프로젝트 관련자 목록 설정 및 관리

제인 수산, PMP

그렇다면 프로젝트 관련자는 무엇일까요?     많은 정의가 있으며 원본 및 회사마다 다릅니다. 모든 이해 관계자는 프로젝트 결과에 기득권을 가진 사람 또는 그룹임을 시사합니다. 이해 관계자 관리는 관계 관리와 동의어입니다. 목표는 프로젝트에 대한 헌신을 얻고 유지하는 것입니다.

여기서 이해 관계자는 프로젝트 결과에 관심이 있거나 영향을 받는 organization 개인 또는 그룹입니다. 그러나 관련자 목록을 설정하고 관리하는 연습을 시작하기 전에 이해 관계자의 정의가 organization 정의와 일치하는지 확인합니다.

이해 관계자 관리가 중요한 이유는 무엇인가요?

우리는 이것이 사실이 아니라고 생각하고 싶은 만큼, 우리는 모든 사람이 프로젝트에 대해 100 % 열정적 인 것은 아니라는 사실에 직면해야합니다. 이해 관계자는 새로운 도구 또는 프로세스를 배우거나, 제어를 포기하거나, 극단적인 경우 직장을 잃어야 할 수 있습니다. 프로젝트 관리자와 스폰서는 이해 관계자의 우려를 덜어주기 위해 부담이 되며, 항상 모든 사람을 행복하게 만들 수 있을 가능성은 거의 없습니다. 일부는 당신의 노력을 방해 할 수없는 방식으로 처리해야합니다.

동기를 이해하면 문제를 해결하고 다음과 같은 부정적인 행동 및 전술을 피하는 데 도움이 됩니다.

• 필요한 입력 또는 승인 지연.

• 경쟁 프로젝트를 시작합니다.

• 리소스를 다른 프로젝트에 다시 할당합니다.

• 프로젝트를 훼손하기 위해 백 룸 정치에 종사.

이해 관계자를 효과적으로 관리하는 이점은 다음과 같습니다.

• 정치에서 수렁에 빠지지 않도록 하여 프로젝트 주기 시간을 줄입니다.

• 승인 프로세스를 간소화합니다.

• 프로젝트 리소스를 사용할 수 있고 계속 집중할 수 있도록 지원합니다.

• 정보가 계속 흐르고 있습니다.

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관련자 목록 개발

프로젝트 초기에 프로젝트 스폰서와 협력하여 가능한 모든 관련자 목록을 만듭니다. 이 역할을 정의하는 방법과 프로젝트가 organization 미치는 영향에 따라 이 목록은 길 수 있습니다.

관련자 목록은 프로젝트 관리자를 위한 도구이자 프로젝트 통신 계획의 주요 입력입니다. 목록의 평가에 따라 강력한 통신 전략을 계획할 수 있습니다. 또한 프로젝트 스폰서 이외의 목록 세부 정보를 공유할 필요가 없습니다.

대부분의 프로젝트가 정치에 와서, 그래서 당신이 당신의 이해 관계자를 평가 할 때 몇 가지 어두운 바다에 우연히 발견 할 것으로 예상.

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관련자 목록 평가

각 이해 관계자의 영향력을 확인하고 영향 수준을 기준으로 분류합니다. 어떤 사람들은 프로젝트를 계속 진행할 수 있는 힘을 갖게 될 것입니다. 여기에는 프로젝트 스폰서 또는 고위 관리자가 포함될 수 있습니다. 해당 위치 및 의사 결정 역할 때문에 이러한 이해 관계자를 면밀히 모니터링해야 합니다. 다른 사람들은 프로젝트에서 플러그를 뽑을 수는 없지만 백그라운드에서 작업을 수행하여 훼손하고 심지어 종료할 수도 있는 사람일 수 있습니다.

또 다른 수준의 이해 관계자는 살 것입니다. 제품과 함께 - 때로는 매일. 이 그룹은 충족해야 하는 비즈니스 요구 사항의 형태로 입력을 제공합니다. 프로젝트가 성공하면 프로젝트가 직접 영향을 미치기 때문에 얻을 수 있는 것이 가장 많은 것입니다. 프로젝트를 직접 또는 간접적으로 종료할 수 없는 경우가 많지만 성공에 매우 중요합니다. 그들의 필요나 우려가 충족되지 않으면, 그들은 신속하게 당신의 가장 큰 지지자에서 가장 큰 문제로 갈 것입니다.

이해 관계자를 구성하는 또 다른 방법은 참여 및 책임 수준별로 그룹화하는 것입니다. 한 그룹은 프로젝트에 적극적으로 참여하고 작업을 수행하고, 다른 그룹은 특정 시점에 참여할 수 있으며, 다른 그룹은 적극적으로 참여하지 않지만 프로젝트에 대한 통신을 받아야 하는 이해 관계자일 수 있습니다.

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RACI를 사용하여 관련자 분류

RACI(책임, 책임, 자문 및 정보 제공)는 프로젝트 참여 및 책임 수준에 따라 이해 관계자를 할당하고 지정하기 위해 조직 디자인에 사용되는 도구입니다. 각 사용자 또는 그룹에 대해 가장 효과적인 커뮤니케이션 전략을 계획할 수 있도록 관련자를 분류하는 유용한 방법입니다. 이러한 관련자는 다음과 같이 정의됩니다.

• 책임    이 사람은 작업을 완료할 책임이 있습니다.

• 책임    이 사람은 작업이 완료되지 않은 경우 계정에 호출되며 작업 완료를 담당하는 사람을 관리할 수 있습니다. 프로젝트 관리자는 종종 이 역할을 합니다.

• 상담    완료에 대한 책임이나 책임은 없지만 이 사람은 작업의 측면에 대해 상담을 받았습니다.

• 정보    이 수동 역할의 소유자는 정보를 유지하지만 작업에 대한 책임이나 책임이 없습니다.

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예방의 온스 ...

프로젝트 관리는 모두 기대치 관리에 관한 것입니다. 프로젝트 초기에 시간을 내어 스폰서와 협력하여 이해 관계자를 식별하고 평가합니다. 프로젝트 수명 동안 목록을 업데이트해야 합니다. 이를 효과적으로 관리하려면 이해 관계자가 누구인지, 그리고 이해 관계자의 관심사를 알아야 합니다. 장기적으로 어려움을 겪지 않도록 하고 프로젝트의 성공을 보장합니다.

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