Vienas iš pirmųjų projekto valdymo žingsnių – įtraukti užduotis, kurios padės įgyvendinti projektą. Užduočių sąrašas gali būti toks pat paprastas, kaip kontrolinis darbų, kuriuos reikia atlikti, sąrašas, arba jis gali būti šiek tiek sudėtingesnis, nurodant pradžios ir pabaigos datas, ryšius su kitomis užduotimis ir kitą susijusią užduočių informaciją. Paprastas kontrolinis užduočių sąrašas ir suplanuotas užduočių sąrašas jūsų svetainėje naudoja tą patį sąrašą, todėl galite pradėti nuo paprasto kontrolinio sąrašo, o vėliau įtraukti užduočių informacijos į suplanuotą užduočių sąrašą.
Paprasto kontrolinio užduočių sąrašo įtraukimas
Jei tik pradedate planuoti projektą arba jei nemanote, kad šis projektas bus ypač sudėtingas, jums gali pakakti paprasto kontrolinio užduočių sąrašo, kad galėtumėte efektyviai valdyti savo projektą. Jūsų kontroliniame sąraše gali būti jūsų projekto užduočių terminai ir priskyrimai projekto komandos nariams.
Norėdami įtraukti paprastą kontrolinį užduočių sąrašą:
- Svetainės greitosios paleisties srityje spustelėkite Užduotys.
- Užduočių puslapyje spustelėkite Redaguoti.
- Stulpelyje Užduoties pavadinimas įveskite kiekvienos užduoties, kurią reikia užbaigti projekte, pavadinimą. Paspauskite "Enter", kad įtraukę užduotį pereitumėte į kitą eilutę.
Patarimas
Ar norite įtraukti naują užduotį tarp dviejų jau išvardytų užduočių? Spustelėkite esamos užduoties žymės langelio kairėje pusėje esančią sritį, tada paspauskite klavišą Insert. Nauja eilutė įtraukiama virš esamos užduoties, kurią pasirinkote. Taip pat galite spustelėti Įterpti skirtuko Užduotys grupėje Hierarchija.
Stulpelyje Terminas įveskite arba pasirinkite datą, kada kiekviena sąraše esanti užduotis turi būti užbaigta. Jei nesate tikri, kada užduotį reikia atlikti, palikite šią užduotį tuščią.
Stulpelyje Priskirta įveskite arba pasirinkite vardą kiekvieno asmens, kuris dirbs su kiekviena sąraše esančia užduotimi.
Patarimas
Geriausia kiekvienai užduočiai priskirti po vieną asmenį. Jei reikia priskirti daugiau nei vieną asmenį, gali kilti problemų pažymint užduotis kaip baigtas. Jei Ana, baigia užduotį, prasminga ją pažymėti kaip baigtą puslapyje Mano užduotys. Tačiau tai pažymi, kad užduotis yra atlikta visiems, ne tik Ann. Kas nors kitas atlieka užduotį dar gali turėti ką nuveikti. Jei nuspręsite, kad užduočiai vis tiek reikia priskirti daugiau nei vieną asmenį, atskirkite vardus kabliataškiu (;).
Baigę įtraukti paprastą kontrolinį užduočių sąrašą, spustelėkite Stabdyti.
Kitas greitas būdas įtraukti paprastą užduočių kontrolinį sąrašą – įklijuoti sąrašą iš "Excel" darbalapio. Kol darbalapyje naudojami stulpeliai sutampa su stulpeliais, rodomais puslapyje Užduotys , galite paprasčiausiai spustelėti užduočių sąraše ir įklijuoti darbalapio duomenis. Jei įmanoma, pavadinimai bus susieti su paskyromis stulpelyje Priskirta .
Dirbdami su projektu, galite pažymėti žymės langelį šalia kiekvienos užduoties pavadinimo, kai užduotis bus baigta.
Jei suprasite, kad jums reikia daugiau paprasto kontrolinio sąrašo užduočių kontrolės, galite atlikti tolesniame skyriuje aprašytus veiksmus, kad įtrauktumėte išsamios informacijos į užduotis ir sukurtumėte išsamesnį suplanuotą sąrašą.
Suplanuoto užduočių sąrašo įtraukimas
Jei projektas yra gana sudėtingas, galite pastebėti, kad suplanuotas užduočių sąrašas padeda lengviau sekti darbą.
Norėdami įtraukti suplanuotą užduočių sąrašą:
Svetainės greitosios paleisties srityje spustelėkite Užduotys.
Puslapyje Užduotys spustelėkite Nauja užduotis. Arba juostelės skirtuke Užduotys spustelėkite Naujas elementas.
