Pastaba: Informacijos apie duomenų rinkimą Access 2016 ir naujesnėse versijose žr. Importavimas, eksportavimas „SQL Server“".
Informaciją apie el. laiškus galite rinkti arba atnaujinti naudodami "Microsoft Access 2007" arba "Access 2010" su "Microsoft Outlook 2007" arba Microsoft Outlook 2010. "Access" padės sukurti duomenų rinkimo formą ir išsiųsti formą el. laišku. Kai jūsų el. pašto gavėjai grąžina užpildytas formas, galite pasirinkti, kad surinkti duomenys būtų automatiškai apdoroti ir saugomi nurodytoje "Access" duomenų bazėje. Šis duomenų rinkimo metodas gali sutaupyti laiko ir pastangų, kurios paprastai yra įtrauktos į kopijavimo ir įklijavimo ar neautomatinį duomenų įvedimo procesą. Toliau pateikiami keli scenarijai, kai galite naudoti šį procesą duomenims rinkti:
Apklausos Galite atlikti apklausą ir sukompiliuoti rezultatus pirmiausia sukurdami "Access" duomenų bazę su reikiama lenteles rezultatams saugoti ir naudodami vediklį sugeneruoti apklausos formą, tada išsiųsdami ją apklausos dalyviams. Dalyviams atsakant, apklausos duomenys automatiškai išsaugomi duomenų bazėje.
Būsenos ataskaitos Nesvarbu, ar tai naujausia atsargų lygio būsena, ar naujausia informacija apie laukiančias problemas, jūsų komanda gali jus informuoti siųsdama jums el. laiškus, kuriuose yra dabartinė informacija reguliariais intervalais.
Įvykių valdymas Organizuojant konferenciją, mokymą ar kitus įvykius galima siųsti vieną ar daugiau formų kaip el. laišką, kad būtų renkama kontaktinė informacija, kelionės ir viešbučio nuostatos ir t. t. Jei pasirinksite, kad atsakymai būtų apdorojami automatiškai, dalyviai gali bet kada pakeisti savo nuostatas jums nepranešdami ir sprendimų priėmimo tikslais visada turite prieigą prie naujausių duomenų.
Šiame straipsnyje paaiškinama, ko reikia norint naudoti šį procesą, kaip pradėti naudoti vediklį, tada pateikiama papildomos informacijos apie įvairius veiksmus, kad galėtumėte atlikti informatyviausią pasirinkimą vykdydami vediklį.
Pastaba: Negalėsite įtraukti surinktų duomenų, jei gavėjas naudojo "Hotmail" arba "Yahoo" duomenų rinkimo formai siųsti.
Prieš pradėdami
Jei duomenis renkate pirmą kartą naudodami el. laiškus, atlikite šiuos veiksmus:
-
Įsitikinkite, kad kompiuteryje įdiegėte šias programas:
-
"Access 2007" arba "Access 2010".
-
"Outlook 2007" arba "Outlook 2010". Kompiuteryje, kuriame siunčiate el. laiškus, turi būti įdiegta ir sukonfigūruota programa Outlook. Jei turite įdiegtą, bet dar nesukonfigūruotą "Outlook", paleiskite "Outlook" ir vykdykite "Outlook" paleisties vediklio nurodymus. Jei reikia pagalbos dėl vediklio, žr. "Outlook" žinyną.
-
Jei planuojate naudoti "InfoPath" formą, įsitikinkite, kad turite įdiegtą "InfoPath 2007" arba naujesnį leidimą ir kad gavėjai savo kompiuteriuose taip pat turi turėti įdiegtą "InfoPath".
-
Kad galėtumėte peržiūrėti ir redaguoti formą, el. pašto gavėjai turi turėti Savo kompiuteriuose įdiegtą InfoPath arba el. pašto klientą, palaikantį HTML formatą.
Forma, naudojama duomenims el. paštu rinkti, nėra "Access" forma. Vediklis sugeneruoja specialią formą HTML arba InfoPath formatu.
Nustatyti paskirties duomenų bazę. Duomenų bazė gali būti .mdb arba .accdb formatu. Be to, palaikomi .mde ir .accde failai. Jei nenorite naudoti esamos duomenų bazės, turite sukurti naują.
-
-
Identifikuokite arba sukurkite lenteles, kurias norite užpildyti duomenimis iš el. laiškų atsakymų. Jei renkate esamų lentelių duomenis, įsitikinkite, kad lentelės nėra skirtos tik skaityti ir kad turite reikiamas teises jų turiniui įtraukti arba atnaujinti.
