Nauja „Outlook“ suteikia naują, galingą el. pašto patirtį, kuri gali padėti vykdantiems administratoriams ir atstovams produktyviau dirbti kasdieniame darbe. Šiame straipsnyje užfiksuoti kai kurie nauji "Outlook" kalendoriaus ir pašto patarimai, kurie yra naudingi vadovų administratoriams.
Norėdami pradėti, rekomenduojame išbandyti naują "Outlook".
Pastaba: Norime išgirsti, kaip galėtume patobulinti vykdomųjų administratorių ir atstovų patirtį! Savo atsiliepimą galite pateikti čia.
Šiame straipsnyje galite:
Kalendoriaus bendrinimas ir prieiga prie jo su redagavimo arba atstovo teisėmis
Kategorijos valdymo bendrinimas su atstovu
Bendrinamų kalendorių peržiūra
Naujų bendrinamų arba deleguotų kalendorių įtraukimas
Bendrinamų arba įgaliotų pašto dėžučių ir aplankų įtraukimas ir peržiūra
Kategorijos valdymo prieigos bendrinimas su atstovu
-
Naršymo srityje pasirinkite Kalendorius .
-
Skirtuke Pagrindinis pasirinkite Bendrinti kalendorių.
-
Puslapyje Bendrinimas ir teisės įveskite vardą arba el. pašto adresą asmens, su kuriuo norite bendrinti savo kalendorių, ir priskirkite atstovo prieigą. Nors kalendorių galite bendrinti su daugiau nei vienu asmeniu, iš internetinė „Outlook“ vienu metu galite įtraukti tik vieną asmenį.
-
Įtraukę pageidaujamą asmenį, kuris galės valdyti jūsų kalendorių, pasirinkite išplečiamąjį sąrašą šalia jo vardo, tada pasirinkite prieigos lygį, kurį norite suteikti.
-
Pasirinkite Atstovas, kad suteiktumėte tas pačias teises kaip redaktoriui, be to, jie gaus susitikimų užklausas ir galės siųsti atsakymus į jas jūsų vardu.
-
Norėdami leisti atstovui valdyti jūsų kategorijas, pažymėkite žymės langelį Leisti atstovui valdyti kategorijas.
Kai pridėsite asmenį, su kuriuo norite bendrinti savo kalendorių, ir pasirinksite teises, kurias norite jam suteikti, pasirinkite Bendrinti. Jei nuspręsite nebebendrinti savo kalendoriaus, paspauskite Šalinti.
Asmuo, su kuriuo bendrinote savo kalendorių, gaus el. laišką, pranešantį apie tai. Kai kvietime pasirinks mygtuką Priimti, jūsų kalendorius bus įtrauktas į to asmens kalendorių sąrašą.
Norėdami sužinoti daugiau, apsilankykite Kalendoriaus bendrinimas ir prieiga prie jo su redagavimo arba atstovo teisėmis programoje "Outlook".
Bendrinamų kalendorių peržiūra
Pagal numatytuosius parametrus bendrinami arba įgaliotieji kalendoriai naujojoje "Outlook" gali būti nerodomi. Norėdami peržiūrėti bendrinamus kalendorius, spustelėkite Rodyti viską kalendorių sąraše ir peržiūrėkite bendrinamus kalendorius dalyje žmonės kalendoriai. Tada pasirinkite jus dominantį kalendorių, tada juostelėje pasirinkite Perskirti rodinį , kad peržiūrėtumėte kelis greta esančius kalendorius.
Naujų bendrinamų arba deleguotų kalendorių įtraukimas
Galite įtraukti naują bendrinamą arba atstovo kalendorių iš el. laiško, kurį gavote kvietimui valdyti, arba tiesiai iš kalendoriaus.
Norėdami įtraukti tiesiai iš savo kalendoriaus, spustelėkite Įtraukti kalendorių. Tada pasirinkite Įtraukti iš katalogo ir pasirinkite vykdomąjį arba komandos narį, kurio kalendorių norite įtraukti.
