 워크플로(승인, 피드백 수집 및 서명 수집 워크플로)는 이러한 작업으로 빌드됩니다. 승인 작업은 승인 프로세스의 모든 중요한 이벤트를 표시하므로 많은 사람들이 특정 문서에서 상호 작용하거나 공동 작업하는 인간 워크플로 프로세스를 쉽게 디자인할 수 있습니다.

워크플로에는 여러 작업이 포함될 수 있습니다. 방금 나열된 작업은 워크플로에서 수행하지만 워크플로 참가자가 다른 작업을 수행할 수 있습니다. 예를 들어 승인 워크플로에서 실제로 문서를 검토하고 승인하는 작업은 워크플로 참가자가 수행합니다. 워크플로 참가자가 수행한 작업은 지정된 작업 목록에서 해당 사용자에게 할당된 작업으로 표시됩니다. Diagram1: 예제 다이어그램 워크플로의 5가지 작업은 이 문서의 시작 부분에 있습니다.

• 검토자에게 알리는 전자 메일 메시지 보내기

• 문서 검토(워크플로 참가자에게 할당된 작업)

• 문서를 승인된 문서 라이브러리로 이동

• 팀에 알리는 전자 메일 메시지 보내기

• 문서 작성자에게 알리는 전자 메일 메시지 보내기

가장 기본적인 의미에서 워크플로를 디자인할 때 필요한 작업 시퀀스를 식별한 다음 워크플로 편집기를 사용하여 해당 작업 시퀀스를 어셈블합니다. 예를 들어 다이어그램 1: 승인 워크플로 예제에서 원하는 첫 번째 작업은 검토자에게 알리는 전자 메일 메시지를 보내는 것입니다.

따라서 워크플로 편집기에서 첫 번째 단계를 클릭하고 전자 메일의 일부 또는 전부를 입력하고 Email 보내기를 선택합니다.

조건이란?

워크플로를 디자인할 때 워크플로 편집기를 사용하여 SharePoint 사이트, 목록, 항목 및 콘텐츠 형식에 조건부 논리를 적용하는 규칙을 만들 수 있습니다. 규칙은 해당 조건이 true인 경우에만 워크플로가 연결된 작업을 수행하는 조건을 설정합니다. 예를 들어 특정 사용자가 항목을 만든 경우에만 워크플로가 검토자에게 전자 메일 메시지를 보내는 규칙을 만들 수 있습니다. 분기당 여러 조건을 추가할 수도 있습니다. 예를 들어 특정 사용자가 만든 항목(1)과 (2) 문서 제목에 특정 키워드가 포함된 경우에만 검토자가 전자 메일 메시지를 보내는 규칙을 만들 수 있습니다. 마지막으로 여러 작업을 하나의 조건에 연결할 수 있습니다. 예를 들어 특정 사용자가 항목을 만든 경우 (1) 검토자가 전자 메일을 보내고 (2) 워크플로 정보가 기록 목록에 기록되는 규칙을 만들 수 있습니다.

요약하자면 규칙은 하나 이상의 작업과 연결된 하나 이상의 조건입니다. 조건의 모든 절이 true이면 연결된 모든 작업을 수행합니다.

이전 예제에서 사용자는 워크플로에 대해 두 조건 집합과 두 작업 집합을 지정했습니다. 그러나 워크플로에서 여러 분기를 만들 수 있습니다. 조건 A가 true이면 한 가지 작업을 수행합니다. 조건 B가 true이면 다른 작업을 수행합니다. 단계에 분기를 추가하려면 Else-If 분기 삽입을 클릭합니다. 예를 들어 승인 워크플로에서 검토자가 문서를 승인하는 경우 워크플로는 일련의 작업을 수행합니다. 검토자가 문서를 거부하면 동일한 워크플로가 다른 작업을 수행합니다. 조건부 분기입니다.

워크플로 편집기에서 이 단계에는 두 개의 분기가 있으며 다음과 같습니다.

조건이 없는 분기를 만들 수도 있습니다. 이렇게 하면 조건 또는 조건 집합이 true인 경우 워크플로가 하나의 작업을 수행하고 false인 경우 다른 작업을 수행합니다. 예를 들어 워크플로의 다음 단계에서는 조건이 true인 경우에만 승인자에게 메시지를 보냅니다. 그렇지 않으면 워크플로가 워크플로 초기자에게만 메시지를 보냅니다. 조건 없이 분기를 추가하면 워크플로는 첫 번째 분기의 조건이 false인 경우 해당 분기에서 작업을 수행합니다.

