Dokumentų versijų kūrimo, turinio patvirtinimo ir paėmimo ir užrakinimo valdiklių planavimas "SharePoint"

Santrauka: Sužinokite, kaip naudoti versijų kūrimą, turinio patvirtinimą ir paėmimą ir užrakinimą "SharePoint 2013" norint kontroliuoti dokumentų versijas per visą jų gyvavimo ciklą.

Šiame straipsnyje aprašoma, kaip planuoti naudoti versijų kūrimą, turinio patvirtinimą ir paėmimą ir užrakinimą "SharePoint Server 2016" norint kontroliuoti dokumentų versijas per visą jų gyvavimo ciklą.

Prieš skaitydami šį straipsnį turėtumėte suprasti dokumentų valdymo planavimo procesą, aprašytą " SharePoint 2013" dokumentų valdymo apžvalga.

Šiame straipsnyje:

• Apie versijų kūrimą, turinio patvirtinimą ir paėmimą ir užrakinimą
• Planų versijų kūrimas
• Turinio patvirtinimo planavimas
• Planuokite įrašymą ir atrakinimą

Apie versijų kūrimą, turinio patvirtinimą ir paėmimą ir užrakinimą

"SharePoint Server 2016" yra šios funkcijos, kurios gali padėti valdyti dokumentus dokumentų bibliotekoje:

• Versijų kūrimas yra būdas, kuriuo nuosekliai sunumeruojamos ir įrašomos dokumento iteracijos.
• Turinio patvirtinimas yra būdas, kuriuo svetainės nariai, turintys tvirtintojo teises, kontroliuoja turinio publikavimą.
• Paėmimas ir užrakinimas bei įrašymas ir atrakinimas yra būdai, kuriais vartotojai gali geriau kontroliuoti, kada sukuriama nauja dokumento versija, taip pat komentuoti pakeitimus, kuriuos jie atliko įrašydami ir atrakindami dokumentą.

Šiame straipsnyje aptartų turinio valdymo funkcijų parametrus konfigūruojate dokumentų bibliotekose. Norėdami bendrinti šiuos parametrus savo sprendimo bibliotekose, galite sukurti dokumentų bibliotekos šablonus, apimančius jūsų turinio valdymo parametrus. Tai užtikrina, kad naujose bibliotekose atsispindės jūsų turinio valdymo sprendimai.

Daugiau informacijos apie versijų kūrimą rasite Sąrašo arba bibliotekos versijų kūrimo įgalinimas ir konfigūravimas.

Planų versijų kūrimas

Numatytasis dokumentų bibliotekos versijų kūrimo valdiklis priklauso nuo svetainių rinkinio šablono. Tačiau galite konfigūruoti dokumentų bibliotekos versijų kūrimo valdiklį atsižvelgdami į konkrečius reikalavimus. Kiekviena dokumentų biblioteka gali turėti skirtingą versijų kūrimo valdiklį, kuris geriausiai tinka bibliotekos dokumentų tipui. "SharePoint Server 2016" yra trys versijų kūrimo parinktys:

