Dokumentų rinkinių planavimas naudojant "SharePoint Server"

Taikoma
„SharePoint Server 2013“

Santrauka: Sužinokite daugiau apie "SharePoint Server 2013" dokumentų rinkinio funkciją, kaip administruoti dokumentų rinkinius ir planuoti dokumentų rinkinio turinio tipus.

Šiame straipsnyje aprašomi dokumentų rinkiniai ir pateikiami nurodymai, kaip juos integruoti su "SharePoint Server 2016" dokumentų valdymo sprendimu.

Šiame straipsnyje:

Apie dokumentų rinkinius

Dokumentų rinkiniai yra "SharePoint Server 2016" funkcija, leidžianti organizacijai valdyti vieną rezultatą arba darbo produktą, kuriame gali būti keli dokumentai arba failai. Dokumentų rinkinys yra specialus aplankas, kuriame derinami unikalūs dokumentų rinkinio atributai, aplankų ir dokumentų atributai bei veikimas, taip pat pateikiama vartotojo sąsaja (UI), metaduomenys ir objekto modelio elementai, padedantys valdyti visus darbo produkto aspektus.

Komandoms ir vartotojams daugelyje organizacijų dokumentų rinkinys arba darbo produktas yra būtinas norint geriau valdyti projektą ar rezultatą. Pavyzdžiui, teisininkų komandai gali tekti rinkti, kurti ir tvarkyti įvairius dokumentus, nuotraukas ir garso failus, susijusius su konkrečia byla. Arba pardavimo komandai gali reikėti sudaryti dokumentus iš įvairių šaltinių, kad galėtų sukurti ir valdyti potencialaus kliento pasiūlymo užklausą (RFP). Dokumentų rinkiniai suteikia šioms komandoms ir vartotojams galimybę tvarkyti dokumentų rinkinius kaip vieną rinkinį, pristatymą ar darbo produktą. Dokumentų rinkinio savininkai gali sukurti pasirinktinį pasveikinimo puslapį, kuriame gali būti rodomi įtraukti elementai ir svarbi informacija apie darbo produktą.

Organizacijos, kurios nori nuosekliai kurti ir valdyti dokumentų rinkinius, "SharePoint Server 2016" gali konfigūruoti kiekvieno įprastai kuriamo darbo produkto dokumentų rinkinio turinio tipą. Dokumentų rinkinio turinio tipas gali apibrėžti patvirtintus turinio tipus, atributus, numatytuosius elementus, stulpelius, darbo eigas ir strategijas. Tada iš pirminio turinio tipo galima kurti papildomus tinkintus dokumentų rinkinio turinio tipus, kurių kiekvienas paveldi ypatybes ir parametrus iš pirminio dokumentų rinkinio turinio tipo. Įtraukę turinio tipą į biblioteką, vartotojai, naudodami komandą Naujas, gali kurti dokumentų rinkinį, kuris paveldi turinio tipo Dokumentų rinkinys atributus. Dokumentų rinkinio turinio tipas suteikia papildomų parametrų, leidžiančių nurodyti leidžiamus turinio tipus, numatytąjį turinį, bendrinamus stulpelius, pasveikinimo puslapio stulpelius ir numatytąjį pasveikinimo puslapio rodinį.

Daugiau informacijos apie turinio tipus rasite Turinio tipų ir darbo eigų planavimas ("SharePoint Server 2010").

Daugiau informacijos apie tai, kaip kurti ir tvarkyti dokumentų rinkinius naudojant "SharePoint Server 2016", ieškokite naujo dokumentų rinkinio turinio tipo kūrimo ir konfigūravimo "SharePoint Server 2016" žinyne.

Dokumentų rinkinių administravimas

"SharePoint Server 2016" dokumentų rinkiniai turi daug tų pačių atributų ir ypatybių kaip aplankai. Tačiau yra keletas svarbių dalykų, kuriuos turėtumėte žinoti planuodami dokumentų rinkinio sprendimą.

