Galite naudoti "PivotTable" ir "PivotChart" rodinius, kai reikia atlikti interaktyvią duomenų analizę arba kurti dinamines, interaktyvias diagramas. Šiame straipsnyje paaiškinami veiksmai, kurių reikia norint sukurti ir tinkinti kiekvieną rodinį.
Ką norėtumėte daryti?
Sužinokite apie "PivotTable" rodinius
"PivotTable" yra interaktyvi lentelė, kuri greitai sujungia ir lygina didelius duomenų kiekius. Galite pasukti eilutes ir stulpelius, kad pamatytumėte skirtingas šaltinio duomenų suvestines, taip pat galite peržiūrėti dominančių sričių išsamią informaciją. Naudokite "PivotTable", kai norite analizuoti susijusias sumas, ypač jei turite ilgą sumuojamų skaičių sąrašą ir norite palyginti kelis faktus apie kiekvieną paveikslėlį.
"PivotTable" rodinio pavyzdys
Šioje iliustracijoje rodoma sąskaitos faktūros duomenų užklausa "PivotTable" rodinyje. Šiame rodinyje rodomos tik apibendrintos reikšmės.
Laukas Šalis filtruojamas, kad būtų rodomi tik JAV duomenys.
Laukas Pasirinktinis regionas yra pasirinktinis grupės laukas. Pasirinktiniai grupės laukai leidžia grupuoti elementus taip, kaip norite, kad būtų galima atlikti geresnę duomenų analizę. Čia miesto elementai grupuojami į dvi kategorijas: Vakarų pakrantė ir Likusi šalis.
Bendroji trans reikšmė rodo, kaip procentinę reikšmę, bendrą operacijų, apdorotų pardavėjo kiekviename iš dviejų regionų, vertę.
Ne. trans rodo operacijų, kurias pardavėjas apdoroja kiekviename iš dviejų regionų, skaičių.
Ankstesnėje iliustracijoje galite lengvai palyginti skirtingų pardavėjų ir regionų duomenis. Lentelė yra interaktyvi, todėl galite greitai pakeisti filtrus, sumas ir rodomą informacijos lygį, kad galėtumėte analizuoti duomenis skirtingais būdais.
Išsamių duomenų peržiūra
Norėdami pamatyti atskirus išsamios informacijos įrašus, galite spustelėti pliuso ženklą (+) pardavėjo dešinėje arba po regionu. Šioje iliustracijoje rodomi išsamūs Anne Dodsworth duomenys.
Šie informacijos laukai yra esamame įrašo šaltinyje.
Apskaičiuotame išsamios informacijos lauke naudojamas reiškinys, pagrįstas kitais išsamios informacijos laukais.
Šiuos atskirus sandorius Vakarinėje pakrantėje tvarkė Anne Dodsworth.
Suvestinės laukai ir duomenys rodomi rodinio apačioje.
Galite spustelėti minuso ženklą (-) pardavėjo arba regiono dešinėje, kad paslėptumėte atitinkamus išsamius duomenis.
Pastaba: Paslėpus išsamius duomenis pagerėja "PivotTable" rodinio našumas.
Atskirų elementų peržiūra
Kai stulpelio srityje yra daugiau nei vienas laukas, galite spustelėti pliuso ženklą (+) arba minuso ženklą (-) elemento kairėje, kad būtų rodomi arba slepiami žemesnio lygio elementai. Pavyzdžiui, norėdami rodyti kiekvieno Vakarų pakrantės miesto apibendrintus arba išsamius duomenis, spustelėkite pliuso ženklą (+) į kairę nuo Vakarų pakrantės.
Šioje iliustracijoje rodomos apibendrintos kiekvieno "West Coast" grupės miesto reikšmės.
Lauko Miestas elementai, sugrupuoti pagal pasirinktinę grupę Vakarų pakrantė.
Elgin suvestinės duomenys.
Spustelėjus čia rodomi klientai, pagrįsti Elgin ir kiekvieno kliento suvestinės duomenimis.
Spustelėjus čia rodomi elginų išsamūs duomenys.
