Outlook 일정 사용하는 경우 조직에 대한 모범 사례

관리자/대리인 시나리오에서 작업하는 경우

조직에서 허용하는 경우 캐시된 Exchange 모드를 사용하여 Exchange 사서함과 연결하도록 Outlook을 구성합니다. 이렇게 하면 최상의 성능을 얻을 수 있습니다.

최신 버전의 Microsoft Outlook, Microsoft Entourage, iOS용 Outlook, Android용 Outlook 및 Mac용 Microsoft Outlook에는 대리자 기능이 많이 개선되었습니다. 이러한 버전에 대한 자세한 내용은 다음을 참고하세요.

혼합 버전의 Microsoft Outlook 및 Entourage의 Outlook 대리자 기능

새 REST(모델 공유 시나리오)의 경우 대리인에 대한 권한을 사용자 지정하는 대신 간소화된 사용 권한 수준(편집 가능, 제목 및 위치 보기 등)을 사용하는 것이 좋습니다. 사용자 지정 권한 수준은 새 모델 공유에서 지원되지 않으며 예기치 않은 결과를 초래할 수 있습니다.

대리인 수 제한

Outlook에서는 추가할 수 있는 대리인 수에 대한 제한이 없습니다. 그러나 한 명의 대리인에게만 편집자 권한을 부여하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 모임이 언제, 어떻게 처리되었는지 추적할 수 있습니다. 대리인이 여러 장치를 사용하여 사용자의 데이터에 액세스할 수 있다는 점을 고려할 때 편집자 권한이 있는 대리인이 여러 명이면 모임이 누락되거나 날짜가 지난 이유를 확인하기 매우 어렵습니다.

한 명의 대리인에게만 편집자 권한을 부여한 경우에도 검토자 또는 기고자 권한이 있는 대리인을 여러 명 추가하지 않는 것이 좋습니다. 대리인을 너무 많이 추가하면 다른 리소스가 소진될 수 있기 때문입니다. 예를 들어 규칙 데이터의 크기 제한에 도달할 수 있습니다. 대리인을 추가하면 다음과 같은 여러 내용이 변경될 수 있습니다.

Outlook에서 관련 폴더에 사용 권한을 적용합니다.
PublicDelegates Active Directory 특성이 "대신 보내기" 권한을 대리인에게 추가하도록 업데이트됩니다.
Outlook에서 대리인을 관리자의 사서함 전달 규칙에 추가합니다. 이렇게 하면 모임 요청이 대리인에게 전달됩니다.
Outlook에서 추가 대리인 정보를 관리자의 사서함에 저장합니다.

이러한 각 구성 요소 영역마다 다른 한도가 적용될 수 있습니다. 이 한도에 도달하면 성능과 안정성이 영향을 받을 수 있습니다.

참고:

제품 개발 및 테스트 기간 동안 Microsoft에서는 최대 4명의 대리인을 사용했습니다. 또한 대리인은 Outlook만 사용했습니다. 장치는 테스트에 포함되지 않았습니다.
편집자 권한이 있는 대리인을 임시적 또는 영구적으로 바꿔야 하는 경우 권한을 편집자에서 검토자 또는 없음으로 변경합니다. 그런 다음 새 대리인이나 백업 대리인에게 편집자 권한을 부여합니다.

되풀이 모임 사용

끝 날짜 설정 및 횟수 제한

Outlook에서는 정기적으로 여러 차례 발생하는 모임을 쉽게 예약할 수 있습니다. 항상 종료 날짜를 설정하고 되풀이 계열을 특정 발생 횟수로 제한하는 것이 좋습니다. 되풀이 모임에는 일정 시점에 수정이 필요할 수 있습니다. 예를 들어 참석자는 단일 항목에 추가되거나 제거되거나 휴가 날짜 또는 예기치 않은 상황으로 인해 모임 위치 또는 시간이 변경됩니다. Outlook에서는 이러한 변경 내용을 모두 모임 예외로 저장합니다. 모임에 예외가 너무 많으면 되풀이 모임을 관리하기가 어렵습니다. 또한 예기치 않은 동작이 발생할 수도 있습니다. 현재 되풀이 모임이 끝나면 언제든지 새 되풀이 모임을 만들 수 있습니다. 횟수를 결정할 때에는 모임 빈도를 고려하는 것이 좋습니다. 1년 동안 주 2회 모임은 같은 기간 동안 매월 모임보다 약 90회 더 많이 발생합니다.

