Sukūrę failų planą ir sukūrę įrašų valdymo sprendimą " „SharePoint“ ", suplanuokite, kaip aktyvūs dokumentai organizacijoje – elektroninėje ir kopijoje – taps įrašais. Šiame straipsnyje peržiūrimi būdai, kuriuos galite naudoti norėdami paskelbti aktyvius dokumentus įrašais, ir siūlo vieną būdą planuoti, kaip jūsų failų plano elementai taps įrašais.
Aktyvių dokumentų konvertavimo į įrašus SharePoint
Galite naudoti šiuos būdus konvertuoti aktyvius dokumentus į įrašus:
-
Neautomatiškai paskelbiant dokumentą įrašu.
-
Strategijos, skelbiančių dokumentą įrašu arba siunčiančių dokumentą į įrašų centro svetainę nurodytu laiku, apibrėžimas.
-
Darbo eigos, kuri siunčia dokumentą į įrašų centro svetainę, kūrimas.
-
Pasirinktinio sprendimo, pagrįsto objekto modeliu, SharePoint naudojimas.
Įrašų kūrimas rankiniu būdu
Jei dokumentų bibliotekoje įgalintas įrašų valdymas vietoje, vartotojai gali aiškiai paskelbti bibliotekos dokumentą įrašu redaguodami dokumento atitikties informaciją. Kai svetainių rinkinio administratorius įgalina įrašų tvarkymą vietoje, svetainių rinkinio administratorius nurodo, kas turėtų galėti skelbti ir nedeklaruoti įrašus ir ar vartotojai turėtų galėti redaguoti arba naikinti dokumentus, kai jie tampa įrašais.
Jei buvo sukurtas ryšys su įrašų centro svetaine, vartotojai gali rankiniu būdu siųsti dokumentus į įrašų centro svetainę naudodami komandą Siųsti. Kai ūkio administratorius konfigūruoja ryšį su įrašų centro svetaine, ši komanda tampa pasiekiama visuose aktyviuose dokumentuose. Atsižvelgiant į tai, kaip sukonfigūruotas ryšys, dokumentus galima nukopijuoti į įrašų centro svetainę, perkelti į įrašų centro svetainę arba perkelti į įrašų centro svetainę su saitu į tvarkomą dokumentą.
Nors rankiniu būdu siųsti įrašus į įrašų centro svetainę nėra praktiškas didelio masto sprendimas, galite jį naudoti norėdami papildyti kitus įrašų kūrimo būdus.
Strategijos apibrėžimas
Saugojimo strategija nurodo veiksmus, kuriuos reikia atlikti su dokumentais tam tikrais laiko tarpais. Strategijos veiksmai įvyksta automatiškai. Vartotojams nereikia pradėti veiksmo.
Du strategijos veiksmai yra konkrečiai susiję su įrašų valdymas: dokumento perkėlimas į kitą vietą ir dokumento paskelbimas įrašu. Jei yra ryšys su įrašų centro svetaine, galite sukurti strategiją, kuri siunčia dokumentus į įrašų centro svetainę. Strategija taip pat nurodo, ar kopijuoti dokumentą į įrašų centro svetainę, perkelti arba perkelti ir palikti saitą dokumentų bibliotekoje. Jei svetainėje įgalintas įrašų valdymas vietoje, galite sukurti strategiją, kuri paskelbs dokumentą įrašu. Taip pat galite naudoti SharePoint modelį, kad sukurtumėte pasirinktinį veiksmą.
Saugojimo strategija gali turėti kelis etapus. Pvz., galite sukurti saugojimo strategiją, kuri panaikins visas ankstesnes dokumento versijas praėjus vieneriems metams po paskutinio dokumento keitymo, ir perkelia dokumentą į įrašų centro svetainę praėjus penkeriems metams po paskutinio dokumento keitymo.
Jei svetainėje įgalintas įrašų valdymas vietoje, svetainėje gali būti ir aktyvių dokumentų, ir įrašų. Šiuo atveju galite nurodyti skirtingas aktyvių dokumentų ir įrašų saugojimo strategijas. Pavyzdžiui, galite sukurti strategiją, kuri paskelbs aktyvų dokumentą įrašu praėjus dvejiems metams po dokumento kūrimo, ir sukurti antrą strategiją, kuri panaikins įrašą praėjus 7 metams po to, kai jis buvo paskelbtas įrašu.
