„Open XML“ formatai ir failų vardų plėtiniai

"Microsoft Office" naudoja XML pagrįstus failų formatus, pvz., .docx, .xlsx ir .pptx. Šie formatai ir failų vardų plėtiniai taikomi programose „Microsoft Word“, Microsoft Excel“ ir „Microsoft PowerPoint“. Šiame straipsnyje nagrinėjami pagrindiniai formato pranašumai, aprašomi failų vardų plėtiniai ir paaiškinama, kaip galima bendrinti „Office“ failus su žmonėmis, naudojančiais ankstesnes „Office“ versijas.

Šiame straipsnyje

Kokie yra „Open XML“ formatų privalumai?

Kas yra XML failų pavadinimų plėtiniai?

Ar galima bendrinti tuos pačius skirtingų „Office“ versijų failus?

Kokie yra „Open XML“ formatų pranašumai?

„Open XML“ formatai turi daug pranašumų – ne tik programų kūrėjams ir jų kuriamiems sprendimams, bet ir atskiriems asmenims ir visų dydžių organizacijoms:

• Kompaktiški failai     Failai yra automatiškai suglaudinami ir kai kuriais atvejais gali būti iki 75 procentų mažesni. Formatas „Open XML“ naudoja „Zip“ glaudinimo technologiją dokumentams saugoti, dėl to galima sumažinti sąnaudas, nes failams saugoti reikia mažiau disko vietos; be to, sunaudojama mažiau interneto pralaidumo, kurio reikia failams el. paštu, tinklu ir internetu siųsti. Atidarius failą, jis automatiškai išplečiamas. Įrašius failą, jis vėl automatiškai suglaudinamas. Norint atidaryti ir uždaryti „Office“ failus, nereikia diegti specialių „Zip“ paslaugų programų.

• Patobulintas pažeistų failų atkūrimas     Failai struktūrą sudaro moduliai – tokiu būdu skirtingos failo duomenų dalys laikomos atskirai viena nuo kitos. Tokiu būdu galima atidaryti failus, net jei failo dalis (pvz., diagrama arba lentelė) yra pažeista arba sugadinta.

• Išplėstinių funkcijų palaikymas    Daugeliui išplėstinių „Microsoft 365“ funkcijų dokumentas turi būti saugomas "Open XML" formatu. Du pavyzdžiai: automatinis įrašymasir pritaikymo neįgaliesiems tikrintuvas gali dirbti tik su failais, saugomais šiuolaikišku "Open XML" formatu.

• Didesnis privatumas ir išsamesnis asmeninės informacijos valdymas     Dokumentus galima bendrinti konfidencialiai, nes asmenį identifikuojančią ir slaptą verslo informaciją, pvz., autorių vardus, komentarus, atsekamus pakeitimus ir failų vardus galima lengvai identifikuoti ir pašalinti naudojant dokumentų inspektorių.

• Geresnis verslo duomenų integravimas ir veikimo suderinamumas     „Open XML“ formatai yra naudojami kaip duomenų veikimo suderinamumo sistema produktų rinkinyje, o tai reiškia, kad dokumentus, darbaknyges, pateiktis ir formas galima įrašyti XML failų formatu, kurį visi gali naudoti ir licencijuoti nemokamai. Be to, „Office“ palaiko klientų nustatytas XML schemas, patobulinančias esamus „Office“ dokumentų tipus. Tai reiškia, kad klientai gali lengvai atrakinti informaciją esamose sistemose ir ją naudoti, naudodami įprastines „Office“ programas. Informaciją, kuriamą naudojant „Office“, gali lengvai naudoti kitos verslo taikomosios programos. Viskas, ko reikia, norint atidaryti ir redaguoti „Office“ failą, yra ZIP paslaugų programa ir XML rengyklė.

• Lengvesnis dokumentų, kuriuose yra makrokomandų, aptikimas     Failuose, įrašytuose naudojant numatytąjį plėtinį „x“ (pvz., .docx, .xlsx ir .pptx), negali būti „Visual Basic for Applications“ (VBA) ir XLM makrokomandų. Makrokomandų gali būti tik failuose, kurių plėtinys baigiasi raide „m“ (pvz., .docm, .xlsm ir .pptm).

Prieš nuspręsdami įrašyti failą dvejetainiu formatu, perskaitykite straipsnį Ar galima bendrinti tuos pačius skirtingų „Office“ versijų failus?

Kaip konvertuoti failą iš seno dvejetainio formato į modernų "Open XML" formatą?

Atidarę failą "Office" programoje, spustelėkite Failas > Įrašyti kaip (arba Įrašyti kopiją, jei failas saugomas "OneDrive" arba "SharePoint") ir įsitikinkite, kad nustatytas modernus įrašomo failo tipas .

Bus sukurta nauja failo kopija "Open XML" formatu.

Kas yra XML failų vardų plėtiniai?

Numatyta, kad dokumentai, darbaknygės ir pateiktys, kurias kuriate naudodami „Office“, įrašomi XML formatu, o į failų vardų plėtinius, kuriuos jau žinote, įtraukiama raidė x arba m. X reiškia, kad XML faile nėra makrokomandų, o m reiškia, kad XML faile jų yra. Pavyzdžiui, įrašius dokumentą programoje „Word“, numatyta, kad failas naudoja failo vardo plėtinį .docx, o ne „.doc“.

Įrašius failą kaip šabloną, įvyksta toks pat pasikeitimas. Ankstesnėse versijose naudotas šablono plėtinys išlieka, tačiau dabar jis baigiamas raide x arba m. Jei faile yra kodo arba makrokomandų, turite jį įrašyti naudodami naująjį makrokomandas palaikantį failų formatą XML, kuris į failo plėtinį įtraukia raidę m.

Toliau pateiktose lentelėse išvardyti visi numatytieji failų vardų plėtiniai Word, „Excel“ ir PowerPoint.

Ar galima bendrinti tuos pačius skirtingų „Office“ versijų failus?

„Office“ teikia galimybę įrašyti failus „Open XML“ formatais ir dvejetainiu ankstesnių „Office“ versijų failų formatu; į programą įtrauktas suderinamumo tikrintuvai ir failų keitikliai, suteikiantys galimybę bendrinti failus naudojant skirtingas „Office“ versijas.

Esamų failų atidarymas programoje „Office“     Failą, sukurtą naudojant ankstesnę „Office“ versiją, galima atidaryti ir naudoti, o tada įrašyti jį esamu formatu. Kadangi galite naudoti dokumentą su ankstesnę „Office“ versiją naudojančiu asmeniu, „Office“ naudoja suderinamumo tikrintuvą, tikrinantį, ar į failą neįtraukėte funkcijos, kurios nepalaiko ankstesnė „Office“ versija. Įrašius failą, suderinamumo tikrintuvas pateikia šių funkcijų ataskaitą ir leidžia jas pašalinti prieš įrašant.