Santrauka: Nuspręskite, kurį įrašų valdymo būdą pasirinkti "SharePoint Server 2013".
Jei „SharePoint“ galite tvarkyti įrašus archyve arba galite tvarkyti įrašus toje pačioje dokumentų saugykloje kaip ir aktyvūs dokumentai. Naudojant „SharePoint“ vietoje, kai paskelbiate, kad dokumentas tapo įrašu, įrašas lieka vietoje, bet „SharePoint“ dabar jį tvarko kaip įrašą. Pvz., dokumentas gali gauti kitą saugojimo strategiją, kai jis paskelbiamas įrašu, arba vartotojai gali jo redaguoti.
Taip pat galima taikyti hibridinį metodą. Pvz., įrašus su aktyviais dokumentais galite saugoti dvejus metus, tada perkelti įrašus į įrašų archyvą, kai projektas bus baigtas.
Galvodami, ar tvarkyti įrašus atskiroje įrašų centro svetainėje, ar toje pačioje bendradarbiavimo svetainėje, kurioje buvo sukurti dokumentai, apsvarstykite šiuos klausimus:
-
Ar bendradarbiavimo svetainės valdymas tinkamas įrašams tvarkyti? Ar jūsų pramonės šakai taikomi reguliavimo reikalavimai, kad įgaliojimo įrašai būtų atskirti nuo aktyvių dokumentų? Ar bendradarbiavimo svetainės administratorius turėtų būti patikimas valdyti svetainę, kurioje yra įrašų? Galbūt norėsite saugoti įrašus svetainėje, kuri naudoja labiau apribotą prieigą nei bendradarbiavimo svetainė, arba svetainėje, kurioje yra atsarginė kopija pagal kitą tvarkaraštį.
-
Kiek laiko bus naudojama bendradarbiavimo svetainė? Jei įrašai turės būti saugomi ilgiau, nei vykdomas projektas, pasirinkus įrašų tvarkymo strategiją vietoje, bendradarbiavimo svetainę turėsite išlaikyti net tada, kai ji nebebus naudojama.
-
Ar projekto nariams reikės dažnos prieigos prie dokumentų, kai dokumentai taps įrašais? Jei naudojate place metodą, projekto nariai gali pasiekti dokumentus tokiu pačiu būdu, neatsižvelgiant į tai, ar dokumentai yra aktyvūs, ar įrašai.
-
Ar jūsų organizacijos įrašų vadovai yra atsakingi už tik įrašus, ar jie yra atsakingi už visą informaciją, neatsižvelgiant į tai, ar ji aktyvi, ar įrašas? Jei įrašų vadovai yra atsakingi tik už oficialius įrašus, jiems gali būti lengviau turėti atskirą įrašų centro svetainę.
Šioje lentelėje aprašomi skirtumai tarp to, ką galite daryti su įrašais įrašų centre ir įrašais, kurie valdomi vietoje bendradarbiavimo svetainėje. Skirtumai pateikiami įrašų vadovų ir darbuotojų, bendradarbiaujančių su projekto komanda, požiūriu.
|
Koeficientas |
Įrašų archyvas |
Įrašai vietoje |
|---|---|---|
|
Įrašų saugojimo valdymas |
Turinio organizatorius automatiškai įrašo naujus įrašus į tinkamą aplanką archyvo failų plane, remdamasis metaduomenimis. |
Gali būti skirtingos įrašų ir aktyvių dokumentų strategijos, atsižvelgiant į dabartinį turinio tipą arba vietą. |
|
Apriboti, kurie vartotojai gali peržiūrėti įrašus |
Taip. Archyvas nurodo įrašo teises. |
Ne. Teisės nesikeičia, kai dokumentas tampa įrašu. Tačiau galite apriboti, kurie vartotojai gali redaguoti ir naikinti įrašus. |
|
Įrašų buvimo paprastumas (įrašų vadovams) |
Lengviau. Visi įrašai yra vienoje vietoje. |
Sunkiau. Įrašai platinami keliose bendradarbiavimo svetainėse. |
|
Tvarkyti visas dokumentų versijas kaip įrašus |
Vartotojas turi aiškiai nusiųsti kiekvieną dokumento versiją į archyvą. |
Automatinis, darant prielaidą, kad įjungtas versijų jungimas. |
|
Informacijos buvimo paprastumas (komandos bendradarbiams) |
Sunkiau, nors dokumento saitą galima įtraukti į bendradarbiavimo svetainę, kai dokumentas tampa įrašu. |
Lengviau. |
|
Bendradarbiavimo svetainės nereikšmingi laiškai |
Bendradarbiavimo svetainėje yra tik aktyvūs dokumentai. |
Bendradarbiavimo svetainėje yra aktyvių ir neaktyvių dokumentų (įrašų), nors galite kurti rodinius, kad būtų rodomi tik įrašai. |
|
Galimybė audito įrašus |
Taip. |
Priklauso nuo bendradarbiavimo svetainės audito strategijos. |
|
Administravimo sauga |
Įrašų tvarkytuvas gali valdyti įrašų archyvą. |
Bendradarbiavimo svetainės administratoriai turi teisę valdyti įrašus ir aktyvius dokumentus. |
Šioje lentelėje aprašomi dviejų įrašų valdymo metodų skirtumai, kurie gali turėti įtakos IT išteklių valdymui.
|
Koeficientas |
Įrašų archyvas |
Įrašai vietoje |
|---|---|---|
|
Valdykite svetainių skaičių |
Daugiau svetainių. Tai yra, be bendradarbiavimo svetainių, yra atskiras archyvas. |
Mažiau svetainių. |
|
Išplečiamumas |
Sumažina duomenų bazės dydžio spaudimą bendradarbiavimo svetainėse. |
Anksčiau pasiekė maksimalų svetainių rinkinio dydį. |
|
Administravimo paprastumas |
Atskiras įrašų svetainė arba ūkis. |
Jokių papildomų svetainių parengimo darbų, kurių jau reikia svetainėms, kuriose yra aktyvių dokumentų. |
|
Saugykla |
Įrašus galima saugoti skirtingose saugyklos laikmenose. |
Kartu saugomi aktyvūs dokumentai ir įrašai. |
