편지 병합을 사용하여 Word 2000에서 양식 편지를 만드는 방법

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문서 내용

요약
- 편지 병합이란?
참조
- 추가 리소스
- 관련 문서

요약

이 단계별 문서에서는 편지 병합이란 무엇이며 기본 메일 병합을 수행하여 Microsoft Word 양식 편지를 만드는 방법을 설명합니다. 다른 유형의 메일 병합 수행, 다른 유형의 데이터와 병합 및 문제 해결에 대한 자세한 내용은 이 문서의 관련 문서 섹션에 있는 문서 목록을 검토하세요. 이 문서에 사용된 용어에 대한 설명은 이 문서의 용어집 섹션을 참조하세요.

편지 병합이란?

편지 병합은 Word 기능입니다. 편지 병합을 사용하면 상용구 정보(예: 양식 문자)를 변수 정보(예: 고객의 이름 및 주소 데이터베이스)와 병합할 수 있습니다. 이렇게 하면 거의 동일한 문서를 가질 수 있습니다. 문서의 실체는 모든 고객에 대해 동일하면서도 각 문서는 데이터베이스의 특정 개인에게 사용자 지정됩니다. 편지 병합에는 세 가지 기본 구성 요소가 있습니다.

상용구 정보(텍스트 및 그래픽)가 포함된 기본 문서입니다. 기본 문서에서는 양식 문자, 봉투 또는 레이블과 같이 병합된 결과 문서의 형식도 결정합니다.
변수 정보를 포함하는 데이터 원본( 예: 이름 및 주소 목록).
상용구 텍스트와 변수 정보의 조합을 포함하는 병합된 문서입니다.

기본 문서에는 병합된 문서의 모든 버전에서 원하는 상용구 텍스트와 그래픽이 포함되어 있습니다. 기본 문서에서 병합 필드라는 특수 지침을 삽입하여 변수 정보를 표시할 위치를 나타냅니다. 데이터 원본의 정보를 기본 문서와 병합하면 변수 정보가 병합 필드를 개별화된 정보로 바꿉니다. 그 결과 상용구 텍스트와 변수 정보의 조합이 포함된 병합된 문서가 생성됩니다. 데이터 원본에는 문서의 각 버전에 따라 달라지는 정보(예: 이름, 주소 및 전화 번호)가 포함됩니다. 대부분의 경우 Word 문서에 데이터를 저장할 수 있지만 Word 다른 형식도 인식합니다. 예를 들어 데이터 원본은 Microsoft Excel 워크시트, Microsoft Access 데이터베이스 또는 CSV(쉼표로 구분된 변수) 파일일 수 있습니다. 데이터 원본은 헤더 행(헤더 레코드라고도 함) 및 데이터 레코드로 설정됩니다. 헤더 행은 데이터 원본의 첫 번째 항목입니다. 여기에는 변수 정보를 식별하는 필드 이름이 포함됩니다. 데이터 레코드에는 개별화된 정보가 포함됩니다. 각 데이터 레코드는 각 개인에 대해 가지고 있는 변수 정보의 양에 따라 하나 이상의 필드로 구성됩니다. 이 정보 집합은 하나의 데이터 레코드를 구성합니다. 편지 병합 프로세스에는 다음과 같은 네 가지 기본 단계가 있습니다.

기본 문서를 열거나 만듭니다.
데이터 원본을 열거나 만듭니다.
기본 문서를 편집합니다.
병합을 수행합니다.

다음 절차에서는 양식 문자를 만들고, 데이터 원본에 첨부하고, 서식을 지정하고, 문서를 병합하는 방법을 보여 줍니다. 병합된 봉투 또는 레이블을 만드는 절차는 비슷합니다. 자세한 내용은 이 문서의관련 문서 섹션에 나열된 적절한 문서를 참조하세요.

1단계: 주 문서 열기 또는 만들기

사용하려는 상용구 텍스트가 포함된 문서가 있는 경우 엽니다. 또는 새 양식 문자를 만들려는 경우 현재 빈 문서가 표시되지 않으면 Standard 도구 모음에서 새로 만들기를 클릭합니다.
도구 메뉴에서 편지 병합을 클릭합니다.
편지 병합 도우미 대화 상자의 주 문서 영역에서 만들기를 클릭합니다.
양식 문자를 클릭합니다. 기본 문서의 활성 창을 사용하거나 새 기본 문서를 만들라는 메시지가 표시됩니다. 활성 창을 클릭합니다. 현재 문서는 편지 병합 기본 문서가 됩니다.Word 편지 병합 도우미로 돌아갑니다.
2단계: 데이터 원본 열기 또는 만들기로 이동합니다.

