Naujojoje "Outlook" pateikiama nauja, efektyvi el. pašto funkcija, kuri gali padėti vykdomiesiems administratoriams ir atstovams produktyviau atlikti kasdienį darbą. Šiame straipsnyje pateikiami keli nauji "Outlook" patarimai, skirti kalendoriui ir paštui , kurie naudingi vykdomiesiems administratoriams. Norėdami pradėti, rekomenduojame išbandyti naująją "Outlook".
Norime išgirsti, kaip galime pagerinti vykdomųjų administratorių ir atstovų patirtį! Galite pateikti atsiliepimą čia.
Pastaba
Teisių suteikimas pasiekiamas tik tuo atveju, jei naudojate darbo arba mokymo įstaigos paskyrą programoje "Microsoft 365" arba "Exchange Online".
Kalendoriaus bendrinimas ir prieiga prie jo naudojant redagavimo arba atstovo teises
Kategorijų valdymo bendrinimas su atstovu
Bendrinamų kalendorių peržiūra
Naujų bendrinamų arba įgaliotų kalendorių įtraukimas
Bendrinamų arba perduodamų pašto dėžučių ir aplankų įtraukimas ir peržiūra
Vadovo kategorijų valdymas ir naudojimas kaip atstovui
Pašto ir kalendoriaus vadovų padėjėjams skirti patarimai
Kalendoriaus bendrinimas ir prieiga prie jo naudojant redagavimo arba atstovo teises
Norėdami sužinoti, kaip bendrinti ir pasiekti kalendorių su redagavimo arba atstovo teisėmis programoje "Outlook", žr . Kalendoriaus bendrinimas ir prieiga naudojant redagavimo arba atstovo teises programoje "Outlook".
Kategorijų valdymo prieigos bendrinimas su atstovu
Naršymo srityje pasirinkite CalendarCalendar
.Skirtuke Pagrindinis pasirinkite Share Calendar.
Puslapyje Bendrinimas ir teisės įveskite vardą arba el. pašto adresą asmens, su kuriuo norite bendrinti savo kalendorių, ir priskirkite atstovo prieigą. Nors kalendorių galite bendrinti su daugiau nei vienu asmeniu, vienu metu galite įtraukti tik vieną asmenį iš internetinė „Outlook“.
Įtraukę pageidaujamą asmenį, kuris galės valdyti jūsų kalendorių, pasirinkite išplečiamąjį sąrašą šalia jo vardo, tada pasirinkite prieigos lygį, kurį norite suteikti.
Pasirinkite Atstovas, kad suteiktumėte tas pačias teises kaip redaktoriui, be to, jie gaus susitikimų užklausas ir galės siųsti atsakymus į jas jūsų vardu.
Norėdami leisti atstovui tvarkyti jūsų kategorijas, pažymėkite žymės langelį Leisti atstovui tvarkyti kategorijas.
Kai pridėsite asmenį, su kuriuo norite bendrinti savo kalendorių, ir pasirinksite teises, kurias norite jam suteikti, pasirinkite Bendrinti. Jei nuspręsite nebebendrinti savo kalendoriaus, paspauskite Šalinti.
Asmuo, su kuriuo bendrinote savo kalendorių, gaus el. laišką, pranešantį apie tai. Kai kvietime pasirinks mygtuką Priimti, jūsų kalendorius bus įtrauktas į to asmens kalendorių sąrašą.
Norėdami sužinoti daugiau, peržiūrėkite kalendoriaus bendrinimas ir prieiga prie jo naudojant redagavimo arba atstovo teises programoje "Outlook".
Bendrinamų kalendorių peržiūra
Bendrinami arba įgaliotieji kalendoriai pagal numatytuosius parametrus naujojoje "Outlook" gali būti nerodomi. Norėdami peržiūrėti bendrinamus kalendorius, spustelėkite Rodyti viską kalendorių sąraše ir peržiūrėkite bendrinamus kalendorius dalyje People's calendars. Tada pasirinkite jus dominantį kalendorių ir juostelėje pasirinkite Perskirtasis rodinys , kad peržiūrėtumėte kelis kalendorius vieną šalia kito.
Naujų bendrinamų arba įgaliotų kalendorių įtraukimas
Galite įtraukti naują bendrinamą arba atstovo kalendorių iš el. laiško, kurį gavote kvietimui valdyti, arba tiesiogiai iš kalendoriaus.
Norėdami pridėti tiesiai iš kalendoriaus, spustelėkite Pridėti kalendorių. Tada pasirinkite Įtraukti iš katalogo ir pasirinkite vadovą ar komandos narį, kurio kalendorių norite įtraukti.
Pastaba
Galite įtraukti bet kurio komandos nario kalendorių ir peržiūrėti numatytąją kalendoriaus bendrinimo informaciją (daugumoje organizacijų tai paprastai yra užimtumo bendrinimas).
Bendrinamų arba perduodamų pašto dėžučių ir aplankų įtraukimas ir peržiūra
Norėdami įtraukti bendrinamas arba atstovaujančias pašto dėžutes ir aplankus, spustelėkite tris taškus, esančius šalia paskyros aplanko Bendrinama su manimi , ir pasirinkite Pridėti bendrinamą aplanką arba pašto dėžutę.
Tada pasirinkite bendrinamą arba atstovo paskyrą, kurią norite įtraukti. Tada galite peržiūrėti bendrinamą pašto dėžutę arba aplankus dalyje Bendrinama su manimi.
Vadovo kategorijų valdymas ir naudojimas kaip atstovui
Jei jums buvo suteiktos kategorijų valdymo teisės, turite priimti teises ir iš naujo paleisti "Outlook", kad galėtumėte valdyti vadovo kategorijų sąrašą parametrų
Dabar galite kurti naujas kategorijas leidimą suteikusio vadovo vardu. Šias kategorijas taip pat galite pritaikyti vadovo "Mail" ir "Calendar" įvykiams.
Peržiūrėkite ir kurkite vadovo kategorijas:
- Eikite į "Outlook" parametrų .
- Pasirinkite klientų>kategorijas.
- Išplečiamajame sąraše pasirinkite vadovo paskyrą, kad peržiūrėtumėte jo kategorijas.
- Čia galite kurti naujas kategorijas.
Pritaikykite kategorijas "Calendar" susitikimams ir įvykiams:
- Programoje "Outlook" eikite į CalendarCalendar .
- Išplėskite skyrių pavadinimu People's Calendars
ir pasirinkite savo vadovo kalendorių. - Pasirinkite ir laikykite (arba dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite) vieną iš jų susitikimų arba įvykių, tada pasirinkite Skirstyti pagal kategorijas
- Norėdami įtraukti esamą kategoriją, pasirinkite ją sąraše arba pasirinkite Nauja kategorija. Įveskite naujos kategorijos pavadinimą ir pasirinkite spalvą.
- Pasirinkite Įrašyti.
Pastaba
- Šiuo metu kategorijas galite kurti tik kito asmens vardu. Galimybė redaguoti, įtraukti į parankinius arba naikinti esamas kategorijas kito asmens vardu dar nepalaikoma.
- Be to, gali užtrukti iki 30 minučių, kol nauja kategorija atsispindės kito asmens kalendoriuje.
Toliau pateikiami keli kalendoriaus ir pašto patarimai, kurie padės vadovų padėjėjams ir atstovams geriau orientuotis į savo laiko planavimo poreikius naujojoje "Outlook".
Calendar tips
Raskite laiką ir prašykite asmeninio įvykio
Planuodami susitikimą, spustelėkite Rasti laiką , kad lengvai rastumėte tinkamus laiko tarpsnius dalyvio kalendoriuose. Pasiekiamumą galite patikrinti užvedę žymiklį ant dalyvio piktogramos.
Taip pat galite paprašyti asmeniškai dalyvauti įjungdami asmeninio įvykio jungiklį. Vis tiek galite įtraukti "Teams" susitikimo saitą dalyviams, kurie gali negalėti prisijungti asmeniškai.
Planavimo pagalbinės priemonės naudojimas
Naudokite planavimo pagalbinę priemonę, kad lengvai rastumėte laiko susitikimams. Naujojoje "Outlook" galite peržiūrėti dalyvių laiko juostas ir tvarkaraščių žymas planavimo asistente.
Atkreipkite dėmesį, kad dalyvio laiko juostos rodomos tik jei bent vienas dalyvis yra kitoje laiko juostoje.
Naudokite planavimo pagalbinę priemonę, kad padėtumėte planuoti susitikimus
Automatiniai susitikimai internetu
Naujojoje "Outlook" pagal numatytuosius parametrus visi susitikimai vyksta internetu. "Teams" susitikimo perjungimas yra įjungtas, kai į susitikimą įtraukiate dalyvių. Skirtingai nei klasikinėje "Outlook", "Teams" susitikimo saitas ir išsami informacija įtraukiami išsiuntus kvietimą. Tada galite peržiūrėti susitikimo kvietimą, kad pamatytumėte ir nukopijuotumėte "Teams" susitikimo informaciją.
Stengiamės atnaujinti šią veikseną ir iš anksto sukurti susitikimų saitus, kad ateityje matytumėte, kad jos atitinka klasikinę "Outlook".
Pastaba
Kiekvieną susitikimą internete galite atnaujinti dalyje "Settings",> "Calendar > Events**" ir "Invitations" bei įjungti arba išjungti "Įtraukti susitikimą internetu į visus susitikimus".
Jei naudojatetrečiosios šalies internetinių susitikimų teikėjus, pvz., "Zoom" arba "Cisco WebEx", šiame parametre taip pat matysite juos kaip susitikimo teikėjo parinktis, jei turite įdiegtą jų žiniatinklio papildinį.
Slėpti dalyvių sąrašą
Dabar galite pasirinkti slėpti dalyvių sąrašą, kad jis nebūtų matomas vartotojams, gavusiems susitikimo kvietimą. Kurdami naują susitikimą, pasirinkite Atsakymo parinktys ir spustelėkite Slėpti dalyvių sąrašą
Dalyviai gali įtraukti kambarius
Naujojoje "Outlook" dalyviai gali įtraukti kambarius persiųsdami susitikimo kvietimą į atitinkamus kambarius. Tada susitikimo kambarys bus matomas visiems dalyviams.
Įvykių sekos redagavimas
Naujojoje "Outlook", skirtoje "Windows", siūlomos šios susitikimų sekos redagavimo parinktys:
- Šis įvykis: Naujinimai tik pasirinktas susitikimų serijos egzempliorius.
- Šis ir visi tolesni įvykiai: Naujinimai pasirinktą egzempliorių ir visus būsimus sekos pasikartojimus, ankstesnius egzempliorius paliekant nepakitusius. (Ši parinktis negalima klasikinėje "Outlook", skirtoje "Windows".)
- Visi serijos įvykiai: Naujinimai kiekvieną susitikimų serijos egzempliorių.
Paskyros, susitikimo arba įvykio keitimas programoje "Outlook"
Susitikimo dublikato kūrimas
Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite įvykį kalendoriaus paviršiuje ir pasirinkite Dubliuoti įvykį , kad jį dubliuotumėte.
Kelių laiko juostų įtraukimas į kalendorių
Naujojoje "Outlook" lengvai valdykite susitikimus skirtingose laiko juostose. Naujoji "Outlook" leidžia įtraukti iki 20 laiko juostų kalendoriuje, o klasikinė "Outlook" leidžia įtraukti tik 3 laiko juostas.
Vadovo kategorijų naudojimas kalendoriuje
Pasirinkite ir laikykite (arba dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite) įvykį kalendoriaus rodinyje ir pasirinkite Skirstyti pagal kategorijas , kad pritaikytumėte vadovo kategorijas. Ateityje planuojame leisti vadovams redaguoti, įtraukti į parankinius ir naikinti vadovų kategorijas.
Kalendorių kategorijų ir priminimų naudojimas programoje "Outlook"
Bendrinamų kalendoriaus pranešimų gavimas
Naujojoje "Outlook" vartotojai gali pasirinkti gauti pranešimus apie bendrinamo kalendoriaus įvykių pakeitimus. Ši funkcija išplėsta tiek vykdomajam direktoriui, tiek atstovams.
Galite pasirinkti kalendorius, kuriuos norite pasirinkti gauti pranešimams iš Settings> Calendar > Shared Calendars> Calendar atnaujinimai.
Pranešimų gavimas iš bendrinamo kalendoriaus programoje "Outlook"
Nesiųsti atsakymo RSVP sekamas
Jei klasikinėje "Outlook" vartotojas pasirenka Nesiųsti atsakymo RSVP siuntimo metu, organizatorius negalės sekti to atskiro RSVP.
Tačiau naujojoje "Outlook", jei vartotojas atsakydamas panaikina el. pašto administratoriaus žymėjimą, net jei organizatoriui nebus išsiųstas matomas atsakymo el. laiškas, organizatorius vis tiek galės sekti tą atsakymą tol, kol organizatorius ir atsakymus pateikiantis dalyvis bus tame pačiame M365 nuomotojuje (arba organizacijoje).
Ateityje planuojame palaikyti RSVP sekimą skirtinguose nuomotojuose.
Atmestų susitikimų kalendoriuje ir atsakymų atsakymų į susitikimus išsaugojimas aplanke Gauta
Išsaugokite atmestus susitikimus kalendoriuje, kad vis tiek galėtumėte apie tai žinoti, o prireikus vėliau atnaujinkite RSVP. Tai galima įjungti pasirinkus SettingsCalendarEvents>>and invitations ir spustelėjus žymės langelį Įrašyti atmestus įvykius.
Susitikimai, į kuriuos buvo reikalaujama, taip pat gali būti saugomi aplanke Gauta, kad vėliau galėtumėte juos lengvai rasti. Tai galima padaryti iš SettingsCalendarEvents>>and invitations>Kvietimai iš kitų žmonių ir pasirenkant Ištrinti kvietimus iš aplanko Gauta po atsakymo.
Šie parametrai turi būti įgalinti vadovo pašto dėžutėje, kad jų būtų paisoma atitinkamai atstovo kalendoriuje ir aplanke Gauta.
Susitikimo, kuriame negalite dalyvauti, stebėjimas
Nauja RSVP parinktis leidžia pranešti organizatoriui, kad negalite dalyvauti, tačiau norite būti informuoti. Ir toliau galėsite pasiekti susitikimo pokalbį ir visus galimus įrašus bei susitikimo pastabas. Tai puikus būdas gauti informaciją apie diskusijas, kuriose negalite prisijungti jūs ar jūsų vadovai.
Prašymas nedelsiant atsakyti asmeniškai arba virtualiai
Jei norite sužinoti, kiek žmonių dalyvaus renginyje asmeniškai arba virtualiai, sukurkite asmeninį įvykį įjungdami asmeninio įvykio jungiklį šalia vietos lauko. Nors įvykį pažymite kaip "asmenišką", taip pat galite įtraukti "Teams" susitikimą tiems, kurie negali atvykti į biurą ir vis tiek nori dalyvauti.
Gavėjai dabar matys RSVP parinktis Taip, asmeniškai, Taip, virtualiai ir Taip be dalyvavimo informacijos.
Siųsti naujinimą įtrauktiems / pašalintiems dalyviams
Dabar susitikimo naujinimus galite siųsti tik įtrauktiems / pašalintiems dalyviams, o ne visiems gavėjų sąraše esantiems dalyviams.
Paskyros, susitikimo arba įvykio keitimas programoje "Outlook"
El. laiškų ir priedų nuvilkimas
Naujoji "Outlook" palaiko laiškų ir priedų nuvilkimą į susitikimo formą, kad darbo eiga būtų efektyvi.
