Versijų kūrimo funkcija sąrašuose ir bibliotekose

Kai sąraše arba bibliotekoje įgalintas versijų kūrimas, galite saugoti, sekti ir atkurti sąrašo elementus ir bibliotekos failus, kai jie pakeičiami. Versijų kūrimas kartu su kitais parametrais, pvz., užbaigimas ir užrakinimas, leidžia valdyti svetainėje skelbiamą turinį. Versijų kūrimą taip pat galite naudoti norėdami peržiūrėti arba atkurti seną sąrašo arba bibliotekos versiją.

Versijų kūrimo apžvalga

Bet kas, turintis teisę tvarkyti sąrašus, gali įjungti arba išjungti sąrašo arba bibliotekos versijų kūrimą. Versijų kūrimas galimas visų numatytųjų tipų sąrašų elementams, įskaitant kalendorius, problemų sekimo sąrašus ir pasirinktinius sąrašus. Be to, ji prieinama visų tipų failams, kuriuos galima saugoti bibliotekose, įskaitant iš dalių sudarytus puslapius. Daugiau informacijos apie versijų kūrimą ir naudojimą žr. Sąrašo arba bibliotekos versijų kūrimo įgalinimas ir konfigūravimas.

Versijų kūrimą galite naudoti norėdami:

• Versijos retrospektyvos sekimas Kai įgalintas versijų kūrimas, galite matyti, kada elementas arba failas buvo pakeistas ir kas jį pakeitė. Taip pat galite matyti, kada buvo pakeistos ypatybės (informacija apie failą). Pavyzdžiui, jei kas nors pakeičia sąrašo elemento terminą, ta informacija rodoma versijų retrospektyvoje. Taip pat galite matyti komentarus, kuriuos žmonės daro įrašydami ir atrakindami failus bibliotekose.
• Ankstesnės versijos atkūrimas Jei padarėte klaidą naudodami dabartinę versiją, jei dabartinė versija yra sugadinta arba jums tiesiog labiau patinka ankstesnė versija, galite pakeisti dabartinę versiją ankstesne. Atkurta versija tampa nauja dabartine versija.
• Ankstesnės versijos peržiūra Galite peržiūrėti ankstesnę versiją neperrašydami dabartinės versijos. Jei peržiūrite "Microsoft Office" dokumento versijų retrospektyvą, pvz., "Word" arba "Excel" failą, galite palyginti dvi versijas ir nustatyti, kokie yra skirtumai.

Jei jūsų sąraše arba bibliotekoje yra ribojamos versijos, turėtumėte užtikrinti, kad bendradarbiai žinotų, jog pasiekus versijų limitą ankstesnės versijos bus panaikintos.

Kada kuriamos versijos

Kai įgalintas versijų kūrimas, versijos kuriamos šiais atvejais:

• Kai pirmą kartą sukuriamas sąrašo elementas arba failas arba kai nusiunčiamas failas.

  Pastaba

  Jei reikia paimti ir užrakinti failą, turite įrašyti ir atrakinti failą, kad sukurtumėte pirmąją jo versiją.

• Kai failas nusiunčiamas ir jo pavadinimas yra toks pat kaip esamo failo.

• Kai pakeičiamos sąrašo elemento arba failo ypatybės.

• Kai "Office" dokumentas atidaromas ir įrašomas. Atidarius dokumentą iš naujo, įrašius redagavimą bus sukurta nauja versija.

• Periodiškai, redaguojant ir įrašant "Office" dokumentus. Ne visi redagavimai ir įrašymai sukuria naujas versijas. Pavyzdžiui, dažnai įrašant redagavimus, kiekviena nauja versija fiksuoja laiko tašką, o ne kiekvieną atskirą redagavimą. Tai dažnai, kai įjungtas automatinis įrašymas .

• Redaguojant dokumentą vienu metu, kai kitas vartotojas pradeda dirbti su dokumentu arba vartotojas spustelėja įrašyti, kad nusiųstų pakeitimus į biblioteką.

