Kaip uždaryti finansinius metus "Small Business Accounting 2006", "Accounting Express" ir "Accounting Professional"

1 veiksmas: rankiniu būdu atlikite kai kurias metų pabaigos užduotis

Prieš uždarant finansinius metus, rankiniu būdu atlikite šias užduotis:

• Iš anksto apmokėtų išlaidų išvalymas

• Banko sąskaitų suderinimas

• Kredito kortelės paskyrų suderinimas

• Nusidėvėjimo įrašymas

• Atsargų koregavimas

2 veiksmas: žurnalo įrašų koregavimas

Atlikite šiuos žurnalo įrašų koregavimus:

• Ištaisykite klaidas, kurios įvyko įrašant operaciją.

• Priskirkite pajamas laikotarpiui, kuriuo pajamos buvo gautos.

• Priskirkite išlaidas laikotarpiui, kuriuo įvyko išlaidos.

Norėdami koreguoti žurnalo įrašus, meniu Įmonė spustelėkite Naujas žurnalo įrašas.

3 veiksmas: patikrinkite, ar duomenų bazėje nėra klaidų

PASTABOS

• Įsitikinkite, kad niekas neturi atidarytos įmonės duomenų bazės.

• Atlikite šį veiksmą kompiuteryje, kuriame yra duomenų bazė.

Norėdami patikrinti, ar duomenų bazėje nėra klaidų, atlikite šiuos veiksmus:

1. Paleiskite "Small Business Accounting 2006", "Accounting Express" arba "Accounting Professional", tada atidarykite bet kurią įmonės duomenų bazę, išskyrus tą, kurią norite patikrinti.

2. Meniu Failas nukreipkite žymiklį į
   Priemonės, tada spustelėkite Duomenų priemonės.

3. Spustelėkite skirtuką Išplėstiniai įrankiai, tada spustelėkite Taisyti.

4. Pasirinkite duomenų bazę, kurią norite patikrinti, ar nėra klaidų, tada spustelėkite Taisyti.

5. Jei gaunate pranešimą, kuriame nurodyta, kad visi ryšiai su duomenų baze bus uždaryti, spustelėkite Taip.

6. Jei klaidų nerasta, spustelėkite Gerai. Jei randama klaidų, peržiūrėkite jas ir atlikite reikiamus pakeitimus.

7. Du kartus spustelėkite Uždaryti.

4 veiksmas: įmonės duomenų bazės atsarginės kopijos kūrimas prieš uždarant finansinius metus

Pastabos

• Įsitikinkite, kad niekas neturi atidarytos įmonės duomenų bazės, išskyrus kompiuteryje, kuriame yra duomenų bazė.

• Atlikite šį veiksmą kompiuteryje, kuriame yra duomenų bazė.

Norėdami sukurti įmonės duomenų bazės atsarginę kopiją, atlikite šiuos veiksmus:

1. Paleiskite "Small Business Accounting 2006", "Accounting Express" arba "Accounting Professional", tada atidarykite įmonės duomenų bazę, kurios atsarginę kopiją norite sukurti.

2. Meniu Failas nukreipkite žymiklį į
   Priemonės, tada spustelėkite Duomenų priemonės.

3. Skirtuke Pagrindiniai įrankiai spustelėkite Kurti atsarginę
   kopiją.

4. Spustelėkite Naršyti.

5. Įveskite failo vardą, tada spustelėkite
   Įrašyti.
   
   Pastaba Numatytasis failo tipas yra Suglaudintas atsarginės kopijos failas (*.zip). Numatytoji failo vieta yra šiame kelyje:

   Mano dokumentai\Small Business Accounting\Backups

6. Jei norite apriboti prieigą prie atsarginės kopijos, įveskite slaptažodį lauke Slaptažodis, tada dar kartą įveskite slaptažodį lauke Patvirtinkite slaptažodį.

7. Spustelėkite Gerai.

8. Kai gaunate pranešimą, kad atsarginė kopija sėkmingai baigta, spustelėkite Gerai.

9. Spustelėkite Uždaryti.

5 veiksmas: bandomojo balanso ataskaitos spausdinimas prieš uždarant finansinius metus

Įveskite visas metų operacijas prieš spausdindami ataskaitą Bandomasis likutis. Jei vėliau įvesite papildomų operacijų, turite išspausdinti naują bandomąjį likutį. Šioje ataskaitoje išvardytos visos paskyros ir likučiai nuo konkrečios datos.

1. Meniu Ataskaitos nukreipkite žymiklį į
   Įmonė ir Finansinė, tada spustelėkite Bandomasis balansas.

2. Įrankių juostos sąraše Kaip spustelėkite
   Pasirinktinis.