2단계: 데이터 원본 열기 또는 만들기

편지 병합 도우미를 사용하여 데이터 원본을 열거나 만들 때 Word 병합에 특정 변수 정보 집합을 사용하도록 요구하는 것입니다. 다음 방법 중 하나를 사용하여 기본 문서를 데이터 원본에 연결합니다.

방법 1: 처음으로 이름과 주소를 입력하는 경우

새 데이터베이스를 만들려면 다음 단계를 수행합니다.

편지 병합 도우미 대화 상자의 데이터 원본 영역에서 데이터 가져오기를 클릭합니다.
데이터 원본 만들기를 클릭합니다. 데이터 원본 만들기 대화 상자가 나타납니다. 이 대화 상자에서 데이터 원본에 포함할 필드 이름을 지정할 수 있습니다. 머리글 행 상자의 필드 이름에는 양식 문자, 우편물 레이블 및 봉투에 자주 사용되는 필드 이름이 나열됩니다. 한 번에 하나씩 선택한 다음 필드 이름 제거를 클릭하여 원하지 않는 필드를 제거할 수 있습니다. 새 필드 이름을 만들려면 필드 이름 상자에 새 필드 이름을 입력한 다음 필드 이름 추가를 클릭합니다. 새 필드 만들기 및 원하지 않는 필드 제거를 마치면 확인을 클릭합니다.
다른 이름으로 저장 대화 상자가 나타납니다. 파일 이름 상자에 데이터 원본을 제공하려는 이름을 입력한 다음 저장을 클릭합니다.
데이터 원본을 편집하거나 기본 문서를 설정하라는 메시지가 표시되면 데이터 원본 편집을 클릭합니다.
데이터 양식 대화 상자가 나타나면 양식에 정보를 입력합니다. 특정 필드에 대한 정보가 없으면 상자를 비워 둡니다. 기본적으로 Word 빈 필드를 건너뛰므로 데이터 형식에 빈 항목이 있는 경우 병합이 영향을 받지 않습니다. 각 양식의 정보 집합은 하나의 데이터 레코드를 구성합니다.
레코드에 대한 정보를 입력한 후 새로 추가를 클릭하여 다음 레코드로 이동합니다.
모든 데이터를 추가한 후 확인을 클릭하여 기본 문서로 돌아갑니다. 편지 병합 도구 모음을 확인합니다.
기본 문서를 저장합니다. 이 시점에서 기본 문서를 저장하면 데이터 원본도 저장하고 기본 문서에 첨부합니다.
3단계: 주 문서 편집으로 이동합니다.

방법 2: 기존 데이터 원본을 사용하는 경우

기존 데이터 원본을 사용하려면 다음 단계를 수행합니다.

편지 병합 도우미 대화 상자에서 데이터 가져오기를 클릭합니다.
데이터 원본 열기를 클릭합니다.
데이터 원본 열기 대화 상자에서 사용할 변수 정보가 포함된 파일을 선택한 다음 열기를 클릭합니다. 참고: 데이터 원본이 파일 목록에 나열되지 않은 경우 적절한 드라이브 및 폴더를 선택합니다. 필요한 경우 형식의 파일 나열 상자에서 적절한 옵션을 선택합니다. 파일을 선택한 다음 열기를 클릭합니다.Word 다음 메시지를 표시합니다.

Word 기본 문서에서 병합 필드를 찾을 수 없습니다. 주 문서 편집 단추를 선택하여 병합 필드를 기본 문서에 삽입합니다.
주 문서 편집을 클릭하여 기본 문서로 돌아갑니다. 편지 병합 도구 모음을 확인합니다.
기본 문서를 저장합니다. 이 시점에서 기본 문서를 저장하면 데이터 원본도 저장하고 기본 문서에 첨부합니다.
3단계: 주 문서 편집으로 이동합니다.

3단계: 주 문서 편집

1단계에서는 기존 문서를 열거나 새 문서를 만들도록 선택했습니다. 1단계에서 선택한 항목에 따라 다음 방법 중 하나를 사용합니다.