"PivotTable" rodinio kūrimas
Taip pat galite kurti "PivotTable" ir "PivotChart" rodinius, skirtus "Access" užklausoms, lentelėms ir formoms. Šiame straipsnyje aiškinama, kaip kurti "PivotTable" rodinį ir "PivotChart" rodinį "Access" užklausai.
1 veiksmas: užklausos kūrimas
Jei dar neturite užklausos, kurią norite naudoti "PivotTable" rodinyje, sukurkite naują:
-
Skirtuko Kūrimas grupėje Užklausos spustelėkite Užklausų vediklis, jei norite, kad vediklis padėtų kurti užklausą, arba Užklausos dizainas , jei norite sukurti užklausą patys.
Įtraukdami laukus į užklausos tinklelį, būtinai įtraukite:
-
Laukai, kuriuose yra norimi apibendrinti duomenys (pvz., valiutos sumos ar kiti skaitiniai duomenys).
-
Laukai, pagal kuriuos norite palyginti duomenis, pvz., darbuotojas, regionas ar data.
Jei planuojate skaičiuoti elementus savo "PivotTable", taip pat turėtumėte įtraukti skaičiuojamų elementų unikalų ID lauką. Pavyzdžiui, norint suskaičiuoti sąskaitų faktūrų skaičių, užklausoje turi būti sąskaitos faktūros lentelės ID.
Daugiau informacijos apie užklausų kūrimą ieškokite straipsnyje Užklausų įvadas.
2 veiksmas: atidarykite užklausą "PivotTable" rodinyje
-
Jei užklausa dar neatidaryta, naršymo srityje dukart spustelėkite užklausą.
-
Skirtuko Pagrindinis grupėje Rodiniai spustelėkite Rodinys, tada spustelėkite "PivotTable" rodinys."Access" rodo tuščią "PivotTable" rodinį be jokių laukų ar duomenų.
3 veiksmas: duomenų laukų įtraukimas į "PivotTable" rodinį
Atlikdami šį veiksmą įtraukite laukus, kurie sudaro "PivotTable" rodinio eilučių ir stulpelių antraštes, taip pat išsamios informacijos ir filtravimo laukus. Norint tai padaryti, turi būti matomas laukų sąrašas.
-
Jei laukų sąrašas nematomas, skirtuko Dizainas grupėje Rodyti/slėpti spustelėkite Laukų sąrašas.
Eilučių laukų įtraukimas
Eilučių laukai yra tie, kurie sudaro "PivotTable" eilutes. Šio straipsnio pradžioje esančiose iliustracijosePardavėjas yra eilutės laukas.
Norėdami įtraukti eilutės lauką:
-
Vilkite lauką iš laukų sąrašo į sritį , pažymėtą Numetimo eilutės laukai čia "PivotTable".
Taip pat galite įtraukti filtro lauką atlikdami toliau nurodytus veiksmus.
-
Pasirinkite lauką laukų sąraše.
-
Laukų sąrašo apačioje išplečiamajame sąraše pasirinkite Eilutės sritis , tada spustelėkite Įtraukti į.
Stulpelių laukų įtraukimas
Kaip nurodo pats pavadinimas, stulpelių laukai yra tie, kurie sudaro "PivotTable" stulpelius. Šio straipsnio pradžioje esančiose iliustracijoseMiestas ir CustomerID yra stulpelių laukai.
Norėdami įtraukti stulpelio lauką:
-
Vilkite lauką iš laukų sąrašo į sritį, pažymėtą Numeskite stulpelio laukus čia "PivotTable".
Taip pat galite įtraukti filtro lauką atlikdami toliau nurodytus veiksmus.
-
Pasirinkite lauką laukų sąraše.
-
Laukų sąrašo apačioje išplečiamajame sąraše pasirinkite Stulpelio sritis , tada spustelėkite Įtraukti į.
Išsamios informacijos laukų įtraukimas
Išsamios informacijos laukai – tai laukai, kurie sudaro "PivotTable" išsamios informacijos langelius. Šio straipsnio pradžioje esančiose iliustracijose laukai Produkto pavadinimas, Vieneto kaina ir Kiekis yra visi informacijos laukai.