Pastaba
Jei iš pradžių sukūrėte paprastą užduočių kontrolinį sąrašą, tačiau projektas tapo šiek tiek sudėtingesnis, galite lengvai įtraukti daugiau informacijos į esamas užduotis. Norėdami pasirinkti užduotį, spustelėkite jos žymės langelio kairėje esančią vietą, tada juostelės skirtuke Užduotys spustelėkite Redaguoti elementą. Bus atidaryta užduotis, kad galėtumėte įtraukti daugiau planavimo informacijos.
Lauke Užduoties pavadinimas įveskite užduoties pavadinimą.
Laukuose Pradžios data ir Terminas įveskite arba pasirinkite užduoties pradžios ir pabaigos datą. Jei nesate tikri dėl kurios nors iš šių datų, palikite šią informaciją kol kas. Visada galite grįžti vėliau ir pridėti informacijos redaguodami užduotį.
Lauke Kam priskirta įveskite vardą arba el. pašto adresą asmens, kuris turėtų dirbti su užduotimi.
Patarimas
Geriausia kiekvienai užduočiai priskirti po vieną asmenį. Jei reikia priskirti daugiau nei vieną asmenį, gali kilti problemų pažymint užduotis kaip baigtas. Jei Ana, baigia užduotį, prasminga ją pažymėti kaip baigtą puslapyje Mano užduotys. Tačiau tai pažymi, kad užduotis yra atlikta visiems, ne tik Ann. Kas nors kitas atlieka užduotį dar gali turėti ką nuveikti. Jei nuspręsite, kad užduočiai vis tiek reikia priskirti daugiau nei vieną asmenį, atskirkite vardus kabliataškiu (;).
Jei darbas su užduotimi jau prasidėjo, įveskite procentus į lauką Įvykdymo %, nurodydami, kiek apytiksliai darbo buvo atlikta ir ką dar liko padaryti.
Patarimas
Tai puikus laukas jūsų projekto komandos nariams reguliariai atnaujinti. Tai gali padėti suprasti, kaip vyksta darbas su projektu ir ar planuota, kad projektas būtų baigtas laiku.
Lauke Aprašas įveskite trumpą užduoties aprašą, jei norite pateikti daugiau informacijos apie atliekamą darbą. Tai gali būti naudinga vadovams ar kitoms suinteresuotoms šalims, bandančioms suprasti jūsų projektą.
Naudokite laukus ir mygtukus šalia Ankstesnės veiklos , kad nurodytumėte, kurias projekto užduotis reikia įvykdyti prieš pradedant dabartinę užduotį.
Tarkime, kad sukūrėte užduotį "Paskelbti pranešimą spaudai", kuri negali prasidėti, kol nebus baigta užduotis "Rašyti pranešimą spaudai". Kairėje esančiame lauke pasirinkite užduotį "Rašyti pranešimą spaudai", tada spustelėkite Pridėti , kad perkeltumėte ją į dešinėje esantį lauką. Tai rodo, kad užduotis "Rašyti pranešimą spaudai" yra ankstesnė (t. y. prieš užduotį) "Skelbti pranešimą spaudai".Prioritetų sąraše pasirinkite atitinkamą prioriteto lygį.
Užduoties būsenų sąraše pasirinkite tinkamą būsenos lygį.
Patarimas
Tai dar viena sritis, kurią naudinga reguliariai atnaujinti jūsų projekto komandos nariams. Tai gali padėti išvengti darbo blokavimo, tvarkaraščio vėlavimų ir kitų svarbių planavimo problemų.
Spustelėkite Įrašyti.
Darbas su užduočių sąrašu
Kai dirbate su užduočių sąrašu, vėlavo užduotys, kurių terminas nurodytas raudonai. Kai pažymėsite vėluojančią užduotį kaip baigtą pažymėdami šalia užduoties esantį žymės langelį, terminas nebebus rodomas kaip raudonos spalvos tekstas.
Be to, galite perjungti užduočių sąrašo rodinius spustelėdami virš sąrašo esančius rodinių saitus. Galite rinktis iš All Tasks, Calendar, Completed, Gantt Chart, Late Tasks, My Tasks ir Upcoming, arba galite modifikuoti esamą rodinį arba sukurti savo užduočių sąrašo rodinį. Jei rodinys, kurį norite naudoti, nėra sąraše užduočių sąraše, spustelėkite Spustelėkite, kad būtų rodomos papildomos parinktys (...) šalia rodinio saitų ir pasirinkite norimą naudoti rodinį. Daugiau informacijos apie savo rodinio kūrimą rasite Sąrašo arba bibliotekos rodinio kūrimas, keitimas arba naikinimas.
Į projektą įtraukę išsamių užduočių, galite: