Informacijos tvarkymo strategijų kūrimas ir taikymas

Svetainės strategijos funkcijos aktyvinimas leidžia svetainių rinkinio administratoriams apibrėžti svetainei ir visam jos turiniui taikomus saugojimo grafikus. Norėdami suaktyvinti šią funkciją:

1. Eikite į svetainių rinkinio, kurio svetainės strategijos funkciją norite aktyvinti, pagrindinį puslapį.

   Eikite į Parametrai , Svetainės parametrai.

2. Dalyje Svetainių rinkinio administravimas pasirinkite Svetainių rinkinio funkcijos.

3. Slinkite iki Svetainės strategija. Dešinėje pusėje, jei nematote Aktyvus, pasirinkite Aktyvinti.

Norėdami užtikrinti, kad informacijos strategija būtų taikoma visiems tam tikro tipo dokumentams svetainių rinkinyje, apsvarstykite galimybę sukurti strategiją svetainių rinkinio lygiu, tada taikyti strategiją turinio tipams. Jos vadinamos svetainių rinkinio strategimis.

1. Eikite į Parametrai , Svetainės parametrai.

2. Puslapio Svetainės parametrai sąraše Svetainių rinkinio administravimas spustelėkite Svetainių rinkinio strategijos.

3. Puslapyje Svetainių rinkinio strategijos spustelėkite Kurti.

4. Įveskite strategijos pavadinimą ir aprašą, tada parašykite trumpą strategijos patvirtinimą, kuriame paaiškinama vartotojams, kam taikoma strategija. Strategijos patvirtinimą gali sudaryti iki 512 simbolių.

5. Žr. Turinio tipo strategijos kūrimas toliau šiame straipsnyje, kad sužinotumėte, kaip nustatyti funkcijas, kurias norite susieti su strategija.

6. Spustelėkite Gerai , kad grįžtumėte į puslapį Svetainių rinkinio strategijos.

Įtraukus informacijos tvarkymo strategiją į turinio tipą lengva susieti strategijos funkcijas su keliais sąrašais ar bibliotekomis. Galite pasirinkti įtraukti esamą informacijos tvarkymo strategiją į turinio tipą arba sukurti unikalią konkretaus turinio tipo strategiją.

Taip pat galite įtraukti informacijos tvarkymo strategiją į sąrašams būdingą turinio tipą. Strategija taikoma tik to sąrašo elementams, kurie naudoja turinio tipą.

1. Eikite į Parametrai , Svetainės parametrai.

2. Puslapio Svetainės parametrai sekcijoje Žiniatinklio Designer galerijos spustelėkite Svetainės turinio tipai.

3. Puslapyje Svetainės turinio tipo parametrai pasirinkite turinio tipą, į kurį norite įtraukti strategiją.

4. Puslapio Svetainės turinio tipas sekcijoje Parametrai spustelėkite Informacijos tvarkymo strategijos parametrai.

5. Puslapyje Informacijos tvarkymo strategijos parametrai pasirinkite Apibrėžti strategiją, tada spustelėkite Gerai.

6. Puslapyje Strategijos redagavimas įveskite strategijos pavadinimą ir aprašą, tada parašykite trumpą aprašą, paaiškinantį vartotojams, kam taikoma strategija. Aprašą gali sudaryti iki 512 simbolių.

7. Kituose skyriuose pasirinkite atskiras strategijos funkcijas, kurias norite įtraukti į savo informacijos tvarkymo strategiją.

8. Norėdami nurodyti saugojimo laikotarpį dokumentams ir elementams, kuriems taikoma ši strategija, spustelėkite Įgalinti saugojimą, tada nurodykite saugojimo laikotarpį ir veiksmus, kurie turėtų įvykti, kai baigiasi elementų galiojimo laikas.

