"SharePoint" siūlo keičiamo dydžio funkcijomis apimančią turinio valdymo patirtį. Jei turite daug tvarkomų failų, apsvarstykite galimybę naudoti dokumentų centro svetainės šabloną. Šis šablonas optimizuotas didelės apimties dokumentų valdymui. Tai gali padėti sutaupyti laiko ir dirbti efektyviau. Versijos, dokumentų ID, dokumentų rinkiniai, metaduomenų naršymas ir turinio tipai yra įtraukti į šabloną.
Dokumentų centro svetainė tinka abiem šiais scenarijais:
- Kūrimo aplinka Dokumentų centro kūrimo aplinkoje vartotojai sukuria ir redaguoja tūkstančius dokumentų ar medijos išteklių, saugomų centrinėje saugykloje.
- Turinio archyvas Turinio archyve, pvz., žinių bazėje, vartotojai saugo arba peržiūri dokumentus.
Šiame straipsnyje aptariamos dokumentų centro svetainės šablono funkcijos.
Norėdami sukurti dokumentų centrą, žr. Šablonų naudojimas norint kurti įvairių tipų "SharePoint" svetaines
Kas yra dokumentų centro svetainėje?
Dokumentų centro svetainės šablone yra funkcijų, padedančių lengviau ir efektyviau kurti ir valdyti didelius dokumentų rinkinius. Daugeliu atvejų svetainės savininkas gali įtraukti kiekvieną iš šių funkcijų atskirai. Dokumentų centro svetainės šablonas automatiškai įgalina rekomenduojamas dokumentų valdymo funkcijas. Tolesniuose skyriuose trumpai aprašomos šios funkcijos.
Dokumentų centro svetainę galite naudoti kaip kūrimo aplinką arba turinio archyvą. Kūrimo aplinkoje vartotojai dažnai paima ir užrakina bei įrašo ir atrakina failus ir kuria tų failų aplankų struktūras. Versijų kūrimas yra įgalintas ir išlaikomos ankstesnės kiekvieno dokumento versijos. Be to, darbo eigos gali kontroliuoti dokumentų gyvavimo ciklus.
Turinio archyve kuriama labai mažai. Vartotojai tik peržiūri arba nusiunčia dokumentus. Dokumentų centro svetainės šablonas palaiko turinio archyvo, vadinamo žinių bazės archyvu, kūrimą. Paprastai žinių bazėse pateikiama viena dokumento versija, o svetainė gali būti suskaidyta į milijonus failų. Esant tipiškam scenarijui, pvz., techninės pagalbos centras didelėje organizacijoje, tūkstančiai žmonių gali kreiptis į turinį tik paskaityti. Tik kai kurie nusiųs naują turinį į svetainę.
Tolesniuose elementuose aprašomos kai kurios "SharePoint" funkcijos, kurias galite įtraukti į dokumentų centro svetainę. Be šių galimybių, kai kurios organizacijos tinkina dokumentų centro išvaizdą ir naršymo sritį. Kai kurios įtraukia pasirinktines puslapio dalis.
Metaduomenų naršymas
Valdomi metaduomenys yra sistema, kuri priskiria tam tikrus terminus dokumentams "SharePoint". Tada galėsite naudoti šiuos terminus dokumentams klasifikuoti. Metaduomenis taip pat galite naudoti norėdami sukurti vartotojams galingą naršymo įrankį, kuris gali padėti jiems greitai rasti tai, ko jie nori.
Pavyzdžiui, tarkime, kad jūsų įmonė turi žinių bazę, kurioje yra straipsnių, padedančių žmonėms išspręsti produktų problemas. Galite sukurti metaduomenų terminus, leidžiančius vartotojams filtruoti informaciją pagal produktą, problemos tipą ar kitas ypatybes.
Dokumentų ID
Dokumentų centro svetainėje kiekviena turinio dalis gauna unikalų ID, nesusijusį su dokumento vieta, pvz., URL saitą. Tai reiškia, kad perkėlus arba pervardijus dokumentą, ID išliks toks pat. ID galite naudoti norėdami sukurti nuolatinį dokumento saitą ir sumažinti neveikiančių saitų skaičių.
Versijos
Dokumentų centro svetainėje versijos įgalinamos automatiškai. Tai reiškia, kad automatiškai gausite visų skirtingų failo versijų retrospektyvą. Pavyzdžiui, dokumentų peržiūros procese tai reiškia, kad turite visų naujinimų, įvestų peržiūros ciklo metu, įrašą. Galite sekti naujinimus, susisiekti su respondentais ir pan. Be to, jei kyla problemų dėl dabartinės straipsnio versijos, galite greitai grįžti į paskutinę žinomą gerą versiją.
Turinio tipai
Turinio tipas yra tam tikros rūšies turinys kartu su turinio parametrų grupe. Kai kas nors sukuria apibrėžto turinio tipo dokumentą, jis automatiškai gauna visus atitinkamus to turinio tipo parametrus. Dokumentų centre gali būti turinio tipų rinkinys – įvairių tipų dokumentai, vaizdo įrašai, šablonai ir t. t.
Turinio tvarkytuvas
Turinio tvarkytuvas nėra automatiškai įtraukiamas į dokumentų centro svetainę, tačiau jį įtraukia daug vartotojų. Turinio tvarkytuvas yra "SharePoint" funkcija, kuri leidžia valdyti visą elementų tvarkymą ir struktūrą. Naudodamas metaduomenis arba turinio tipus turinio tvarkytuvas gali automatiškai nukreipti dokumentus ir kitus elementus į konkrečias vietas. Pavyzdžiui, žinių bazėje turinio tvarkytuvas gali automatiškai nukreipti visus naujus pateikimus į specialią biblioteką, kurioje renkami konkretaus produkto straipsniai.