Pastaba: Priedas, Automatinis numeravimas, OLE ir Kelių reikšmių laukų tipai negali būti renkami naudojant el. laiškus
Jei duomenų rinkimo operacija užpildo dvi ar daugiau lentelių, turite sukurti išrinkimo užklausą ir naudoti ją kaip formos įrašo šaltinį. Įsitikinkite, kad užklausoje yra visi būtini laukai iš esamų lentelių. Jei naudojate esamą užklausą, įsitikinkite, kad užklausa nėra skirta tik skaityti ir kad turite reikiamas teises jos turiniui įtraukti arba atnaujinti. Daugiau informacijos apie užklausos kūrimą pagal dvi ar daugiau lentelių ieškokite straipsnyje Užklausų įvadas.
Saugokite duomenis kaip naujus įrašus šiais atvejais:
-
Jei duomenys užpildys kelias lenteles.
-
Jei paskirties lentelėje nėra pirminio rakto lauko. Pirminio rakto reikšmės būtinos norint susieti kiekvieną atsakymą su esamu įrašu. Jei paskirties lentelėje nėra pirminio rakto lauko, įtraukite jį dabar arba priskirkite esamą lauką, kuriame unikalios reikšmės yra pirminis raktas.
-
Jei paskirties lentelėje nėra jokių įrašų. Jei lentelė tuščia, vediklis daro prielaidą, kad norite įtraukti įrašų.
-
Jei gavėjų el. pašto adresai nesaugomi kaip duomenų bazės laukas. Rinkdami duomenis įrašams naujinti, negalėsite rankiniu būdu įvesti adresų vediklio sugeneruotame laiške. Adreso laukas turi būti paskirties lentelėje arba lentelėje, kurioje yra ryšys su paskirties lentele.
Darbo pradžia
-
Atidarykite duomenų bazę, kurioje bus saugomi surinkti duomenys.
-
Norėdami įtraukti duomenis į vieną lentelę, pasirinkite lentelę naršymo srityje. Norėdami užpildyti kelias susijusias lenteles, pasirinkite su šiomis lentelėmis susietą užklausą.
-
Norėdami paleisti vediklį, atlikite vieną iš šių veiksmų:
-
Skirtuko Išoriniai duomenys grupėje Rinkti duomenis spustelėkite Kurti el. laišką.
-
Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite lentelę arba užklausą, tada spustelėkite Rinkti ir naujinti duomenis el. paštu.
Pastaba: Jei lentelėje nėra jokių laukų arba joje yra tik automatinio numeravimo, OLE objekto, priedo arba kelių reikšmių peržvalgos laukų tipai, "Access" rodo tokį pranešimą: Pasirinktoje lentelėje ar užklausoje nėra laukų, palaikančių duomenų rinkimą el. paštu.
-
Jei lentelėje yra duomenų rinkimą palaikančių laukų, paleidžiamas vediklis. Jei paskirties lentelė palaiko duomenų įtraukimą ir atnaujinimą, vediklis padės atlikti reikiamus duomenų rinkimo el. paštu veiksmus.
Naudokite šias sekcijas kaip nuorodą į visus klausimus, kurie gali kilti atliekant šiuos septynis pagrindinius proceso veiksmus.
Pasirinkite duomenų įvedimo formos, kurią norite siųsti, tipą
Pasirinkite formos tipą pagal naudojimo paprastumą sau ir gavėjams.
Select HTML form HTML formą gali peržiūrėti ir redaguoti bet kuris vartotojas, kurio el. pašto klientas palaiko HTML
Pasirinkti Microsoft InfoPath formą Šią parinktį matysite tik jei jūsų kompiuteryje įdiegta InfoPath. Pasirinkite šią parinktį tik tada, jei jūsų gavėjai savo kompiuteriuose turi įdiegtą "InfoPath" ir "Outlook". "InfoPath" forma siūlo geresnę duomenų įvedimo ir redagavimo aplinką,
Paskesnis vedlio puslapis priklauso nuo to, ar paskirties objektas palaiko duomenų naujinimą. Jei objektas yra dviejų ar daugiau lentelių užklausa arba jei tai lentelė, kurioje nėra pirminio rakto lauko arba joje nėra jokių įrašų, vediklis daro prielaidą, kad norite įtraukti naujų įrašų, ir paragina pasirinkti formos laukus. Visais kitais atvejais vediklis paragins nurodyti, ar norite įtraukti ar atnaujinti duomenis, prieš prašydamas pasirinkti formos laukus.