Susitikimo dalyvių kopijavimas ir eksportavimas
Naujojoje "Outlook" dabar pateikiamos patobulintos dalyvių valdymo funkcijos, įskaitant:
- Kopijuoti: lengvai nukopijuokite ir įklijuokite dalyvių informaciją tiesiai iš sąsajos
- Rūšiuoti: abėcėlės tvarka rikiuoti dalyvių sąrašą pagal rodomą vardą (jau greitai)
- Ieška: greitai raskite dalyvius vos keliais klavišų paspaudimais (jau greitai)
- Atsisiųsti: Eksportuoti dalyvių sekimo informaciją į .csv failą išoriniam naudojimui (jau greitai)
Pašto patarimai
Pašto filtrai ir taisyklės vykdomiesiems administratoriams
Naujojoje "Outlook" vadovų administratoriai gali naudoti aplanką Yra kalendoriaus kvietimai el. paštu, kad lengvai rastų susitikimo kvietimus.
Taip pat galite nustatyti taisyklė El. laiškai, gaunami kitiems , savo vadovo paskyroje ir automatiškai perkelti jį į atskirą aplanką bei suskirstyti į norimas kategorijas.
Nuvilkite el. laiškus, kad sukurtumėte užduotis
Lengvai sekite svarbius dalykus vilkdami el. laiškus į Mano diena, kad paverstumėte juos užduotimis.
El. laiškų prisegimas, kad būtų galima greitai pasiekti
Dabar galite prisegti el. laišką, kad jis būtų rodomas aplanko Gauta viršuje, kad nereikėtų laiko ieškoti jo atgal. Užveskite pelės žymiklį arba dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite el. laišką ir pasirinkite Prisegti , kad jį prisegtumėte.
El. laiško išsiuntimo laiko planavimas
Šiandieniniame hibridinio darbo pasaulyje jūsų diena gali būti kažkieno naktis, todėl nenorite kam nors siųsti el. laiško vidury nakties. Naudojant naująją "Outlook", paprasta išsiųsti el. laiškus, kai to norite. Tiesiog pasirinkite išplečiamąją rodyklę šalia Siųsti ir pasirinkite Planuoti siuntimą.
El. laiškų siuntimo atidėjimas arba planavimas programoje "Outlook"
Atidėti el. laišką
Naudodami atidėjimo funkciją galite suplanuoti laiką, kada el. laiškas bus pakartotinai pristatytas į aplanką Gauta, pasirodo jums tinkamu laiku, kad galėtumėte jį tvarkyti atėjus jums tinkamu laiku. Tiesiog dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite bet kurį pranešimą ir pasirinkite Priminti vėliau arba juostelėje pasirinkite Snausti . Tada pasirinkite laiką, kada norite jį pristatyti.
Anuliuoti siuntimo laiką
Naujojoje "Outlook" yra siuntimo anuliavimo parinktis. Išsiuntę laišką iki 10 sekundžių galite matyti anuliavimo parinktį. Norėdami valdyti šį parametrą, galite pereiti į Parametrai>MailCompose>ir Reply>Undo Send .
Nustatyti Išvykęs
Galite nustatyti automatinius atsakymus, kai esate išvykę. Taip pat galite blokuoti savo kalendorių ir automatiškai atmesti naujus susitikimus naudodami šią funkciją. Norėdami nustatyti automatinius atsakymus, eikite į Parametrai>Paskyros>Automatiniai atsakymai.
Laiškų suliejimo naudojimas
Naujoji "Outlook" palaiko pagrindines laiškų suliejimo galimybes. Dalyje Naujas laiškas pasirinkite išplečiamąjį sąrašą Siųsti ir pasirinkite Pradėti laiškų suliejimą. Kiekvienas gavėjas gaus savo el. laiško kopiją be kitų gavėjų.
Išplėstinis laiškų suliejimas jau greitai ir leis kintamųjų laukus el. laiške, kurie gali būti užpildyti reikšmėmis, apibrėžtomis sąraše. Daugiau informacijos rasite šiame plane.
Pateikite atsiliepimą
Esame pasiruošę išklausyti! Jūsų atsiliepimai gali padėti mums patobulinti produktą.
Atsiliepimus apie naujas "Outlook" funkcijas galite pateikti iš žinyno>atsiliepimų. Prašome paminėti – aš esu EA arba aš esu delegatas pridedant komentarus.