Bet kuriuo metu gali būti iki trijų naujausių failo versijų: paimtos ir užrakintos versijos, naujausios papildomos arba juodraščio versijos ir paskutinės paskelbtos arba pagrindinės versijos. Visos kitos versijos laikomos istorinėmis versijomis. Kai kurios dabartinės versijos matomos tik vartotojams, turintiems teises jas peržiūrėti.

Pagrindinės ir papildomos versijos

Paprastai pagrindinė versija atitinka etapą, pvz., peržiūrai arba publikavimui pateiktas failas, o papildoma versija yra nebaigtas darbas, kurį perskaityti negali visi svetainės dalyviai. Atsižvelgiant į tai, kaip dirba jūsų komanda, jūsų komandai gali prireikti naujausių papildomų versijų, pvz., neseniai redaguotos versijos. Laikui bėgant jūsų komandai gali sumažėti poreikis senesnės papildomos versijos.

Kai kurios organizacijos savo bibliotekose stebi tiek pagrindines, tiek papildomas failų versijas. Kiti seka tik pagrindines versijas. Pagrindinės versijos žymimos sveikaisiais skaičiais, pvz., 5.0; Papildomos versijos žymimos dešimtainiais skaičiais, pvz., 5.1.

Dauguma organizacijų naudoja papildomas versijas, kai failai yra kuriami, ir pagrindines versijas, kai pasiekiamos tam tikros gairės arba kai failai yra parengti peržiūrėti plačiai auditorijai. Daugelyje organizacijų juodraščių saugos funkcija nustatyta leisti tik failo savininkui ir žmonėms, turintiems teises tvirtinti failus. Tai reiškia, kad antraeilių versijų niekas kitas nematys, kol nebus išleista pagrindinė versija.

Sąrašai palaiko tik pagrindines versijas. Kiekviena sąrašo elemento versija sunumeruota sveikuoju numeriu. Jei jūsų organizacija reikalauja patvirtinti sąrašo elementus, elementų būsena Laukiama, kol jų nepatvirtina asmuo, turintis teisę juos patvirtinti. Būsena Laukiama, bet jos numeruojamos dešimtainiais skaičiais ir vadinamos juodraščiais.

Didžiausias papildomų versijų skaičius yra 511, o pagrindinių versijų skaičių galima koreguoti. Informacijos apie pagrindinių versijų skaičiaus nustatymą ieškokite skyriuje Saugomų versijų valdymas .

Jei naudojate internetinę programą arba naujausią kompiuterio versiją ir bandote įrašyti kitą papildomą versiją, viršijančią maksimalų kiekį, perrašysite naujausią papildomą versiją. Jei naudojate seną klientą, negalėsite įrašyti arba nusiųsti jokių pakeitimų. Norėdami išvengti perrašymo arba toliau siųsti keitimus, turite publikuoti kitą pagrindinę versiją. Tada vėl galėsite publikuoti iki maksimalaus papildomos versijos versijų. Norėdami sužinoti, kaip publikuoti naujas versijas, peržiūrėkite Failo versijos publikavimas arba publikavimo atšaukimas.

Daugiau informacijos apie versijų kūrimo įgalinimą ir nustatymą, įskaitant pagrindines ir papildomas versijas, rasite Sąrašo arba bibliotekos versijų kūrimo įgalinimas ir konfigūravimas.

Versijų numeravimas

Versijos numeriai automatiškai įtraukiami kiekvieną kartą, kai sukuriate naują versiją. Sąraše arba bibliotekoje, kurioje įgalintas pagrindinių versijų kūrimas, versijose yra sveikieji skaičiai, pvz., 1.0, 2.0, 3.0 ir t. t. Bibliotekose administratorius gali įgalinti pagrindinių ir papildomų versijų kūrimą. Kai sekamos papildomos versijos, jos turi dešimtainius skaičius, pvz., 1.1, 1.2, 1.3 ir t. t. Kai viena iš šių versijų publikuojama kaip pagrindinė versija, jos numeris tampa 2.0. Vėlesnės papildomos versijos numeruojamos 2.1, 2.2, 2.3 ir t. t.