Pasirinkite, ar norite rinkti naujus duomenis, ar naujinti esamus
Nurodykite, ką norite daryti su duomenimis. Naudojamos formos tipas turi įtakos naujų įrašų skaičiui, kurį gavėjas gali atsiųsti jums atsakydamas į vieną atsakymą. Atnaujinant duomenis, skaičius įrašų, kuriuos turi atnaujinti gavėjas, nurodo iš anksto užpildytų formų, kurios bus įtrauktos į pranešimą, skaičių.
Pastaba: Norėdami įtraukti naujų įrašų, įveskite el. pašto adresus el. laiško, kai sukuriamas laiškas, adreso lauke. Norint atnaujinti esamus duomenis, gavėjų el. pašto adresai turi būti saugomi kaip laukas esamoje lentelėje ar užklausoje arba susijusioje lentelėje.
Nurodykite duomenis, kuriuos norite rinkti
Renkantis laukus, kuriuos norite įtraukti į formą, nebūtina į formą įtraukti kiekvieno lauko, esančio esamoje lentelėje arba užklausoje. Tačiau turi būti tenkinamos šios sąlygos:
-
Būtini laukai: Laukai, pažymėti žvaigždutės (*) simboliu, yra būtini laukai. Jei renkate naujus įrašus, vediklis automatiškai įtrauks visus laukus, kurių ypatybė Būtina nustatyta kaip Taip. Jei kurio nors įrašo būtini laukai yra tušti, "Access" negali įtraukti įrašo į lentelę.
-
Nepalaikomi laukų tipai: Į formą negalėsite įtraukti tam tikrų laukų tipų, pvz., Automatinis numeravimas, Priedas, OLE objektas arba kelių reikšmių peržvalgos laukai.
-
Pirminio rakto laukas: Tačiau įtraukdamas įrašus vartotojas galės į lauką įvesti reikšmę; atsakymas nebus apdorotas, jei nurodyta reikšmė jau naudojama.
Pastaba: Kiekvienam įtrauktam laukui dalyje Lauko ypatybės nurodykite žymą ir spustelėkite Tik skaityti , jei nenorite, kad vartotojas keistų to lauko duomenis.
Automatinio arba neautomatinio duomenų apdorojimo nurodymas
Galite pasirinkti automatinį arba neautomatinį atsakymų apdorojimą. Automatinis apdorojimas reiškia, kad kai gaunate atsakymus, "Outlook" ir "Access" veikia kartu, kad eksportuotų duomenis į paskirties lenteles jūsų duomenų bazėje. Automatinis apdorojimas gali sutaupyti laiko ir pastangų. Neautomatinis apdorojimas reiškia, kad pradedate eksportavimo operaciją, kad perkeltumėte duomenis iš nurodyto "Outlook" aplanko į programos "Access" paskirties lentelę.
Atsakymai sėkmingai eksportuojami į paskirties lentelę, jei įvykdytos šios sąlygos, kai atsakymai pasiekia jūsų pašto dėžutę:
-
Programa Outlook jau turi veikti jūsų kompiuteryje. Jei programa "Outlook" neveikia, apdorojimas pradedamas kitą kartą paleidus "Outlook".
-
Prieiga negali būti apsaugota slaptažodžiu ir negali būti atidaryta išskirtiniu režimu. Išsiuntus el. laišką, duomenų bazės pavadinimas arba vieta neturi būti pakeista.
-
Išsiuntus el. laišką, lentelių ir užklausų pavadinimai bei į formą įtrauktų laukų ypatybės neturi būti pakeistos.
-
Turite turėti reikiamas teises, kad galėtumėte įtraukti arba atnaujinti esamų lentelių ir užklausų turinį.
Pastaba: Jei automatinis apdorojimas nepavyksta, pabandykite išspręsti visas problemas, tada neautomatiškai eksportuokite nesėkmingus atsakymus. Visi atsakymai, kurie pasiekia aplanką Gauta po to, kai išspręsite problemas, ir toliau apdorojami automatiškai.