Norėdami įtraukti išsamios informacijos lauką:
-
Vilkite lauką iš laukų sąrašo į sritį , pažymėtą Bendrosios sumos arba Išsamios informacijos laukai čia "PivotTable".
Taip pat galite įtraukti filtro lauką atlikdami toliau nurodytus veiksmus.
-
Pasirinkite lauką laukų sąraše.
-
Laukų sąrašo apačioje išplečiamajame sąraše pasirinkite Išsamios informacijos sritis , tada spustelėkite Įtraukti į.
Filtro laukų įtraukimas
Filtro laukai yra pasirinktiniai. Filtro lauko įtraukimas leidžia filtruoti visą "PivotTable" pagal reikšmę. Pavyzdžiui, šio straipsnio pradžioje pateiktoje pirmoje iliustracijoje laukas Šalis buvo įtrauktas kaip filtro laukas. Todėl visą "PivotTable" galima filtruoti pagal konkrečias šalis.
Norėdami įtraukti filtro lauką:
-
Vilkite lauką iš laukų sąrašo į sritį, pažymėtą Numetimo filtro laukai čia "PivotTable".
Taip pat galite įtraukti filtro lauką atlikdami toliau nurodytus veiksmus.
-
Pasirinkite lauką laukų sąraše.
-
Laukų sąrašo apačioje išplečiamajame sąraše pasirinkite Filtro sritis , tada spustelėkite Įtraukti į.
Lauko perkėlimas
-
Vilkite lauko pavadinimą į norimą vietą. Būtinai nuvilkite patį lauko pavadinimą (pvz., Pardavėjas), o ne vieną iš laukų reikšmių.
Lauko naikinimas
-
Pasirinkite lauko, kurį norite panaikinti, pavadinimą, tada skirtuko Dizainas grupėje Aktyvus laukas spustelėkite Šalinti lauką.
Pastaba: Šis veiksmas pašalina lauką iš rodinio, bet laukas vis dar pasiekiamas esamame duomenų šaltinyje.
4 veiksmas: apskaičiuotosios informacijos laukų ir sumos laukų įtraukimas į rodinį
Apskaičiuotųjų išsamios informacijos laukų įtraukimas
-
Skirtuko Dizainas grupėje Įrankiai spustelėkite Formulės, tada spustelėkite Kurti apskaičiuotąjį išsamios informacijos lauką."Access" rodo dialogo langą Ypatybės .
-
Lauke Pavadinimas įveskite apskaičiuotojo lauko pavadinimą.
-
Didesniame lauke po lauku Pavadinimas įveskite skaičiavimą, kurį norite atlikti, pvz.: Vieneto kaina * Kiekis
Patarimas: Įvesdami skaičiavimą, galite naudoti išplečiamąjį sąrašą ir dialogo lango Ypatybės apačioje esantį mygtuką Įterpti nuorodą į , kad įtrauktumėte laukus į skaičiavimą.
-
Spustelėkite Keisti. Programa "Access" įtraukia apskaičiuotąjį lauką į laukų sąrašą.
-
Pakartokite 2–4 veiksmus su visais kitais norimais kurti apskaičiuotais laukais.
-
Uždarykite dialogo langą Ypatybės.
-
Įtraukite apskaičiuotąjį lauką į "PivotTable" pagal instrukcijas, pateiktas skyriuje Išsamios informacijos laukų įtraukimas.
Bendrosios sumos laukų įtraukimas
-
Įsitikinkite, kad rodomi išsamios informacijos langeliai: pasirinkite stulpelio antraštės etiketę, tada skirtuko Dizainas grupėje Rodyti /slėpti spustelėkite Rodyti išsamią informaciją.
-
Pasirinkite vieną iš išsamių reikšmių, į kurias norite įtraukti sumą.
-
Skirtuko Dizainas grupėje Įrankiai spustelėkite Automatinis skaičiavimas, tada spustelėkite norimos įtraukti sumos tipą.
-
Pakartokite 3 veiksmą su visais kitais sumų tipais, kuriuos norite įtraukti.