   Saugojimo laikotarpio nurodymas

   					1.	Spustelėkite Įtraukti įrašų saugojimo etapą...
   					2.	Pasirinkite saugojimo laikotarpio parinktį, kad nurodytumėte, kada dokumentų ar elementų galiojimo laikas baigiasi. Atlikite vieną iš šių veiksmų: Norėdami nustatyti galiojimo pabaigos datą pagal datos ypatybę, sekcijoje Įvykis spustelėkite Šis etapas pagrįstas elemento datos ypatybe, tada pasirinkite dokumento arba elemento veiksmą (pvz., Sukurta arba Modifikuota) ir laiko po šio veiksmo padidėjimą (pvz., dienų, mėnesių ar metų skaičių), kai norite, kad elemento galiojimas baigtųsi. Norėdami naudoti pasirinktinę saugojimo formulę galiojimo pabaigai nustatyti, spustelėkite Nustatyti pagal šiame serveryje įdiegtą pasirinktinę saugojimo formulę. Pastaba: Ši parinktis galima tik jei jūsų administratorius nustatė pasirinktinę formulę.
   					3.	Parinktis Pradėti darbo eigą galima tik tada, jei apibrėžiate sąrašo, bibliotekos ar turinio tipo strategiją, kuri jau turi su ja susietą darbo eigą. Tada jums bus suteikta galimybė pasirinkti iš darbo eigų.
   					4.	Sekcijoje Pasikartojimas pasirinkite Kartoti šio etapo veiksmą...ir įveskite, kaip dažnai norite, kad veiksmas pasikartotų. Pastaba: Ši parinktis galima tik tada, jei pasirinktą veiksmą galima pakartoti. Pavyzdžiui, negalite nustatyti veiksmo Visam laikui naikinti pasikartojimo.
   					5.	Spustelėkite Gerai.

9. Norėdami įgalinti dokumentų ir elementų, kuriems taikoma ši strategija, auditą, spustelėkite Įgalinti auditą, tada nurodykite įvykius, kuriuos norite tikrinti.

   Norėdami įgalinti auditą

   					1.	Puslapio Strategijos redagavimas sekcijoje Tikrinimas pažymėkite žymės langelį Įgalinti auditą , tada pažymėkite žymės langelius šalia įvykių, kuriuos norite stebėti.
   					2.	Norėdami paraginti vartotojus įterpti šiuos brūkšninius kodus į dokumentus, pažymėkite žymės langelį Raginti vartotojus įterpti brūkšninį kodą prieš įrašant arba spausdinant .
   					3.	Spustelėkite Gerai , kad pritaikytumėte audito funkciją strategijai.
   						Tikrinimo strategijos funkcija leidžia organizacijoms kurti ir analizuoti dokumentų audito sekas ir išvardyti elementus, pvz., užduočių sąrašus, problemų sąrašus, diskusijų grupes ir kalendorius. Ši strategijos funkcija pateikia audito žurnalą, kuriame įrašomi įvykiai, pvz., kada turinys peržiūrimas, redaguojamas arba panaikinamas.
   						Įgalinus auditą kaip informacijos tvarkymo strategijos dalį, administratoriai gali peržiūrėti audito duomenis strategijos naudojimo ataskaitose, kurios pagrįstos "Microsoft Excel" ir kuriose apibendrinamas dabartinis naudojimas. Administratoriai gali naudoti šias ataskaitas, kad nustatytų, kaip informacija naudojama organizacijoje. Šios ataskaitos taip pat gali padėti organizacijoms patikrinti ir dokumentuoti savo reguliavimo atitiktį arba ištirti galimas problemas.
   						Audito žurnale įrašoma ši informacija: įvykio pavadinimas, įvykio data ir laikas bei veiksmą atlikusio vartotojo sistemos pavadinimas.

10. Įgalinus brūkšninius kodus kaip strategijos dalį, jie įtraukiami į dokumento ypatybes ir rodomi dokumento, kuriam taikomas brūkšninis kodas, antraštės srityje. Kaip ir žymas, brūkšninius kodus taip pat galima pašalinti iš dokumento rankiniu būdu.

    Brūkšninių kodų įgalinimas

    					1.	Puslapio Strategijos redagavimas dalyje Brūkšniniai kodai pažymėkite žymės langelį Įgalinti brūkšninius kodus .
    					2.	Norėdami paraginti vartotojus įterpti šiuos brūkšninius kodus į dokumentus, pažymėkite žymės langelį Raginti vartotojus įterpti brūkšninį kodą prieš įrašant arba spausdinant .
    					3.	Spustelėkite Gerai , kad pritaikytumėte strategijai brūkšninio kodo funkciją.
    						Brūkšninio kodo strategija sugeneruoja kodo 39 standartinius brūkšninius kodus. Kiekviename brūkšninio kodo vaizde yra tekstas po brūkšninio kodo simboliu, reiškiantis brūkšninio kodo reikšmę. Tai leidžia naudoti brūkšninio kodo duomenis net tada, kai nėra aparatūros nuskaitymo. Vartotojai gali rankiniu būdu įvesti brūkšninio kodo numerį ieškos lauke, kad rastų elementą svetainėje.

