프로젝트 변경 요청을 평가하는 방법

제인 수산, PMP

제어되지 않은 변화는 프로젝트 관리자의 가장 큰 적 중 하나입니다.     따라서 견고한 변경 관리 프로세스가 프로젝트 관리자의 가장 친한 친구가 될 수 있습니다. 이러한 종류의 프로세스를 적용하면 고객이 요청한 내용, 필요한 타임라인 및 합의된 예산 내에서 제공할 수 있습니다. 변경 제어가 없으면 프로젝트 scope 이동 대상이 되고 하나 이상의 프로젝트 성공 요소가 누락될 위험이 있습니다. 특히 프로젝트 scope 변경을 관리하고 제어하는 기능은 목표 달성의 핵심이자 프로젝트 관리자의 일반적인 성과 지표입니다. 프로젝트 변경은 불가피하며, 프로젝트 변경이 발생하지 않을 경우 이를 처리할 준비가 되어 있어야 합니다.

변경 관리 및 관료의 균형 조정

프로젝트 관리자의 한 가지 과제는 과도한 관료를 피하면서 프로젝트 변경을 제어할 필요성의 균형을 맞추는 것입니다. 질문은 : 팁 포인트는 어디에 있습니까? 모든 프로젝트가 고유하기 때문에 변경 컨트롤이 값 추가를 중지하고 빨간색 테이프로 변하는 지점은 프로젝트마다 다릅니다.

일부 이해 관계자 또는 프로젝트 팀 구성원은 변경 제어를 제자리에 두는 것이 두려운 scope 크리프를 피하는 방법이며 유연하고 고객과 비즈니스에 가장 적합한 것을 할 의향이 없다고 생각할 수 있습니다. 이러한 인식을 없애는 것이 중요합니다. 요청된 변경 내용을 일관되게 평가하기 위한 효율적인 프로세스를 구현하고 있습니다. 변경이 좋은 생각으로 간주되면 필요할 때 응답할 수 있는 프로세스가 준비됩니다.

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프로젝트 변경 관리 계획

신속하게 응답할 수 있도록 프로젝트 변경 관리 계획은 편차가 발생할 때 발생하는 작업을 설명합니다. 변경을 방지하기 위한 것이 아닙니다. 오히려 변경 내용 전달 방법, 의사 결정 방법 및 프로젝트가 적절하게 조정되는 방식을 명확히 하는 프로세스를 간략하게 설명하는 것이 목적입니다.

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변경 컨트롤 배치

비즈니스 요구 사항 및 일정과 같은 주요 결과물에 대한 기준을 만드는 즉시 변경 제어 프로세스를 적용해야 합니다. 프로젝트 팀과 관련자 및 프로젝트의 변경 내용의 영향을 받는 다른 모든 사용자는 변경 관리 계획을 검토하여 승인해야 합니다.

프로젝트의 전반적인 성공에 거의 영향을 미치지 않는 작은 변경은 요구 사항 또는 중요 경로 일정 마일스톤과 동일한 엄격함을 수반해서는 안 됩니다. 프로젝트 변경 관리 계획은 PCR(공식 프로젝트 변경 요청)이 필요한 경우를 명시해야 합니다. 예를 들면 다음과 같습니다.

• 일정 및 예산 변경에 대한 임계값은 무엇인가요?

• 변경 요청이 항상 필요한 변경 내용이 있나요?

• 변경 관리 프로세스에서 건너뛸 수 있는 변경 내용은 무엇인가요?

한 가지 주의 사항: 크고 명백한 것이 아니라 피해를 주는 작은 scope 변화가 많은 경우가 많습니다. PCR 조건을 정의할 때 이를 고려합니다. 예를 들어 변경 관리 계획은 주요 항목 또는 부 항목과 같은 변경 요청 범주를 정의해야 합니다.

• 주요 변경 내용    이러한 작업은 PCR로 문서화됩니다. 주요 프로젝트 변경 내용:

  • 중요한 경로의 요구 사항 또는 작업 항목에 영향을 미치며 중요한 마일스톤 또는 전체 프로젝트 종료 날짜를 특정 시간 백분율 또는 기간으로 지연합니다. 각 프로젝트에 대해 주요 변경 조건을 정의해야 합니다.