5 veiksmas: pakeiskite laukų antraštes ir formatuokite duomenis
-
"PivotTable" pasirinkite lauko, kurį norite keisti, etiketę.
-
Skirtuko Dizainas grupėje Įrankiai spustelėkite Ypatybės.
-
Dialogo lange Ypatybės spustelėkite skirtuką Titrai .
-
Lauke Antraštė įveskite norimą antraštę ir paspauskite ENTER.
-
Nustatykite kitas norimas antraščių formatavimo parinktis.
-
Dialogo lange Ypatybės spustelėkite skirtuką Formatas .
-
Naudokite skirtuko Formatas komandas duomenims rūšiuoti ir tekstui bei langeliams formatuoti.
-
Jei jūsų "PivotTable" yra sumų eilučių, skirtuke Dizainas spustelėkite Slėpti išsamią informaciją, kad paslėptumėte išsamios informacijos laukus ir rodytumėte tik bendrosios sumos laukus.
-
Pakartokite veiksmus nuo 3 iki 7, kad nustatytumėte bendrųjų sumų laukų antraštes ir formatus.
Patarimas: Norėdami rodyti sumas kaip bendrosios sumos procentinę dalį, pasirinkite vieną iš sumų, tada skirtuko Dizainas grupėje Įrankiai spustelėkite Rodyti kaip, tada pasirinkite, su kuria bendrąja suma norite palyginti (eilučių suma, stulpelių suma ir t. t.).
6 veiksmas: duomenų filtravimas, rūšiavimas ir grupavimas
-
Norėdami filtruoti duomenis, spustelėkite rodyklę žemyn šalia bet kurio lauko pavadinimo, tada pažymėkite arba žymės langelius, kad gautumėte norimą filtravimą.
-
Norėdami grupuoti duomenis:
-
"PivotTable" spustelėkite norimas grupuoti reikšmes. Pavyzdžiui, norėdami sugrupuoti kelis miestus, spustelėkite pirmąjį miestą, tada paspauskite ir laikykite nuspaudę klavišą CTRL, kol spustelėsite kitus miestus, kuriuos norite grupuoti.
-
Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite vieną iš pasirinktų reikšmių, tada spustelėkite Grupuoti elementus. "Access" sukuria pasirinktinį grupės lygį. Galite keisti grupės antraštę ir formatavimą naudodami procedūrą, aprašytą skyriuje 5 veiksmas: pakeiskite laukų antraštes ir formatuokite duomenis.
-
Įtraukę grupavimo lygį, galite pasirinkti grupę ir naudoti komandas Išplėsti lauką ir Sutraukti lauką , esančias skirtuke Dizainas , kad peržiūrėtumėte arba paslėptumėte atskirus grupės laukus.
"PivotChart" rodinio kūrimas
"PivotTable" rodinio ir "PivotChart" rodinio skirtumai
"PivotChart" rodinio maketas yra panašus į "PivotTable" rodinio maketą, išskyrus tai, kad pagal numatytuosius nustatymus "PivotTable" rodiniuose rodoma duomenų informacija, o "PivotChart" rodiniuose rodomos duomenų sumos arba suvestinės (paprastai sumų arba skaičių forma).
Be to, vietoj eilučių ir stulpelių sričių "PivotChart" rodinyje rodomos sekos ir kategorijų sritys. Seka yra susijusių duomenų taškų grupė ir dažniausiai legendoje pateikiama tam tikra spalva. Kategoriją sudaro vienas kiekvienos sekos duomenų taškas, kurį paprastai vaizduoja kategorijos ašies (x) etiketė.
Lentelės, užklausos ar formos maketo pakeitimai, kuriuos atliekate kituose rodiniuose, nepriklauso nuo objekto maketo "PivotTable" arba "PivotChart" rodinyje. Tačiau maketo keitimas, kurį atliekate "PivotTable" rodinyje, pvz., perkeliant lauką iš eilutės srities į stulpelio sritį, atsispindi "PivotChart" rodinyje, ir atvirkščiai.
