Geriausia praktika organizacijoms naudojant "Outlook" kalendorius

Darbas su vadovo / atstovo scenarijumi

Jeigu jūsų organizacija leidžia, konfigūruokite „Outlook“, kad galėtumėte prisijungti prie savo „Exchange“ pašto dėžutės naudodami talpyklinį „Exchange“ režimą. Jis užtikrins geriausią veikimą.

Naujesnėse "Microsoft Outlook", "Microsoft Entourage", "Outlook", skirtos "iOS", "Outlook", skirtos "Android", versijose ir "Microsoft Outlook", skirtoje "Mac", yra daug atstovo funkcijos patobulinimų. Daugiau informacijos apie šias versijas žr.:

„Outlook“ atstovų funkcija mišriose „Microsoft Outlook“ ir „Entourage“ versijose

Naujiems modelio bendrinimo scenarijams (REST) rekomenduojama naudoti supaprastintus teisių lygius (galima redaguoti, peržiūrėti pavadinimus, vietas ir t. t.), o ne tinkinti atstovų teises. Pasirinktiniai teisių rinkiniai nepalaikomi naujame modelio bendrinime ir gali lemti netikėtus rezultatus.

Apribokite atstovų skaičių

„Outlook“ neriboja įtraukiamų atstovų skaičiaus. Tačiau rekomenduojame redaktoriaus teises suteikti vienam (1) atstovui. Tada galėsite sekti, kada ir kaip apdorojamas susitikimas. Atsižvelgiant į tai, kad atstovas gali naudoti kelis įrenginius jūsų duomenims pasiekti, jei būtų daug atstovų, turinčių redaktoriaus teises, būtų sunku nustatyti, kodėl trūksta susitikimų arba kodėl jie pasenę.

Net jeigu redaktoriaus teises suteiksite vienam atstovui, stenkitės neįtraukti daug atstovų, turinčių peržiūrėtojo ar bendraautoriaus teises. Jei įtrauksite daug atstovų, gali būti išnaudoti kiti ištekliai. Pavyzdžiui, gali būti pasiekta riba, taikoma taisyklių duomenims. Kai įtraukiate atstovą, įvyksta įvairūs pakeitimai.

„Outlook“ pritaiko teises atitinkamiems aplankams.
„Active Directory“ atributas PublicDelegates atnaujinamas, kad atstovui būtų suteiktos teisės „Siųsti šio asmens vardu“.
„Outlook“ įtraukia atstovą į vadovo pašto dėžutės persiuntimo taisyklę. Tada susitikimo užklausos bus persiunčiamos atstovui.
„Outlook“ įrašo papildomą atstovo informaciją vadovo pašto dėžutėje.

Visų šių komponentų sritys turi skirtingas ribas. Priartėjus prie šių ribų gali sutrikti veikimas ir stabilumas.

Pastabos:

Produkto kūrimo ir tikrinimo metu „Microsoft“ daugiausiai naudojo keturis (4) atstovus. Be to, atstovai naudojo tik programą „Outlook“. Įrenginiai tikrinant nebuvo naudojami.
Jeigu redaktoriaus teises turintis atstovas turi būti laikinai ar neribotam laikui pakeistas, pakeiskite teises iš Redaktorius į Peržiūrėtojas arba nėra. Tada suteikiteredaktoriaus teises naujam ar pavaduojančiam atstovui.

Darbas su pasikartojančiais susitikimais

Pabaigos datų nustatymas ir pasikartojimų skaičiaus apribojimas

"Outlook" leidžia lengvai suplanuoti susitikimą, kuriame yra keli įprasti pasikartojimai. Rekomenduojame visada nustatyti pabaigos datą ir apriboti pasikartojančių sekų skaičių iki konkretaus pasikartojimų skaičiaus. Tikėtina, kad pasikartojantys susitikimai tam tikru metu turės būti modifikuoti. Pavyzdžiui, dalyviai bus įtraukti arba pašalinti iš vieno įvykio, arba susitikimo vieta ar laikas pasikeis dėl atostogų datų ar nenumatytų aplinkybių. "Outlook" įrašo kiekvieną iš šių unikalių keitimų kaip susitikimo išimtį. Susitikimai, kuriuose yra labai daug išimčių, pateikia susitikimų seką, kurią sunku valdyti. Be to, jis gali sukelti netikėtą veikimą. Visada galite sukurti naują susitikimų seką pasibaigus dabartinei. Galvodami apie pasikartojimų skaičių, apsvarstykite dažnumą. Metų laikotarpiu du kartus per savaitę vyks maždaug 90 kartų daugiau susitikimų nei per tą patį mėnesinį susitikimą.

Pasikartojančio susitikimo užbaigimas iki pradinės pabaigos datos

Jūs galite atšaukti pasikartojantį susitikimą, tačiau geriau yra pakeisti sekos pabaigos datą. Tada jūs ir dalyviai galėsite išsaugoti informaciją apie praeityje įvykusius susitikimus. Jei visiškai atšauksite pasikartojantį susitikimą, jo retrospektyva bus prarasta. Geriausia – nustatyti naują pabaigos datą ir išsiųsti naujinimą visiems dalyviams. Tada susitikimų serija bus užbaigta anksčiau, išlaikant ankstesnių susitikimų informaciją.