11. Norėdami reikalauti, kad dokumentuose, kuriems taikoma ši strategija, būtų žymos, spustelėkite Įgalinti žymas, tada nurodykite norimus žymų parametrus.

    Etikečių įgalinimas

    					1.	Norėdami reikalauti vartotojų įtraukti žymą į dokumentą, pažymėkite žymės langelį Raginti vartotojus įterpti etiketę prieš įrašant arba spausdinant. Pastaba: Jei norite, kad etiketės būtų pasirinktinės, nežymėkite šio žymės langelio.
    					2.	Norėdami užrakinti žymą, kad po jos įterpimo jos nebūtų galima keisti, pažymėkite žymės langelį Neleisti keisti žymų jas įtraukus . Šis parametras neleidžia naujinti žymos teksto, kai žyma įterpiama į elementą kliento programoje, pvz., Word, "Excel" arba "PowerPoint". Jei norite, kad naujinant šio dokumento ar elemento ypatybes žyma būtų atnaujinama, nežymėkite šio žymės langelio.
    					3.	Lauke Etiketės formatas įveskite etiketės tekstą, kurį norite rodyti. Etiketėse gali būti iki 10 stulpelių nuorodų, kurių kiekvienas gali būti iki 255 simbolių ilgio. Norėdami sukurti etiketės formatą, atlikite šiuos veiksmus: Įveskite stulpelių, kuriuos norite įtraukti į etiketę, pavadinimus tokia tvarka, kokia norite juos rodyti. Stulpelių pavadinimus rašykite riestiniais skliaustais ({}), kaip parodyta puslapyje Strategijos redagavimas pateiktame pavyzdyje. Įveskite žodžius, kad nustatytumėte stulpelius už skliaustų, kaip parodyta pavyzdyje puslapyje Strategijos redagavimas.
    					4.	Norėdami įtraukti eilutės lūžį, įveskite \n , kur norite įterpti eilutės lūžį.
    					5.	Pasirinkite norimą šrifto dydį ir stilių ir nurodykite, ar norite, kad etiketė dokumente būtų rodoma kairėje, centre ar dešinėje. Patarimas: Pasirinkite šriftą ir stilių, pasiekiamą vartotojų kompiuteriuose. Šrifto dydis lemia, kiek teksto galima rodyti etiketėje.
    					6.	Įveskite etiketės aukštį ir plotį. Etiketės aukštis gali būti nuo 0,25 col. iki 20 colių, o etiketės plotis gali būti nuo 0,25 col. iki 20 colių. Etiketės tekstas visada vertikaliai centruojamas etiketės vaizde.
    					7.	Spustelėkite Atnaujinti , kad peržiūrėtumėte etiketės turinį.

12. Spustelėkite Gerai.

Galite apibrėžti išsaugojimo strategiją, kuri taikoma tik konkrečiam sąrašui, bibliotekai ar aplankui. Tačiau jei taip sukursite saugojimo strategiją, negalėsite pakartotinai naudoti šios strategijos kituose sąrašuose, bibliotekose, aplankuose ar svetainėse.

Jei norite taikyti vieną išsaugojimo taisyklę visų tipų turiniui vienoje vietoje, tikriausiai norėsite naudoti vieta pagrįstą saugojimą. Daugeliu kitų atvejų norėsite patikrinti, ar nurodyta visų turinio tipų saugojimo strategija.

Jei norite apibrėžti ne sąrašo ar bibliotekos informacijos tvarkymo strategiją, o ne saugojimą, turite apibrėžti kiekvieno atskiro sąrašo turinio tipo, susieto su tuo sąrašu arba biblioteka, informacijos tvarkymo strategiją. Daugiau informacijos žr. šio straipsnio dalyje Svetainės turinio tipo strategijos kūrimas .

Jei norite keisti sąrašo arba bibliotekos informacijos tvarkymo strategijos parametrus, turite turėti bent sąrašų tvarkymo teisę.

