전자 메일을 통해 수집한 데이터를 Access 데이터베이스에 추가

시작하기 전에

전자 메일 메시지를 사용하여 데이터를 처음으로 수집하는 경우 다음 단계를 수행합니다.

1. 컴퓨터에 다음 애플리케이션을 설치했는지 확인합니다.

   • Access 2007 또는 Access 2010.

   • Outlook 2007 또는 Outlook 2010. 전자 메일 메시지를 보내는 데 사용하는 컴퓨터에 Outlook을 설치하고 구성해야 합니다. Outlook이 설치되어 있지만 아직 구성되지 않은 경우 Outlook을 시작하고 Outlook 시작 마법사의 지침을 따릅니다. 마법사에 대한 도움말은 Outlook 도움말을 참조하세요.

   • InfoPath 양식을 사용하려는 경우 InfoPath 2007 이상 버전이 설치되어 있고 받는 사람도 컴퓨터에 InfoPath를 설치해야 합니다.

   • 양식을 보고 편집하려면 전자 메일 받는 사람에게는 InfoPath 또는 컴퓨터에 설치된 HTML 형식을 지원하는 전자 메일 클라이언트가 있어야 합니다.

     전자 메일 메시지를 통해 데이터를 수집하는 데 사용되는 양식은 Access 양식이 아닙니다. 마법사는 HTML 또는 InfoPath 형식으로 특수 양식을 생성합니다.

     대상 데이터베이스를 식별합니다. 데이터베이스는 .mdb 또는 .accdb 형식일 수 있습니다. 또한 .mde 및 .accde 파일이 지원됩니다. 기존 데이터베이스를 사용하지 않으려면 새 데이터베이스를 만들어야 합니다.

2. 전자 메일 회신의 데이터로 채울 테이블을 식별하거나 만듭니다. 기존 테이블에 대한 데이터를 수집하는 경우 테이블이 읽기 전용이 아니며 해당 내용을 추가하거나 업데이트하는 데 필요한 권한이 있는지 확인합니다.

데이터 수집 작업이 두 개 이상의 테이블을 채우는 경우 선택 쿼리를 만들고 이를 폼의 레코드 원본으로 사용해야 합니다. 쿼리에 기본 테이블의 모든 필수 필드가 포함되어 있는지 확인합니다. 기존 쿼리를 사용하는 경우 쿼리가 읽기 전용이 아니며 해당 내용을 추가하거나 업데이트하는 데 필요한 권한이 있는지 확인합니다. 둘 이상의 테이블을 기반으로 쿼리를 만드는 방법에 대한 자세한 내용은 쿼리 소개 문서를 참조하세요.

다음과 같은 상황에서 데이터를 새 레코드로 저장합니다.

• 데이터가 여러 테이블을 채웁니다.

• 대상 테이블에 기본 키 필드가 없는 경우 기본 키 값은 각 회신을 기존 레코드에 매핑하는 데 필요합니다. 대상 테이블에 기본 키 필드가 없는 경우 지금 추가하거나 고유 값이 있는 기존 필드를 기본 키로 할당합니다.

• 대상 테이블에 레코드가 없는 경우 테이블이 비어 있으면 마법사는 레코드를 추가하려는 것으로 가정합니다.

• 받는 사람의 전자 메일 주소가 데이터베이스에 필드로 저장되지 않은 경우 레코드를 업데이트하기 위해 데이터를 수집할 때 마법사에서 생성된 메시지에 주소를 수동으로 입력할 수 없습니다. 주소 필드는 대상 테이블 또는 대상 테이블과 관계가 있는 테이블에 있어야 합니다.

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시작하기

1. 수집된 데이터가 저장될 데이터베이스를 엽니다.

2. 단일 테이블에 데이터를 추가하려면 탐색 창에서 테이블을 선택합니다. 여러 관련 테이블을 채웁니다. 이러한 테이블에 바인딩된 쿼리를 선택합니다.

3. 다음 중 하나를 수행하여 마법사를 시작합니다.