"PivotChart" rodinio pavyzdžiai
Pirmajame "PivotChart" rodinio pavyzdyje iliustruojami penki pardavėjai, kurie nuo 1996 m. iki 1998 m. turėjo didžiausias pardavimo sumas (nurodytas bendromis vieneto kainomis). Kiekvienas duomenų žymeklis išplečiamas iki reikšmės ašies (y), nurodančios parduotų vienetų kainų sumą.
Filtro srityje laukas Šalis filtruojamas, kad būtų rodomos tik JAV vieneto kainos.
Duomenų srityje rodomos parduotų vienetų kainų sumos.
Braižymo sritis pateikia duomenų žymeklių foną.
Tinklelis leidžia lengviau matyti, kur duomenų žymekliai patenka į reikšmių ašį.
Šis duomenų žymeklis atitinka vieną kategorijos tašką (šiuo atveju pardavėjas), kurį sudaro trys sekos taškai (šiuo atveju 1996, 1997 ir 1998 m.).
Sekos srityje yra sekos lauko Užsakymo data. Dešinėje šios diagramos pusėje įtraukta legenda, kuri rodoma iškart po sekos lauku.
Kategorijos sritis sudaryta iš kategorijų etikečių; šiuo atveju kategorijų žymos yra pardavėjų vardai.
Ašies reikšmės žyma pateikia kiekvieno duomenų žymeklio nuorodos rėmelį.
Tą pačią diagramą galima "transformuoti" arba manipuliuoti, norint iliustruoti skirtingus analizių rinkinius, pvz., kitame pavyzdyje, kuris lygina penkias svarbiausias šalis / regionus pagal pateiktus užsakymus. (Atkreipkite dėmesį, kad šiame pavyzdyje laukas Pardavėjas dabar yra filtro srityje, o laukas Šalis yra kategorijos srityje).
"PivotChart" rodinio kūrimas
Toliau pateiktos instrukcijos pagrįstos prielaida, kad atlikote anksčiau nurodytus veiksmus, kad sukurtumėte "PivotTable" rodinį.
1 veiksmas: įjunkite "PivotChart" rodinį
Skirtuko Dizainas grupėje Rodiniai spustelėkite Rodinys, tada spustelėkite "PivotChart" rodinys.
2 veiksmas: laukų įtraukimas ir šalinimas "PivotChart" rodinyje
Atlikdami šį veiksmą, galite įtraukti arba pašalinti laukus iš diagramos. Kai pašalinate lauką iš diagramos, duomenys vis dar pasiekiami laukų sąraše, bet jie diagramoje nerodomi.
Lauko įtraukimas
-
Norėdami įtraukti lauką, vilkite jį iš laukų sąrašo į vieną iš "drop zones" diagramoje. Taip pat galite pasirinkti lauką laukų sąraše, tada laukų sąrašo apačioje pasirinkti sritį, į kurią norite įtraukti lauką, tada spustelėti Įtraukti į.
-
Jei nematote paskirstymo zonų, skirtuko Dizainas grupėje Rodyti / slėpti spustelėkite Išplėstinės zonos.
-
Jei nematote laukų sąrašo, skirtuko Dizainas grupėje Rodyti/slėpti spustelėkite Laukų sąrašas.
-
Lauko naikinimas
-
Norėdami panaikinti lauką, pažymėkite jo žymą diagramoje ir paspauskite klavišą DELETE. Taip pat galite nuvilkti lauką toliau nuo diagramos.
3 veiksmas: duomenų grupavimas, filtravimas ir rūšiavimas
Kad diagrama būtų lengviau skaitoma, dažnai naudinga grupuoti, filtruoti ir rūšiuoti duomenis. Pvz., šios sekcijos pradžioje esančiose iliustracijose užsakymo datos grupuojamos pagal metus, kad būtų lengva vienu žvilgtelėjimu pamatyti kiekvienų metų suvestines, o ne peržiūrėti kiekvieną atskirą užsakymo datą. Be to, duomenys filtruojami, kad būtų galima pamatyti, kuriuose penkiuose pardavėjuose buvo didžiausios pardavimo sumos. Galiausiai, kiekvienas duomenų žymeklis rikiuojamas pagal bendrąją reikšmę didėjimo tvarka, kad būtų lengva pamatyti, kuris iš penkių pardavėjų turėjo didžiausią pardavimą ir kuris buvo mažiausias.
