"Access" arba "Excel" naudojimas duomenims valdyti

"Access" ir "Microsoft Excel" turi daug panašumų, todėl gali būti sunku nuspręsti, kurią programą naudoti. Pvz., abi programos gali saugoti didelius duomenų kiekius, vykdyti efektyvias užklausas ir analizės įrankius, kad duomenis išskaidytų ir rūšiuotų, ir atlikti sudėtingus skaičiavimus, kurie pateikia reikiamus duomenis.

Tačiau kiekviena programa turi aiškių pranašumų, atsižvelgiant į tvarkomų duomenų tipą ir tai, ką norite su tais duomenimis daryti. Pvz., jei norite išlaikyti duomenų vientisumą formatu, kurį gali pasiekti keli vartotojai, "Access" yra geriausias pasirinkimas. "Excel" geriau tinka sudėtingiems skaitiniams duomenims, kuriuos norite nuodugniai analizuoti.

Daugeliu atvejų galite naudoti abi programas, kiekvieną naudodami tam tikslui, kuriam ji geriausiai tinka. Apskritai "Access" geriau tvarko duomenis: ji padeda tvarkyti duomenis, lengviau ieškoti ir būti pasiekiami keliems vartotojams vienu metu. "Excel" paprastai geriau analizuoja duomenis: ji atlieka sudėtingus skaičiavimus, tiria galimus rezultatus ir sukuria aukštos kokybės diagramas. Jei naudojate "Access" duomenims saugoti, o "Excel" – duomenims analizuoti, galite pasinaudoti abiejų programų teikiamais pranašumais.

"Excel" taip pat palaiko redagavimą vienu metu realiuoju laiku, todėl keli žmonės gali redaguoti tą pačią darbaknygę tuo pačiu metu įvairiuose įrenginiuose. "Access" paprastai naudojama struktūrinių kelių vartotojų duomenų bazės scenarijams sistemoje "Windows".

Prieš nuspręsdami, kurią programą naudoti, palyginkite kiekvienos programos pranašumus, sužinokite, kada geriausia naudoti vieną ar kitą, ir sužinokite, kaip dirbti su abiem programomis, kad pasiektumėte norimų rezultatų.

Palyginkite kiekvienos programos pranašumus

Pasirinkti tinkamą programą yra labai svarbu, jei norite pasiekti ir atnaujinti informaciją maksimaliai efektyviai ir tiksliai. Norėdami sužinoti, kuri programa geriausiai tinka užduotims, kurias norite atlikti, palyginkite kiekvienos programos teikiamus pranašumus, susijusius su duomenų saugojimu, duomenų analize, kelių vartotojų bendradarbiavimu ir sauga.

Duomenų saugykla

Plokščiųjų ir sąryšinių duomenų skirtumai Norėdami nuspręsti, kuri programa geriausiai tinka duomenims saugoti, užduokite sau tokį klausimą: Ar duomenys yra sąryšiniai, ar ne? Duomenys, kuriuos galite efektyviai laikyti vienoje lentelėje arba darbalapyje, vadinami paprastaisiais arba nereliaciniais duomenimis. Pavyzdžiui, jei norite sukurti paprastą klientų sąrašą, kuriame kiekvienam klientui būtų skirtas tik vienas adresas ir kontaktinis asmuo, "Excel" gali būti geresnis pasirinkimas. Tačiau jei norite saugoti sudėtingesnį klientų sąrašą, kuriame būtų kiekvieno kliento atsiskaitymo ir pristatymo adresai arba kiekvieno kliento keli kontaktiniai asmenys, "Access" yra geresnis sprendimas.

Sąryšinėje duomenų bazėje informaciją galite suskirstyti į kelias lenteles. Gerai sukurtoje sąryšinėje duomenų bazėje kiekviena lentelė yra plokšti ir joje yra informacijos tik apie vieno tipo duomenis. Pavyzdžiui, sukūrus klientų duomenų bazę, klientų vardai pateikiami vienoje lentelėje, o tų klientų atsiskaitymo ir pristatymo adresai – atskiroje lentelėje. Laikyti adresus atskirai nuo pavadinimų yra gera mintis, nes kiekvienas klientas gali turėti daugiau nei vieną adresą, o jūs norite turėti galimybę įvesti kelis adresus kiekvienam klientui ir nereikia iš naujo įvesti kiekvieno adreso kliento pavadinimo.

