Santrauka: Sužinokite apie dokumentų valdymo sprendimo elementus ir dokumentų valdymo planavimo procesą "SharePoint 2013".
Šiame straipsnyje išsamiai aprašomi įvairūs dokumentų valdymo sprendimo, pagrįsto "SharePoint Server 2016", elementai.
Dokumentų valdymas kontroliuoja dokumentų gyvavimo ciklą jūsų organizacijoje – kaip jie kuriami, peržiūrimi ir publikuojami ir kaip galiausiai šalinami arba išsaugomi. Nors terminas "valdymas" reiškia, kad informacija kontroliuojama iš organizacijos viršaus, veiksminga dokumentų valdymo sistema turėtų atspindėti ją naudojančios organizacijos kultūrą. Įrankiai, kuriuos naudojate dokumentams tvarkyti, turėtų būti pakankamai lankstūs, kad galėtumėte griežtai kontroliuoti dokumento gyvavimo ciklą, jei tai atitinka jūsų įmonės kultūrą ir tikslus, taip pat leisti įdiegti laisvesnės struktūros sistemą, jei ji labiau tinka jūsų įmonei.
Dokumentų valdymo sistemos elementai
Efektyvus dokumentų valdymo sprendimas nurodo šiuos dalykus:
- Kokių tipų dokumentus ir kitą turinį galima kurti organizacijoje.
- Kokį šabloną naudoti kiekvienam dokumento tipui.
- Kokius metaduomenis pateikti kiekvienos rūšies dokumentams.
- Kur saugoti dokumentą kiekviename jo gyvavimo ciklo etape.
- Kaip kontroliuoti prieigą prie dokumento kiekviename jo gyvavimo ciklo etape.
- Kaip perkelti dokumentus organizacijoje kaip komandos nariai prisideda prie dokumentų kūrimo, peržiūros, patvirtinimo, publikavimo ir šalinimo.
"SharePoint Foundation 2013" apima funkcijas, kurios įgyvendina visus šiuos dokumentų valdymo aspektus. "SharePoint Server 2016" apima tas pačias funkcijas ir prideda:
- Kokias strategijas taikyti dokumentams, kad būtų atliekamas su dokumentu susijusių veiksmų auditas, dokumentai būtų saugomi arba tinkamai šalinami ir apsaugotas organizacijai svarbus turinys.
- Kaip tvarkyti dokumentus kaip įmonės įrašus, kurie turi būti saugomi pagal teisinius reikalavimus ir įmonės gaires.
Kad informacijos tvarkytojai galėtų lengvai naudotis šiomis galimybėmis nenukrypdami nuo kasdienių operacijų ir pažįstamų įrankių, "Microsoft Office" sistemos taikomosiose programose, pvz., "Microsoft Outlook" ir "Word", taip pat yra funkcijų, palaikančių kiekvieną dokumento gyvavimo ciklo etapą.
Planavimo procesas
Dokumentų valdymo planavimo procesą sudaro šie pagrindiniai etapai:
Dokumentų tvarkymo vaidmenų identifikavimas Įsitikinkite, kad į jūsų planus įtraukti pagrindinių organizacijos suinteresuotųjų šalių atsiliepimai, turite geriausią komandą sprendimui įgyvendinti ir žinote, kas dalyvaus dokumentų valdymo procesuose.
Dokumentų naudojimo analizė Kai nustatysite, kas dirba su dokumentais, nustatykite, su kokiais dokumentais jie dirba ir kaip juos naudoja. Daugiau informacijos rasite Vartotojų identifikavimas ir dokumentų naudojimo analizė ("SharePoint Server 2010").
Planuokite dokumentų tvarkymą Galite tvarkyti dokumentus svetainių rinkiniuose, svetainėse ir bibliotekose. "SharePoint Server 2016" siūlo įvairių funkcijų, padedančių tvarkyti ir saugoti dokumentus, nuo specializuotų svetainių iki laisvos struktūros dokumentų bibliotekų, kad dokumentai būtų kuriami ir kuriami greitai. Bibliotekoje papildomai galite skirstyti turinį į aplankus ir poaplankius. Daugiau informacijos žr. Dokumentų bibliotekos planavimas ("SharePoint Server 2010").
Planuokite turinio perkėlimą iš vienos vietos į kitą Gali prireikti perkelti arba kopijuoti dokumentą iš vienos svetainės ar bibliotekos į kitą skirtingais jo gyvavimo ciklo etapais. Daugiau informacijos žr. "Turinio srauto planavimas" dokumentų bibliotekos planavime ("SharePoint Server 2010")".
Planuoti turinio tipus Naudokite turinio tipus, norėdami tvarkyti informaciją apie dokumentus, pvz., metaduomenis, dokumentų šablonus ir darbo eigos procesus. Tai svarbus veiksmas, padedantis tvarkyti dokumentus ir užtikrinti nuoseklumą visoje organizacijoje. Daugiau informacijos ieškokite Turinio tipas ir darbo eigos planavimas ("SharePoint Server 2010").
Planuokite darbo eigas Kai planuojate darbo eigas savo organizacijoje, galite kontroliuoti ir sekti, kaip dokumentai perkeliami iš vieno komandos nario kitam, kiekvienam dalyviui bendradarbiaujant dokumento gyvavimo ciklo metu. "SharePoint Server 2016" yra įprastų komandos užduočių, pvz., dokumentų peržiūros ir tvirtinimo, darbo eigos. "SharePoint Server 2016" taip pat palaiko pasirinktinių darbo eigų kūrimą ir diegimą. Daugiau informacijos ieškokite Turinio tipas ir darbo eigos planavimas ("SharePoint Server 2010").
Turinio valdymo planavimas Galite suplanuoti atitinkamą kontrolės laipsnį, pagrįstą turinio tipu arba saugojimo vieta. Pavyzdžiui, galite reikalauti paimti ir užrakinti tam tikros bibliotekos dokumentus ir tik tada juos redaguoti. Daugiau informacijos ieškokite Versijų kūrimas, turinio patvirtinimas ir paėmimo ir užrakinimo planavimas ("SharePoint Server 2010").
Planuoti strategijas Suplanuokite kiekvieno turinio tipo informacijos tvarkymo strategijas ir įsitikinkite, kad dokumentai būtų audituojami, saugomi ir kitaip tvarkomi pagal jūsų organizacijos institucinius ir teisinius reikalavimus. "SharePoint Server 2016" apima strategijas, kurios įgyvendina auditą, dokumentų saugojimą ir brūkšninius kodus (kad būtų užtikrinta, jog spausdintą turinį galima koreliuoti su atitinkamomis elektroninėmis versijomis). Daugiau informacijos ieškokite Informacijos valdymo strategijos planavimas ("SharePoint Server 2010").
Pastaba
Strategijos negalimos "SharePoint Foundation 2013".
Vartotojų identifikavimas ir dokumentų naudojimo analizė ("SharePoint Server 2010")
Dokumentų bibliotekos planavimas ("SharePoint Server 2010")
Turinio tipas ir darbo eigos planavimas ("SharePoint Server 2010")
Informacijos valdymo strategijos planavimas ("SharePoint Server 2010")