원래 끝 날짜 전에 되풀이 모임 끝내기

되풀이 모임을 취소할 수 있지만 끝 날짜를 변경하는 것이 더 효과적입니다. 이렇게 하면 사용자와 참석자가 과거에 발생한 모임의 기록을 유지할 수 있습니다. 되풀이 모임을 완전히 취소하면 기록이 사라집니다. 가장 효과적인 방법은 새로운 끝 날짜를 설정한 다음 모든 참석자에게 업데이트를 보내는 것입니다. 이렇게 하면 되풀이 모임을 일찍 끝내면서 이전 모임의 기록을 유지할 수 있습니다.

참고 사항:

모임 시리즈를 일찍 종료하면 되풀이 모임과 관련된 예외가 손실됩니다. 예외에 대한 자세한 내용은 위의 "종료 날짜 설정 및 발생 수 제한"을 참조하세요.
이 모범 사례는 기존 모임 시리즈의 제목을 변경해야 하는 경우에도 적용됩니다. 모임 시리즈를 일찍 종료하고 다른 주제를 사용하여 새 되풀이 모임을 만듭니다.

되풀이 모임에서 모든 이후 모임을 취소하는 방법에 대한 자세한 내용은 되풀이 모임에서 모든 이후 모임 취소를 참조하세요.

이끌이 변경

Outlook에서는 모임 이끌이를 변경할 수 없습니다. 되풀이 모임의 모임 이끌이를 변경하려면 되풀이 모임을 끝냅니다. 이렇게 하려면 끝 날짜를 좀 더 이른 날짜로 설정하고 모든 참석자에게 업데이트를 보냅니다. 이 단계를 완료한 후에 새 이끌이가 새 되풀이 모임을 만들어야 합니다.

이전 종료 날짜를 설정하는 방법에 대한 자세한 내용은 모임 취소를 참조하세요.

되풀이 모임을 사용하여 첨부 파일 공유하지 않기

첨부 파일은 되풀이 모임 예외를 더 복잡하게 만듭니다. 각 예외에는 고유한 첨부 파일 복사본이 포함됩니다. 되풀이 모임에 예외가 추가되면 첨부 파일의 새 복사본이 만들어집니다. 첨부 파일 집합 하나를 변경한 경우 해당 변경 내용이 다른 예외로 전파되지 않습니다. 모든 참석자에게 지정된 모임에 대한 변경 내용의 최신 복사본이 있어야 하는 경우 가능하면 SharePoint 또는 OneDrive에 첨부 파일을 저장하고 링크와 공유하는 것이 좋습니다.

참고: 독립 실행형 비반복 모임에 첨부 파일을 추가하고 제거하는 작업은 완전히 지원됩니다.

모든 모임 요청 및 취소 처리

받은 편지함에서 직접 모임 요청을 삭제할 수 있지만 수락하거나 거부하여 모임 요청을 올바르게 처리해야 합니다. 항상 일정에서 제거 명령을 사용하여 받은 편지함에서 모임 취소를 처리합니다. 일정 모듈에서 직접 모임을 처리하지 마세요.

모임 복사 방지

기본적으로 Outlook에서는 복사된 모임과 원래 모임 간의 링크가 제거됩니다. 이렇게 하면 불일치를 방지할 수 있습니다. 최신 버전의 Outlook에서는 제목에 "복사:"라는 텍스트 문자열이 추가됩니다. 따라서 모임 복사본을 쉽게 구분할 수 있습니다.

Outlook 버전 2311부터 모임 복사는 더 이상 지원되지 않습니다. 이는 모임 복사를 방지하기 위한 의도적인 변경입니다. 복사된 모임과 관련된 작업은 예기치 않은 결과를 생성하므로 모임 복사를 피하는 것이 좋습니다. 이것은 오랫동안 문서화 된 모범 사례였습니다. 예기치 않은 결과를 제한하기 위해 Outlook 팀은 모임 복사 차단을 구현했습니다.

모임 복사를 차단하는 최근 업데이트에 대한 자세한 내용은 다음을 참조하세요.

Outlook은 "모임 복사는 지원되지 않습니다."를 사용하여 모임 복사를 차단합니다.

모임 요청 전달

Outlook 2010 이상을 사용하고 있고 모임 참석자인 경우 모임 전달 알림 기능을 사용하여 Outlook 2010 이상을 사용하는 다른 사람에게 모임을 전달할 수 있습니다. Outlook 2010 이상을 사용하여 원래 모임에 초대되지 않은 사람에게 모임을 전달하면 Outlook에서 모임 이끌이에게 모임 전달 알림을 보냅니다. 이끌이가 모임 알림을 받으면 새 참석자가 이끌이의 모임에 추가됩니다. 추가 참석자가 모임에 추가되었음을 기존 참석자가 알아야 하는 경우에는 이끌이가 모임을 열고 모든 참석자에게 모임 업데이트를 보내야 합니다.

