Įrašas yra dokumentas arba kitas organizacijos elektroninis ar fizinis objektas, kuris naudojamas kaip organizacijos atliktos veiklos ar operacijos įrodymas ir kurį reikia išsaugoti tam tikrą laikotarpį. Įrašų valdymas yra procesas, kuriuo organizacija:
-
Nustato, kokio tipo informacija turėtų būti laikoma įrašais.
-
Nustato, kaip turi būti apdorojami aktyvūs dokumentai, kurie taps įrašais juos naudojant, ir nustato, kaip jie turėtų būti renkami, kai paskelbiami įrašais.
-
Nustato, kokiu būdu ir kiek laiko turi būti išlaikomas kiekvieno įrašo tipas, kad jis atitiktų teisinius, verslo ar reguliavimo reikalavimus.
-
Tyrinėja ir įgyvendina technologinius sprendimus ir verslo procesus, kad padėtų užtikrinti, jog organizacija laikytųsi savo įrašų valdymo įsipareigojimų ekonomišku ir neintruzuojamuoju būdu.
-
Atlieka su įrašais susijusias užduotis, pvz., išsklaidyti nebegaliojančius įrašus arba rasti ir apsaugoti įrašus, susijusius su išoriniais įvykiais, pvz., ieškiniais.
Įmonės atitikties užtikrinimo pareigūnai, įrašų vadovai ir teisininkai atsako už tai, kokie dokumentai ir kiti fiziniai ar elektroniniai organizacijos elementai yra įrašai. Atidžiai skirstydami visą organizacijos turinį, šie žmonės gali padėti užtikrinti, kad dokumentai būtų saugomi tam tikrą laiką. Gerai sukurta įrašų valdymo sistema padeda teisiškai apsaugoti organizaciją, padeda organizacijai parodyti, kaip laikomasi reguliavimo įsipareigojimų, ir padidina organizacijos efektyvumą, skatindama naudoti nepastebimos informacijos elementus, kurie nėra įrašai.
Įrašų valdymo sistema apima šiuos elementus:
-
Turinio analizė, kuri aprašo ir skirstys įmonės turinį, kuris gali tapti įrašais, teikia šaltinio vietas ir apibūdina, kaip turinys bus pereis prie įrašų valdymo taikomosios programos.
-
Failų planas, nurodantis kiekvieno tipo įmonės įrašus, kur jie turėtų būti saugomi kaip įrašai, jiems taikomas strategijas, jų įrašymo trukmes, jų tvarkymo įvertinimą ir jų valdymą.
-
Atitikties reikalavimų dokumentas, kuriame apibrėžiamos taisyklės, kurių turi laikytis organizacijos IT sistemos, kad būtų užtikrinta atitiktis ir metodai, naudojami įmonės komandos narių dalyvavimui užtikrinti.
-
Įrašų, kurie nebeaktyvūs iš visų įrašų šaltinių, pvz., bendradarbiavimo serverių, failų serverių ir el. pašto sistemų, rinkimo būdas.
-
Įrašų tikrinimo, kol jie yra aktyvūs, metodas.
-
Įrašų metaduomenų ir audito istorijų fiksavimo ir jų tvarkymo metodas.
-
Įrašų laikymo (jų perdavimo sustabdymo) procesas, kai įvyksta tokie įvykiai kaip bylinėjimasis.
-
Įrašų tvarkymo stebėjimo ir ataskaitų teikimo sistema, užtikrinanti, kad darbuotojai juos pildydami, pasiekdami ir tvarkydami pagal apibrėžtas strategijas ir procesus.
„SharePoint“ funkcijų, kurios gali padėti organizacijoms įgyvendinti integruotas įrašų valdymo sistemas ir procesus.
