Turinio tipų ir darbo eigų planavimas "SharePoint"

Santrauka: Sužinokite, kaip integruoti turinio tipus ir darbo eigas į "SharePoint 2013" dokumentų valdymo sprendimą.

Šiame straipsnyje aprašomi turinio tipai ir darbo eigos bei pateikiami nurodymai, kaip planuoti juos integruoti į "SharePoint Server 2016" dokumentų valdymo sprendimą. Turinio tipas yra daugkartinio naudojimo metaduomenų (stulpelių), darbo eigos, veikimo būdo ir kitų elementų kategorijos parametrų rinkinys "SharePoint Server 2016" sąraše arba dokumentų bibliotekoje. Turinio tipai leidžia valdyti informacijos kategorijos parametrus centralizuotai, pakartotinai naudojamu būdu. Darbo eiga leidžia pridėti verslo procesą prie "SharePoint Server 2016" elementų.

Šiame straipsnyje:

• Turinio tipo apžvalga
• Dokumento turinio tipų planavimas
• Planų sąrašo turinio tipai
• Planuokite darbo eigas
• Darbalapis

Prieš naudodami turinio tipo ir darbo eigos planavimo (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkID=165878) darbalapį, pateiktą šiame straipsnyje, turinio tipams ir darbo eigoms planuoti, įsitikinkite, kad perskaitėte " SharePoint 2013" parinktis Vartotojų identifikavimas ir dokumentų naudojimo analizė ir užpildėte su tuo straipsniu susietus darbalapius "Dokumentų naudojimo analizė" ir "Dokumento dalyviai".

Turinio tipo apžvalga

Turinio tipas apibrėžia sąrašo elemento, dokumento arba aplanko atributus. Kiekvienas turinio tipas gali nurodyti šiuos dalykus:

• Ypatybės, skirtos susieti su šio tipo elementais.
• Metaduomenis, skirtus susieti su tokio tipo elementais.
• Darbo eigos, kurias galima pradėti nuo tokio tipo elementų.
• Informacijos valdymo strategijas, skirtas susieti su tokio tipo elementais.
• Dokumentų šablonai (dokumento turinio tipams).
• Pasirinktinės funkcijos.

Turinio tipą galite susieti su sąrašu arba biblioteka. Tai darydami nurodote, kad sąraše arba bibliotekoje gali būti to turinio tipo elementų ir kad to sąrašo arba bibliotekos komanda Naujas leis vartotojams kurti naujus to tipo elementus.

Dokumentų bibliotekose ir sąrašuose gali būti keli turinio tipai. Pavyzdžiui, bibliotekoje gali būti ir su projektu susijusių dokumentų, ir grafinių elementų. Kai sąraše arba bibliotekoje yra keli turinio tipai, taikomos šios sąlygos:

• Pagal numatytuosius nustatymus nauja komanda tame sąraše arba bibliotekoje leidžia vartotojams pasirinkti iš visų galimų turinio tipų, kai jie kuria naują elementą. Turinio tipo savininkai gali sukonfigūruoti komandą Naujas , kad būtų rodomi tik tam tikri turinio tipai.
• Rodomi stulpeliai, susiję su visais galimais turinio tipais.

Pasirinktinius turinio tipus galite apibrėžti svetainės turinio tipų galerijoje. Pasirinktinis turinio tipas turi būti tiesiogiai arba netiesiogiai gautas iš pagrindinio turinio tipo, pvz., dokumento arba elemento. Kai jis apibrėžiamas svetainėje, pasirinktinis turinio tipas tampa pasiekiamas toje svetainėje ir visose po ja esančiose svetainėse. Kad turinio tipas būtų kuo plačiau pasiekiamas visame svetainių rinkinyje, apibrėžkite jį aukščiausio lygio svetainės turinio tipų galerijoje. "SharePoint Server 2016" taip pat galite kurti pasirinktinį turinio tipą turinio tipo telkinyje, kuris apibrėžtas valdomų metaduomenų tarnybos egzemplioriuje. Kai turinio tipas sukuriamas turinio tipo telkinyje, jis bus pasiekiamas kituose svetainių rinkiniuose, kurie yra žiniatinklio programų, susietų su tuo valdomų metaduomenų tarnybos egzemplioriumi, dalis.