Atsisakius pirkimo užbaigimo, versijos numeris nesikeičia. Jei naujausia versija buvo 3.0, atsisakius pirkimo užbaigimo ji išlieka 3.0.

Panaikinus versiją, versija patenka į šiukšlinę ir jos numeris pateikiamas kartu su šiukšline. Versijų istorijoje bus rodomi likę versijų numeriai. Kitų versijų numeriai nesikeičia. Pavyzdžiui, jei turite dokumentą, kuriame yra papildomų 4.1 ir 4.2 versijų, ir nusprendžiate panaikinti 4.1 versiją, gautoje versijų retrospektyvoje bus rodomos tik 4.0 ir 4.2 versijos. Tai pavaizduota šiame paveikslėlyje.

Daugiau informacijos apie versijų kūrimo įgalinimą ir nustatymą, įskaitant pagrindines ir papildomas versijas, rasite Sąrašo arba bibliotekos versijų kūrimo įgalinimas ir konfigūravimas. 

Nustatymas, kas gali matyti juodraščius

Galite konfigūruoti, kas gali peržiūrėti sąrašo elementų ir failų juodraščius. Juodraščiai kuriami dviem atvejais:

• Kai bibliotekoje, kuri seka pagrindines ir papildomas versijas, sukuriama arba atnaujinama papildoma failo versija.
• Kai sąrašo elementas arba failas sukuriamas arba atnaujinamas, tačiau dar nepatvirtintas sąraše arba bibliotekoje, kurioje būtinas turinio patvirtinimas.

Kai stebite pagrindines ir papildomas versijas, galite nurodyti, ar žmonės turi turėti teisę redaguoti failus, kad galėtų peržiūrėti ir skaityti papildomą versiją. Pritaikius šį parametrą, asmenys, turintys teisę redaguoti failą, gali dirbti su failu, bet tie, kurie turi teisę tik skaityti failą, nematys papildomos versijos. Pavyzdžiui, galbūt nenorite, kad visi, turintys prieigą prie jūsų bibliotekos, redaguojant failą matytų komentarus ar keitimus. Jei sekamos pagrindinės ir papildomos versijos, bet niekas dar nėra publikavęs pagrindinės versijos, failas nematomas žmonėms, neturintiems teisės peržiūrėti elementų juodraščius.

Kai reikia patvirtinti turinį, galite nurodyti, ar patvirtinimo laukiančius failus gali peržiūrėti žmonės, turintys teisę skaityti, asmenys, turintys teisę redaguoti, ar tik autorius ir žmonės, turintys teisę tvirtinti elementus. Jei sekama ir pagrindinė, ir papildoma versijos, autorius turi publikuoti pagrindinę versiją, kad tik tada būtų galima pateikti failą patvirtinti. Kai reikia patvirtinti turinį, žmonės, turintys teisę skaityti turinį, bet neturintys teisės peržiūrėti juodraščio elementų, matys paskutinę patvirtintą arba pagrindinę failo versiją.

Neatsižvelgiant į tai, ar žmonės turi teisę redaguoti failą, ar ne, jei žmonės ieško failo, kuris yra papildomos versijos, jie negaus rezultatų.

Saugojimas, kiek versijų saugoma

Kai kurios organizacijos leidžia neribotas failų versijas, o kitos taiko apribojimus. Įrašę ir atrakinę naujausią failo versiją galite pastebėti, kad trūksta senos versijos. Jei jūsų naujausia versija yra 101.0 ir pastebėjote, kad nebėra 1.0 versijos, vadinasi, administratorius sukonfigūravo biblioteką leisti tik 100 pagrindinių failo versijų. Pridėjus 101-ąją versiją, panaikinama pirmoji versija. Liko tik versijos nuo 2.0 iki 101.0. Panašiai, jei įtraukiama 102-oji versija, lieka tik versijos nuo 3.0 iki 102.0.