• Nėra versijų Nurodoma, kad ankstesnės dokumentų versijos neįrašomos. Kai versijos nenaudojamos, ankstesnės dokumentų versijos nėra atkuriamos, o dokumentų retrospektyva taip pat neišsaugoma, nes neįrašomi komentarai, esantys su kiekviena dokumento iteracija. Naudokite šią parinktį dokumentų bibliotekose, kuriose yra nesvarbus turinys arba turinys, kuris niekada nepasikeis.
• Pagrindinių versijų kūrimas Nurodoma, kad sunumeruotos dokumentų versijos išlaikomos naudojant paprastą versijų schemą (pvz., 1, 2, 3). Norėdami valdyti poveikį saugojimo vietai, galite nurodyti, kiek ankstesnių versijų palikti, skaičiuojant atgal nuo dabartinės versijos.
  Pagrindinių versijų kūrimo atveju kiekvieną kartą, kai įrašoma nauja dokumento versija, visi vartotojai, turintys teises į dokumentų biblioteką, galės peržiūrėti turinį. Naudokite šią parinktį, kai nenorite atskirti dokumentų juodraščių versijų nuo publikuotų versijų. Pvz., dokumentų bibliotekoje, kurią naudoja organizacijos darbo grupė, pagrindinių versijų kūrimas yra geras pasirinkimas, jei visi komandos nariai turi turėti galimybę peržiūrėti visas kiekvieno dokumento iteracijas.
• Pagrindinių ir papildomų (juodraščio) versijų kūrimas Nurodoma, kad sunumeruotos dokumentų versijos išlaikomos naudojant pagrindinę ir papildomą versijų schemą (pvz., 1.0, 1.1, 1.2, 2.0, 2.1). Versijos, kurios baigiasi 0.0 , yra pagrindinės versijos, o versijos, kurios baigiasi plėtiniais, kurie nėra nulis, yra papildomos versijos. Ankstesnės pagrindinės ir papildomos dokumentų versijos įrašomos kartu su dabartinėmis versijomis. Norėdami valdyti poveikį saugojimo vietai, galite nurodyti, kiek ankstesnių pagrindinių versijų palikti, skaičiuojant atgal nuo dabartinės versijos. Taip pat galite nurodyti, kiek pagrindinių versijų turėtų apimti atitinkamas papildomas versijas. Pavyzdžiui, jei nurodote, kad papildomos versijos turi būti paliktos dviejose pagrindinėse versijose, o dabartinė pagrindinė versija yra 4.0, tada bus išsaugotos visos papildomos versijos nuo 3.1.
  Pagrindinėse ir papildomose versijose bet kuris vartotojas, turintis skaitymo teises, gali peržiūrėti pagrindines dokumentų versijas. Galite nurodyti, kurie vartotojai taip pat gali peržiūrėti papildomas versijas. Paprastai rekomenduojame suteikti teises peržiūrėti ir dirbti su papildomomis versijomis vartotojams, kurie gali redaguoti elementus, o skaitymo teises turintiems vartotojams leisti peržiūrėti tik pagrindines versijas.
  Naudokite pagrindines ir papildomas versijas, jei norite atskirti publikuotą turinį, kurį gali peržiūrėti auditorija, ir turinio juodraštį, kuris dar nėra parengtas publikuoti. Pvz., personalo žiniatinklio svetainėje, kurioje aprašomi organizacijos pranašumai, naudokite pagrindines ir papildomas versijas, kad apribotumėte darbuotojų prieigą prie išmokų aprašų, kol aprašai peržiūrimi.

Turinio patvirtinimo planavimas

Naudokite turinio patvirtinimą norėdami formalizuoti ir kontroliuoti, kad turinys būtų pasiekiamas auditorijai. Pavyzdžiui, įmonė, kuri skelbia turinį kaip vieną iš savo produktų ar paslaugų, prieš publikuodama turinį gali reikalauti teisinės peržiūros ir patvirtinimo.

Dokumento juodraščio, laukiančio turinio patvirtinimo, būsena yra Laukiama. Kai tvirtintojas peržiūri dokumentą ir patvirtina turinį, jį gali peržiūrėti vartotojai, turintys skaitymo teises. Dokumentų bibliotekos savininkas gali įgalinti dokumentų bibliotekos turinio patvirtinimą ir pasirinktinai susieti darbo eigą su biblioteka, kad galėtų vykdyti patvirtinimo procesą.

Dokumentų pateikimo tvirtinti būdas skiriasi atsižvelgiant į dokumentų bibliotekos versijų parametrus:

• Nėra versijų Jei nenaudojama versijų kūrimas ir įrašomi dokumento pakeitimai, dokumento būsena tampa Laukiama. "SharePoint Server 2016" išlaiko ankstesnę dokumento versiją, kad vartotojai, turintys skaitymo teises, galėtų ją peržiūrėti. Patvirtinus laukiančius pakeitimus, nauja dokumento versija tampa prieinama peržiūrėti vartotojams, turintiems skaitymo teises, o ankstesnė versija neišsaugoma.
  Jei nenaudojama versijų kūrimas ir į dokumentų biblioteką nusiunčiamas naujas dokumentas, jis įtraukiamas į biblioteką būsena Laukiama ir jo negalės peržiūrėti vartotojai, turintys skaitymo teises, kol nebus patvirtintas.
• Pagrindinių versijų kūrimas Jei naudojamos pagrindinės versijos ir įrašomi dokumento pakeitimai, dokumento būsena tampa Laukiama, o ankstesnę pagrindinę dokumento versiją gali peržiūrėti vartotojai, turintys skaitymo teises. Patvirtinus dokumento pakeitimus, sukuriama nauja pagrindinė dokumento versija, kuri pasiekiama vartotojams, turintiems skaitymo teises, o ankstesnė pagrindinė versija įrašoma dokumento retrospektyvos sąraše.
  Jei naudojamos pagrindinės versijos ir į dokumentų biblioteką nusiunčiamas naujas dokumentas, jis įtraukiamas į biblioteką būsenos Laukiama ir jo negalės peržiūrėti skaitymo teises turintys vartotojai, kol nebus patvirtintas kaip 1 versija.
• Pagrindinių ir papildomų (juodraščio) versijų kūrimas Jei naudojamos pagrindinės ir papildomos versijos ir įrašomi dokumento pakeitimai, autorius gali pasirinkti įrašyti naują papildomą dokumento versiją kaip juodraštį arba sukurti naują pagrindinę versiją, tokiu būdu dokumento būsena pakeičiama į Laukiama. Patvirtinus dokumento pakeitimus, sukuriama nauja pagrindinė dokumento versija, kuri pasiekiama vartotojams, turintiems skaitymo teises. Kuriant pagrindines ir papildomas versijas, dokumento istorijos sąraše laikomos tiek pagrindinės, tiek papildomos dokumentų versijos.
  Jei naudojamos pagrindinės ir papildomos versijos ir į dokumentų biblioteką nusiunčiamas naujas dokumentas, jį galima įtraukti į biblioteką juodraščio būsenoje kaip 0.1 versiją arba autorius gali iš karto paprašyti patvirtinimo. Tokiu atveju dokumento būsena tampa Laukiama.

Planuokite įrašymą ir atrakinimą

Galite reikalauti, kad vartotojai prieš redaguodami dokumentus paimtų ir užrakintų dokumentų bibliotekos dokumentus. Reikalavimo išvykti ir įsiregistruoti privalumai:

• Geresnė dokumentų versijų kūrimo laiko kontrolė. Kai dokumentas yra paimtas ir užrakintas, autorius gali įrašyti dokumentą jo neįrašydamas ir atrakindamas. Kiti dokumentų bibliotekos vartotojai negalės matyti šių pakeitimų ir nauja versija nebus sukurta. Nauja versija (matoma kitiems vartotojams) sukuriama tik tada, kai autorius įrašo ir atrakina dokumentą. Tai suteikia autoriui daugiau lankstumo ir kontrolės.
• Geresnis metaduomenų fiksavimas. Kai dokumentas įrašomas ir atrakinamas, autorius gali rašyti komentarus, kuriuose aprašomi atlikti dokumento pakeitimai. Taip sukuriamas nuolatinis istorinis įrašas apie atliktus dokumento keitimus.

Jei jūsų sprendimas reikalauja, kad vartotojai įrašytų ir užrakintų bei paimtų ir užrakintų dokumentus, kad galėtų juos redaguoti, galite naudoti šiuos veiksmus palaikančias "Office 2016" kliento programų funkcijas. Vartotojai gali paimti ir užrakinti dokumentus, anuliuoti paėmimą ir užrakinimą bei įrašyti ir atrakinti dokumentus iš "Office 2016" kliento taikomųjų programų.

Kai dokumentas yra paimtas ir užrakintas, jis užrakinamas, kad vartotojas galėtų jį išskirtinai redaguoti. Vartotojui įrašius šio failo pakeitimus, pakeitimai nusiunčiami ir įrašomi serveryje. Keitimai yra privatūs vartotojui ir nematomi kitiems. Kai vartotojas pasirengęs įrašyti ir atrakinti dokumentą, naujausi pakeitimai daromi kitiems ir publikuojami.

"Office 2016" kliento programose vartotojai taip pat gali pasirinkti palikti paimtus ir užrakintus dokumentus serveryje, keisdami turinio redagavimo parinktis.

Dokumentų valdymo planavimas programoje "SharePoint 2013"