Pastabos:

Jei užbaigsite susitikimų seriją anksčiau, su pasikartojančiu susitikimu susijusios išimtys bus prarastos. Jei norite sužinoti daugiau apie išimtis, žr. anksčiau pateiktą skyrių „Pabaigos datų nustatymas ir pasikartojimų skaičiaus apribojimas“.
Ši geriausia praktika taip pat taikoma, kai reikia pakeisti esamos susitikimų sekos temą. Baigti susitikimų seką anksti ir sukurti naują pasikartojantį susitikimą naudodami kitą temą.

Jei norite gauti daugiau informacijos apie visų būsimų serijos susitikimų atšaukimą, žr. Visų būsimų susitikimų pasikartojančių susitikimų serijoje atšaukimas

Organizatoriaus pakeitimas

„Outlook“ nepateikia būdo susitikimo organizatoriui pakeisti. Norėdami pakeisti pasikartojančio susitikimo organizatorių, užbaikite pasikartojantį susitikimą. Norėdami tai padaryti nustatykite ankstesnę pabaigos datą ir išsiųskite naujinimą visiems dalyviams. Atlikus šį veiksmą, naują pasikartojantį susitikimą turėtų sukurti naujas organizatorius.

Jei norite gauti daugiau informacijos apie ankstesnės pabaigos datos nustatymą, žr. Susitikimo atšaukimas

Pasikartojančio susitikimo nenaudojimas priedams bendrinti

Dėl priedų pasikartojančių susitikimų išimtys tampa sudėtingesnės. Kiekvienoje išimtyje yra atskira priedų kopija. Kai išimtys įtraukiamos į pasikartojančius susitikimus, sukuriamos naujos priedų kopijos. Jei atliekate keitimus viename priedų rinkinyje, šie keitimai nėra išplatinami į kitas išimtis. Jei reikalaujate, kad visi dalyviai turėtų naujausią bet kurio susitikimo keitimų kopiją, rekomenduojama, kai tik įmanoma, įrašyti priedus į "SharePoint" arba "OneDrive" ir bendrinti su saitu.

Pastaba: Priedų įtraukimo į atskirus, nepasikartojančiuose susitikimuose ir jų šalinimo veiksmai yra visiškai palaikomi.

Visų susitikimo užklausų ir atšaukimų apdorojimas

Nors susitikimo užklausą galite panaikinti tiesiai iš aplanko „Gauta“, susitikimo užklausą turėtumėte tinkamai apdoroti ją priimdami arba atmesdami. Norėdami apdoroti susitikimų atšaukimus aplanke „Gauta“, visada naudokite komandą „Šalinti iš kalendoriaus“. Stenkitės neapdoroti susitikimų kalendoriaus modulyje.

Susitikimų kopijavimo vengimas

„Outlook“ pašalina visus susitikimo kopijos ir pradinio susitikimo saitus. Tai padeda išvengti nenuoseklumų. Naujesnėse „Outlook“ versijose prie temos pridedama teksto eilutė „Kopija:“. Taip lengviau atskirti susitikimo kopijas.

Nuo "Outlook" 2311 versijos kopijuoti susitikimai nebepalaikomi. Tai tyčinis pakeitimas, kad nebūtų kopijuojama susitikimų. Veiksmai, susiję su susitikimų kopijomis, pateikia nenumatytų rezultatų, todėl rekomenduojame nekopijuoti susitikimų. Tai jau seniai dokumentuota geriausia praktika. Kad apribotų netikėtus rezultatus, "Outlook" komanda įdiegė blokuodama susitikimų kopijavimą.

Daugiau informacijos apie naujausią susitikimų kopijavimo blokavimo naujinimą žr.:

"Outlook" blokuoja susitikimų kopijavimą, kai parinktis "Susitikimų kopijavimas nepalaikomas".

Susitikimo užklausų persiuntimas

Jei naudojate programą „Outlook 2010“ arba naujesnę jos versiją ir esate susitikimo dalyvis, susitikimą galite persiųsti kitam asmeniui, kuris naudojasi programa „Outlook 2010“ ar naujesne jos versija, naudodami funkciją „Pranešimas apie susitikimo persiuntimą“. Kai naudojate „Outlook 2010“ ar naujesnę versiją, kad persiųstumėte susitikimą asmeniui, kuris iš pradžių nebuvo pakviestas, „Outlook“ siunčia pranešimą apie susitikimo persiuntimą susitikimo organizatoriui. Kai organizatorius gauna susitikimo pranešimą, naujasis dalyvis įtraukiamas į organizatoriaus susitikimą. Jei esami dalyviai turi žinoti apie naują įtrauktą dalyvį, organizatorius turi atidaryti susitikimą ir nusiųsti jo naujinimą visiems dalyviams.