Įrašų valdymo planavimo apžvalga
Šioje temoje aprašomi planavimo veiksmai, kurių turėtumėte imtis, kad įsitikintumėte, jog įrašų valdymo sistema, kurią įdiegiate pagal " „SharePoint“ ", pasieks jūsų organizacijos įrašų valdymo tikslus. Įrašų valdymo planavimo proceso peržiūra:
-
Įrašų valdymo vaidmenų priskyrimas Sėkmingam įrašų valdymui reikia specialių vaidmenų, pvz.:
-
Įrašo vadovus ir atitikties užtikrinimo pareigūnus, kad jie skirstyti organizacijos įrašus į kategorijas ir būtų vykdomas įrašų valdymo procesas.
-
IT personalas, kad galėtų įdiegti sistemas, kurios efektyviai palaiko įrašų valdymą.
-
Turinio vadovai gali rasti, kur saugoma organizacijos informacija, ir įsitikinti, kad jų komandos naudoja įrašų valdymo praktiką.
-
-
Organizacijos turinio analizė Prieš kurdami failų planą įrašų vadovai ir turinio vadovai apklausų dokumentų naudojimą organizacijoje, kad nustatytų, kurie dokumentai ir kiti elementai gali tapti įrašais.
-
Failo plano vystyme Išanalizinę organizacijos turinį ir nustatytą saugojimo grafiką, užpildykite likusią failo plano dalį. Failų planai įvairiose organizacijose skiriasi, tačiau paprastai jie aprašo elementų, kuriuos įmonė pripažįsta įrašais, rūšis, nurodo, kur jie saugomi, aprašo saugojimo laikotarpius ir pateikia kitą informaciją, pvz., kas yra atsakingas už jų valdymą ir kuriai platesnei įrašų kategorijai jie priklauso.
-
Saugojimo tvarkaraščių kūrimas Kiekvienam įrašo tipui nustatykite, kada jis nebeaktyvūs (naudojamas), kiek laiko jis turėtų būti saugomas po to ir kaip jis turėtų būti galutinai pašalintas.
-
Dokumentų valdymo praktikos įvertinkite ir patobulinkite Įsitikinkite, kad dokumentų saugyklose taikomos reikiamos strategijos. Pavyzdžiui, įsitikinkite, kad turinys tinkamai audituojamas, kad būtų išlaikomi tinkami auditai kartu su įrašais.
-
Įrašų valdymo sprendimo kūrimas Nustatykite, ar kurti įrašų archyvą, valdyti įrašus vietoje, ar naudoti dviejų metodų derinį. Atsižvelgdami į savo failų planą, sukurkite įrašų archyvą arba nustatykite, kaip naudoti esamas svetaines įrašams. Apibrėžkite turinio tipus, bibliotekas, strategijas ir, kai reikia, metaduomenis, kurie nustato dokumento nukreipimo vietą.
-
Turinio tapimas įrašais Jei naudojate " „SharePoint“ " aktyviam dokumentų valdymui ir įrašų valdymui, galite kurti pasirinktines darbo eigas, kad perkeltumėte dokumentus į įrašų archyvą. Jei naudojate " „SharePoint“ " arba išorinę dokumentų valdymo sistemą, galite planuoti ir kurti sąsajas, kurios perkelia turinį iš šių sistemų į įrašų archyvą arba kurios paskelbia dokumentą įrašu, bet ne perkelia dokumentą. Taip pat sukuriate mokymo planą, kuriame mokote vartotojus, kaip kurti ir dirbti su įrašais.
-
El. pašto integravimo planas Nustatykite, ar tvarkysite el. pašto įrašus „SharePoint“, ar tvarkysite el. pašto įrašus pati el. pašto taikomojoje programoje.
-
Socialinio turinio atitikties planas Jei jūsų organizacija naudoja socialinę mediją, pvz., tinklaraščius ar "wiki", nustatykite, kaip šis turinys taps įrašais.
-
Atitikties ataskaitų ir dokumentų planas Norėdami patikrinti, ar jūsų organizacija vykdo reikalaujamą įrašų valdymo praktiką, ir pranešti apie šią praktiką, turėtumėte dokumentuoti savo įrašų valdymo planus ir procesus. Jei jūsų įmonė pradeda su įrašais susijusį bylinėjimosi procesą, gali tekti parengti šias įrašų valdymo gaires, įgyvendinimo planus ir efektyvumo metriką.