3. Lauke Data įveskite norimą datą arba pasirinkite datą iš kalendoriaus.

4. Meniu Rodymas spustelėkite Atnaujinti ataskaitą.

5. Meniu Failas spustelėkite
   Spausdinti.

6 veiksmas: reikalingų metų pabaigos finansinių ataskaitų spausdinimas

Dažniausiai pasitaiko šios finansinės ataskaitos:

• Balanso duomenys

• Pelnas ir nuostoliai

• Grynųjų Flow išrašas

Norėdami rasti šias ataskaitas, meniu Ataskaitos nukreipkite žymiklį į Įmonė ir Finansai, tada spustelėkite norimą ataskaitą.

• Spausdinti paskutinės finansinių metų dienos balanso ataskaitą. Norėdami nustatyti datą, pasirinkite teisingas reikšmes sąraše Nuo ir
  datų sąraše įrankių juostoje. Sąraše Ataskaitos pagrindas pasirinkite Grynieji
  pinigaiarba Kaupimas, atsižvelgdami į įmonės naudojamas apskaitos metodą.

• Ataskaitoje Pelnas ir nuostolis pasirinkite datos diapazoną, atitinkantį pirmąją ir paskutinę finansinių metų dieną. Norėdami tai padaryti, pasirinkite teisingas reikšmes iš sąrašo Datų diapazonas, sąrašo Nuo
  ir sąrašo
  Į įrankių juostoje. Sąraše Ataskaitos pagrindas pasirinkite
  Grynieji pinigai arba Sukauptossumos, atsižvelgiant į įmonės naudojamas apskaitos metodą.

• Ataskaitoje Grynųjų Flow pasirinkite datos diapazoną, kuris atitinka pirmąją ir paskutinę finansinių metų dieną. Norėdami tai padaryti, pasirinkite teisingas reikšmes iš sąrašo Datų diapazonas, sąrašo Nuo ir sąrašo Į įrankių juostoje.

7 veiksmas: nustatykite naujus finansinius metus

Turite nustatyti naujus finansinius metus, kad būtų galima įvesti kitų metų operacijas.

1. Meniu Įmonė spustelėkite Valdyti finansinius metus.

2. Spustelėkite Nauji finansiniai metai. Numatytoji data užpildo lauką Finansinių metų pradžia. Ši data pagrįsta paskutinia ankstesnių finansinių metų data. Šios datos keisti negalite.

3. Lauke Finansinių metų uždarymas įveskite paskutinę kitų finansinių metų dieną arba pasirinkite datą iš kalendoriaus.

4. Spustelėkite Gerai.

8 veiksmas: finansinių metų uždarymas

Galite turėti neribotą atvirų finansinių metų skaičių. Uždarę finansinius metus, turite juos uždaryti chronologine tvarka. Kai uždarote finansinius metus, įvyksta ši veikla:

• Balanso sąskaitos yra sumuotos, o likutis pereis į priekį kaip kitų metų pradžios likutis.

• Žurnalo įrašai sukuriami taip, kad būtų nulinės visos pajamų ir išlaidų sąskaitos. Skirtumas registruojamas nepaskirstyto pelno sąskaitoje.

• Finansinių metų būsena nustatyta kaip uždaryta.

Norėdami uždaryti finansinius metus, atlikite šiuos veiksmus:

1. Meniu Įmonė spustelėkite Valdyti finansinius metus.

2. Sąraše Laikotarpių sąrašas pasirinkite metus, kuriuos norite uždaryti, tada spustelėkite Uždaryti finansinius metus.

3. Jei būsite paraginti perkelti grynąsias pajamas į nepaskirstyto pelno paskyrą, spustelėkite Taip.

9 veiksmas: bandomojo balanso ataskaitos spausdinimas uždarius finansinius metus

Norėdami spausdinti bandomojo balanso ataskaitą, atlikite šiuos veiksmus:

1. Meniu Ataskaitos nukreipkite žymiklį į
   Įmonė ir Finansinė, tada spustelėkite Bandomasis balansas.

2. Lauke Nuo spustelėkite
   Pasirinktinis.

3. Lauke Data įveskite pirmą kitų finansinių metų dieną arba pasirinkite datą iš kalendoriaus.

4. Meniu Rodymas spustelėkite Atnaujinti ataskaitą.

5. Meniu Failas spustelėkite
   Spausdinti.

6. Palyginkite šią ataskaitą su bandomojo balanso ataskaita, kurią sukūrėte skyriuje "Bandomojo balanso ataskaitos spausdinimas prieš uždarant finansinius metus". Patikrinkite, ar:
   

   • Likutis bus peradresuoti į kitus metus.

   • Pajamų ir išlaidų sąskaitų likučiai yra nulis, o skirtumas registruojamas nepaskirstyto pelno sąskaitoje.

   • Bendra debeto suma ir bendra kredito suma bandomojo balanso ataskaitoje, kurią išspausdinote uždarę finansinius metus, atitinka bendrą debeto sumą ir bendrą kredito sumą bandomojo balanso ataskaitoje, kurią išspausdinote prieš uždarant finansinius metus.