   • 외부 데이터 탭의 데이터 수집 그룹에서 전자 메일 만들기를 클릭합니다.

   • 테이블 또는 쿼리를 마우스 오른쪽 단추로 클릭한 다음 전자 메일을 통해 데이터 수집 및 업데이트를 클릭합니다.

     참고: 테이블에 필드가 없거나 AutoNumber, OLE 개체, 첨부 파일 또는 다중값 조회 필드 형식만 있는 경우 Access 는 선택한 테이블 또는 쿼리에 전자 메일을 사용하여 데이터 수집을 지원하는 필드가 없음이라는 메시지를 표시합니다.

테이블에 데이터 수집을 지원하는 필드가 포함되어 있으면 마법사가 시작됩니다. 대상 테이블이 데이터 추가 및 업데이트를 모두 지원하는 경우 마법사는 전자 메일 메시지를 통해 데이터를 수집하는 데 필요한 단계를 안내합니다.

프로세스의 다음 7가지 주요 단계를 통해 발생할 수 있는 질문에 대한 참조로 다음 섹션을 사용합니다.

1. 보낼 데이터 입력 양식의 형식 선택

2. 새 데이터를 수집할지 아니면 기존 데이터를 업데이트할지 선택

3. 수집할 데이터 지정

4. 자동 또는 수동 데이터 처리 지정

5. 받는 사람의 전자 메일 주소를 지정하는 방법 선택

6. 받는 사람 목록 검토 및 지정

7. 전자 메일 메시지 만들기 및 보내기

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보낼 데이터 입력 양식의 형식 선택

자신과 받는 사람의 사용 편의성을 기반으로 양식 유형을 선택합니다.

HTML 양식 선택    전자 메일 클라이언트에서 HTML을 지원하는 모든 사용자가 HTML 양식을 보고 편집할 수 있습니다.

Microsoft InfoPath 양식 선택    이 옵션은 InfoPath가 컴퓨터에 설치된 경우에만 표시됩니다. 받는 사람이 모두 컴퓨터에 InfoPath 및 Outlook을 설치한 경우에만 이 옵션을 선택합니다. InfoPath 양식은 더 나은 데이터 입력 및 편집 환경을 제공합니다.

다음에 표시되는 마법사 페이지는 대상 개체가 데이터 업데이트를 지원하는지 여부에 따라 달라집니다. 개체가 둘 이상의 테이블을 기반으로 하는 쿼리이거나 기본 키 필드가 없거나 레코드가 없는 테이블인 경우 마법사는 새 레코드를 추가하려는 것으로 가정하고 양식 필드를 선택하라는 메시지를 표시합니다. 다른 모든 경우에서 마법사는 양식 필드를 선택하도록 요청하기 전에 데이터를 추가하거나 업데이트할지 여부를 지정하라는 메시지를 표시합니다.

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새 데이터를 수집할지 아니면 기존 데이터를 업데이트할지 선택

데이터로 수행할 작업을 지정합니다. 사용 중인 양식의 형식은 받는 사람이 단일 회신으로 보낼 수 있는 새 레코드의 수에 영향을 줍니다. 데이터를 업데이트할 때 받는 사람이 업데이트해야 하는 레코드 수는 메시지에 포함될 미리 완료된 양식의 수를 식별합니다.

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수집할 데이터 지정

양식에 포함할 필드를 선택할 때 기본 테이블 또는 쿼리에 있는 모든 필드를 폼에 포함할 필요는 없습니다. 그러나 다음 조건을 충족해야 합니다.

• 필수 필드:    별표(*) 기호로 표시된 필드는 필수 필드입니다. 새 레코드를 수집하는 경우 필수 속성이 예로 설정된 모든 필드가 마법사에 자동으로 포함됩니다. 레코드의 필수 필드가 비어 있으면 Access에서 테이블에 레코드를 추가하지 못합니다.

• 지원되지 않는 필드 형식:    AutoNumber, Attachment, OLE 개체 또는 다중값 조회 필드와 같은 특정 필드 형식을 폼에 포함할 수 없습니다.

