Failų planas yra pirminis įrašų valdymo planavimo dokumentas „SharePoint“. Nors failų planai skirtingose organizacijose gali skirtis, jie paprastai:
-
Aprašykite, kokius elementus organizacija pripažįsta įrašais.
-
Apibūdinkite, kuriai platesnei įrašų kategorijai priklauso elementai.
-
Nurodykite, kur saugomi įrašai.
-
Aprašykite įrašų saugojimo laikotarpius.
-
Rašysite, kas yra atsakingas už įvairių tipų įrašų valdymą.
Šiame straipsnyje aprašomas failo plano turinys ir apibendrinama, kaip sukurti organizacijos failų planą. Straipsnis taip pat nukreipia jus į darbalapį, kuriame galite įrašyti failo planą.
Įrašų tipų tapatybę
Norint nustatyti, kurie jūsų organizacijos aktyvūs dokumentai gali būti paskelbti įrašais, reikia bendradarbiauti įrašų vadovams, teisininkams, atitikties užtikrinimo pareigūnams ir turinio vadovams. Atkreipkite dėmesį, kad net jei jūsų įmonė nėra labai reguliuojama pramonės šaka, yra bendrųjų įstatymų, kurie gali įpareigoti jūsų įmonę saugoti įrašus. Kartu su bendrais verslo įstatymais turite įvertinti teisinius reikalavimus, kurie taikomi jūsų įmonei.
Šiame straipsnyje ne tik pateikiama daugiau nei bendra informacija apie tai, kaip nustatyti, kas yra įrašas jūsų organizacijoje. Tikėtina, kad jūsų įmonė jau atlieka tam tikros formos įrašų valdymą ir užpildė daugumą įrašų valdymo vaidmenų, kurių jums reikia, ir jau turite įrašų taksonomiją.
Paprastai, norėdami nustatyti, kokie įrašai yra jūsų organizacijoje:
-
Supraskite įmonės teisinius įsipareigojimus ir verslo poreikius.
-
Bendradarbiaudami organizacijos padaliniuose išanalizuokite, kaip naudojami aktyvūs dokumentai.
-
Sukurkite dokumentų, kurie turėtų tapti įrašais, rūšių sąrašą. Pavyzdžiui, galite nustatyti, kad toliau nurodyti įrašai turėtų būti saugomi:
-
Sutartys, pagal kurias nuomojama įmonės erdvė.
-
Dokumentai, susiję su darbuotojų pranašumais.
-
Dokumentai, susiję su produktų tyrimais ir plėtra.
-
-
Skirstykite įrašus į kategorijas. Tos pačios kategorijos įrašai dažnai turi tuos pačius saugojimo laikotarpius ir gali būti naudojami kitais būdais.
Įrašykite surinktą informaciją. Įrašykite įrašo tipą, kategoriją, kuriai priklauso tokio tipo įrašai, ir trumpą įrašo tipo aprašą.
Toliau pateikiamas darbalapio pavyzdys:
|
Įrašo tipas |
Įrašo kategorija |
Aprašas |
|---|---|---|
|
Išmokų planai, draudimo planai, pensijų planai |
Darbuotojų išmokų aprašai |
Visų darbuotojų išmokų planų aprašai. |
|
Atlyginimų grafikai, papildoma atlyginimo informacija |
Atlyginimų įrašai |
Darbo valandų, viršvalandžių ir mokamų atlyginimų suvestinės. |
|
Tiekėjo sąskaitos faktūros |
Sąskaitos faktūros |
Prekių ar paslaugų, įsigytų iš tiekėjų, įrašai. |
|
Produktų apklausos, klausimynai, mokymo vadovai, mokomieji vaizdo įrašai |
Mokymo medžiaga |
Teikia vidinį arba išorinį mokymą. |
|
Siuntimo formos, siuntimo ataskaitos |
Siuntimo įrašai |
Dokumentuos medžiagos siuntimą. |
|
Pranešimai spaudai, laikraščių straipsniai |
Pranešimai spaudai |
Viešųjų ryšių informacija apie produktus ir paslaugas. |
|
Skubios pagalbos kontaktų lapai, medicininio plano registracijos formos, gyvenimo aprašymai, išmokų būsenos ataskaitos |
Personalo įrašai |
Asmenų darbo istorijos ir susijusių personalo veiksmų įrašai. |
Baigti failų planą
Nustatę, kurie dokumentai turi būti saugomi kaip įrašai, ir sukūrę įrašų kategorijų rinkinį, užbaikite savo failų planą pateikdami papildomos informacijos apie kiekvieno tipo įrašą. Nurodykite:
-
Kiek laiko turi būti išlaikomas kiekvieno tipo įrašas.