Administratorius taip pat gali nuspręsti apriboti papildomų versijų skaičių iki nustatytų naujausių versijų nustatytų versijų. Pvz., jei leidžiama 100 pagrindinių versijų, administratorius gali nuspręsti palikti papildomus juodraščius tik penkioms naujausioms pagrindinėms versijoms. Didžiausias papildomų versijų skaičius tarp pagrindinių versijų yra 511. Daugiau informacijos apie pagrindinių ir papildomų versijų publikavimą ir kas nutinka, kai turite daugiau nei daugiausia papildomų versijų, žr. skyrių Pagrindinės ir papildomos versijos. Norėdami sužinoti, kaip publikuoti naujas versijas, peržiūrėkite Failo versijos publikavimas arba publikavimo atšaukimas.

Bibliotekoje, kuri riboja pagrindinių versijų, kurioms lieka papildomos versijos, skaičių, pasiekus versijų ribą, ankstesnių pagrindinių versijų papildomos versijos panaikinamos. Pavyzdžiui, jei pasiliekate tik 100 pagrindinių versijų juodraščius, o jūsų komanda sukuria 105 pagrindines versijas, ankstyviausioms versijoms bus paliktos tik pagrindinės versijos. Papildomos versijos, susietos su penkiomis ankstesnėmis pagrindinėmis versijomis, pvz., 1.2 arba 2.3, panaikinamos, tačiau pagrindinės versijos – 1, 2 ir t. t. – paliekamos, nebent jūsų biblioteka taip pat apriboja pagrindines versijas.

Paprastai naudinga riboti versijų skaičių. Tai reiškia, kad galite taupyti vietą serveryje ir sumažinti netvarką vartotojams. Tačiau, jei jūsų organizacija reikalauja įrašyti visas versijas dėl teisinių ar kitų priežasčių, netaikykite jokių apribojimų.

Daugiau informacijos apie versijų kūrimo įgalinimą ir nustatymą, įskaitant apribojimus, žr. Sąrašo arba bibliotekos versijų kūrimo įgalinimas ir konfigūravimas.

Versijų kūrimo įgalinimas, konfigūravimas ir naudojimas sąrašuose ir bibliotekose

• Jei esate "Microsoft 365" klientas, versijų kūrimas yra įjungtas automatiškai, kai kuriate biblioteką arba sąrašą. Versijų kūrimą galima išjungti naudojant "PowerShell" arba kūrėjo API. Pastaba: išjungti versijų kūrimo nerekomenduojama, nes tada išjungiama apsauga nuo versijos atkūrimo.
• "SharePoint Server" versijų kūrimas įjungiamas automatiškai, kai sukuriate biblioteką, bet ne tada, kai kuriate sąrašą.

Bet kas, turintis teisę tvarkyti sąrašus, gali įjungti arba išjungti versijų kūrimą. Daugelyje svetainių tai yra tas pats asmuo, kuris valdo svetainę, nes sąrašai ir bibliotekos paveldi teises iš svetainės. Be versijų kūrimo įgalinimo, svetainės savininkas (arba kitas sąrašą ar biblioteką valdantis asmuo) nusprendžia, ar reikalauti turinio patvirtinimo, kas gali peržiūrėti juodraščius ir ar reikia paimti ir užrakinti. Kiekvienas iš šių sprendimų turi įtakos versijų kūrimo veikimui. Pavyzdžiui, jei biblioteką valdantis asmuo nusprendžia reikalauti paimti ir užrakinti, versijos numeriai sukuriami tik tada, kai failas įrašomas ir atrakinamas. Jei reikia turinio patvirtinimo, pagrindinių versijų numeriai netaikomi tol, kol failus patvirtina kas nors, turintis tokį leidimą.

Norėdami sužinoti, kaip įjungti sąrašo arba bibliotekos versijų kūrimą, žr. Sąrašo arba bibliotekos versijų kūrimo įgalinimas ir konfigūravimas.

Kaip veikia versijų kūrimas su reikiamu turinio patvirtinimu

Jei bibliotekoje įgalintas versijų kūrimas, ją nustatantis asmuo nustato, ar sekti pagrindines ir papildomas versijas, taip pat nustato, kas gali matyti papildomas versijas. Daugeliu atvejų, kai reikia patvirtinti turinį, tik failo savininkas ir žmonės, turintys teises patvirtinti elementus, gali matyti papildomas versijas. Kitose bibliotekose visi, galintys redaguoti bibliotekos failus, arba visi, turintys bibliotekos skaitymo teisę, gali matyti visas versijas. Patvirtinus versiją, visi, turintys sąrašo ar bibliotekos skaitymo teisę, galės matyti versiją.

Nors sąrašuose nėra pagrindinių ir papildomų versijų, bet kuris elementas, kurio būsena Laukiama , laikomas juodraščiu. Dažniausiai juodraščius gali peržiūrėti tik elemento kūrėjas ir asmenys, turintys visiško valdymo arba dizaino teises. Juodraštis rodomas būsenose Laukiama , tačiau kiti mato tik naujausią versiją versijų istorijoje. Jei failas atmetamas, jo būsena Laukiama , kol jį panaikina reikiamas teises turintis asmuo.

Pagal numatytuosius nustatymus laukiantis elementas arba failas rodomas tik jo kūrėjui ir sąrašų tvarkymo teises turintiems žmonėms, tačiau galite nurodyti, ar kitos vartotojų grupės gali peržiūrėti elementą arba failą. Jei jūsų biblioteka nustatyta taip, kad sektų tiek pagrindines, tiek papildomas versijas, asmuo, kuris redaguoja failą, pirmiausia turi publikuoti pagrindinę failo versiją.

Daugiau informacijos apie dokumentų patvirtinimo nustatymą žr. Svetainių sąraše arba bibliotekoje esančių elementų patvirtinimo reikalavimas.

Kaip veikia versijų kūrimas su failų paėmimu ir užrakinimu

Kai paimate ir paimate ir užrakinate failą iš bibliotekos, kurioje įjungtas versijų kūrimas, kiekvieną kartą paskesniam failo įrašymui ir atrakinimui sukuriama nauja versija. O jei įjungta pagrindinė ir papildoma versijos, registracijos metu galite nuspręsti, kokio tipo versiją norite diegti ir atrakinti. Bibliotekose, kuriose būtina paimti ir užrakinti, versijos kuriamos tik po įrašymo ir atrakinimo.

Bibliotekose, kuriose paimti ir užrakinti nereikia, nauja versija sukuriama, kai pirmą kartą įrašote failą ir atidarote failą. Kiekvienas paskesnis įrašymas perrašo versiją, kurią sukūrėte pirmą kartą įrašę. Jei uždarysite taikomąją programą ir vėl atidarysite dokumentą, pirmą kartą įrašius vėl bus sukurta versija. Dėl to versijų skaičius gali labai greitai daugėti.

Daugiau informacijos apie įrašymą ir atrakinimą bei paėmimą ir užrakinimą bei paėmimą ir užrakinimą bei bibliotekos failų pakeitimų atsisakymą arba pakeitimų atsisakymą.

Kaip veikia versijų kūrimas pervardijant failus naudojant "Peržiūrėti Failų naršyklėje"

Naudojant funkciją Peržiūrėti Failų naršyklėje darbui su failais, svarbu pažymėti, kad elgesys šiek tiek skiriasi, palyginti su darbu su naršykle.