Nustatyti automatinio atsakymų apdorojimo valdymo ypatybes
Norėdami nurodyti kitą "Outlook" aplanką, kuriame saugomi atsakymai, vediklio puslapyje Nurodykite, kaip norite apdoroti atsakymus spustelėkite aplanko pavadinimą. Dialogo lange Pasirinkti aplanką pasirinkite kitą aplanką arba spustelėkite Naujas , kad sukurtumėte naują aplanką.
Jei spustelėsite Nustatyti ypatybes, kad valdytumėte automatinį atsakymų apdorojimą , kad pakeistumėte arba pakoreguotumėte importavimo parametrus, informacijos apie galimas parinktis ieškokite šioje lentelėje:
|
Parinktis |
Rezultatas |
|---|---|
|
Atmeskite atsakymus iš tų asmenų, kuriems neišsiuntėte laiško |
Pažymėkite šį žymės langelį, jei norite, kad būtų automatiškai apdorojami tik tie atsakymai, kuriuos siuntė pradiniai jūsų laiško gavėjai. Kitų žmonių atsakymai saugomi paskirties aplanke, bet nėra automatiškai apdorojami. |
|
Priimti kelis atsakymus iš kiekvieno gavėjo |
Pažymėkite šį žymės langelį, jei norite, kad automatiškai būtų apdorojamas tik pirmas kiekvieno gavėjo atsakymas. Antras ir paskesni atsakymai saugomi paskirties aplanke, bet nėra automatiškai apdorojami. Pastaba: Šis parametras kontroliuoja tik atsakymų skaičių, o ne vieno atsakymo įrašų, kurie apdorojami, skaičių. Kitaip tariant, jei siunčiate "InfoPath" formą, vartotojas gali atsiųsti jums kelis įrašus vienu atsakymu, o "Access" automatiškai apdoroja visus atsakymo įrašus, net jei šis žymės langelis nepažymėtas. |
|
Leisti tik esamų duomenų naujinimus |
Kai gavėjai naudoja "InfoPath" formą duomenims naujinti, jie gali siųsti naujus įrašus kartu su esamų įrašų naujinimais. Pažymėkite šį žymės langelį, jei norite apdoroti tik esamų įrašų naujinimus. |
|
Apdorotinų atsakymų skaičius |
Įveskite bendrą atsakymų (gautų iš visų gavėjų), kuriuos norite automatiškai apdoroti, skaičių. Jei norite, kad visi atsakymai būtų apdorojami automatiškai, teksto lauke įveskite didelę reikšmę, pvz., 5000. Atsakymai, gauti pasiekus nurodytą reikšmę, išsaugomi paskirties aplanke, bet automatiškai neapdorojami. |
|
Sustabdymo data ir laikas |
Nurodykite, kada turi būti sustabdytas automatinis šio el. laiško atsakymų apdorojimas. Atsakymai, gauti po šios datos ir laiko, saugomi paskirties aplanke, bet automatiškai neapdorojami. |
Norėdami pakeisti šias parinktis vėliau, skirtuko Išoriniai duomenys grupėje Rinkti duomenis spustelėkite Tvarkyti atsakymus. Dialogo lange Tvarkyti duomenų rinkimo pranešimus pasirinkite pranešimą, kurio parametrus norite keisti, tada spustelėkite Pranešimo parinktys. Dialogo lange atlikti pakeitimai turės įtakos visiems kitiems gaunamiems šio pranešimo atsakymams.
Neautomatinis atsakymų apdorojimas
Norėdami kontroliuoti, kada ir kurie atsakymai apdorojami, nežymėkite parinkties Automatinis procesas. Atsakymai bus saugomi nurodytame "Outlook" aplanke, kol pažymėsite ir dešiniuoju pelės mygtuku spustelėsite kiekvieną atsakymą aplanke, tada kontekstiniame meniu spustelėkite Eksportuoti duomenis į "Microsoft Access ".
Kai kuriais atvejais taip pat gali tekti rankiniu būdu apdoroti atsakymus, kurių nepavyko apdoroti automatiškai.
Prieš eksportuodami duomenis atsiminkite toliau nurodytus dalykus
-
"Access" duomenų bazė neturėtų būti atidaryta išskirtiniu režimu, o išsiuntus el. laišką, duomenų bazės pavadinimas arba vieta neturi būti pakeista.
-
Išsiuntus el. laišką, lentelių ir užklausų pavadinimai bei į formą įtrauktų laukų ypatybės neturi būti pakeistos.
