Project Online에서 프로젝트 통신을 위한 모범 사례

프로젝트 관리자는 프로젝트 작업을 조직 임원 및 프로젝트 고객에 게 전달 하는 팀 구성원 으로부터 여러 프로젝트 관련자와 통신 합니다. 의사 소통은 프로젝트 성공을 위해 매우 중요 하며, 여러 유형의 정보를 다양 한 유형의 관련자에 게 전달 하기 때문에 프로젝트 의사 소통 계획이 확실 하 게 필요 합니다. Project Online 구독을 통해 Project Web App 를 사용 하 여 통신 계획의 여러 측면을 구현 하 고 올바른 종류의 정보를 적절 한 사람들과 교환할 수 있습니다.

이 문서의 내용

프로젝트 통신이 중요 한 이유는 무엇 인가요?
프로젝트의 의사 소통에 대 한 모범 사례
Project Online에서 의사 소통 계획 게시
팀 구성원에 게 프로젝트 일정에 액세스 하는 방법 표시
적절 한 보고서 확인 및 설정

프로젝트 통신이 중요 한 이유는 무엇 인가요?

대규모 또는 소규모 프로젝트에 많은 사람들이 참여 하 고 있다면 프로젝트 성공 또는 실패 시 엄청난 역할을 하 게 됩니다. 의사 소통을 하지 않는 경우 프로젝트에는 가정, 작업량 또는 그 반대편의 차이와 같은 잘못 된 단계가 발생할 수 있습니다. 또한 관계자는 이들이 격리 된 사일로, unheard, 지원 되지 않는 것으로 판단 하 고 생산성을 저하 시킬 수 있습니다.

반면, 통신이 좋을 경우 프로젝트는 프로세스의 효율성, 문제 및 위험에 대 한 확인 및 방지, 혁신적인 문제 해결, 음향을 기반으로 한 의사 결정을 경험할 수 있습니다. 프로젝트에서 좋은 의사 소통을 Fostering 프로젝트의 예산이 일정에 맞게 유지 될 가능성을 개선 합니다.

좋은 통신은 무엇 인가요? 올바른 사용자와 올바른 정보를 교환 하 고 있습니다. 모든 수준의 관련자 들이 들릴 수 있도록 합니다. 공식적으로 또는 프로젝트를 목표에 맞게 이동 하는 비공식적인 대화를 위해 채널을 배치할 수도 있습니다.

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프로젝트의 의사 소통에 대 한 모범 사례

프로젝트 의사 소통에 대 한 적절 한 시기는 프로젝트의 계획 단계에서 진행 되 고 있는 것입니다. 실제로 프로젝트의 처음 몇 가지 작업 중에 의사 소통 프로세스 개발을 추가 하는 것이 팀 구성원에 게 효과적으로 통신 하는 것은 가능 하며 프로젝트의 성공에 대 한 주요 역할을 한다는 것입니다.

다음 섹션에서는 프로젝트가 진행 되는 동안 통신을 처리 하는 방법과 모든 사용자가 사용할 수 있는 통신 계획으로 답변을 컴파일하는 방법에 대 한 4 가지 질문에 대해 자세히 설명 합니다.

누가 통신 해야 하나요?

관심 있는 모든 사람과 통신 해야 하거나 프로젝트의 성공 (프로젝트 관계자)에 stake을 보유 하 고 있어야 합니다. 해당 관련자에 대해 생각해 보세요. 조직의 다양 한 수준에 있을 수 있으며, 일부는 조직의 외부에 있을 수 있습니다. 다음과 같은 몇 가지 project 관련자를 사용할 수 있습니다.

프로젝트 팀 구성원. 이러한 사람들이 프로젝트의 실제 작업을 수행 하 고 있습니다.
Project 포트폴리오 관리자 여러 프로젝트를 한 번에 실행 하는 대규모 조직 이라면 포트폴리오 관리자와 통신 해야 할 수 있습니다.
리소스 관리자. 포트폴리오 관리자와 마찬가지로 조직에서 주로 프로젝트를 기반으로 하는 경우 다양 한 프로젝트에 적합 한 기술 집합을 가진 사용자를 사용할 수 있도록 하는 자원 관리자와 긴밀히 협력 해야 할 수 있습니다.
임원 관리. 일반적으로 상위 관리에서는 프로젝트를 진행 하는 방법, 특히 일정 및 비용 측면을 파악 해야 합니다.
스폰서 또는 고객. 관리 및 프로젝트에 대해 지불 하는 사람과는 다른 스폰서 또는 고객이 있을 수 있습니다.
최종 사용자 대표. 이 사용자는 프로젝트의 혜택을 나타내거나 완료 될 때 그에 따른 영향을 받습니다.

어떤 종류의 정보가 필요 한가요?

통신의 첫 번째 규칙은 청중을 이해 하는 것 이기 때문에 각 관련자 집합에 대해 알아야 할 사항에 대 한 통신을 조정할 때 통신 투자를 가장 많이 반환 합니다.

예를 들어 프로젝트 팀 구성원이 자신에 게 배정 된 작업과 해당 작업에 의존 하는 사용자를 알아야 할 경우 해당 작업을 수행 합니다. 또한 범위와 중심 방향의 적절 한 개념을 유지 하기 위해 전체 프로젝트 일정을 가끔씩 표시 해야 할 수 있습니다.

중요 한 세부 정보를 필요로 하는 팀 구성원과는 달리, 경영진 또는 프로젝트 스폰서는 프로젝트가 어떻게 되 고 있는 지에 대 한 매우 높은 수준의 요약을 요구 합니다. 가장 중요 한 것은 프로젝트 일정 및 예산에 대 한 성과 관련 되며 프로젝트의 목표 달성을 위해 프로젝트가 추적 되는지 여부를 알아야 합니다.