방법 1: 기존 문서를 사용하는 경우

데이터 원본에서 정보를 삽입할 위치를 클릭합니다.
편지 병합 도구 모음에서 병합 필드 삽입을 클릭한 다음 사용할 병합 필드를 클릭합니다. 참고: 두 병합 필드 간에 또는 병합 필드 다음에 원하는 공백이나 문장 부호를 입력해야 합니다. 일반 텍스트와 마찬가지로 병합 필드의 서식을 지정(굵게 또는 기울임꼴 서식 적용)할 수도 있습니다.
문서에 추가하려는 각 병합 필드에 대해 1단계와 2단계를 반복합니다.
기본 문서 편집을 마치면 파일 메뉴에서 다른 이름으로 저장 또는 저장을 클릭합니다. 파일 이름을 지정한 다음 저장을 클릭합니다.
4단계: 병합 수행으로 이동합니다.

방법 2: 새 주 문서를 사용하는 경우

편지에 포함할 텍스트와 그래픽을 입력하거나 추가합니다.
데이터 원본의 정보를 삽입하려는 위치에 올 때마다 편지 병합 도구 모음에서 병합 필드 삽입을 클릭한 다음 사용할 병합 필드를 클릭합니다.참고: 두 병합 필드 간에 또는 병합 필드 다음에 원하는 공백이나 문장 부호를 입력해야 합니다. 일반 텍스트와 마찬가지로 병합 필드의 서식을 지정(굵게 또는 기울임꼴 서식 적용)할 수도 있습니다.
기본 문서 편집을 마치면 파일 메뉴에서 다른 이름으로 저장 또는 저장을 클릭합니다. 파일 이름을 지정한 다음 저장을 클릭합니다.
4단계: 병합 수행으로 이동합니다.

4단계: 병합 수행

도구 메뉴에서 편지 병합을 클릭합니다.
문서와 데이터 병합에서 병합을 클릭합니다.
병합 대화 상자에서 병합 대상을 클릭하고 새 문서를 선택하여 병합된 문서를 화면에 표시합니다. 병합된 문서를 인쇄하려면 파일 메뉴에서 인쇄를 클릭합니다. 참고: 병합 대상 상자에서 병합된 문서를 화면에서 먼저 않고 프린터로 보내려면 프린터를 선택합니다.
병합을 클릭합니다.

용어집

상용구. 각 양식 편지, 우편물 레이블, 봉투 또는 카탈로그에서 반복되는 일반 정보입니다. 데이터 필드입니다. 데이터 원본의 정보 범주입니다. 데이터 필드는 데이터 원본의 정보 열 하나에 해당합니다. 각 데이터 필드의 이름은 데이터 원본의 첫 번째 행(헤더 행)에 나열됩니다. "PostalCode" 및 "LastName"은 데이터 필드 이름의 예입니다. 데이터 레코드. 데이터 원본의 전체 관련 정보 집합입니다. 데이터 레코드는 데이터 원본의 한 행 정보 행에 해당합니다. 클라이언트 메일링 목록의 한 클라이언트에 대한 모든 정보는 데이터 레코드의 예입니다. 데이터 원본. 데이터 원본은 병합된 문서의 각 복사본에 따라 달라지는 데이터를 포함하는 파일입니다. 예를 들어 데이터 원본에는 양식 편지의 각 받는 사람의 이름과 주소가 포함될 수 있습니다. 구분. 탭 문자 또는 쉼표로 구분(또는 구분된) 데이터 필드와 단락 표시로 구분된 데이터 레코드가 있는 텍스트 파일입니다. 머리글 행입니다. 편지 병합 데이터 원본의 첫 번째 행(또는 레코드)입니다. 헤더 행에는 데이터 원본의 정보 범주에 대한 필드 이름이 포함됩니다. 예를 들어 "Name" 및 "City"와 같습니다. 머리글 행은 헤더 원본이라는 별도의 문서에 저장할 수도 있습니다. 주 문서입니다. 편지 병합 작업에서 병합된 문서의 각 버전에 대해 동일하게 유지되는 텍스트와 그래픽이 포함된 문서입니다. 예를 들어 폼 문자의 반환 주소와 본문입니다. 병합 필드입니다. 기본 문서에 삽입하는 자리 표시자입니다. 병합 필드는 Microsoft Word 데이터 원본에서 특정 정보를 삽입할 위치를 지정합니다. 예를 들어 병합 필드 "City"를 삽입하여 도시 데이터 필드에 저장된 "Paris"와 같은 도시 이름을 삽입할 Word 있습니다. 병합된 문서입니다. 데이터 원본의 데이터를 기본 문서로 병합하여 만든 문서입니다.

참고 자료

추가 리소스

Word 편지 병합 지원 리소스 편지 병합에 대한 자세한 내용은 도움말 메뉴에서 Microsoft Word 도움말을 클릭하고 Office 도우미 또는 응답 마법사에 편지 병합을 입력한 다음 검색을 클릭하여 반환된 topics 확인합니다.