-
Kaip įrašai turėtų būti šalinami pasibaigus saugojimo laikotarpiui.
-
Who yra pirminis tokio tipo įrašų tvarkytuvas.
-
Kokio tipo medija yra tokio tipo įrašai, saugomi.
Toliau pateikiamas užbaigtas failo plano pavyzdys:
|
Įrašai |
Aprašas |
Medija |
Įrašo kategorija |
Saugojimas |
Perdavimo |
Kontaktas |
|---|---|---|---|---|---|---|
|
401k planai |
Darbuotojų išmokų plano aprašas. |
Tinklalapiai |
Darbuotojų išmokų planai |
X metai |
Nėra |
Kati potvynis |
|
Draudimo planai |
Darbuotojo draudimo plano aprašas. |
Spausdinimas |
Darbuotojų išmokų planai |
X metai |
Nėra |
Ignas Stoškus |
|
Pensijų planai |
Darbuotojo pensijos plano aprašas. |
Spausdinimas |
Darbuotojų išmokų planai |
X metai |
Nėra |
Ignas Stoškus |
|
Atlyginimų grafikai |
Darbo valandų, viršvalandžių ir mokamų atlyginimų suvestinės. |
Elektroniniai dokumentai |
Atlyginimų įrašai |
X metai |
Sunaikinti |
Ignas Stoškus |
|
Papildoma atlyginimo informacija |
Nedarbingumo laiko, atostogų laiko ir kitų su atlyginimu ne darbo užmokesčio elementų suvestinės. |
Elektroniniai dokumentai |
Atlyginimų įrašai |
X metai |
Sunaikinti |
Ignas Stoškus |
|
Tiekėjo sąskaitos faktūros |
Prekių ar paslaugų, įsigytų iš tiekėjų, įrašai. |
Spausdinimas |
Sąskaitos faktūros |
X metai |
Sunaikinti |
Eric Lang |
|
Produktų apklausos |
Klientų pasitenkinimo apklausa. |
Tinklalapiai |
Apklausos medžiaga |
X metai |
Archyvas |
Janina Dargytė |
|
Klausimynai |
Klausimynas, kad būtų galima nustatyti klientų demografinius rodiklius. |
Spausdinimas |
Apklausos medžiaga |
X metai |
Archyvas |
Janina Dargytė |
|
Mokymo vadovai |
Kopijuokite mokymo turinį. |
Spausdinimas |
Mokymo medžiaga |
X metai |
Sunaikinti |
Janina Dargytė |
|
Mokomieji vaizdo įrašai |
Vaizdo įrašų mokymo turinys. |
Vaizdas |
Mokymo medžiaga |
X metai |
Sunaikinti |
Janina Dargytė |
|
Siuntimo formos |
Medžiagų siuntų konfigūravimas |
Spausdinimas |
Siuntimo medžiaga |
X metai |
Sunaikinti |
Eric Lang |
|
Siuntimo ataskaitos |
Medžiagos siuntimo dokumentacija. |
Elektroninės skaičiuoklės |
Siuntimo medžiaga |
X metai |
Sunaikinti |
Eric Lang |
|
Pranešimai spaudai |
Pranešimai apie produktus ir paslaugas. |
Elektroniniai dokumentai |
Viešųjų ryšių informacija |
X metai |
Archyvas |
Janina Dargytė |
|
Laikraščių straipsniai |
Naujienos apie produktus ir paslaugas. |
Spausdinimas |
Viešųjų ryšių informacija |
X metai |
Archyvas |
Janina Dargytė |
|
Skubios pagalbos kontaktų lapai |
Darbuotojo informacija. |
Elektroniniai dokumentai |
Personalo įrašai |
X metai |
Sunaikinti |
Ignas Stoškus |
|
Medicininio plano registracijos formos |
Darbuotojų registracijos formos sveikatos planams. |
Elektroniniai dokumentai |
Personalo įrašai |
X metai |
Sunaikinti |
Ignas Stoškus |
|
Gyvenimo aprašymai |
Gauti gyvenimo aprašymai. |
Mišrus |
Personalo įrašai |
X metai |
Sunaikinti |
Ignas Stoškus |
Pastaba: Anksčiau šiame skyriuje pateiktas pavyzdys yra pavyzdys. Tai nėra rekomendacija dėl konkrečių failų plano parametrų. Siekiant sustiprinti, kad tai yra pavyzdys, o ne rekomendacija dėl įrašų valdymo strategijos, saugojimo laikotarpiai nėra pateikiami.
