"Microsoft 365" siūlo įvairių tipų grupes, kurios gali padėti komandoms efektyviau bendradarbiauti. Kiekvienas grupės tipas turi unikalią paskirtį, pvz., tvarkyti el. pašto pokalbius, bendrinti failus arba tvarkyti įvykius. Šiame straipsnyje aptarsime skirtingus "Microsoft 365" grupių tipus ir jų naudojimo galimybes, kad galėtumėte pasirinkti tinkamą grupę pagal savo komandos bendradarbiavimo poreikius.
Grupių tipai "Microsoft 365"
-
"Microsoft 365" grupės yra skirta bendradarbiavimui organizacijoje. Jie turi grupės el. pašto adresą ir "SharePoint" svetainę, kurioje galite bendrinti dokumentus, pastabas ir susitikimų dienotvarkes. Galite naudoti "Microsoft 365" grupės projektų valdymui, komandos bendravimui ir dokumentų bendrinimui.
-
Platinimo grupės naudojamos informacijai transliuoti ir naujinimams žmonėms organizacijoje ir už jos ribų. Jie gali būti naudojami darbo naujinimams, organizacijos pakeitimams ar įvykiams bendrinti su konkrečiu klientų ar darbuotojų rinkiniu.
-
Saugos grupės skirtos suteikti prieigą prie "Microsoft 365" išteklių ir palengvinti administravimą. Jie gali būti naudojami suteikiant prieigą prie svarbių įmonės išteklių, pvz., įrankių, portalų, ataskaitų ir įrenginių, pvz., spausdintuvų.
-
Saugos grupės su įgalintu el. paštu yra panašios į saugos grupes, tačiau turi papildomą galimybę siųsti el. laiškus visiems nariams. Jie gali būti naudojami siunčiant naujienas, reklamas ir įmonės naujinimus jūsų pardavimo komandai.
Grupes galima kurti ""Microsoft 365" administravimo centras" arba "Microsoft 365" programose, pvz., "Outlook", "Teams" ir kt. Grupes galite kurti internetu arba vietoje, atsižvelgdami į organizacijos sąranką. Sukūrę galite įtraukti narių, nustatyti teises ir pradėti ją naudoti bendradarbiavimui, bendravimui ir išteklių bendrinimui.
Grupių savininkų, narių ir svečių vaidmenys
-
Savininkas – grupės savininkas yra grupę sukūręs asmuo, turintis visišką jos kontrolę. Savininkai gali įtraukti arba pašalinti narius, keisti grupės parametrus ir valdyti grupės išteklius, pvz., failus ir kalendorius.
-
Narys – nariai – tai žmonės, kuriuos į grupę įtraukia savininkas. Nariai gali pasiekti grupės išteklius ir dalyvauti grupės pokalbiuose.
-
Svečias – svečiai – tai asmenys, kurie nėra jūsų organizacijos nariai, tačiau savininkas jiems suteikia prieigą prie grupės išteklių. Svečiai gali būti pakviesti prisijungti prie grupės, kad galėtumėte bendradarbiauti dirbdami su konkrečiais projektais arba pateikti atsiliepimų. Sužinokite daugiau, kaip įtraukti svečių į "Microsoft 365" grupes.
Grupių valdymas "Microsoft 365"
"Microsoft 365" grupę galite kurti, valdyti ir galiausiai panaikinti jos naudojimą. Kurdamas grupę savininkas gali pasirinkti grupės tipą, įtraukti narių ir nustatyti teises. Sukūrus grupę, savininkas gali ją valdyti įtraukdamas arba pašalindamas narius, keisdamas grupės parametrus ir tvarkydamas išteklius, pvz., failus ir kalendorius. Tam tikru metu grupė gali būti nebereikalinga, o savininkas gali atsisakyti grupės, kuri ją pašalina iš sistemos ir neleidžia niekam pasiekti jos išteklių.
Svarbu atkreipti dėmesį, kad grupės reikalauja, jog savininkas tinkamai veiktų. Jei grupė neturi savininko arba savininkas panaikinamas, automatizuota sistema grupei priskiria naują savininką. Šis procesas padeda išlaikyti grupes funkcines ir užtikrina, kad visada būtų už grupės valdymą atsakingas savininkas. Sužinokite daugiau apie tai, kaip valdyti be savininko "Microsoft 365" grupes.