  • 추가 자금(달러 또는 예산 비율)이 필요합니다. 다시 말하지만, 각 프로젝트에 대해 금액을 정의해야 합니다.

• 사소한 변경    이러한 일상적인 변경에는 PCR이 필요하지 않습니다. 사소한 변경 내용:

  • 계획에 크게 영향을 주지 않습니다. 프로젝트 종속성이 있는 마일스톤 또는 작업의 완료 날짜를 연장하지 않습니다.

  • 부정적인 재정적 영향이 없습니다. 결과적으로 프로젝트 예산 분산이 발생하지 않습니다.

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변경 요청을 평가하기 위한 팁

프로젝트 변경 관리 계획에는 변경 요청을 평가하는 방법에 대한 정보도 포함되어야 합니다. 이 평가의 기준은 필요하기 전에 결정하여 합의에 도달하는 데 시간이 낭비되지 않도록 하는 것이 중요합니다. 이러한 매개 변수를 설정하면 전반적인 비즈니스 목표 및 이점과 변화의 균형을 맞추는 데 도움이 됩니다.

다음은 변경 요청을 평가할 때 고려해야 할 몇 가지 일반적인 질문입니다.

• 이 변경으로 비즈니스 요구 사항이 추가되거나 변경됩니까?

• 해결 방법이 있나요, 아니면 프로젝트의 전반적인 성공을 위해 이 변경이 필요한가요?

• 이 변경에 따라 자금 조달이 증가해야 합니까?

• 프로젝트 종료 날짜가 지연될까요?

• 이러한 변경이 이 프로젝트에 부정적인 영향을 미칠 수 있지만 중요한 비즈니스 상방으로 인해 가치가 있습니까?

• 이제 이 변경을 제정하는 것이 지연되는 것보다 더 합리적일까요? 지연은 결국 회사에 더 많은 돈을 요할 것인가?

• 영향을 받는 모든 이해 관계자가 고려되었으며 변경 사항을 지지합니까?

• 고려해야 할 계약상 파급효과가 있나요? 예를 들어, 이 변경으로 인해 외부 공급업체와의 약정이 이행되지 않을까요?

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프로젝트 변경 요청 승인

요청된 변경 내용을 승인하거나 승인할 수 없는 사용자를 정의하는 것도 중요합니다. 일상적인 변경을 효율적으로 처리할 수 있도록 다양한 권한 수준을 정의하는 것이 일반적이지만 중요한 변경 내용은 필요한 수준의 관리 주의를 받습니다.

제안된 변경이 프로젝트의 scope 영향을 미치는 경우 프로젝트 스폰서의 승인이 필요한 비즈니스 결정으로 간주해야 합니다. scope 영향을 받지 않는 경우 프로젝트 팀과 스폰서는 프로젝트 관리자가 특정 한도 내에서 변경을 승인할 권한이 있다고 결정할 수 있습니다. 일부 프로젝트의 경우 변경 제어 보드가 정기적으로 만들어지고 소집되어 변경 요청을 고려하고 승인합니다. organization 다양한 유형의 변경 요청을 처리하는 다른 변경 제어 보드가 있을 수 있습니다. 예를 들어 기술 변경 제어 보드는 기술 문제를 살펴볼 수 있습니다.

변경 요청을 승인하기 위한 지침을 요약하는 한 가지 쉬운 방법은 샘플 프로젝트를 기반으로 하는 아래와 같은 표에 있습니다.

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큰 보수

프로젝트 팀은 항상 효과적인 계획을 희생하여 프로젝트 실행에 착수하기를 간절히 바랍니다. 바로 가기를 사용하고 진행하면서 파악할 수 있다고 가정하는 것이 유혹적입니다. 변경이 발생하기 전에 잘 개발된 변경 제어 프로세스를 마련하면 큰 보수와 전반적인 프로젝트 결과가 향상됩니다. 주관성을 변경 제어에서 벗어나면 프로젝트 팀이 변동을 효율적이고 효과적으로 처리할 수 있습니다. 프로젝트 팀 구성원과 이해 관계자가 수락한 세부적인 변경 관리 계획은 프로젝트 관리자에게 충분하지 않은 시간과 비용을 절약할 수 있습니다.

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