Kad galėtumėte failus bendrinti arba juos spausdinti pramoniniais spausdintuvais, „Office“ programas galite naudoti failams PDF formatu įrašyti arba konvertuoti. Ir jums nereikės kitos programinės įrangos ar priedų.
Naudokite PDF formatą, jei norite, kad failas:
-
Atrodytų vienodai daugumoje skirtingų kompiuterių.
-
Užimtų nedaug vietos.
-
Atitiktų pramoninį formatą.
Pavyzdžiui, gyvenimo aprašymai, teisiniai dokumentai, naujienlaiškiai, failai, kuriuos ketinama skaityti (ne redaguoti) ir spausdinti, bei failai, skirti profesionaliam spausdinimui.
Svarbu:
-
Daugelyje programų, įskaitant "Microsoft Word", galima atidaryti ir redaguoti PDF failus. Paprasčiausiai neužtenka bendrinti ką nors kaip PDF, kad užtikrintumėte, jog gavėjas negalės redaguoti failo.
-
Konvertavus skaičiuoklę į PDF, konvertavimo metu prarasite skaičiuoklės vidinius saitus, todėl saitus reikės patikrinti. Išorinės nuorodos į kitus šaltinius, tačiau bus gerai.
Norėdami peržiūrėti nuoseklias instrukcijas, pasirinkite „Office“ programą iš išplečiamojo sąrašo.
-
Atidarykite lentelę ar ataskaitą, kurią norite publikuoti XPS formatu
-
Skirtuko Išoriniai duomenys grupėje Eksportavimas pasirinkite PDF arba XPS.
-
Lauke Failo vardas įveskite arba pasirinkite dokumento pavadinimą.
-
Sąraše Įrašomų failų tipas pasirinkite PDF (*.pdf) .
-
Jei dokumentas reikalauja aukštos spausdinimo kokybės, pasirinkite Standartinis (publikavimas internete ir spausdinimas) .
-
Jei failo dydis svarbesnis nei spausdinimo kokybė, pasirinkite Minimalus dydis (publikavimas internete).
-
-
Pasirinkite Parinktys , kad nustatytumėte spausdinamą puslapį, pasirinktumėte, ar turi būti spausdinamas žymėjimas, ir pasirinkite išvesties parinktis. Pasirinkite Gerai .
-
Pasirinkite Publikuoti.
-
Jei failas buvo įrašytas anksčiau, pasirinkite Failas > Įrašyti kopiją.Jei failas neįrašytas, pasirinkite Failas > Įrašyti kaip.
-
Pasirinkite Naršyti , kad pasirinktumėte vietą kompiuteryje, kur norite įrašyti failą.
-
Išplečiamajame sąraše pasirinkite PDF.
-
Pasirinkite Įrašyti.
Pasirinkite Daugiau parinkčių > parinktys , kad tinkintumėte PDF.
-
Norėdami sukurti PDF failą tik iš kai kurių dokumento puslapių, pasirinkite parinktį dalyje Puslapių diapazonas.
-
Norėdami į PDF failą įtraukti susektus keitimus, dalyje Ką publikuoti pasirinkite Dokumentas su žymėmis. Kitu atveju įsitikinkite, kad pasirinkta Dokumentas .
-
Norėdami sukurti žymelių rinkinį PDF faile, pasirinkite Kurti žymeles naudojant. Tada pasirinkite Antraštės arba, jei į dokumentą įtraukėte žymelių, Word Žymelės.
-
Jei norite įtraukti dokumento ypatybes į PDF, įsitikinkite, kad pasirinkta Dokumento ypatybės .
-
Kad dokumentą būtų lengviau skaityti ekrano skaitymo programinei įrangai, pasirinkite Dokumento struktūros pritaikymo neįgaliesiems žymės.
-
Atitinkantis ISO 19005-1 (PDF/A) Ši parinktis išveda 1.7 PDF versijos, kuri yra archyvavimo standartas, PDF dokumentą. PDF/A standartas padeda užtikrinti, kad vėliau kitame kompiuteryje atidarytas dokumentas atrodys taip pat.
-
Rastro tekstas, kai šriftai gali būti neįdėti Jei į dokumentą negalima įdėti šriftų, PDF naudojami teksto rastro vaizdus, taigi PDF atrodo taip pat kaip pradinis dokumentas. Jei parinktis nepasirinkta ir faile naudojamas šriftas, kurio negalima įdėti, PDF skaitytuvė gali pakeisti jį kitu šriftu.