SharePoint Designer 2010 워크플로에 통합할 수 있는 몇 가지 기성품, 재사용 가능한 조건을 제공합니다. 예를 들어 다음과 같은 항목이 있는 경우에만 워크플로가 연결된 작업을 수행하게 지정할 수 있습니다.

• 특정 시간 범위에서 만들거나 수정합니다.

• 특정 사용자가 만들거나 수정합니다.

• 지정된 키워드를 포함하는 제목 필드가 있습니다.

• 특정 형식의 파일이거나 특정 범위의 파일 크기를 가집니다. (이 조건은 워크플로가 문서 라이브러리에 연결된 경우에만 사용할 수 있습니다.)

또한 SharePoint Designer 2010 다양한 매개 변수를 지정할 수 있는 사용자 지정 조건 및 고급 조건을 만들 수 있습니다. 사용자 지정 조건을 사용하면 현재 목록의 필드를 값과 비교할 수 있습니다. 예를 들어 승인 상태 필드가 승인됨과 같으면 연결된 작업을 수행하는 사용자 지정 조건을 만들 수 있습니다. 고급 조건을 사용하면 한 값을 다른 값과 비교할 수 있습니다. 이렇게 하면 목록의 필드와 다른 목록의 값을 비교할 수 있습니다. 예를 들어 공유 문서 라이브러리에 대한 고급 조건을 만들 수 있습니다. 여기서 작업 목록의 상태 필드 값이 보류 중과 같으면 연결된 작업을 수행합니다.

병렬 및 직렬 작업

조건과 연결된 작업이 두 개 이상 있는 경우 동작을 동시에 실행(병렬)하거나 기본값인 연동(직렬)으로 실행하도록 설정할 수 있습니다.

직렬 작업    예를 들어 다음 워크플로에서는 문서가 승인되면 문서가 보관 문서 라이브러리에 복사된 다음(나중에) 메시지가 전송되도록 두 가지 작업을 설정할 수 있습니다. 그런 다음 워크플로 편집기에서 두 번째 작업이 첫 번째 작업 다음에 발생했음을 나타냅니다.

병렬 작업 예를 들어 다음 워크플로에서는 문서가 승인될 때 메시지가 전송되고(동시에) 문서가 승인된 문서 라이브러리에 복사되도록 두 가지 작업을 설정할 수 있습니다. 워크플로 편집기에서 두 번째 작업이 첫 번째 작업과 동시에 발생했음을 나타냅니다. 이는 상당한 시간이 걸리는 작업 및 작업에 특히 유용합니다. 예를 들어 태스크의 경우 태스크가 할당되는 시기를 제어하는 데 사용할 수 있습니다.

단계란?

워크플로는 하나 이상의 단계로 구성됩니다. 각 단계에는 다양한 작업 및 관련 조건이 포함될 수 있습니다. 다른 단계 내에서 단계를 중첩할 수도 있습니다. 워크플로를 구성하는 데 도움이 되도록 이 작업을 수행할 수 있습니다. 워크플로 편집기에서 단계를 기능 블록으로 생각할 수 있습니다. 예를 들어 다음 워크플로에는 워크플로 편집기에서와 같이 두 단계가 있습니다.

단계를 통해 조건 및 작업을 그룹화하여 두 번째 집합 전에 하나의 규칙 집합(조건 및 작업)을 평가하고 수행할 수 있습니다.

워크플로 작성자의 권한을 사용하여 실행되도록 워크플로에서 작업을 구성합니다. SharePoint Designer 2010 가장 단계를 사용하여 워크플로 초기자 대신 워크플로 작성자를 가장하여 워크플로가 작업을 수행하도록 할 수 있습니다. 가장 단계는 승인을 위해 콘텐츠를 제출하는 사용자와 콘텐츠를 승인하는 사용자에게 다른 권한이 있는 승인 및 게시 시나리오에서 특히 유용합니다.