Pastaba: Galite įtraukti bet kurio komandos nario kalendorių ir peržiūrėti jo numatytąją kalendoriaus bendrinimo informaciją (daugumoje organizacijų tai paprastai yra užimtumo bendrinimas).
Bendrinamų arba įgaliotų pašto dėžučių ir aplankų įtraukimas ir peržiūra
Norėdami įtraukti bendrinamas arba įgaliotas pašto dėžutes ir aplankus, spustelėkite tris taškus, esančius šalia aplanko Bendrinama su manimi , esančiame jūsų paskyroje, ir pasirinkite Įtraukti bendrinamą aplanką arba pašto dėžutę.
Tada pasirinkite bendrinamą arba atstovo paskyrą, kurią norite įtraukti. Tada galite peržiūrėti bendrinamą pašto dėžutę arba aplankus dalyje Bendrinama su manimi.
Vadovų kategorijų valdymas ir naudojimas kaip atstovui
Jei jums buvo suteiktos kategorijos valdymo teisės, turite sutikti su teisėmis ir iš naujo paleisti "Outlook", kad galėtumėte valdyti vadovų kategorijų sąrašą parametruose.
Dabar galite kurti naujas kategorijas savo vykdomojo asmens, suteikusio leidimą, vardu. Šias kategorijas taip pat galite taikyti vadovų pašto ir kalendoriaus įvykiams.
Peržiūrėkite ir kurkite vadovų kategorijas:
-
Eikite į "Outlook" parametrai.
-
Pasirinkite Paskyros > kategorijas.
-
Išplečiamajame sąraše pasirinkite vadovų paskyrą, kad peržiūrėtumėte jų kategorijas.
-
Čia galite kurti naujas kategorijas.
Kalendoriaus susitikimams ir įvykiams taikykite kategorijas:
-
Programoje "Outlook" eikite į Kalendorius.
-
Išplėskite sekciją, vadinamą žmonės kalendoriais, ir pasirinkite savo vadovų kalendorių.
-
Pasirinkite ir laikykite (arba spustelėkite dešiniuoju pelės mygtuku) vieną iš savo susitikimų ar įvykių, tada pasirinkite Skirstyti pagal kategorijas
-
Norėdami įtraukti esamą kategoriją, pasirinkite ją sąraše arba pasirinkite Nauja kategorija. Įveskite naujos kategorijos pavadinimą ir pasirinkite spalvą.
-
Pasirinkite Įrašyti.
Pastabos:
-
Šiuo metu kategorijas galite kurti tik kito asmens vardu. Galimybė redaguoti, įtraukti į parankinius arba naikinti esamas kategorijas kito asmens vardu dar nepalaikoma.
-
Be to, gali užtrukti iki 30 minučių, kol nauja kategorija atsispindės kito asmens kalendoriuje.
Pateikiame keletą kalendoriaus patarimų ir el. pašto patarimų, kurie padės vadovų asistentams ir atstovams geriau naršyti laiko valdymo poreikius naujojoje "Outlook".
Rasti laiką ir užklausą asmeniškai įvykusį įvykį
Planuodami susitikimą spustelėkite Rasti laiką , kad lengvai rastumėte tinkamas laiko atkarpas dalyvio kalendoriuose. Pasiekiamumą galite peržiūrėti laikydami žymiklį ant dalyvio piktogramos.
Taip pat galite pageidaukite dalyvauti asmeniškai įjungdami įjungtą įjungtą įvykį Asmeniškai . Vis tiek galite įtraukti "Teams" susitikimo saitą dalyviams, kurie negali prisijungti asmeniškai.
Asmeniškai vykstančių įvykių planavimas programoje "Outlook"
Naudoti planavimo pagalbinę priemonę
Naudokite planavimo pagalbinę priemonę, kad lengvai rastumėte susitikimų laiką. Naujoje "Outlook" galite peržiūrėti dalyvių laiko juostas ir tvarkaraščio žymas planavimo pagalbinėje priemonėje.Atkreipkite dėmesį, kad dalyvių laiko juostos rodomos tik tuo atveju, jei bent vienas dalyvis yra kitoje laiko juostoje.
