KAIP: Naudojant laiškų suliejimo funkciją sukurti sąrašą, surikiuotą pagal kategoriją Word 2000

Kaip duomenų failo sudarymas

Surikiuokite duomenų failą taip, kad visi įrašai, kurių reikšmė tokia pati rakto lauko kategorijos (laukas, nuo kurių rikiuojama) rodomi kartu, kaip parodyta toliau pateiktame duomenų faile. Toliau nurodytas pavyzdinis sąrašas išrikiuotas pagal lauką City (City yra rakto laukas šiame pavyzdyje):


City Employee Sales
Atlanta Smith $3,000
Atlanta Gates $50,000
Atlanta Henderson $10,000
Houston Jones $8,000
Houston Kelley $9,000
Houston Peterson $0

Kaip nustatyti pagrindinį dokumentą

Pastaba: < nustatyti > nurodo pastraipos žymę šiame pavyzdyje. Norėdami įvesti pastraipos žymę, paspauskite ENTER.

Norėdami nustatyti pagrindinį dokumentą kaip katalogą, atlikite šiuos veiksmus:

1. Atidarykite naują tuščią dokumentą, ir meniu Įrankiai spustelėkite Laiškų suliejimas.

2. Laiškų suliejimo žinynas, spustelėkite kurti, ir spustelėkite katalogas.

3. Spustelėkite Naują pagrindinį dokumentą , kai būsite paraginti.

4. Laiškų suliejimo žinynas, spustelėkite Gauti duomenis, tada Atidarykite duomenų šaltinio pridėti duomenų failas (naudoti pavyzdinį failą, kurį sukūrėte šio straipsnio skyriuje "Kaip į duomenų failo sudarymas").

5. Įdėkite šių laukų palyginti turinį kiekvieno įrašo rakto lauką su kito rakto lauką įrašo, Norėdami nustatyti, ar rakto laukas turinį pakeisti vienas duomenų įrašo į kitą turinį.

Pastaba: Šiame pavyzdyje naudojami Pavyzdiniai duomenys iš šio straipsnio skyrių "Kaip prie duomenų failo sudarymas". Norėdami įterpti laukų riestinius skliaustus, paspauskite CTRL + F9.

{ IF { } MERGESEQ = "1" "{ MERGEFIELD City }" "" }< įveskite >
{ SET Place1 { MERGEFIELD City }}< įveskite >
{ Jei { Place2 } <> { Place1 }"< įveskite >
{ MERGEFIELD City }< įveskite >
<ENTER>
{ MERGEFIELD Employee } { MERGEFIELD Sales }""{ MERGEFIELD Employee } { }MERGEFIELD Sales " } { SET Place2 { MERGEFIELD City }}< įveskite >
Laukų sudaromas šiame pavyzdyje pateikti katalogų sąrašą tame pačiame puslapyje, taip:

Atlanta

Jonaitis $3,000
Šliuzų $50,000
Hendersono $10,000

Houston

Jones $8,000
Kelley $9,000
Peterson $0

Kaip priverstinis kategorijų perkėlimas į naują puslapį

Rakto laukas šiame pavyzdyje yra { }MERGEFIELD City. City reikšmei pasikeitus duomenų failo į kitą miestą, naują puslapį, įtraukiama į sulietą rezultatus ir suliejimo operacijos toliau kito puslapio viršuje. Norėdami įterpti laukų riestinius skliaustus, paspauskite CTRL + F9.

{ Jei { } MERGESEQ = "1" "{ MERGEFIELD City }" ""}< įveskite >
{ SET Place1 { MERGEFIELD City }}< įveskite >
{ Jei { Place2 } <> { Place1 }"< įveskite >
---Puslapio lūžio---
{ MERGEFIELD City }< įveskite >
<ENTER>
{ MERGEFIELD Employee } { MERGEFIELD Sales }""{ MERGEFIELD Employee } { }MERGEFIELD Sales " } { SET Place2 { MERGEFIELD City }}< įveskite >
Pastaba: Norėdami įterpti puslapio lūžį, arba paspauskite CTRL + ENTER, arba meniu Įterpti spustelėkite lūžis , pasirinkite Puslapio lūžį, ir spustelėkite gerai.

Laukų sudaromas šiame pavyzdyje pateikti katalogų sąrašas atskiruose puslapiuose taip:

Atlanta

Jonaitis $3,000
Šliuzų $50,000
Hendersono $10,000

---Puslapio lūžio---
Houston

Jones $8,000
Kelley $9,000
Peterson $0

Kaip formatuoti rakto laukas

Rakto laukas šiame pavyzdyje yra {MERGEFIELD City}. Jei norite formatuoti {MERGEFIELD City} rezultatų visas didžiąsias raides, galite įterpti formatavimo jungiklį \ * viršutiniame. Norėdami įterpti laukų riestinius skliaustus, paspauskite CTRL + F9.

{ Jei { } MERGESEQ = "1" "{ MERGEFIELD City \ * Upper }" "" }< įveskite >
{ SET Place1 { MERGEFIELD City }}< įveskite >
{ IF Place2 { } <> { Place1 }"< įveskite >
{ MERGEFIELD City \ * Upper }< įveskite >
<ENTER>
{ MERGEFIELD Employee } { MERGEFIELD Sales }""{ MERGEFIELD Employee } { }MERGEFIELD Sales " } { SET Place2 { MERGEFIELD City }}< įveskite >
Laukų sudaromas šiame pavyzdyje naudotų katalogų sąrašą tame pačiame puslapyje, kuriame miestas rodomas visomis didžiosiomis raidėmis, taip:

ATLANTA

Jonaitis $3,000
Šliuzų $50,000
Hendersono $10,000

HOUSTON

Jones $8,000
Kelley $9,000
Peterson $0
Pastaba: galite pritaikyti skirtingą formatavimą rakto laukui, { MERGEFIELD City }, pasirinkdami visą lauką (įskaitant lauko riestinius skliaustus {}), ir formatavimas lauką pagal savo poreikius. Norėdami formatuoti lauką, meniu Formatavimas spustelėkite šriftas .

Kaip veikia šis procesas

Pirmajame IF lauke šiuose pavyzdžiuose įterpiamas miesto pavadinimas ir grąžinamąjį simbolį (< ENTER >) iki labai pirmasis įrašas laiškų suliejimo. Tolesniuose įrašuose šiame IF lauke neįterpiama nieko (""). Jis nustato pirmasis laiškų suliejimo įrašas atpažįstamas lyginant MERGESEQ lauką (kuris grąžina dabartinio įrašo eilės numerį) su skaitmeniu "1".

Antrasis IF laukas įterpia grąžinamąjį simbolį (ir puslapio lūžį, jei ji verčia kiekvienas miestas į naują puslapį), miesto pavadinimą, dar du grąžinamuosius simbolius, darbuotojo pavardę ir pardavimo sumą (nurodyta tvarka) tik jei IF laukas nustato, kad dabartiniame įraše yra miesto pavadinimas, kuris skiriasi nuo ankstesnio įrašo. Jei nustatyta, kad dabartiniame įraše esantis miesto pavadinimas yra toks pats, kaip ankstesniame įraše, įterpia tik kito darbuotojo pavardę ir pardavimo sumą.

Šis IF laukas atpažįsta naująjį miesto pavadinimą palygindamas tekstą žymelėse, nurodytose dviejuose SET laukuose. Žymelės "Place1" tekstas visada lygus dabartinio įrašo miesto ir žymelės "Place2" tekstas lygus ankstesnio įrašo miesto .