Vietiniai ir išoriniai duomenys Naudodami "Access" galite prisijungti prie duomenų iš įvairių išorinių duomenų šaltinių, kad galėtumėte peržiūrėti, užklausti ir redaguoti duomenis jų neimportuodami. Pvz., "Access" pateikia komandas, skirtas prisijungti prie esamų duomenų "Microsoft „SQL Server“" duomenų bazėje, dBASE faile arba "Outlook" aplanke bei daugelyje kitų duomenų šaltinių. Naudodami "Excel" galite prisijungti prie įvairių duomenų šaltinių, įskaitant "Access", „SQL Server“ ir analizės tarnybų duomenų bazes, teksto ir XML failus bei ODBC ir OLE DB duomenų šaltinius. Tačiau negalite redaguoti duomenų norėdami pakeisti šaltinio duomenis naudodami "Excel" vartotojo sąsają.

Ir "Access", ir "Excel" pateikia komandas, skirtas prisijungti prie duomenų "Windows SharePoint Services" sąrašuose. Tačiau "Excel" suteikia tik skaitymo ryšį su "SharePoint" sąrašais; o "Access" leidžia skaityti iš "SharePoint" sąrašų ir rašyti duomenis į juos.

Duomenų vientisumas ir lankstumas Unikalūs identifikatoriai padeda išsaugoti duomenų vientisumą ir užtikrina, kad dviejose eilutėse (ar įrašuose) nebūtų lygiai tokių pat duomenų. Be to, unikalieji identifikatoriai leidžia greičiausią būdą gauti duomenis, kai ieškote arba rūšiuojate duomenis. "Access" galite naudoti duomenų tipą "AutoNumber", kad automatiškai sugeneruotumėte kiekvieno įrašo unikalų identifikatorių. Tada šiuos identifikatorius galite naudoti norėdami susieti vienos lentelės įrašus su vienu ar keliais įrašais kitoje lentelėje.

Struktūra, kurią "Access" taiko jūsų duomenims, padeda užtikrinti duomenų vientisumą. "Access" gali reikalauti, kad vienoje lentelėje esantys nauji įrašai turėtų atitinkamą reikšmę kitoje lentelėje, todėl negalite kurti vienišųjų įrašų. Pavyzdžiui, nenorite turėti užsakymo, kuriame nebūtų įtraukta kliento informacija. "Access" gali reikalauti, kad kiekvienas naujas lentelės Užsakymai įrašas lentelėje Klientai turėtų atitinkamą kliento reikšmę. Šis reikalingas vertybių atitikimas vadinamas referenciniu vientisumu.

Taip pat galite nustatyti savo apribojimus ir taisykles, kad užtikrintumėte teisingą duomenų įvedimą. "Excel" leidžia įvesti duomenis laisvesnės formos būdu, bet "Excel" nepalaiko reliacinių duomenų, todėl negalima palaikyti nuorodų vientisumo. Tačiau galite naudoti komandą Duomenų tikrinimas duomenų įvedimui programoje "Excel".

Duomenų analizė

Užklausų pateikimas Jei dažnai turite peržiūrėti savo duomenis įvairiais būdais, priklausomai nuo besikeičiančių sąlygų ar įvykių, "Access" gali būti tinkamesnis pasirinkimas jūsų duomenims saugoti ir su jais dirbti. "Access" leidžia naudoti Struktūrinių užklausų kalbos (SQL) užklausas, kad greitai gautumėte tik norimas duomenų eilutes ir stulpelius, nesvarbu, ar duomenys yra vienoje, ar keliose lentelėse. Taip pat užklausose galite naudoti reiškinius, kad sukurtumėte apskaičiuotuosius laukus. Reiškinio naudojimas programoje "Access" yra panašus į "Excel" formulių naudojimą reikšmėms apskaičiuoti. "Access" užklausas taip pat galite naudoti norėdami apibendrinti duomenis ir pateikti agreguotas reikšmes, pvz., sumas, vidurkius ir skaičius.