Planavimo pagalbinės priemonės naudojimas susitikimams planuoti
Automatiniai susitikimai internetu
Naujojoje "Outlook" pagal numatytuosius parametrus visi susitikimai yra prijungti prie interneto. "Teams" susitikimo perjungiklis yra įjungtas, kai įtraukiate dalyvių į susitikimą. Skirtingai nei klasikinėje "Outlook", "Teams" susitikimo saitas ir išsami informacija įtraukiami išsiuntus kvietimą. Tada galite peržiūrėti susitikimo kvietimą ir peržiūrėti bei nukopijuoti "Teams" susitikimo informaciją.Stengiamės atnaujinti šį veikimą ir iš anksto sukurti susitikimo saitus, kad ateityje galėtumėte matyti klasikinę "Outlook" versiją.
Pastaba: Galite atnaujinti kiekvieną susitikimo internete parametrą dalyje Parametrai> Kalendorius > Įvykiai ir kvietimai ir įjungti arba išjungti parinktį Įtraukti susitikimą internetu į visus susitikimus.
Jei naudojate 3susitikimo internetu paslaugų teikėjus, pvz., "Zoom" arba "Cisco WebEx", šiame parametre jas taip pat matysite kaip susitikimo teikėjo parinktis, jei esate įdiegę jų žiniatinklio papildinį.
Slėpti dalyvių sąrašą
Dabar galite pasirinkti paslėpti dalyvių sąrašą, kad jis nebūtų matomas vartotojams, kurie gavo susitikimo kvietimą. Kurdami naują susitikimą pasirinkite Atsakymo parinktys ir spustelėkite Slėpti dalyvių sąrašą
Dalyviai gali įtraukti kambarius
Naujoje "Outlook" dalyviai gali įtraukti kambarius peradresuodami susitikimo kvietimą į atitinkamus kambarius. Tada susitikimų kambarys bus matomas visiems dalyviams.
Sekos įvykių redagavimas
Nauja "Outlook", skirta "Windows", siūlo šias susitikimų sekos redagavimo parinktis:
-
Šis įvykis: Naujinimai tik pasirinktą susitikimų sekos egzempliorių.
-
Šis ir visi šie įvykiai: Naujinimai pasirinktą egzempliorių ir visus būsimus sekos pasikartojimus, nepakeisdami ankstesnių egzempliorių. (Ši parinktis negalima klasikinėje "Outlook", skirtoje "Windows".)
-
Visi sekos įvykiai: Naujinimai kiekvieną susitikimų sekos egzempliorių.
Paskyros, susitikimo arba įvykio keitimas programoje "Outlook"
Susitikimo dubliavimas
Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite kalendoriaus paviršiuje esantį įvykį ir pasirinkite Dubliuoti įvykį , kad jį dubliuotų.
Kelių laiko juostų įtraukimas į kalendorių
Lengvai valdykite susitikimus skirtingose laiko juostose naujoje "Outlook". Naujoji "Outlook" leidžia įtraukti į kalendorių iki 20 laiko juostų, o klasikinėje "Outlook" galima įtraukti tik 3 laiko juostas.
Vadovų kategorijų naudojimas kalendoriuje
Pasirinkite ir laikykite (arba dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite) įvykį kalendoriaus rodinyje ir pasirinkite Skirstyti pagal kategorijas , kad pritaikytumėte vadovų kategorijas. Planuojame leisti vadovų administratoriams ateityje redaguoti, įtraukti į parankinius ir panaikinti vadovų kategorijas.
Kalendorių kategorijų ir priminimų naudojimas programoje "Outlook"
Bendrinamo kalendoriaus pranešimų gavimas
Naujojoje "Outlook" vartotojai gali pasirinkti gauti pranešimus apie bendrinamo kalendoriaus įvykių pakeitimus. Ši funkcija išplečiama ir vykdomajam nariui, ir atstovams.
Galite pasirinkti kalendorius, kuriuos norite pasirinkti gauti pranešimus dalyje Parametrai> Kalendorius > Bendrinami kalendoriai> Kalendoriaus naujinimai.