  • Dokumentų rinkinyje galimų dokumentų skaičius neribojamas. Tačiau ekrano įkėlimo laiką gali riboti sąrašo rodinio ribinė reikšmė, kuri pagal numatytuosius nustatymus yra 5 000 elementų. Dokumentų rinkiniuose leidžiami aplankai, tačiau dokumentų rinkinyje negalima naudoti metaduomenų naršymo. Todėl, nustatant, kiek elementų turi būti dokumentų rinkinyje, svarbu apsvarstyti galimybę viršyti sąrašo rodinio ribines reikšmes ir naršymo dizaino problemas. Be to, kai naudojate funkciją Siųsti su dokumentų rinkiniu, visų dokumentų rinkinio dokumentų suma negali būti didesnė nei 50 MB. Rinkiniui arba darbo produktui, kuriame yra labai daug elementų, gali būti geresnis sprendimas dokumentų bibliotekos aplankų struktūra.
  • Dokumentų rinkinių, kurie gali būti dokumentų bibliotekoje, skaičius neribojamas. Tačiau dokumentų rinkinių, kurie gali būti rodomi sąrašuose, skaičius bus ribojamas sąrašo rodinio ribinės reikšmės.
  • Naudojant bendrinamus metaduomenis, jei dokumentų rinkinyje yra daugiau nei 10 elementų, naudojančių bendrinamus metaduomenis, metaduomenų naujinimą kas 15 minučių vykdys laikmačio užduotis. Pavyzdžiui, jei bibliotekos aukščiausiame lygyje yra 10 dokumentų, o dokumentų rinkinyje – vienas dokumentas su bendrinamais metaduomenimis, laiko užduotis nebus vykdoma. Bet jei įtrauksite kitą dokumentų rinkinį su dar 9 dokumentais, laikmačio užduotis bus vykdoma.
  • Naudojant dokumentų rinkinio nukreipimą, turinio tvarkytuvui siunčiami dokumentų rinkiniai liks paskirstymo bibliotekoje ir turinio tvarkytuvo apdorojimo laikmačio užduotis, kuri pagal numatytuosius parametrus veikia kasdien, juos perkels į reikiamą vietą.

Norint naudoti dokumentų rinkinius svetainių rinkinyje, reikia įjungti dokumentų rinkinių funkciją.

Dokumentų rinkinių funkcijos įgalinimas svetainių rinkinyje

  1. Puslapio Svetainės parametrai dalyje Svetainių rinkinio administravimas spustelėkite Svetainių rinkinio funkcijos.
  2. Funkcijos puslapyje Dokumentų rinkiniams spustelėkite Aktyvinti.

Įjungę dokumentų rinkinių funkciją, galite kurti dokumentų rinkinio turinio tipus.

Planavimo dokumentų rinkinio turinio tipai

Galite planuoti savo sprendimo dokumentų rinkinio turinio tipus naudodami darbalapį Dokumentų naudojimo analizė, kurį galite užbaigti straipsnyje Vartotojų identifikavimas ir dokumentų naudojimo analizė "SharePoint 2013". Tada naudodami turinio tipo darbalapį (http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=165878&clcid=0x409) galite įrašyti savo sprendimus dėl kiekvieno naujo dokumentų rinkinio turinio tipo, kurį naudosite sprendime.

Jei norite planuoti Dokumentų rinkinio turinio tipai naudojant darbalapį Turinio tipas

  1. Document Set Enter turinio tipo darbalapio lauke Turinio tipas.

  2. Įveskite svetainės URL, kuriame bus apibrėžtas naujas dokumentų rinkinio turinio tipas. Atkreipkite dėmesį, kad turinio tipai pasiekiami svetainėje, kurioje jie apibrėžti, ir visose po ja esančiose svetainėse.

  3. Pirminio turinio tipo nustatymas Įveskite pirminio dokumentų rinkinio turinio tipą darbalapio Turinio tipas lauke Pirminis turinio tipas . Tai bus pagrindinis dokumentų rinkinio turinio tipas arba pasirinktinis dokumentų rinkinio turinio tipas, kurį jau suplanavote.

  4. Dokumentų rinkinio parametrų nustatymas Turinio tipo darbalapyje nustatykite ir nurodykite šiuos dokumentų rinkinio parametrus:

    1. Nustatyti leidžiamus turinio tipus Nurodykite numatytuosius turinio tipus, kurie bus leidžiami šiame dokumentų rinkinio turinio tipe.
    2. Numatytojo turinio nustatymas Jei kuriamas dokumentų rinkinio turinio tipas bus sukonfigūruotas automatiškai kurti numatytąjį turinį, kai sukuriate naują dokumentų rinkinio egzempliorių, failus į dokumentų rinkinį galite įtraukti rankiniu būdu. Galima įtraukti tik dokumentų rinkinyje leidžiamų turinio tipų failus.
    3. Bendrinamų stulpelių nustatymas Nurodykite, ar dokumentų rinkinio stulpelių reikšmės turi būti automatiškai sinchronizuojamos su visais rinkinyje esančiais dokumentais.
    4. Pasveikinimo puslapio stulpelių nustatymas Nurodykite, kurie stulpeliai turi būti rodomi kiekvieno dokumentų rinkinio pasveikinimo puslapyje.
    5. Pasveikinimo puslapio rodinio nustatymas Nurodykite rodinį, kuris turėtų rodyti dokumentų rinkinio turinį pasveikinimo puslapyje.