7. Jei turite koreguoti įrašus, meniu Įmonė spustelėkite Naujas žurnalo įrašas.

10 veiksmas: įmonės duomenų bazės atsarginės kopijos kūrimas uždarius finansinius metus

Pastabos

• Įsitikinkite, kad niekas neturi atidarytos įmonės duomenų bazės.

• Atlikite šį veiksmą kompiuteryje, kuriame yra duomenų bazė.

Norėdami sukurti įmonės duomenų bazės atsarginę kopiją, atlikite šiuos veiksmus:

1. Paleiskite "Small Business Accounting 2006", "Accounting Express" arba "Accounting Professional", tada atidarykite įmonės duomenų bazę, kurios atsarginę kopiją norite sukurti.

2. Meniu Failas nukreipkite žymiklį į
   Priemonės, tada spustelėkite Duomenų priemonės.

3. Skirtuke Pagrindiniai įrankiai spustelėkite Kurti atsarginę
   kopiją.

4. Spustelėkite Naršyti.

5. Įveskite failo vardą, tada spustelėkite
   Įrašyti.
   
   Pastaba Naudokite kitą failo vardą nei tas, kurį naudojote kurdami atsarginės kopijos failą prieš uždarant finansinius metus. Numatytasis failo tipas yra Suglaudintas atsarginės kopijos failas (*.zip). Numatytoji failo vieta yra šiame kelyje:

   Mano dokumentai\Small Business Accounting\Backups

6. Jei norite apriboti prieigą prie atsarginės kopijos, įveskite slaptažodį lauke Slaptažodis, tada dar kartą įveskite slaptažodį lauke Patvirtinkite slaptažodį.

7. Spustelėkite Gerai.

8. Kai gaunate pranešimą, kad atsarginė kopija sėkmingai baigta, spustelėkite Gerai.

9. Spustelėkite Uždaryti.

Dažnai užduodami klausimai (DUK)

K1:Ar galiu įrašyti operaciją, jei uždarau finansinius metus? Ar operacijas galima įrašyti į uždarytus metus?

A1: Negalite įrašyti operacijos, kai uždarysite metus. Tačiau galite iš naujo atidaryti metus ir įrašyti operaciją. Jei persekioji metus, kurie nėra dabartiniai metai, turite iš naujo atidaryti tais metais ir visus į bylą įstojo uždarus metus atvirkštine chronologine tvarka, pradėdami nuo naujausių metų ir dirbdami atgal. Atlikę pakeitimus, visus atidarytus metus turite uždaryti chronologine tvarka pradėdami nuo seniausių metų ir dirbdami pirmyn.

Norėdami iš naujo atidaryti uždarytus metus, turite būti priskirti arba prisijungti kaip vienas iš šių vaidmenų:

• "Small Business Accounting 2006", "Accounting Express" arba "Accounting Professional" savininkas

• "Small Business Accounting 2006", "Accounting Express" arba "Accounting Professional" buhalteris

• Kompiuterio, kuriame veikia "Small Business Accounting 2006", "Accounting Express" arba "Accounting Professional", administratorius

2 K.Kiek finansinių metų galiu atidaryti?

A2: Nėra jokių apribojimų, kiek finansinių metų galite palikti atidarytus.

Q3:Ar turiu uždaryti finansinius metus prieš pirmą kitų finansinių metų dieną?

A3: Finansinius metus galite uždaryti bet kuriuo metu po paskutinės metų dienos. Tačiau, kol uždarysite finansinius metus, balanso sąskaitų pradinis likutis nebus pereis į naujus metus. Be to, išlaidų sąskaitos nebus nulinės, o skirtumas nebus taikomas nepaskirstyto pelno paskyrai.

K4:Kas nutinka neaktyviai paskyrai, kai uždarau finansinius metus?

A4: Jei uždarę finansinius metus turite neaktyvią paskyrą, paskyros būsena nesikeičia. Tai teisinga neatsižvelgiant į tai, ar neaktyvioje paskyroje yra balansas.

5 K:Kaip peržiūrėti žurnalo įrašą, nurodantį pajamų ir išlaidų sąskaitas, kurios buvo nuliai išskaitomos ir užregistruotos nepaskirstyto pelno sąskaitoje?

A5: Norėdami peržiūrėti žurnalo įrašą, atlikite šiuos veiksmus:

1. Meniu Įmonė nukreipkite žymiklį į
   Įmonės sąrašai, tada spustelėkite Sąskaitų planas.

2. Sąraše Sąskaitų planas dukart spustelėkite paskyrą Nepaskirstyto pelno pajamos, kad atidarytumėte sąskaitų
   registrą.

3. Dukart spustelėkite eilutę, kuri atitinka šiuos kriterijus:
   

   • Data yra paskutinė uždarytų finansinių metų diena

   • Lauko Atmintinė aprašas yra
     Uždarymo finansiniai metai.