• 기본 키 필드:    그러나 사용자는 레코드를 추가할 때 필드에 값을 입력할 수 있습니다. 지정된 값이 이미 사용 중인 경우 회신이 처리되지 않습니다.

  참고: 포함된 각 필드에 대해 필드 속성에서 레이블을 지정하고 사용자가 해당 필드의 데이터를 변경하지 않으려면 읽기 전용 을 클릭합니다.

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자동 또는 수동 데이터 처리 지정

회신의 자동 또는 수동 처리를 선택할 수 있습니다. 자동 처리는 회신을 받을 때 Outlook과 Access가 함께 작동하여 데이터를 데이터베이스의 대상 테이블로 내보내는 것을 의미합니다. 자동 처리는 시간과 노력을 절약할 수 있습니다. 수동 처리는 내보내기 작업을 시작하여 Outlook의 지정된 폴더에서 Access의 대상 테이블로 데이터를 전송한다는 의미입니다.

회신이 사서함에 도달할 때 다음 조건이 충족되는 한 회신은 대상 테이블로 성공적으로 내보냅니다.

• Outlook이 이미 컴퓨터에서 실행 중이어야 합니다. Outlook이 실행되고 있지 않으면 다음에 Outlook을 시작할 때 처리가 시작됩니다.

• 액세스는 암호로 보호되어서는 안 되며 배타적 모드로 열려서는 안 됩니다. 전자 메일 메시지를 보낸 이후 데이터베이스의 이름이나 위치는 변경되지 않아야 합니다.

• 전자 메일 메시지를 보낸 후에는 테이블 및 쿼리의 이름과 양식에 포함된 필드의 속성이 변경되지 않아야 합니다.

• 기본 테이블 및 쿼리의 내용을 추가하거나 업데이트하는 데 필요한 권한이 있어야 합니다.

  참고: 자동 처리에 실패하는 경우 문제를 해결한 다음 실패한 회신을 수동으로 내보냅니다. 문제를 resolve 후 받은 편지함에 도달하는 모든 회신은 계속 자동으로 처리됩니다.

받는 사람의 전자 메일 주소를 지정하는 방법 선택

새 정보만 수집하는 경우 다음 두 가지 방법으로 전자 메일 주소를 지정할 수 있습니다.

• Outlook 전자 메일 메시지에 개별적으로 전자 메일 주소를 입력하거나 주소록에서 주소를 선택합니다.

• 현재 Access 데이터베이스의 테이블 또는 쿼리에서 전자 메일 주소 필드를 사용합니다.

  참고: 기존 레코드를 업데이트하기 위해 데이터를 수집할 때 받는 사람의 전자 메일 주소를 먼저 데이터베이스의 필드로 사용할 수 있어야 하므로 이 대화 상자가 표시되지 않습니다.

받는 사람 목록 검토 및 지정

마지막 주요 단계는 전자 메일 메시지를 미리 보기 및 사용자 지정하고, 받는 사람 목록을 미세 조정한 다음, 데이터 수집 메시지를 보내는 것입니다.

전자 메일 메시지 만들기 및 보내기

마법사에서 이제 전자 메일 메시지를 만들 수 있음을 알리고 회신 관리 명령을 사용하여 전자 메일 상태 보는 방법을 보여 주면 일부 경고 메시지가 나타날 수 있습니다. 다음 표에서는 각 경고와 경고를 resolve 위해 수행할 수 있는 작업에 대해 설명합니다.

메시지를 미리 보기 및 사용자 지정한 후 전자 메일 주소 필드를 필터링하고 받는 사람을 선택할 수 있습니다. 해당 검사 상자를 선택하여 사용할 전자 메일 주소를 선택합니다. 잘못된 전자 메일 주소가 나열된 대화 상자가 표시되면 목록에서 주소를 적어 두고 끝내기를 클릭합니다. 잘못된 주소를 확인하고 필요한 수정을 한 다음 메시지를 다시 보내십시오.

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