Modeliavimas Programoje "Excel" galite naudoti sąlyginės analizės įrankius, kad prognozuotumėte darbalapio modelio rezultatus. Sąlyginė analizė leidžia su duomenimis vykdyti skirtingus scenarijus, pvz., geriausio ir blogiausio atvejo scenarijus, ir palyginti kelių scenarijų rezultatus suvestinėje ataskaitoje. Panaši funkcija programoje "Access" nepasiekiama.

Pasukimas į stulpelius ir diagramų sudarymas Naudodami abi programas, galite kurti "PivotTable" ataskaitas ir "PivotTable" diagramas. Tačiau programa "Excel" pateikia pažangesnes "PivotTable" ataskaitų ir diagramų kūrimo funkcijas nei "Access". Jei ketinate kurti išsamias "PivotTable" ataskaitas arba reguliariai pateikti profesionaliai atrodančias diagramas, turėtumėte naudoti "PivotTable" ataskaitas arba "PivotTable" diagramas programoje "Excel", o ne tas pačias "Access" funkcijas.

Kelių vartotojų bendradarbiavimas

Ir "Access", ir "Excel" palaiko bendradarbiavimo aplinkas, pvz., "Windows SharePoint Services" ir tinklo failų bendrinimą. Tačiau jie skiriasi tuo, kaip keli vartotojai pasiekia duomenis.

Kelių vartotojų prieiga prie duomenų Naudojant įprastinį veikimą, "Access" leidžia keliems vartotojams atidaryti vieną duomenų bazę tuo pačiu metu. Šis būdas veikia gerai, nes "Access" užrakina tik tuos duomenis, kuriuos redaguoja vartotojas. Todėl kiti vartotojai gali redaguoti skirtingus įrašus be konfliktų. Programoje "Excel" galite darbaknygę naudoti bendrai su kitais vartotojais, tačiau bendradarbiavimas keliuose vartotojams veikia geriausiai, kai vartotojai su tos darbaknygės duomenimis dirba skirtingu metu, o ne vienu metu. Iš tikrųjų "Access" duomenų bazės vartotojai bendradarbiauja dirbdami su duomenų rinkiniu, o "Excel" darbaknygės vartotojai – su dokumentu.

Windows SharePoint Services naudojimas bendradarbiavimui Abi programos integruojamos su Microsoft Windows SharePoint Services technologijomis, pvz., SharePoint sąrašais ir dokumentų bibliotekomis.

"Access" suteikia daug būdų bendradarbiauti su keliais vartotojais "SharePoint" svetainėje. Pavyzdžiui, galite nusiųsti visą duomenų bazę į Windows SharePoint Services dokumentų biblioteką, padaryti formas ir ataskaitas pasiekiamas kaip Windows SharePoint Services rodinius ir susieti duomenų bazę su SharePoint sąrašuose saugomais duomenimis.

"Excel" teikia tik vieną būdą bendradarbiauti su keliais vartotojais "SharePoint Services" svetainėje. Galite nusiųsti darbaknygę į Windows SharePoint Services dokumentų bibliotekas, kur atskiri vartotojai gali paimti ir užrakinti darbaknygę ir atlikti keitimus, neleisdami kitiems vartotojams tuo pačiu metu modifikuoti darbaknygės. Vartotojai gali redaguoti darbaknygę neištraukdami jos iš dokumentų bibliotekos, tokiu atveju jie turės derinti veiksmus su kitais vartotojais, kad išvengtų duomenų konfliktų.

Tinklo aplankų naudojimas bendradarbiavimui Jei "Access" duomenų bazę saugote bendrinamame tinklo aplanke, keli vartotojai gali atidaryti duomenų bazę ir vienu metu dirbti su jos duomenimis. Duomenų bazė užrakina atskirus įrašus, kai vartotojas juos redaguoja. Jei "Excel" darbaknygę saugote bendrai naudojamame tinklo aplanke, vienu metu tik vienas vartotojas gali redaguoti darbaknygę. Peržiūros tikslais keli vartotojai gali atidaryti darbaknygę, kol kitas vartotojas ją redaguoja, bet tie vartotojai negali keisti duomenų, kol vartotojas, kuris redaguoja darbaknygę, jos neuždaro.