Naudojant funkciją Peržiūrėti Failų naršyklė, failo pervardijimas nelaikomas pakeitimu, kuris paskatina naujos versijos sukūrimą. Tai reiškia, kad kai pakeičiate failo vardą naudodami funkciją Peržiūrėti Failų naršyklėje, "SharePoint" nesukuria naujos failo versijos, o pervardija failą.

Tačiau naudojant naršyklę (arba "„OneDrive“" sinchronizavimo klientą) pervardijus failą sukuriama nauja versija.

Reikalaujama paimti ir užrakinti (tik bibliotekose)

Reikalavimas paimti ir užrakinti gali padėti jūsų komandai išnaudoti visas versijų kūrimo galimybes, nes žmonės konkrečiai nurodo, kada turi būti sukurta versija. Versija sukuriama tik tada, kai kas nors paima ir užrakina failą, jį pakeičia ir vėl įrašo ir atrakina. Kai paimti ir užrakinti nebūtina, versija sukuriama, kai kas nors pirmą kartą įrašo failą, o ši versija atnaujinama, kai asmuo ją uždaro. Jei tas asmuo ar kas nors kitas tada atidaro ir įrašo failą dar kartą, sukuriama kita versija. Atsižvelgiant į situaciją, galite neketinti kurti kelių versijų, pvz., jei turite uždaryti failą, kad galėtumėte dalyvauti susitikime, prieš baigdami keisti failą.

Kai būtina paimti ir užrakinti, žmonės negali įtraukti failų, keisti failų arba keisti failo ypatybių, prieš tai nepaėmę ir nepaėmę failo. Kai žmonės įrašo ir atrakina failus, jie paraginami pateikti komentarus apie atliktus keitimus, o tai padeda sukurti prasmingesnę versijų istoriją.

Daugiau informacijos apie reikalavimą paimti ir užrakinti dokumentus rasite Bibliotekos, kad būtų reikalaujama paimti ir užrakinti failus, konfigūravimas.

Sąrašo arba bibliotekos teisės

Sąrašuose ir bibliotekose yra teisių, susijusių su versijų kūrimu ir paėmimu ir užrakinimu, kurios skiriasi priklausomai nuo vartotojui ar konkrečiai grupei taikomo teisių rinkinio. Kas nors, kas gali redaguoti teisių rinkinius, gali kitaip konfigūruoti šias teises arba sukurti naują grupę su tinkintais teisių rinkiniais.

Šios teisės leidžia lanksčiai valdyti biblioteką. Pavyzdžiui, galbūt norėsite, kad kas nors galėtų panaikinti failo versijas be teisės panaikinti patį failą. Teisė naikinti versijas nėra tokia pati kaip teisė naikinti elementus, todėl galite suteikti tinkintą valdymo lygį.

Šioje lentelėje pateikiamos teisės, susijusios su versijų kūrimu ir paėmimu ir užrakinimu; ir kuriems numatytiesiems teisių rinkiniams jie taikomi.

Leidimas	Numatytasis teisių rinkinys
Peržiūrėti versijas	Visos teisės, dizainas, bendradarbiavimas ir skaitymas
Naikinti versijas	Visiškas valdymas, dizainas ir dalyvavimas
Nepaisyti paėmimo ir užrakinimo	Visiškas valdymas ir dizainas
Tvirtinti elementus	Visiškas valdymas ir dizainas

Daugiau informacijos apie teises rasite Teisių rinkinių supratimas.

Palikite komentarą

Ar šis straipsnis buvo naudingas? Jei taip, informuokite mus šio puslapio apačioje. Jei jis nebuvo naudingas, praneškite, kas buvo painu arba ko trūko. Nurodykite savo "SharePoint", operacinės sistemos ir naršyklės versiją. Atsižvelgdami į atsiliepimus dar kartą patikrinsime faktus, įtrauksime informacijos ir atnaujinsime šį straipsnį.