Pastaba: Jei norite, kad kas nors sužinotų apie susitikimą, tačiau nenorite jų kviesti, tiesiog nuvilkite susitikimo užklausą iš savo kalendoriaus ant pašto piktogramos apatinėje kairiojoje „Outlook“ pusėje. Bus atidarytas el. laiškas su informacija apie susitikimą, kurį galite išsiųsti. Atminkite, kad šis el. laiškas neįtraukia gavėjų į susitikimą, tiesiog pateikia susitikimo informaciją, pvz., datą, laiką, temą ir dienotvarkę.

„Microsoft Exchange“ vartotojams

Į „Microsoft Exchange Server 2007“, kaip kalendoriaus tvarkytuvo funkcija, taip pat įtraukti pranešimai apie susitikimo persiuntimą. Jei „Exchange“ administratorius sukonfigūravo, ir jungdamiesi prie „Exchange Server“ organizacijos pašto dėžutės naudojate „Outlook“, pranešimui apie susitikimo persiuntimą gali būti taikomi „Exchange“ parametrai. Pavyzdžiui, „Exchange“ administratorius gali uždrausti siųsti pranešimus apie susitikimo persiuntimą į nuotolinius domenus.

Paprastai rekomenduojame, kad dalyvis nepersiųstų susitikimo, jei jis nepriklauso tai pačiai „Exchange“ organizacijai, kaip organizatorius, nebent tenkinamos visos toliau nurodytos sąlygos:

Dalyvis naudoja „Microsoft Outlook 2010“ arba naujesnę.
Dalyvio „Exchange“ administratorius leidžia siųsti pranešimus apie susitikimo persiuntimą į nuotolinius domenus.
Organizatorius naudoja „Microsoft Outlook“ klientą.

Jei dalyvis naudoja ne „Exchange“ pašto sistemą, paprastai rekomenduojame nepersiųsti susitikimo, nebent tenkinamos visos toliau nurodytos sąlygos.

Dalyvis naudoja „Microsoft Outlook 2010“ arba naujesnę.
Organizatorius naudoja „Microsoft Outlook“ klientą.

Jei dėl kokios nors priežasties organizatorius negauna pranešimo apie susitikimo persiuntimą, susitikimo dalyviai nėra įtraukiami į organizatoriaus susitikimą. Jei organizatorius vėliau pakeičia susitikimą ir siunčia naujinimą, naujinimas išsiunčiamas tik pradiniams pakviestiesiems. Dalyviai, kurie anksčiau gavo persiųstą susitikimo kopiją, naujinimo negaus.

Jei anksčiau išvardyti apribojimai neleidžia sėkmingai ir nuosekliai persiųsti susitikimo kvietimų, geriausia tiesiog paprašyti susitikimo organizatoriaus įtraukti norimus dalyvius. Svarbu paprašyti susitikimo organizatoriaus įtraukti norimus dalyvius, jei nesate tikri, kad jūsų ir pageidaujamų dalyvių aplinkos atitinka anksčiau išvardytas sąlygas.

Pastaba: „Outlook“ atstovai pranešimų apie susitikimo persiuntimą negauna.

Papildomos rekomendacijos „Microsoft Exchange“ vartotojams

Prie jūsų kalendoriaus prijungtų įrenginių tvarkymas

Įsitikinkite, kad bet kuriame prie jūsų kalendoriaus jungiamame įrenginyje yra įdiegti visi naujausi naujinimai. Kai kuriuose įrenginiuose sinchronizavimui su kalendoriumi ir kitais aplankais naudojama „Exchange ActiveSync“. Šie įrenginiai apima "Outlook", skirtą "iOS", "Outlook", skirtą "Android", "Apple iOS" ir "Android" įrenginius. „Research In Motion“ (RIM) „BlackBerry“ ir kiti įrenginiai taip pat gali būti sinchronizuojami su kalendoriumi.

Daugiau informacijos apie kai kurias žinomas problemas žr.: Dabartinės "Microsoft" Exchange ActiveSync ir trečiųjų šalių įrenginių problemos.

Pastaba: Kai kuriais atvejais keli „Outlook“ klientai ir įrenginiai gali vienu metu modifikuoti elementus, o tai gali sukelti nesuderinamumų. Kad taip neatsitiktų, neapdorokite to paties elemento dviejuose ar keliuose klientuose ar įrenginiuose per sąlyginai trumpą laikotarpį.

Su „Outlook“ integruojamų priedų tvarkymas

Dauguma, jei ne visi, „Outlook“ priedai turi prieigą prie „Outlook“ duomenų. Priedas gali pakeisti tuo pačiu metu programoje „Outlook“ ar kitame įrenginyje redaguojamą „Outlook“ elementą. Dėl to gali atsirasti nesuderinamumų. Kad taip neatsitiktų, įdiekite naujausius su „Outlook“ integruojamų priedų ar programų naujinimus. Pašalinkite arba išjunkite tokias programas ir priedus, kurių nenaudojate arba kurių nereikia integruoti su „Outlook“.