  5. Nustatykite stulpelius ir stulpelių tvarką Turinio tipo darbalapio lentelėje Plano stulpeliai :

    1. Įveskite kiekvieną stulpelį, kuris paveldėtas iš pirminio turinio tipo. Stulpelyje Naujas? įveskite No kiekvienam įrašui.
    2. Kiekvienam papildomam stulpeliui įveskite iš anksto nustatyto stulpelio arba stulpelio, kurį sukursite, pavadinimą. Įveskite papildomų stulpelių pavadinimus, jų tipus ir nurodykite, ar jie nauji.

  6. Darbalapio sekcijoje Plano šablonas įveskite None.

  7. Darbo eigos nustatymas Jei yra darbo eiga, susijusi su dokumentų rinkinio turinio tipu, galite pasirinktinai susieti ją su turinio tipu. Tada darbo eigą galima pradėti bet kuriam to turinio tipo sąrašo elementui. Išsamią informaciją apie darbo eigos planavimą rasite Darbo eigos planavimas. Peržiūrėję darbo eigas ir nustatę, kokios darbo eigos yra pasiekiamos, turinio tipo darbalapio lentelėje "Darbo eigų planavimas " įveskite kiekvieną darbo eigą, kurią norite susieti su turinio tipu. Jei darbo eiga nėra paveldima iš pirminio turinio tipo, įveskite šią informaciją į stulpelį Naujas? .

  8. Nustatykite strategiją Politika yra tam tikro turinio taisyklių rinkinys; Strategijos funkcijos pateikia išsamią informaciją apie kiekvieną taisyklę, pvz., ar galima spausdinti turinio tipo elementus ir kurie su elementu susiję veiksmai turi būti tikrinami. Daugiau informacijos apie strategijos planavimą žr. Informacijos valdymo strategijos planavimas programoje "SharePoint Server 2013". Peržiūrėję strategijas ir nustatę, kurios strategijos funkcijos ir strategijos šablonai yra pasiekiami, darbalapio Turinio tipas sekcijoje Strategijos planavimas atlikite šiuos veiksmus:

    1. Jei pirminis turinio tipas turi strategijos parametrus, naujajame turinio tipe jie bus taikomi nepakeisti. Taip užtikrinama, kad nustatytos strategijos bus įgalintos visuose atitinkamuose turinio tipuose. Jei dabartinis turinio tipas paveldi strategijos parametrus iš pirminio tipo, darbalapio Turinio tipas skyriuje Strategijos planavimas atsakykite į Yes klausimą "Ar strategija apibrėžta pirminiame turinio tipe?".
    2. Jei dabartinis turinio tipas paveldi strategiją, pagrįstą pirminiu turinio tipu, skyriaus Strategijos planavimas lauke Įrašyti strategijos pavadinimą įveskite strategijos šablono pavadinimą. Panašiai, jei dabartinis turinio tipas nepaveldi strategijos ir norite taikyti strategijos šabloną, skyriaus Strategijos planavimas lauke Įrašyti strategijos pavadinimą įveskite strategijos šablono pavadinimą.
    3. Jei dabartinis turinio tipas paveldi vieną ar kelias atskiras strategijos funkcijas iš pirminio turinio tipo, įveskite kiekvieną strategijos funkciją darbalapio sekcijos Strategijos planavimas lentelėje Funkcijos. Ir atvirkščiai, jei dabartinis turinio tipas nepaveldi strategijos, o jūs norite susieti strategijos funkcijas su dabartiniu turinio tipu, įveskite tas strategijos funkcijas į lentelę Funkcijos . Atkreipkite dėmesį, kad su turinio tipu negalite susieti atskirų strategijos funkcijų ir strategijos pagal pavadinimą.

Darbalapiai

Naudokite šiuos darbalapius, kad įrašytumėte šiame straipsnyje aptartą informaciją:

Vartotojų identifikavimas ir dokumentų naudojimo analizė ("SharePoint Server 2010")Turiniotipų ir darbo eigų planavimas ("SharePoint Server 2010")