Sauga

Abi programos turi panašias funkcijas – slaptažodžius ir šifravimą – kurios padeda apsaugoti duomenis nuo neteisėtos prieigos. Tačiau vartotojo lygio duomenų apsauga šiek tiek skiriasi nuo "Access" ir "Excel".

Apsauga nuo duomenų praradimo Programoje "Access" jūsų darbas nuolat įrašomas, todėl netikėtos trikties atveju mažai tikėtina, kad prarasite daug darbo (jei tokių yra). Tačiau "Access" nuolat įrašo jūsų darbą, todėl galite atlikti keitimų, kurių vėliau nuspręsite neatlikti. Norėdami užtikrinti, kad galėsite atkurti duomenų bazę taip, kaip norite, sukurkite atsarginę duomenų bazės failo kopiją pagal jūsų poreikius atitinkantį grafiką. Galite atkurti visą duomenų bazę iš atsarginės kopijos arba atkurti tik reikiamą lentelę ar kitą duomenų bazės objektą. Jei naudojate failų sistemos atsarginės kopijos kūrimo priemonę, duomenims atkurti taip pat galite naudoti duomenų bazės kopiją iš failų sistemos atsarginės kopijos. Programoje "Excel" galite įrašyti automatinio atkūrimo informaciją nustatytais intervalais, kol naujinate duomenis.

Vartotojo lygio duomenų apsauga Programoje "Excel" galite pašalinti svarbius arba privačius duomenis iš rodinio paslėpdami duomenų stulpelius ir eilutes, tada apsaugoti visą darbalapį, kad galėtumėte valdyti vartotojo prieigą prie paslėptų duomenų. Be to, kad galite apsaugoti darbalapį ir jo elementus, taip pat galite užrakinti ir atrakinti darbalapio langelius, kad kiti vartotojai negalėtų netyčia modifikuoti svarbių duomenų.

Failų lygio sauga Failo lygiu galite naudoti šifravimą abiejose programose, kad neįgalioti vartotojai negalėtų pamatyti duomenų. Taip pat galite reikalauti įvesti slaptažodį atidarant duomenų bazės failą arba darbaknygę. Be to, galite padėti apsaugoti duomenų bazės failą arba darbaknygę naudodami skaitmeninį parašą.

Ribota prieiga prie duomenų Programoje "Excel" galite nurodyti vartotojo teises pasiekti duomenis arba nustatyti tik skaitymo teises, kurios neleidžia kitiems vartotojams keisti duomenų, prie kurių jie turi prieigą. "Access" neteikia vartotojo lygio saugos funkcijų, bet palaiko bet kurio duomenų bazės serverio, prie kurio jungiasi, vartotojo saugos modelį. Pavyzdžiui, jei siejate su "SharePoint" sąrašu, "Access" atsižvelgia į vartotojų teises į "SharePoint" sąrašą. Jei norite, kad neįgalioti vartotojai nepatektų į "Access" duomenis, užšifruokite duomenų bazę nustatydami slaptažodį. Vartotojai turi įvesti slaptažodį, kad galėtų skaityti duomenis iš duomenų bazės, net jei jie ją pasiekia naudodami kitą programą, pvz., "Excel".

Daugiau informacijos apie tai, kaip apsaugoti savo duomenis, rasite "Access 2003" vartotojo lygio saugos nustatymas arba keitimas programoje "Access 2007" arba naujesnėje versijoje ir Apsauga ir sauga programoje "Excel".

