„Excel“ teikia galimybę apsaugoti savo darbą, kad kitas asmuo negalėtų atidaryti darbaknygės be slaptažodžio, būtų galima suteikti tik skaitymo prieigą prie darbaknygės ar tiesiog apsaugoti darbalapį, kad netyčia nepanaikintumėte formulių. Šioje temoje aptarsime įvairius būdus, kuriais galima pasinaudoti pagrindinėmis „Excel“ failų apsaugos ir platinimo parinktimis.
Įspėjimas
- Jei pamiršite ar pamesite slaptažodį, „„Microsoft““ negalės jo gauti.
- Negalima daryti prielaidos, kad darbaknygė ar darbalapis yra saugus vien todėl, kad apsaugojote jį slaptažodžiu. Prieš platinant "Excel" darbaknyges, kuriose gali būti slaptos asmeninės informacijos, pvz., kredito kortelių numeriai, socialinio draudimo numeriai, darbuotojų identifikavimo duomenys ir pan., būtina gerai apsvarstyti įvairias galimybes.
- Darbalapio lygio apsauga nenumatoma kaip saugos funkcija. Ji tiesiog neleidžia vartotojams keisti užrakintų darbalapio langelių.
Toliau pateiktos skirtingos „Excel“ duomenų apsaugos parinktys:
Failų lygis: Teikiama galimybė užrakinti „Excel“ failą nurodant slaptažodį, kad vartotojai negalėtų jo atidaryti ar keisti. Yra penki pasirinkimai:
Failų šifravimas: pasirinkę šią parinktį, nurodote slaptažodį ir užrakinate "Excel" failą. Tai neleidžia kitiems vartotojams atidaryti failo. Daugiau informacijos ieškokite "Excel" failo apsauga.
Slaptažodžio nustatymas failo atidarymui arba modifikavimui: Nurodykite failo atidarymo arba modifikavimo slaptažodį. Naudokite šią parinktį, kai skirtingiems vartotojams norite suteikti tik skaitymo arba redagavimo prieigą. Daugiau informacijos ieškokite "Excel" failo apsauga.
Žymėti kaip galutinį: naudokite šią parinktį, jei norite pažymėti "Excel" failą kaip galutinę versiją ir neleisti kitiems vartotojams atlikti bet kokių tolesnių pakeitimų. Daugiau informacijos rasite dokumento apsaugojimas slaptažodžiu.
Apriboti prieigą: jei organizacija nustatė teises naudodama informacijos teisių valdymą (IRM), dokumentui galima taikyti bet kurią iš galimų IRM teisių. Daugiau informacijos rasite dokumento apsaugojimas slaptažodžiu.
Skaitmeninis parašas: Į „Excel“ failą galima įtraukti skaitmeninius parašus. Daugiau informacijos rasite "Microsoft 365" failų skaitmeninio parašo įtraukimas arba šalinimas.
Pastaba
Jei norite įtraukti skaitmeninį parašą, būtinas galiojantis sertifikatas iš sertifikavimo institucijos (CA).
Darbaknygės lygis: Nurodant slaptažodį galima užrakinti darbaknygės struktūrą. Užrakinus darbaknygės struktūrą, kiti vartotojai negalės įtraukti, perkelti, panaikinti, paslėpti ir pervardyti darbalapių. Daugiau informacijos apie darbaknygių apsaugą rasite Darbaknygės apsauga.
Darbalapio lygis: Naudodami lapo apsaugą galite valdyti, kaip vartotojas gali dirbti darbalapiuose. Galite nurodyti, ką tiksliai vartotojas gali atlikti lape, todėl nebus daroma įtaka jokiems svarbiems darbalapyje esantiems duomenims. Pavyzdžiui, galima leisti vartotojui tik įtraukti eilučių ir stulpelių arba tik rūšiuoti ir naudoti automatinį filtravimą. Įjungus lapo apsaugą, galima apsaugoti kitus elementus, pvz., langelius, diapazonus, formules ir "ActiveX" ar formos valdiklius. Daugiau informacijos apie darbalapių apsaugą rasite Darbalapio apsauga.
Kokio lygio apsaugą turėčiau naudoti?
Norėdami kontroliuoti vartotojų prieigos prie „Excel“ failo lygį, naudokite failų lygio apsaugą. Tarkime, kad „Excel“ faile turite komandos narių pateiktą savaitės ataskaitą. Pageidaujate, kad jį galėtų atidaryti tik jūsų komandai priklausantys asmenys. Galimos dvi parinktys:
- Jei nenorite, kad kiti galėtų atidaryti failą: Galite šifruoti "Excel" failą, tai yra dažniausiai naudojamas būdas. Tai iš esmės reiškia, kad užrakinate jį slaptažodžiu ir niekas, išskyrus jus, negali jo atidaryti.
- Jei norite įgalinti tik skaitymo ar redagavimo prieigą skirtingiems vartotojams: Galbūt norite, kad komandos vadovai galėtų redaguoti savaitės ataskaitą, tačiau komandos nariai turėtų tik skaitymo prieigą. Galima apsaugoti „Excel“ failą nurodant du slaptažodžius: vieną, skirtą atidaryti failą, kitą, skirtą jį modifikuoti. Vėliau galima bendrinti atitinkamus slaptažodžius su komandos nariais atsižvelgiant į reikiamą prieigą.
Norėdami valdyti, kaip vartotojai dirbta su darbalapiais darbaknygės struktūros viduje, naudokite darbaknygės lygio apsaugą. Tarkime, kad ataskaitos darbaknygėje yra keli darbalapiai ir kiekvienas iš jų pavadintas pagal atskirą komandos narį. Norite užtikrinti, kad kiekvienas komandos narys galėtų įtraukti duomenis į savo darbalapį, tačiau negalėtų modifikuoti kitų darbaknygės darbalapių, įtraukti naujų darbalapių ar perkelti jų į kitą vietą.
Norėdami valdyti vartotojų darbą atskiruose darbalapiuose, naudokite darbalapio lygio apsaugą. Tarkime, kad kiekviename ataskaitos darbaknygės darbalapyje yra duomenų, dažnai naudojamų visuose darbalapiuose, pvz., antraščių eilučių ar konkretus ataskaitos maketas, ir norite, kad niekas negalėtų jų pakeisti. Apsaugant darbalapį galima nurodyti, kad vartotojai darbalapyje gali atlikti tik tam tikras funkcijas. Pavyzdžiui, galima suteikti vartotojams galimybę įvesti duomenis, tačiau neleisti naikinti eilučių ar stulpelių, arba leisti tik įterpti hipersaitus ar rūšiuoti duomenis.
Atsižvelgiant į organizacijos poreikius galima naudoti vieną ar daugiau "Excel" duomenų apsaugos lygių. Galite pasirinkti naudoti visas galimas parinktis arba jų derinį. Tai priklauso nuo pageidaujamo "Excel" duomenų apsaugos lygio. Pavyzdžiui, galima pasirinkti šifruoti bendrai naudojamą "Excel" failą, taip pat įjungti darbaknygės ir darbalapio apsaugą ir naudoti darbalapio apsaugą asmeninei darbaknygei, kad netyčia nebūtų panaikintos formulės.
Reikia daugiau pagalbos?
Visada galite kreiptis eksperto į "Excel" technologijų bendruomenę arba gauti pagalbos bendruomenėse.