관련자 목록을 살펴보고 해당 시점에서 프로젝트에 대해 생각해 봅니다. 이를 통해 어떤 정보를 교환할 것인지와 통신에 어떤 양식이 적용 되어야 하는지 결정할 수 있습니다. 또한 관련자와 대화 하 고 의사 소통 방법에 대해 알아봅니다.

다양 한 유형의 통신을 수행 해야 하는 빈도

적절 한 잔액을 사용 하는 방법: 의사 소통을 너무 거의 하지 않고 프로젝트 위험이 mishaps. 너무 많은 의사 소통 및 annoyed 관계자가 프로젝트를 구현 하거나 감독 하는 시간을 방해 하는 busywork 노력을 느낄 수 있습니다.

주간 상태 보고서와 작업표는 프로젝트 팀에서 일정을 업데이트 하는 표준 이지만, 매일 20 분 동안의 "진행" 모임이 선호 되는 경우도 있습니다. 마찬가지로 스폰서와 고객도 프로젝트 일정 및 비용 성과에 대 한 주간 요약을 원할 수 있습니다. 포트폴리오 관리자나 최종 사용자 대표를 사용 하 여 체크 인하는 경우, 통신은 월 단위 또는 분기별 일 수 있습니다.

모든 프로젝트와 통신 요구 사항이 다릅니다. 프로젝트에서 서로 다른 관련자와의 의사 소통 빈도를 신중 하 게 고려 합니다. 다시 한 번 관련자에 게 필요한 사항에 대해 이야기 하 고 프로젝트와 사용자에 맞게 조정 하는 것이 더 나을 수 있습니다.

정보 교환에 사용 되는 기술은 무엇 인가요?

사용자와 관련자에 게 제공 되는 조직의 기술 리소스에 대해 이해 합니다. 정기적으로 얼굴을 마주 하는 모임 및 전자 메일로 정보를 교환 하는 것이 일반적입니다. 그러나 비즈니스용 Skype 같은 도구를 사용 하는 경우 지리적으로 분산 된 관계자에 게 필수적 이며 오디오, 비디오, 화면 공유, 가상 화이트 보드 등이 포함 될 수 있습니다. 인스턴트 메시지 (IM)는 전자 메일 보다 즉각적이 고 요점을 많이 가질 수 있으며, 관계자가 필요한 정보를 보다 신속 하 게 확인할 수 있습니다. Yammer와 같은 도구를 사용 하 여 팀은 개인 소셜 네트워크에서 서로 연결할 수 있습니다. 정보를 공유 하거나, 프로세스에 대해 이야기 하 고, 문제를 해결 하 고, 의사 결정을 내릴 수 있습니다.

모든 사용자가 익숙한 기술 도구를 사용해 보세요. 하지만 프로젝트와 팀의 요구 사항을 충족 하거나 가장 좋은 경우 커뮤니케이션의 "reluctant" 방법으로 돌아가려면 새로운 기술을 시도해 보세요. 이 점은 프로젝트 팀에서 공동 작업을 원활 하 게 진행 하는 것입니다.

프로젝트 의사 소통 계획 만들기

관련자를 식별 하 고 해당 사용자에 게 어떤 종류의 정보 교환이 필요한 지와 빈도를 결정 한 후에 프로젝트 의사 소통 계획을 만들 준비가 된 것입니다. 복잡 하지 않아도 됩니다. 한 페이지 요약 이거나 프로젝트 수명 주기 동안 적절 한 의사 소통을 위해 단계를 설정 하는 것을 distills 하는 간단한 표 일 수 있습니다.

모든 관계자가 언제 든 지 해당 문서에 액세스할 수 있도록 프로젝트에 의사 소통 계획을 게시 합니다. 정기적으로 다시 방문 하세요. 프로젝트의 조건을 변경 하면 정기 통신 전략이 변경 될 수 있습니다. 예를 들어 계획에서 실행으로 또는 실행에서 종료까지 프로젝트 단계 간에 이동 하는 경우 다른 통신 요구에 대해 호출할 수도 있습니다.

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Project Online에서 의사 소통 계획 게시

Project Online 에서 Project Web App 작업할 때 적절 한 의사 소통을 할 수 있는 다양 한 옵션이 있습니다. 시작 하려면 프로젝트에 연결 된 다른 문서는 물론 의사 소통 계획을 프로젝트의 문서 라이브러리에 추가 하면 됩니다.

빠른 실행에서 프로젝트를 선택 합니다.
프로젝트 센터에서 의사 소통 계획을 추가 하려는 프로젝트의 이름을 선택 합니다.
빠른 실행에서 문서를 선택 합니다. 프로젝트에 대 한 문서 페이지가 열립니다.
메뉴 모음에서 업로드를 선택 합니다.
파일 시스템을 탐색 하 여 통신 계획을 찾아 선택 하 고 열기를 선택 합니다. 파일이 프로젝트의 문서 라이브러리에 추가 됩니다.

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팀 구성원에 게 프로젝트 일정에 액세스 하는 방법 표시

팀 구성원은 주로 Project Online 를 사용 하 여 작업표를 제출 하거나 작업에 대 한 진행 상황을 입력 합니다. 그러나 전체 일정에 액세스할 수 있으며, 프로젝트의 큰 그림을 표시 하는 것은 물론 해당 작업의 완료를 기다리고 있는 사람을 파악 하는 데에도 필요 합니다.