Kada naudoti "Access"

Apskritai "Access" yra geriausias pasirinkimas, kai reikia reguliariai sekti ir įrašyti duomenis, o tada rodyti, eksportuoti arba spausdinti tų duomenų antrinius rinkinius. "Access" formos suteikia patogesnę sąsają nei "Excel" darbalapis darbui su duomenimis. Naudodami "Access" galite automatizuoti dažnai atliekamus veiksmus, o "Access" ataskaitos leidžia apibendrinti duomenis spausdintine arba elektronine forma. "Access" suteikia daugiau struktūros jūsų duomenims. Pavyzdžiui, galite valdyti, kokius duomenų tipus galima įvesti, kokios reikšmės yra priimtinos, ir galite nurodyti, kaip vienos lentelės duomenys yra susiję su duomenimis kitose lentelėse. Ši struktūra padeda užtikrinti, kad būtų įvesti tik tinkamo tipo duomenys.

"Access" saugo duomenis lentelėse, kurios atrodo panašiai kaip darbalapiai, tačiau "Access" lentelės sukurtos sudėtingoms užklausoms, susijusioms su kitose lentelėse saugomais duomenimis.

Naudokite "Access", jei:

• Numatykite, kad daug žmonių dirbs duomenų bazėje, o jums reikia patikimų parinkčių, kurios saugiai tvarkytų jūsų duomenų naujinimus, pvz., įrašų užrakinimo ir konfliktų sprendimo.
• Numatykite, kad reikės įtraukti daugiau lentelių į duomenų rinkinį, kuris sukurtas kaip plokščioji arba nereliacinė lentelė.
• norite vykdyti sudėtingas užklausas,
• Norite kurti įvairias ataskaitas arba pašto etiketes.

Įprasti "Access" naudojimo scenarijai

• Kontaktų valdymas Galite tvarkyti savo kontaktus ir pašto adresus, tada kurti ataskaitas programoje "Access" arba sulieti duomenis su "Microsoft Office Word", kad galėtumėte spausdinti laiškų formas, vokus ar pašto etiketes.
• Atsargų ir turto sekimas Galite sukurti namų arba įmonės elementų inventorių ir saugoti nuotraukas ar kitus susijusius dokumentus kartu su duomenimis.
• Užsakymo sekimas Galite įvesti informaciją apie produktus, klientus ir užsakymus, tada kurti ataskaitas, kuriose rodomas pardavimas pagal darbuotoją, regioną, laikotarpį ar kitas reikšmes.
• Užduočių sekimas Galite sekti žmonių grupės užduotis ir įvesti naujas užduotis, tuo pat metu kiti atnaujina savo esamas užduotis toje pačioje duomenų bazėje.
• Skolinimosi bibliotekų organizavimas Naudodami "Access" galite saugoti duomenis apie savo knygas ir kompaktinius diskus bei sekti, kam juos paskolinote.
• Renginių planavimas Galite įvesti informaciją apie renginių datas, vietas ir dalyvius, tada išspausdinti renginių tvarkaraščius arba suvestines.
• Mitybos stebėjimas Registruokite receptus ir registruokite dietos bei fizinių pratimų veiklą.

Kada naudoti "Excel"

Kaip skaičiuoklės programa, Excel gali saugoti daug duomenų darbaknygėse, kuriose yra vienas ar daugiau darbalapių. Tačiau programa "Excel" veikia ne kaip duomenų bazių valdymo sistema, kaip "Access", ji optimizuota duomenų analizei ir skaičiavimui. Galite naudoti šią lanksčią programą norėdami kurti duomenų analizės modelius, rašyti paprastas ir sudėtingas formules tų duomenų skaičiavimams atlikti, transformuoti duomenis taip, kaip norite, ir pateikti duomenis įvairiose profesionaliai atrodančiose diagramose. Programoje "„Microsoft“ Create" galima rinktis iš kelių "Excel" dizaino šablonų .