워크플로 작성자는 워크플로를 마지막으로 게시한 사람입니다. 다른 사용자가 워크플로를 다시 게시하는 경우 워크플로 작성자가 워크플로의 진행 중인 인스턴스에 대해 변경되지 않습니다. 워크플로를 다시 게시한 후 시작된 워크플로의 인스턴스는 업데이트된 워크플로 작성자를 사용합니다.

다음 시나리오에서는 워크플로를 시작하는 사용자에게 보관 라이브러리에 파일을 추가할 수 있는 권한이 없지만 워크플로 작성자는 이 작업을 수행합니다. 사용자가 워크플로를 시작할 때 가장 단계에서 조건이 true로 평가되면 워크플로 작성자의 권한을 사용하여 문서가 보관 라이브러리에 복사됩니다. 2단계는 가장 단계가 아니므로 워크플로 초기자로 실행됩니다. 워크플로 작성자의 권한이 필요한 최소한의 작업 집합에 대해서만 가장 단계를 사용하는 것이 좋습니다.

한 단계 또는 여러 단계? 일부 워크플로는 한 단계 내의 작업 시퀀스 또는 단계 시퀀스로 설계할 수 있습니다. 예를 들어 다음 단계의 작업은 별도의 단계로 분할되거나 조건부 블록과 함께 별도의 단계로 중첩될 수 있습니다.

다음은 조건부 블록에서 중첩된 단계를 사용하는 프로세스의 예입니다.

단계는 워크플로를 구성하는 방법입니다. 워크플로의 단계를 정확히 사용하는 방법은 개인 기본 설정까지 매우 중요합니다. 예를 들어 워크플로에는 조건을 사용하지 않는 단계에서 많은 작업이 있을 수 있습니다. 이 경우 작업을 더 잘 구성하기 위한 단계로 구분할 수 있습니다. 한 단계의 규칙은 다음 단계로 진행하기 전에 결론을 내리기 위해 처리되므로 원하는 특정 작업 또는 작업에 영향을 주는 데 필요한 동일한 단계 규칙을 그룹화하려고 합니다.

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SharePoint Server 2010 InfoPath 2010 양식을 사용하여 향상된 기능

서버가 SharePoint Server 2010 실행하는 경우( SharePoint Foundation 2010 단독으로는 아님) 이제 워크플로 양식(연결, 시작 및 작업)이 InfoPath 2010 양식이 됩니다. InfoPath 양식의 모양과 레이아웃을 쉽게 변경할 수 있으며 InfoPath 양식에 유효성 검사 규칙을 추가할 수 있습니다. InfoPath 2010 워크플로 양식을 편집하려면 양식을 클릭하고 InfoPath는 SharePoint에서 직접 양식을 엽니다Designer 2010.InfoPath 양식은 목록, 라이브러리 및 워크플로에 사용할 수 있습니다.

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워크플로 시각화

다음과 같은 경우 워크플로의 상태 대한 워크플로 시각화도 표시됩니다.

• 워크플로가 게시되었을 때 SharePoint Designer 2010 상태 페이지에 워크플로 시각화 표시 옵션이 선택되었습니다.

• 워크플로가 게시된 컴퓨터에 Visio Premium 2010이 설치되어 있습니다.

• 워크플로가 SharePoint Server 2010 실행 중입니다.

• 서버에서 실행 중인 Visio Graphics Services

워크플로 시각화를 사용하면 워크플로의 Visio 다이어그램이 자동으로 만들어지고 워크플로 상태 페이지의 Visio 웹 파트에 표시됩니다. 워크플로 시각화는 특정 워크플로가 있는 위치에 대한 "라이브" 보기를 보여 줍니다.

항목에 대한 워크플로 페이지를 보려면 목록에서 항목을 클릭한 다음 메뉴에서 워크플로를 클릭할 수도 있습니다.

사용자가 항목 SharePoint Foundation 2010 또는 SharePoint Server 2010 워크플로를 시작하면 해당 항목이 있는 목록 또는 라이브러리에 새 열이 추가됩니다. 기본적으로 열 이름은 워크플로의 이름과 일치합니다. 이 읽기 전용 열은 해당 워크플로 내에서 항목의 현재 상태 표시합니다. 이 상태 열은 처음 실행되면 각 워크플로에 대해 자동으로 추가됩니다.

각 열에서 워크플로 상태 링크입니다. 예를 들어 진행 중을 클릭하면 워크플로의 해당 instance 대한 워크플로 상태 페이지가 표시됩니다.

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