-
Šifruoti dokumentą slaptažodžiu Jei norite apriboti prieigą, kad tik slaptažodį žinantys žmonės galėtų atidaryti PDF, pasirinkite šią parinktį. Kai pasirinksite Gerai, Word atidarys langą Šifruoti PDF dokumentą, kuriame galėsite įvesti ir iš naujo įvesti slaptažodį.
Turinio atidarymas ir kopijavimas iš PDF failo naudojant „Word“
Galite nukopijuoti bet kokį norimą turinį iš PDF failo jį atidarę programa „Word“.
Eikite į Failas > Atidaryti ir raskite PDF failą. „Word“ atidaro PDF failo turinį naujame faile. Galite nukopijuoti bet kokį norimą failo turinį, įskaitant vaizdus ir diagramas.
Norėdami įrašyti failą PDF formatu "Office for Mac", atlikite šiuos paprastus veiksmus:
-
Pasirinkite Failas.
-
Pasirinkite Įrašyti kaip.
-
Lango apačioje pasirinkite Failo formatas .
-
Pasirinkite PDF iš galimų failų formatų sąrašo.
-
Suteikite failui vardą, jei jo dar nėra, tada pasirinkite Eksportuoti.
Pastaba: Naudojant Geriausiai spausdinti, hipersaitai gali būti netinkamai konvertuojami. Tai žinoma "Word", skirtos "Mac", problema.
Svarbu:
-
Naudojant internetinę paslaugą galima naudoti tik šriftą, kurį "Microsoft" turi įstatyminėmis teisėmis. Jei dokumentacijoje yra pasirinktinio šrifto, jis bus pakeistas ir gali sukelti problemų. To galima išvengti įdėjus šriftus į dokumentą.
-
Sužinokite daugiau apie šriftų įdėjimo funkciją apsilankę:
Galite naudoti Word", "PowerPoint" ir "OneNote" žiniatinkliui, kad konvertuotumėte dokumentą į PDF.
-
Pasirinkite Failas > Spausdinti > Spausdinti (programoje "PowerPoint" pasirinksite vieną iš trijų formatų).
-
Išplečiamajame meniu dalyje Spausdintuvas pasirinkite Įrašyti kaip PDF , tada pasirinkite Įrašyti.
-
Tada atsidariusiame naršyklės meniu galite suteikti PDF pavadinimą ir pasirinkti, kur jį įrašyti, tada pasirinkite Įrašyti.
Bus sugeneruotas paprastasis PDF su išlaikytu originalaus dokumento maketu ir formatu.
Jei reikia daugiau galimybių kontroliuoti SAVO PDF parinktis, pvz., įtraukti žymeles, konvertuokite dokumentą į PDF naudodami kompiuterio taikomąją programą. "PowerPoint" ir "OneNote" įrankių juostoje pasirinkite Atidaryti naudojant kompiuterio taikomąją programą, tada Word pirmiausia pasirinkite išplečiamąjį sąrašą Redagavimas, tada pasirinkite Atidaryti naudojant kompiuterio taikomąją programą .
Jei neturite kompiuterio programos, galite išbandyti arba įsigyti "Microsoft 365".
Nešiojamųjų dokumentų formatas (PDF) išsaugo dokumento formatavimą ir įgalina failų bendrinimą. Kai PDF formato failas peržiūrimas tinkle arba spausdinamas, jis išlaiko jūsų norimą formatą. PDF formatas taip pat tinka dokumentams, kurie bus dauginami naudojant prekybinius spausdinimo būdus. Daugelis agentūrų ir organizacijų priima PDF kaip tinkamą formatą ir įvairiose platformose yra pasiekiamos peržiūros priemonės, ne tik XPS.
XML lapo specifikacija (XPS) yra elektroninis failų formatas, kuris išlaiko dokumento formatavimą ir įgalina bendrą failų naudojimą. XPS formatas užtikrina, kad peržiūrimas tinkle arba spausdinamas XPS failas išlaiko jūsų norimą formatą, o jo duomenis keisti nelengva.
Svarbu: Dauguma šiuolaikinių žiniatinklio naršyklių gali atidaryti ir rodyti PDF failą. Tačiau, jei turite senesnę operacinę sistemą, jūsų įrenginyje gali reikėti įdiegti PDF skaitytuvą, pvz., "Acrobat Reader", pasiekiamą "Adobe Systems".