-
Turite turėti reikiamas teises, kad galėtumėte įtraukti arba atnaujinti esamų lentelių ir užklausų turinį.
Pasirinkite, kaip norite nurodyti gavėjų el. pašto adresus
Jei renkate tik naują informaciją, galite nurodyti el. pašto adresus dviem būdais:
-
"Outlook" el. laiške atskirai įveskite el. pašto adresus arba pasirinkite adresus iš adresų knygelės.
-
Dabartinės "Access" duomenų bazės lentelėje arba užklausoje naudokite el. pašto adreso lauką.
Pastaba: Renkant duomenis esamiems įrašams atnaujinti, šio dialogo lango nematote, nes gavėjų el. pašto adresai pirmiausia turi būti pasiekiami kaip duomenų bazės laukas.
El. pašto adresų įvedimas tiesiogiai programoje "Outlook"
Jei programoje "Outlook" nurodote gavėjus, prieš siųsdami galite jį peržiūrėti ir tinkinti. El. laiško tekste yra trumpas įvadas ir forma. Rekomenduojama nekeisti formos. Pakeitus formos struktūrą, atsakymas gali būti neapdorojamas.
Duomenų bazės lauke saugomų el. pašto adresų naudojimas
Parinktis pasirinkti Susietą lentelę nurodo susijusias lenteles. Norėdami peržiūrėti arba redaguoti lentelių ryšius savo duomenų bazėje, eikite į Duomenų bazės įrankiai. grupėje Ryšiai spustelėkite Ryšiai
Daugiau informacijos apie ryšius žr. straipsnyje Lentelių ryšių vadovas.
Gavėjų sąrašo peržiūra ir nurodymas
Paskutinis svarbus veiksmas – el. laiško peržiūra ir tinkinimas, gavėjų sąrašo tobulinimas ir duomenų rinkimo pranešimo siuntimas.
El. laiško kūrimas ir siuntimas
Vedikliui informavus, kad dabar galite kurti el. laišką ir rodoma, kaip peržiūrėti el. pašto būseną naudojant komandą Tvarkyti atsakymus , gali būti rodomi kai kurie įspėjimo pranešimai. Toliau pateiktoje lentelėje aprašomas kiekvienas įspėjimas ir veiksmai, kurių galite imtis, kad jį išspręstumėte:
|
Įspėjimo pranešimas |
Aprašas |
S olution |
|---|---|---|
|
Kai kuriuose įrašuose nurodytame el. pašto adreso lauke nėra galiojančio adreso. Nebus pateikta jokių šių eilučių duomenų. |
Pasirinktame el. pašto adreso lauke yra neapibrėžtų reikšmių. |
Jei norite rinkti kiekvieno įrašo duomenis, išeikite iš vediklio ir pakeiskite neapibrėžtas reikšmes el. pašto adresais. Tada dar kartą paleiskite vediklį. |
|
Šiuo metu turite išskirtinį duomenų bazės užraktą; automatinis apdorojimas nepavyks, kol nebus atlaisvintas užraktas. |
Šiuo metu duomenų bazė atidaryta išskirtiniu režimu. |
Jei pasirinkote, kad atsakymai būtų automatiškai apdoroti, apdoroti nepavyksta, nes "Access" negali įtraukti arba atnaujinti duomenų bazės, kurioje yra išskirtinis užraktas. Iš karto išsiuntę pranešimą, duomenų bazę uždarykite ir vėl atidarykite neišskirtiniu režimu |
|
Šiuose el. laiškuose gali būti konfidencialių arba slaptų duomenų. |
Renkate duomenis, kad atnaujintumėte esamus įrašus, o forma, kurią ruošiatės siųsti, bus iš anksto užpildyta esamais duomenimis. |
Jei kai kuriuose formų laukuose yra slaptų duomenų, grįžkite į vediklio veiksmą, kuriame pažymėjote laukus ir iš formos pašalinkite laukus, kuriuose yra slaptų duomenų |
Peržiūrėję ir tinkinę laišką, galite filtruoti el. pašto adreso lauką ir pasirinkti gavėjus. Pasirinkite norimus naudoti el. pašto adresus pažymėdami atitinkamus žymės langelius. Jei matote dialogo langą su neleistinais el. pašto adresais, pasižymėkite adresus sąraše ir spustelėkite Išeiti. Patikrinkite netinkamus adresus, atlikite reikiamus taisymus ir bandykite pranešimą nusiųsti iš naujo.