Pavyzdžiui, jei jūsų organizacija naudoja tam tikrą sutarties šabloną, svetainių rinkinio aukščiausio hierarchinio lygio svetainės turinio tipų galerijoje galite sukurti turinio tipą, apibrėžiantį tos sutarties metaduomenis, sutarties šabloną ir darbo eigas, būtinas sutarčiai peržiūrėti ir užbaigti. Tada bet kuri dokumentų biblioteka jūsų svetainių rinkinyje, su kuria susiejate sutarties turinio tipą, apims visas šias funkcijas ir leis autoriams kurti naujas sutartis pagal šabloną.

Svetainėse, kurios yra pagrįstos "SharePoint Server 2016", kiekvienas numatytasis sąrašo elementas ar bibliotekos elementas, pvz., kontaktas, užduotis arba dokumentas, turi atitinkamą pagrindinį turinio tipą svetainės turinio tipų galerijoje. Planuodami turinio tipus, galite naudoti šiuos pagrindinius turinio tipų aprašus kaip pradžios tašką ir, jei reikia, pagrįsti naujus turinio tipus esamais.

Turinio tipai suskirstyti į hierarchiją, kuri leidžia vienam turinio tipui paveldėti savo savybes iš kito turinio tipo. Šis paveldėjimas leidžia dokumentų klasėms dalytis visomis organizacijos charakteristikomis, o komandos gali tinkinti šias konkrečių svetainių ar sąrašų charakteristikas.

Pvz., visiems vartotojo pristatomiems dokumentams įmonėje gali reikėti metaduomenų, pvz., sąskaitos numerio, projekto numerio ir projekto vadovo. Sukurdami aukščiausio lygio kliento pristatomo turinio tipą, iš kurio paveldi visi kiti kliento pristatomų dokumentų tipai, užtikrinate, kad privaloma informacija, pvz., sąskaitų numeriai ir projektų numeriai, jūsų organizacijoje bus susieta su visais klientų pristatomų dokumentų variantais. Atkreipkite dėmesį, kad jei turinio tipo savininkas įtraukia kitą būtiną stulpelį į aukščiausio lygio klientų pristatomo turinio tipą, turinio tipo savininkas gali platinti pakeitimus į visus turinio tipus, kurie paveldi iš jo, ir taip naują stulpelį įtrauks į visus kliento pristatomus dokumentus.

Ypatybių integravimas su "Office 2016"

"Microsoft Office" sistemoje, kai vartotojas redaguoja dokumentą iš "SharePoint Server 2016" dokumentų tvarkymo serverio, dokumento informacijos sritis rodoma dokumento viršuje. Dokumento informacijos srityje serveryje rodoma redaguojama dokumento ypatybių forma.

"SharePoint Server 2016" leidžia lengvai tinkinti turinio tipo ypatybės formą. Konfigūruodami turinio tipą, galite paleisti "InfoPath 2016", kuri sugeneruoja numatytąją ypatybės formą, pagrįstą turinio tipo ypatybėmis. Numatytoji forma apima tuos pačius valdiklius, išdėstymą ir schemą, kuriuos "InfoPath 2016" naudotų, jei nebūtų apibrėžta pasirinktinė forma. Tada galite tinkinti ir įdiegti formą kaip bet kurią kitą "InfoPath 2016" formą. Pavyzdžiui, į formą galite įtraukti įmonės logotipą, šriftus ir spalvų schemą; prijungti jį prie pasirinktinio duomenų šaltinio; pridėti sąlyginę logiką; ir kurti formos funkcijas, kurios yra prieinamos vartotojams pagal jų vaidmenis.

"Word 2016" naudojantys autoriai gali įterpti ne tik redagavimo ypatybes dokumento informacijos srityje, bet ir įterpti serveryje apibrėžtas ypatybes į savo dokumentus. Pavyzdžiui, jei dokumento ypatybėse yra projekto vadovo vardas, jį galima įterpti į titulinį puslapį, poraštę ar bet kur kitur dokumente. Jei projektui priskiriamas naujas projekto vadovas, ypatybę Projekto vadovas galima atnaujinti dokumentų valdymo serveryje. Šis atnaujintas projekto vadovo vardas atsispindės kiekviename šios ypatybės egzemplioriuje, kuris buvo įterptas į dokumentą.

Metaduomenų naudojimas su turinio tipais

Metaduomenys yra informacija apie dokumentą, kuri naudojama turiniui klasifikuoti ir klasifikuoti. Metaduomenys susieti su turinio tipu kaip stulpelis. Metaduomenys gali pateikti kontekstinę informaciją apie dokumentą, susiejant jį su autoriumi, tema, auditorija, kalba ir t. t. Skirtingai nei ypatybės, metaduomenys saugomi kaip stulpeliai, juos gali indeksuoti ir ieškoti "SharePoint" ieškos modulis.