Darbo eigos kūrimas
Kai kuriate darbo eigą, galite įtraukti veiksmą, kad nusiųsite elementą į saugyklą. Naudodami šį veiksmą galite kurti darbo eigas, kurios siunčia dokumentus į įrašų centro svetainę. Į darbo eigą taip pat galite įtraukti kitų veiksmų. Pavyzdžiui, galite sukurti darbo eigą, kuri siunčia el. laišką dokumento autoriui, prašančią patvirtinimo, tada nusiunčia dokumentą į įrašų centro svetainę. Galite derinti strategijas ir darbo eigas sukurdami saugojimo strategiją, kuri paleidžia naują darbo eigą praėjus vienerių metų laikotarpiui po dokumento sukūrimo.
Taip pat galite naudoti SharePoint modelį, kad sukurtumėte pasirinktinę darbo eigą, kuri kopijuoja failus į įrašų centro svetainę. Darbo eiga, kuri siunčia failus į įrašų centro svetainę, gali būti integruota į dokumentų valdymo sistemą kaip darbo eigos, kuri orientuotų dokumentą per jo gyvavimo ciklą, dalis. Jei dokumentų tipai turi numatomą gyvavimo ciklą, pvz., išlaidų ataskaitas, galite įdiegti darbo eigą, kuri orientuoja dokumentą įvairiais etapais ir, kaip galutinį veiksmą, siunčia dokumento kopiją į įrašų centro svetainę. Darbo eigą galima paleisti sukuriant naują dokumentą.
Pasirinktinio sprendimo naudojimas
Galite kurti pasirinktinius sprendimus, kurie naudoja Microsoft.Office.RecordsManagement.OfficialFileWSProxy vardų srities objektus turiniui iš kitų duomenų šaltinių siųsti į įrašų centro svetainę. Daugiau informacijos apie tai, kaip įdiegti pasirinktinius sprendimus naudojant „SharePoint“ modelį, žr. „SharePoint“ programinės įrangos kūrimo rinkinį (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=259788).
Plano užbaigimas
Sukūrę failų planą ir peržiūrę būdus, kaip perkelti turinį į įrašų centro svetainę, užbaikite savo failų planą nustatydami, kaip siųsti kiekvieno tipo įrašus į įrašų centro svetainę. Dalykai, į kuriuos reikia atsižvelgti, yra šie:
-
Ar atitikties vykdymas vykdomas arba savanoriškas?
-
Ar galite priklausyti nuo jūsų organizacijos vartotojų bendradarbiavimo, kad jie atitiktų įrašų valdymo procesus? Paprastai venkite neautomatinių procesų. Tačiau ten, kur jų reikia, sukurkite tinkamą mokymą ir stebėjimą, kad įsitikintumėte, jog komanda atitinka reikalavimus.
-
Ar turinys bus saugomas „SharePoint“ valdymo serveriuose?
-
Ar išlaikote fizinį turinį? Norint valdyti aktyvų fizinį turinį, pvz., kopiją arba kompaktinį diską, ir nusiųsti jį į įrašų saugyklą, kad būtų galima jį saugoti (kartu su įrašo sekimas įrašų centro svetainėje), reikia unikalaus planavimo, kuris nėra aprašytas šioje temoje. Pavyzdžiui, jei nėra popierinės dokumento elektroninės versijos, gali tekti sekti elementą naudojant sąrašą, kuriame yra susietos strategijos ir darbo eigos.
Šioje lentelėje rodoma, kaip kai kurie įrašai pavyzdinio failų plano įrašuose bus perkelti į įrašų centro svetainę:
|
Dokumentai |
Aprašas |
Medija |
Šaltinio vieta |
Tampa įrašu... |
|---|---|---|---|---|
|
Naudos planas |
Darbuotojų išmokų plano aprašas. |
Tinklalapiai |
„SharePoint“ dokumentų biblioteka |
Pasirinktinės darbo eigos, susietos su galiojimo laiko strategija, naudojimas |
|
Draudimo planas |
Darbuotojo draudimo plano aprašas. |
Spausdinimas |
Fizinis dokumentas, susietas su sąrašo elementu „SharePoint“ |
Siųsdami jį į fizinį saugyklą ir sukurdami sąrašo elementą įrašų centro svetainėje stebėti (naudodami brūkšninį kodą) |
|
Atlyginimų grafikai |
Darbo valandų, viršvalandžių ir mokamų atlyginimų suvestinės. |
Elektroniniai dokumentai |
Atlyginimų įrašų serveris nėra pagrįstas „SharePoint“ |
Pasirinktinės programos naudojimas |
|
Produkto kūrimo failai |
Produktų ir susijusių dokumentų specifikacijos. |
Elektroniniai dokumentai |
„SharePoint“ dokumentų biblioteka |
Naudojant pasirinktinę darbo eigą, susietą su galiojimo strategija, ir rankiniu būdu naudojant komandą Siųsti į |