참고: 다른 사람에게 모임에 대해 알리지만 초대하지는 않으려면 일정에서 Outlook 왼쪽 아래에 있는 메일 아이콘으로 모임 요청을 끌면 됩니다. 이렇게 하면 모임에 대한 정보가 담긴 전자 메일이 열리고 이를 보낼 수 있습니다. 이 전자 메일은 모임에 받는 사람을 추가하지 않으며 날짜, 시간, 제목 및 안건과 같은 모임 정보만 포함합니다.

Microsoft Exchange 사용자의 경우

Microsoft Exchange Server 2007에도 일정 자동 표시 기능의 일부로 모임 전달 알림이 도입되었습니다. Outlook을 사용하여 Exchange Server organization 사서함에 연결하는 경우 Exchange 관리자가 구성하는 경우 모임 전달 알림 동작에 Exchange 설정이 적용될 수 있습니다. 예를 들어 Exchange 관리자는 원격 도메인에 모임 전달 알림을 보내지 못하도록 할 수 있습니다.

일반적으로 이끌이와 같은 Exchange 조직에 속해 있지 않은 참석자는 다음 조건을 모두 충족하지 않는 한 모임을 전달하지 않는 것이 좋습니다.

참석자가 Microsoft Outlook 2010 이상을 사용합니다.
참석자의 Exchange 관리자가 원격 도메인에 모임 전달 알림을 보낼 수 있도록 허용합니다.
이끌이가 Microsoft Outlook 클라이언트를 사용합니다.

Exchange 이외의 메일 시스템을 사용하는 참석자의 경우 일반적으로 다음 조건이 모두 충족되지 않는 한 모임을 전달하지 않는 것이 좋습니다.

참석자가 Microsoft Outlook 2010 이상을 사용합니다.
이끌이가 Microsoft Outlook 클라이언트를 사용합니다.

어떤 이유로든 이끌이가 모임 전달 알림을 받지 못하면 모임 참석자는 이끌이의 모임에 추가되지 않습니다. 이후에 이끌이가 모임을 변경하고 업데이트를 보내는 경우 업데이트는 원래 초대된 사람에게만 전송됩니다. 이전에 모임의 전달된 복사본을 받은 참석자는 업데이트를 받지 못합니다.

위의 제한 사항으로 인해 모임 초대를 성공적으로 일관되게 전달하지 못하는 경우 모임 이끌이에게 원하는 참석자를 추가하도록 요청하는 것이 가장 좋습니다. 현재 사용 환경과 원하는 참석자의 환경이 위의 조건을 만족하는지 확실치 않은 경우에는 모임 이끌이에게 원하는 참석자를 추가해 달라고 요청해야 합니다.

참고: Outlook 대리인은 모임 전달 알림을 받지 않습니다.

Microsoft Exchange 사용자를 위한 추가 권장 사항

일정에 연결된 장치 유지 관리

일정에 연결된 모든 장치에 최신 업데이트가 설치되어 있는지 확인합니다. 일부 장치에서는 Exchange ActiveSync를 사용하여 일정 및 기타 폴더를 동기화합니다. 이러한 장치에는 iOS용 Outlook, Android용 Outlook, Apple iOS 및 Android 디바이스가 포함됩니다. RIM(Research In Motion) BlackBerry 장치 및 기타 장치에서도 일정과 동기화할 수 있습니다.

알려진 문제 중 일부에 대한 자세한 내용은 Microsoft Exchange ActiveSync 및 타사 디바이스의 현재 문제를 참조하세요.

참고: 경우에 따라 여러 Outlook 클라이언트와 장치에서 동시에 항목을 수정하여 충돌이 발생할 수 있습니다. 가능성을 최소화하려면 비교적 짧은 기간 내에 두 개 이상의 클라이언트 또는 디바이스에서 동일한 항목을 처리하지 마세요.

Outlook과 통합되는 추가 기능 유지 관리

전부는 아니지만 대부분의 Outlook 추가 기능은 Outlook 데이터에 액세스합니다. 추가 기능은 Outlook 또는 다른 장치에서 편집 중인 Outlook 항목을 동시에 변경할 수 있습니다. 이렇게 하면 충돌이 발생할 수 있습니다. 가능성을 최소화하려면 Outlook과 통합되는 추가 기능 또는 프로그램에 대한 최신 업데이트를 설치해야 합니다. 사용하지 않거나 Outlook과 통합할 필요가 없는 이러한 프로그램 및 추가 기능을 제거하거나 사용하지 않도록 설정합니다.