Naudokite "Excel", jeigu:

• Reikalauti plokščio arba nereliacinio duomenų bazės, o ne sąryšinės duomenų bazės, kurioje naudojamos kelios lentelės ir duomenys daugiausia skaitiniai.
• Dažnai vykdykite duomenų skaičiavimus ir statistinius palyginimus.
• norite naudoti "PivotTable" ataskaitas, kad peržiūrėtumėte hierarchinius duomenis kompaktiškame ir lanksčiame makete.
• Planuojate reguliariai kurti diagramas ir norite naudoti naujus diagramų formatus, prieinamus programoje "Excel".
• norite išryškinti duomenis naudodami sąlyginio formatavimo piktogramas, duomenų juostas ir spalvų skales.
• Norite atlikti sudėtingas sąlyginės analizės operacijas su savo duomenimis, pvz., statistinę, inžinerinę ir regresinę analizę.
• norite sekti paprasto sąrašo elementus asmeniniam naudojimui arba riboto bendradarbiavimo tikslais.

Įprasti "Excel" naudojimo scenarijai

• Buhalterinė apskaita – našias "Excel" skaičiavimo funkcijas galima panaudoti daugeliui finansinių ataskaitų kurti, pvz., pinigų srautų ataskaitoms, pajamų ataskaitoms ar pelno ir nuostolių atskaitoms.
• Biudžeto sudarymas – naudodami "Excel" galite susikurti bet kokio tipo, tiek asmeninį, tiek įmonės biudžetą, pvz., rinkodaros biudžeto planą, renginio biudžetą ar pensijos biudžetą.
• Atsiskaitymas ir pardavimas – "Excel" taip pat puikiai tinka atsiskaitymo ir pardavimo duomenims tvarkyti, be to, galite lengvai kurti jums reikalingas formas, pvz., pardavimo sąskaitas faktūras, važtaraščius arba pirkimo užsakymus.
• Ataskaitų teikimas "Excel" galite kurti įvairių tipų ataskaitas, kurios atspindi jūsų duomenų analizę arba apibendrina jūsų duomenis, pvz., ataskaitas, kurios vertina projekto našumą, prognozuoja duomenis, apibendrina duomenis arba pateikia dispersijos duomenis.
• Planavimas "Excel" yra puikus įrankis profesionaliems planams ar parankioms planavimo priemonėms kurti, pvz., savaitiniams pamokų planams, rinkodaros tyrimo planams, metiniams mokesčių planams ar planavimo priemonėms, kurios padeda suplanuoti savaitės meniu, vakarėlius ar atostogas.
• Stebėjimas Naudodami "Excel" galite stebėti duomenis laiko lape arba sąraše, pvz., laiko lapas gali padėti stebėti darbus, o inventoriaus sąrašas – įrangą.
• Kalendorių naudojimas "Excel" yra tinklelio tipo ir tinkama kurti bet kokio tipo kalendorius, pvz., akademinį kalendorių, kuriame galima stebėti veiklą mokslo metais, arba finansinių metų kalendorių, skirtą verslo įvykiams ir tarpiniams įvykiams sekti.

Naudingų "Excel" šablonų vienoje iš šių kategorijų ieškokite " Excel" šablonuose , esančiuose "Microsoft Office Online".

"Access" ir "Excel" naudojimas kartu

Galbūt norėsite pasinaudoti abiejų programų teikiamais privalumais. Pavyzdžiui, galite sukurti darbalapį programoje "Excel", kuriame galite skaičiuoti ir analizuoti duomenis. Tačiau darbalapis tampa per didelis ir sudėtingas, todėl daugeliui kitų vartotojų reikia prieigos prie duomenų. Dabar galbūt norėsite importuoti arba susieti darbalapį su "Access" ir naudoti jį kaip duomenų bazę, užuot dirbę su juo programoje "Excel". Arba galbūt turite duomenų "Access" duomenų bazėje, kuriai norite sukurti išsamias "Excel" "PivotTable" ataskaitas ir profesionaliai atrodančias "Excel" diagramas.

Nesvarbu, kurią programą naudosite pirmiausia, visada galite perkelti duomenis iš vienos programos į kitą, kur galėsite toliau su ja dirbti. Esant duomenų ryšiui arba be jo, galite perkelti duomenis į "Access" iš "Excel" (ir atvirkščiai) juos kopijuodami, importuodami arba eksportuodami.

Daugiau informacijos apie tai, kaip keistis duomenimis tarp abiejų programų, rasite Duomenų perkėlimas iš "Excel" į "Access".