Pranešimų gavimas iš bendrinamo kalendoriaus programoje "Outlook"
Nesiųsti atsakymo, susekto RSVP
Naudojant klasikinę "Outlook", jei vartotojas pasirenka Nesiųsti atsakymo , o RSVPing, organizatorius negalės sekti to atskiro RSVP.
Tačiau, jei naujoje "Outlook" vartotojas atžymės el. pašto organizatorių RSVPing metu, net jei organizatoriui nebus išsiųstas matomas atsakymo el. laiškas, organizatorius vis tiek galės sekti tą RSVP tol, kol organizatorius ir "RSVPing" dalyvis yra tame pačiame "M365" nuomotojuje (arba organizacijoje).Ateityje planuojame palaikyti RSVP sekimą skirtinguose nuomotojuose.
Išsaugoti atmestus susitikimus kalendoriuje ir RSVP'd susitikimus aplanke Gauta
Išsaugokite atmestus susitikimus kalendoriuje, kad vis tiek galėtumėte apie tai žinoti ir atnaujinti RSVP vėliau. Tai galima įjungti pasirinkus Parametrai > Kalendoriaus > Įvykiai ir kvietimai ir spustelėjus žymės langelį Įrašyti atmestus įvykius .
Susitikimai, į kuriuos buvo įtraukti RSVP, taip pat gali būti saugomi aplanke Gauta, kad vėliau galėtumėte juos lengvai rasti. Tai galima padaryti dalyje Parametrai > Kalendoriaus > Įvykiai ir kvietimai > Kvietimai iš kitų žmonių ir, atsakius, pasirinkus Naikinti kvietimus iš aplanko Gauta.Šie parametrai turi būti įgalinti vadovų pašto dėžutėje, kad į juos būtų atsižvelgiama atitinkamai atstovo kalendoriuje ir aplanke Gauta.
Stebėkite susitikimą, kuriame negalite dalyvauti
Naujoji RSVP parinktis leidžia pranešti organizatoriui, kad negalite dalyvauti, bet norite būti informuoti. Ir toliau turėsite prieigą prie susitikimo pokalbio ir bet kokių įrašymo bei susitikimo pastabų, jei jos bus pasiekiamos. jo yra puikus būdas gauti informaciją apie diskusijas, kad jūs ar jūsų vadovai negali prisijungti.
RSVP asmeniškai arba beveik
Jei norite sužinoti, kiek žmonių dalyvaus renginyje asmeniškai arba beveik asmeniškai, sukurkite asmeninį įvykį įjungdami jungiklį Asmens įvykis šalia vietos lauko. Nors renginį pažymite kaip "asmeninį", galite įtraukti ir "Teams" susitikimą tiems, kurie negali jo įtraukti į biurą ir vis tiek nori dalyvauti.
Gavėjai dabar matys RSVP parinktis Taip, asmeniškai, Taip, virtualiai ir Taip be lankomumo informacijos.
Siųsti naujinimą įtrauktiems / pašalintiems dalyviams
Dabar galite siųsti susitikimo naujinimus tik įtrauktiems / pašalintiems dalyviams , o ne visiems, įtrauktiems į gavėjų sąrašą.
Paskyros, susitikimo arba įvykio keitimas programoje "Outlook"
El. laiškų ir priedų nuvilkimas
Naujoji "Outlook" palaiko laiškų ir priedų nuvilkimo į susitikimo formą nuvilkimo galimybę, kad jūsų darbo eigos būtų efektyvios.
Susitikimo dalyvių kopijavimas ir eksportavimas
Naujoji "Outlook" dabar pristato patobulintas dalyvių valdymo funkcijas, įskaitant:
-
Kopijuoti: lengvai nukopijuokite ir įklijuokite dalyvio informaciją tiesiai iš sąsajos
-
Rūšiavimas: abėcėlės tvarka rikiuokite dalyvių sąrašą pagal rodomą vardą (jau greitai)
-
Ieška: greitai raskite dalyvius vos keliais klavišų paspaudimais (jau greitai)
-
Atsisiųsti: eksportuoti dalyvių sekimo informaciją į .csv failą išoriniam naudojimui (jau greitai)
Pašto filtrai ir taisyklės, skirtos vadovų administratoriams
Naujojoje "Outlook" administratoriai gali naudoti kalendoriaus kvietimų el. pašto filtrą, kad galėtų lengvai rasti susitikimų kvietimus.