Svetainių rinkinio lygiu įtraukti metaduomenys gali būti susieti su turinio tipais. Naudojant metaduomenis su turinio tipais, visi vėlesni turinio tipai gali paveldėti dalį arba visus metaduomenis iš pirminio turinio tipo svetainių rinkinio lygiu. Tada galima įtraukti papildomų metaduomenų žemesniame lygyje, pvz., viename dokumente.

Stulpelių šablonai

Kiekvienas metaduomenų elementas, susietas su turinio tipu, yra stulpelis, kuris yra vieta sąraše, kuriame saugoma informacija. Sąrašai ar bibliotekos dažnai rodomi grafiškai kaip informacijos stulpeliai. Tačiau, atsižvelgiant į rodinį, susietą su sąrašu, stulpeliai gali būti rodomi kitomis formomis, pvz., dienomis kalendoriaus rodinyje. Formose, susietose su sąrašu arba biblioteka, stulpeliai rodomi kaip laukai.

Galite apibrėžti stulpelius, kurie bus naudojami keliuose turinio tipuose. Norėdami tai padaryti, sukurkite juos stulpelių šablonų galerijoje. Kiekvienoje svetainių rinkinio svetainėje yra stulpelių šablonų galerija. Kaip ir su turinio tipais, stulpeliai, apibrėžti svetainės stulpelių šablonų galerijoje, pasiekiami toje svetainėje ir visose po ja esančiose svetainėse.

Aplanko turinio tipai

Aplanko turinio tipai apibrėžia metaduomenis, kurie yra susieti su aplanku sąraše arba bibliotekoje. Kai pritaikote aplanko turinio tipą sąrašui arba bibliotekai, to sąrašo arba bibliotekos komanda Nauja apims aplanko turinio tipą, leidžiantį vartotojams kurti to tipo aplankus.

Galite apibrėžti rodinius sąraše arba bibliotekoje, kurie galimi tik tam tikro turinio tipo aplankuose. Tai naudinga, kai norite, kad aplanke būtų tam tikro tipo dokumentas ir norite, kad būtų rodomi tik stulpeliai, susiję su tame aplanke esančiu dokumento tipu.

Naudodami "SharePoint" produktų objekto modelį, galite tinkinti aplanko turinio tipo komandą Naujas , kad, kai vartotojas sukuria naują to tipo aplanką, aplanke iš anksto būna keli failai ir dokumentai, pagrįsti serveryje saugomais šablonais. Tai naudinga, pavyzdžiui, taikant sudėtinio tipo dokumentą, kuriam reikia kelių failų, kad būtų sukurtas vienas pristatomas dokumentas.

Dokumentų rinkiniai yra "SharePoint Server 2016" funkcija, leidžianti naudojant "Office 2016" tvarkyti kelių dokumentų rezultatus. Dokumentų rinkiniai yra specialių tipų aplankai, naudojami valdyti vieną pristatymą ar darbo produktą, kuriame gali būti keli dokumentai skirtingose vietose. Dokumentų rinkiniai kuriami naudojant išplėstinius šablonus, kurie pateikiami su "SharePoint Server 2016". Taip pat galite tinkinti dokumentų rinkinio šablonus, kad jie atspindėtų jūsų organizacijai svarbius darbo produktus. Dokumentų rinkiniuose taip pat yra versijų valdiklis, kuris leidžia fiksuoti viso dokumentų rinkinio būseną įvairiais jo gyvavimo ciklo etapais. Daugiau informacijos apie dokumentų rinkinius rasite dokumentų rinkinių planavimas ("SharePoint Server 2010").

Dokumento turinio tipų planavimas

Pirmasis dokumentų turinio tipų planavimo etapas yra peržiūrėti kiekvieną dokumento tipą, pateiktą darbalapyje Dokumento naudojimo analizė (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165873), norint nustatyti, ar esamas turinio tipas tiks tokio tipo dokumentams. Kiekvienas dokumento turinio tipas turėtų paveldėti parametrus tiesiogiai iš pagrindinio dokumento turinio tipo arba iš turinio tipo, kuris yra kilęs iš dokumento turinio tipo. Tai užtikrins, kad bus jūsų dokumentų tipų, pvz., Pavadinimas ir Sukūrė, pagrindiniai stulpeliai ir galėsite susieti šabloną su turinio tipu. Jei pakanka pagrindinio turinio tipo (pvz., dokumento), darbalapio "Analizuoti dokumento naudojimą" stulpelyje Turinio tipas įveskite turinio tipo pavadinimą.