Duomenų grupavimas
-
Pasirinkite diagramos lauko pavadinimą.
-
Jei dialogo langas Ypatybės dar nerodomas, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite lauko pavadinimą, tada spustelėkite Ypatybės.
-
Dialogo lange Ypatybės spustelėkite skirtuką Filtras ir grupė .
-
Dalies Grupavimas sąraše Grupuoti elementus pagal pasirinkite norimą grupavimo parinktį. Pavyzdžiui, datos lauke galite spustelėti Metai. Teksto lauke galite grupuoti pagal priešdėlio simbolius, pvz., pirmuosius 3 vardo simbolius.
Duomenų filtravimas
-
Pažymėkite duomenų žymeklį diagramoje.
-
Jei dialogo langas Ypatybės dar nerodomas, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite duomenų žymeklį, tada spustelėkite Ypatybės.
-
Dialogo lango Ypatybės skirtuke Filtruoti ir grupuoti, dalyje Filtravimas pasirinkite filtravimo tipą ir norimų rodyti elementų skaičių. Pavyzdžiui, norėdami pamatyti 5 populiariausius elementus, sąraše Rodyti sąrašą pasirinkite Viršus, tada lauke Elementai įveskite 5.
Duomenų rūšiavimas
-
Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite duomenų žymeklį diagramoje, nukreipkite žymiklį į Rūšiuoti, tada spustelėkite norimą rūšiavimo parinktį.
4 veiksmas: diagramos tipo keitimas
-
Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite tuščią diagramos sritį, tada spustelėkite Keisti diagramos tipą.
-
Dialogo lango Ypatybės kairėje esančiame sąraše pasirinkite bendrąjį diagramos tipą.
-
Dešinėje pusėje rodomame sąraše pasirinkite konkretų norimą diagramos tipą.
5 veiksmas: legendos įtraukimas
-
Spustelėkite tuščią diagramos sritį.
-
Skirtuko Dizainas grupėje Rodyti /slėpti spustelėkite Legenda.
6 veiksmas: teksto redagavimas ir formatavimas
Ašių pavadinimai
-
Pasirinkite ašies pavadinimą, kurį norite formatuoti.
-
Jei dialogo langas Ypatybės dar nerodomas, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite pavadinimą, tada spustelėkite Ypatybės.
-
Dialogo lange Ypatybės spustelėkite skirtuką Formatas ir lauke Antraštė įveskite norimą rodyti tekstą.
-
To paties skirtuko dalyje Teksto formatas pasirinkite norimas formatavimo parinktis.
Duomenų žymos
-
Spustelėkite duomenų žymą (pvz., vieną iš etikečių išilgai kategorijos ašies (x).
-
Dar kartą spustelėkite etiketę, kad pažymėtumėte visas ašyje pažymėtas etiketes.
-
Jei dialogo langas Ypatybės dar nerodomas, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite vieną iš etikečių, tada spustelėkite Ypatybės.
-
Dialogo lange Ypatybės spustelėkite skirtuką Formatas , tada pasirinkite norimas formatavimo parinktis.
7 veiksmas: diagramos srities formatavimas
-
Spustelėkite diagramos sritį, kad ją pasirinktumėte. Braižymo sritis yra laukas, kuriame yra duomenų žymekliai.
-
Jei dialogo langas Ypatybės dar nerodomas, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite braižymo sritį, tada spustelėkite Ypatybės.
-
Dialogo lange Ypatybės spustelėkite skirtuką Kraštinė / užpildas .
-
Pasirinkite norimas braižymo srities formatavimo parinktis.
-
Pasirinkite tinklelio liniją diagramoje.
-
Dialogo lange Ypatybės spustelėkite skirtuką Linija / žymeklis .
-
Pažymėkite norimas tinklelio formatavimo parinktis.