1. Eikite į sąrašą arba biblioteką, kuriai norite nurodyti informacijos tvarkymo strategiją.

2. Dokumentų bibliotekoje spustelėkite Parametrai , Bibliotekos parametrai.

   Jei nematote šių meniu elementų arba sąrašo, juostelėje spustelėkite skirtuką Biblioteka arba Sąrašas , tada spustelėkite Bibliotekos parametrai arba Sąrašo parametrai.

3. Dalyje Teisės ir valdymas spustelėkite Informacijos tvarkymo strategijos parametrai.

4. Puslapyje Informacijos tvarkymo strategijos parametrai įsitikinkite, kad sąrašo arba bibliotekos saugojimo šaltinis nustatytas kaip Biblioteka ir aplankai. Jei turinio tipas rodomas kaip šaltinis, atlikite šiuos veiksmus:

   • Spustelėkite Keisti šaltinį.

   • Puslapio Strategijos redagavimas dalyje Saugojimo šaltinis pasirinkite Biblioteka ir aplankai. Esate įspėjami, kad bus nepaisoma turinio tipo saugojimo strategijų.

   • Spustelėkite Gerai.

5. Puslapio Strategijos redagavimas sekcijoje Biblioteka pagrįstas saugojimo grafikas įveskite trumpą kuriamos strategijos aprašą.

6. Dalyje Ne įrašai spustelėkite Įtraukti saugojimo etapą...

   Svarbu: Atkreipkite dėmesį, kad dalyje Įrašai galite nustatyti skirtingas įrašų saugojimo strategijas pasirinkdami parinktį Nustatyti skirtingus įrašų saugojimo etapus.

7. Dialogo lange Etapo ypatybės pasirinkite saugojimo laikotarpio parinktį, kad nurodytumėte, kada dokumentų ar elementų galiojimo laikas baigiasi. Atlikite vieną iš šių veiksmų:

   • Norėdami nustatyti galiojimo pabaigos datą pagal datos ypatybę, sekcijoje Įvykis spustelėkite Šis etapas pagrįstas elemento datos ypatybe, tada pasirinkite dokumento arba elemento veiksmą (pvz., Sukurta arba Modifikuota) ir laiko po šio veiksmo padidėjimą (pvz., dienų, mėnesių ar metų skaičių), kai norite, kad elemento galiojimas baigtųsi.

   • Norėdami naudoti pasirinktinę saugojimo formulę galiojimo pabaigai nustatyti, spustelėkite Nustatyti pagal šiame serveryje įdiegtą pasirinktinę saugojimo formulę.

     Pastaba: Ši parinktis galima tik jei jūsų administratorius nustatė pasirinktinę formulę.

   • Dalyje Veiksmas nurodykite, kas turėtų nutikti pasibaigus dokumento ar elemento galiojimui. Norėdami įgalinti konkretų dokumento ar elemento veiksmą (pvz., naikinimą), pasirinkite veiksmą iš sąrašo.

8. Parinktis Pradėti darbo eigą galima tik tada, jei apibrėžiate sąrašo, bibliotekos ar turinio tipo strategiją, kuri jau turi su ja susietą darbo eigą. Tada jums bus suteikta galimybė pasirinkti iš darbo eigų.

9. Sekcijoje Pasikartojimas pasirinkite Kartoti šio etapo veiksmą...ir įveskite, kaip dažnai norite, kad veiksmas pasikartotų.

   Pastaba: Ši parinktis galima tik tada, jei pasirinktą veiksmą galima pakartoti. Pavyzdžiui, negalite nustatyti veiksmo Visam laikui naikinti pasikartojimo.

10. Spustelėkite Gerai.

Jei jūsų svetainei jau sukurta informacijos tvarkymo strategija kaip svetainių rinkinio strategija, turinio tipui galite taikyti vieną iš strategijų. Tokiu būdu galite taikyti tą pačią strategiją keliems turinio tipams svetainių rinkinyje, kurie neturi to paties pirminio turinio tipo.

1. Eikite į sąrašą arba biblioteką, kurioje yra turinio tipas, kuriam norite taikyti strategiją.

2. Dokumentų bibliotekoje spustelėkite Parametrai , Bibliotekos parametrai.

   Jei nematote šių meniu elementų arba sąrašo, juostelėje spustelėkite skirtuką Biblioteka arba Sąrašas , tada spustelėkite Bibliotekos parametrai arba Sąrašo parametrai.