Norėdami gauti informacijos apie pagrindinių turinio tipų keitimą, atsisiųskite techninę dokumentaciją "Iš anksto nustatytų turinio tipų ir svetainės stulpelių redagavimo rekomendacijos" (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=260922).

Planų sąrašo turinio tipai

Sąrašo turinio tipo elementai apima metaduomenų stulpelius, susijusius su turinio tipu, ir darbo eigas, kurios gali būti vykdomos su to turinio tipo elementais. Naudokite sąrašo turinio tipą, kad apibrėžtumėte unikalų jūsų sprendimui skirtą sąrašo elementą. Pvz., klientų skambučių centro sprendime, kuriame palaikymo specialistai tiria ir sprendžia klientų technines problemas, sąrašo turinio tipą galima naudoti siekiant standartizuoti kiekvieno palaikymo įvykio duomenis ir sekti incidentą naudojant darbo eigą.

Planuokite darbo eigas

Darbo eigos įgyvendina verslo procesus "SharePoint Server 2016" dokumentuose, tinklalapiuose, formose ir sąrašo elementuose. Jie gali būti susieti su bibliotekomis, sąrašais arba turinio tipais.

Tvarkydami dokumentus naudokite darbo eigas, kad nukreiptumėte dokumentus iš vieno asmens į kitą, kad kiekvienas iš jų galėtų atlikti dokumentų valdymo užduotis, pvz., peržiūrėti dokumentus, patvirtinti leidinį arba tvarkyti utilizavimą. Taip pat naudokite pasirinktines darbo eigas, kad perkeltumėte dokumentus iš vienos svetainės ar bibliotekos į kitą. Pvz., galite sukurti darbo eigą, kad suplanuotai archyvuojant dokumentą nukopijuotumėte iš vienos svetainės į kitą.

"SharePoint Server 2016" apima trijų būsenų darbo eigą, kurią galite naudoti verslo procesams, kurie seka elemento būseną per tris būsenas arba etapus, valdyti. "SharePoint Server 2016" taip pat apima šias darbo eigas, skirtas dokumentų valdymo poreikiams:

• Atsiliepimų rinkimas Siunčia dokumentą peržiūrai.
• Patvirtinimas Siunčia dokumentą patvirtinti, dažnai kaip būtina jo publikavimo sąlyga.
• Disponavimas Tvarko dokumento galiojimo pabaigą ir šalinimą.
• Parašų rinkimas Nukreipia dokumentą parašams.

Susiekite darbo eigą su turinio tipu, jei norite, kad darbo eiga būtų pasiekiama, kai naudojamas tas turinio tipas. Pvz., pirkimo užsakymo turinio tipą gali reikėti vadovo patvirtinimo, kad operaciją būtų galima užbaigti. Norėdami užtikrinti, kad patvirtinimo darbo eiga visada pasiekiama inicijavus pirkimo užsakymą, sukurkite pirkimo užsakymo turinio tipą ir susiekite su juo patvirtinimo darbo eigą. Tada įtraukite pirkimo užsakymo turinio tipą į dokumentų bibliotekas, kuriose bus saugomi pirkimo užsakymai.

Norėdami planuoti dokumentų valdymo sprendimo darbo eigas, išanalizuokite kiekvieną dokumentų turinio tipą, kurį planuojate įgyvendinti, ir nustatykite verslo procesus, kuriuos galima vykdyti naudojant to tipo turinį. Tada nustatykite darbo eigas, kurias turėsite padaryti pasiekiamas tam turiniui.

Toliau pateiktas lentelės, kurioje analizuojamos sutarties turinio tipo darbo eigos, pavyzdys.

Sutarties sudarymo procesas	Sutarties darbo eiga
Peržiūrėti juodraščius.	Atsiliepimų rinkimas
Gauti vadovo ir teisininko patvirtinimą.	Patvirtinimas
Išspręskite neišspręstas problemas.	Issue tracking
Gaukite parašus.	Parašų rinkimas

Daugiau informacijos žr. [Darbo eiga programoje "SharePoint 2013"](https://technet.microsoft.com/sharepoint/jj556245.aspx

Darbalapis

Naudokite šį darbalapį, kad įrašytumėte šiame straipsnyje aptartą informaciją:

• Turinio tipo ir darbo eigos planavimo darbalapis (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165878)

[Darbo eiga programoje "SharePoint 2013"](https://technet.microsoft.com/sharepoint/jj556245.aspxigure SharePoint Server 2013 darbo eiga](https://technet.microsoft.com/library/jj658586(v=office.15))SharePoint 2013 IT specialistams