Taip pat galite nustatyti taisyklę El. paštas, gautas kitiems , skirtą jūsų vadovų paskyrai, ir automatiškai perkelti ją į atskirą aplanką ir suskirstyti į kategorijas, kaip jums patinka.
El. laiškų tvarkymas naudojant taisykles programoje "Outlook"
El. laiškų vilkimas norint kurti užduotis
Lengvai likite virš dalykų vilkdami el. laiškus į Mano diena, kad paverstumėte juos užduotimis.
El. laiškų tvarkymas naudojant taisykles programoje "Outlook"
El. laiškų prisegimas norint greitai pasiekti
Dabar galite prisegti el. laišką, kad jis būtų rodomas aplanko Gauta viršuje, kad nereikėtų grįžti ir jo ieškoti. Laikykite žymiklį arba dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite el. laišką ir pasirinkite Prisegti , kad jį prisegtumėte.
Planuoti, kada siųsti el. laišką
Šiuolaikiniame hibridiniame darbo pasaulyje jūsų diena gali būti kažkieno kito naktis, todėl nenorite siųsti el. laiško kam nors nakties viduryje. Naudojant naująją "Outlook", paprasta siųsti el. laišką, kai norite. Tiesiog pasirinkite išplečiamąją rodyklę šalia Siųsti ir pasirinkite Planuoti siuntimą.
El. laiškų siuntimo atidėjimas arba planavimas programoje "Outlook"
Atidėti el. paštą
Naudodami atidėjimo funkciją, galite suplanuoti laiką, per kurį el. laiškas bus iš naujo pristatytas į aplanką Gauta, kuris bus rodomas tuo metu, kai norite, kad galėtumėte jį apdoroti, kai jis jums tinkamas. Tiesiog dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite bet kurį pranešimą ir pasirinkite Priminti vėliau arba juostelėje pasirinkite Priminti vėliau. Tada pasirinkite laiką, kada jis bus pristatytas.
Anuliuoti siuntimo laiką
Nauja "Outlook" siūlo parinktį anuliuoti siuntimą. Išsiuntę laišką, galite matyti anuliavimo parinktį iki 10 sekundžių. Norėdami valdyti šį parametrą, galite pereiti į Parametrai > Paštas > Compose ir Atsakyti > Anuliuoti siuntimą.
Nustatymas Išvykęs
Galite nustatyti automatinius atsakymus, kai esate išvykę. Taip pat galite blokuoti kalendorių ir automatiškai atmesti naujus susitikimus naudodami šią funkciją. Norėdami nustatyti automatinius atsakymus, eikite į Parametrai > Abonementai > Automatiniai atsakymai.
Laiškų suliejimo naudojimas
Nauja „Outlook“ palaiko pagrindinę laiškų suliejimo funkciją. Naujame laiške pasirinkite išplečiamąjį sąrašą Siųsti , tada pasirinkite Pradėti laiškų suliejimą. Kiekvienas gavėjas gaus savo el. laiško kopiją be kitų gavėjų sąrašo.
Jau greitai pasirodys išplėstinis laiškų suliejimas ir bus leidžiami kintamųjų laukai el. laiške, kuriuos galima užpildyti sąraše nurodytomis reikšmėmis. Norėdami gauti daugiau informacijos, vadovaukitės šiuo veiksmų plano punktu.
Pateikite atsiliepimą
Esame pasiruošę išklausyti! Jūsų atsiliepimai gali padėti mums tobulinti produktą.
Galite pateikti atsiliepimą apie naują "Outlook" naudojimo patirtį žinyno > atsiliepimus. Paminėkite – esu EA arba esu atstovas, kai įtraukiate komentarus.