3. Dalyje Teisės ir valdymas spustelėkite Informacijos tvarkymo strategijos parametrai.

4. Patikrinkite, ar strategijos šaltinis nustatytas kaip Turinio tipai, o dalyje Turinio tipo strategijos pasirinkite turinio tipą, kuriam norite taikyti strategiją.

5. Sekcijoje Nurodykite strategiją spustelėkite Naudoti svetainių rinkinio strategiją, tada sąraše pasirinkite norimą taikyti strategiją.

   Pastaba: Jei parinktis Naudoti svetainių rinkinio strategiją negalima, svetainių rinkiniui neapibrėžta jokia svetainių rinkinio strategija.

6. Spustelėkite Gerai.

   Svarbu: Jei sąrašas arba biblioteka, su kuria dirbate, palaiko kelių turinio tipų valdymą, dalyje Turinio tipai galite spustelėti turinio tipą, kurio informacijos tvarkymo strategiją norite nurodyti. Taip pereisite tiesiai prie anksčiau nurodyto 5 veiksmo.

Bendrinkite turinio tipus visuose svetainių rinkiniuose naudodami valdomų metaduomenų tarnybos taikomąją programą turinio tipo publikavimui nustatyti. Turinio tipo publikavimas padeda nuosekliai tvarkyti turinį ir metaduomenis visose svetainėse, nes turinio tipus galima kurti ir naujinti centralizuotai, o naujinimus galima publikuoti keliuose svetainių rinkinių prenumeruojatuose svetainių rinkiniuose arba žiniatinklio programose.

Galite apibrėžti informacijos tvarkymo strategiją ir sukurti šabloną, kurį pagal poreikį naudosite keliuose svetainių rinkiniuose. Šį metodą galima naudoti, jei norite turėti savo informacijos strategijų atsarginę kopiją, arba jis taip pat gali būti naudojamas kaip alternatyvus būdas turinio tipo publikavimui naudoti vieną strategiją visuose svetainių rinkiniuose. Šabloną arba strategijos atsarginę kopiją sukuriate eksportuodami strategiją iš vieno svetainių rinkinio ir importuodami jį į įrašytą vietą arba į kitą svetainių rinkinį.

Strategijos eksportavimas

1. Svetainių rinkinyje, kuriame yra strategija, eikite į Parametrai , Svetainės parametrai.

2. Puslapio Svetainės parametrai dalyje Svetainių rinkinio administravimas spustelėkite Svetainių rinkinio strategijos.

3. Spustelėkite strategiją, kurią norite eksportuoti, slinkite į strategijos apačią, tada spustelėkite Eksportuoti.

4. Paraginti įrašyti arba atidaryti failą spustelėkite Įrašyti, tada pasirinkite vietą, kur norite įrašyti failą. Būtinai pasirinkite vietą, pasiekiamą svetainių rinkinių, kurie importuoja strategiją.

5. Kai rodomas dialogo langas Atsisiuntimas baigtas, spustelėkite Uždaryti.

Strategijos importavimas į kitą svetainių rinkinį

Importuojant informacijos tvarkymo strategiją galima ją taikyti keliems turinio tipams bet kurio nurodyto svetainių rinkinio svetainės arba sąrašo lygiu. Šio darbo pranašumai yra dvejopi: jums nereikia iš naujo apibrėžti ir taikyti strategijos kiekvienam turinio tipui, taip pat galite lengviau valdyti strategijos pakeitimus keisdami strategiją tik vienoje vietoje.

1. Svetainių rinkinio, kuriam norite taikyti strategiją, pagrindiniame puslapyje eikite į Parametrai , Svetainės parametrai.

2. Sekcijoje Svetainių rinkinio administravimas spustelėkite Svetainių rinkinio strategijos.

3. Puslapyje Svetainių rinkinio strategijos spustelėkite Importuoti, tada spustelėkite Naršyti , kad rastumėte strategijos XML failą.

4. Pasirinkite XML failą, kuriame įrašyta strategija, tada spustelėkite Atidaryti.

5. Puslapyje Svetainių rinkinio strategijos importavimas spustelėkite Importuoti , kad įtrauktumėte strategiją į svetainių rinkinį.

Dabar jūsų importuota strategija gali būti taikoma vienam ar keliems turinio tipams svetainės arba sąrašo lygiu. Žr. Anksčiau šiame straipsnyje pateiktą skyrių Svetainių rinkinio strategijos taikymas turinio tipui .