Naudokite "Access" kontaktų duomenų bazės šabloną norėdami sekti vardus, adresus, telefono numerius ir kitą informaciją. Ši nauja populiarios "Access" šablono versija taip pat leidžia priskirti kiekvienam kontaktui kategoriją, siųsti el. laiškus ir kurti adresų žemėlapius.
Norite peržiūrėti vaizdo įrašą apie šio šablono naudojimą? Žr. šį straipsnį Kontaktų duomenų bazės šablono naudojimas.
Pastaba: Per pastaruosius keletą metų kontaktų duomenų bazės šablonas buvo atnaujintas. Šiose instrukcijose nurodyta naujausia galima atsisiųsti šablono versija. Jei toliau pateikti veiksmai neatitinka to, ką matote, tikriausiai naudojate senesnę šablono versiją.
Darbo pradžia
Šiame straipsnyje apsimesime pagrindinius veiksmus, kaip naudoti kontaktų duomenų bazės šabloną.
Duomenų bazės parengimas naudoti
-
Pirmą kartą atidarius duomenų bazę, "Access" rodo pasveikinimo formą. Jei nenorite, kad ši forma būtų rodoma kitą kartą atidarius duomenų bazę, išvalykite žymės langelį Atidarius šią duomenų bazę rodyti Sveiki!
Uždarykite pasveikinimo formą, kad pradėtumėte naudoti duomenų bazę.
-
Norėdami įsitikinti, kad visas duomenų bazės turinys įgalintas, pranešimų juostoje spustelėkite Įgalinti šį turinį.
Daugiau informacijos apie duomenų bazės turinio įgalinimą žr. straipsnyje Kaip nuspręsti, ar pasitikėti duomenų baze.
Kontaktų įtraukimas iš "Microsoft Outlook"
Jei naudojate "Microsoft Outlook", galite įtraukti kontaktus iš tos programos iš naujo neįvesdami informacijos.
-
Formoje Kontaktų sąrašas spustelėkite Įtraukti iš "Outlook".
-
Dialogo lange Įtrauktinų vardų pasirinkimas pasirinkite vardus, kuriuos norite įtraukti į duomenų bazę.
-
Spustelėkite Pridėti, po to spustelėkite Gerai.
Kontakto ieška
Sparčiosios ieškos laukas leidžia greitai rasti kontaktą kontaktų sąrašo formoje.
-
Formos Kontaktų sąrašas lauke Sparčioji ieška įveskite norimą ieškoti tekstą ir paspauskite ENTER.
"Access" filtruoja sąrašą, kad būtų rodomi tik tie įrašai, kuriuose yra ieškomas tekstas. Norėdami grįžti į visą sąrašą, spustelėkite Išvalyti dabartinę iešką. (Tai X ieškos lauke.)
Stulpelių rodymas arba slėpimas
Pagal numatytuosius nustatymus kontaktų sąrašo formoje kai kurie laukai (stulpeliai) yra paslėpti. Norėdami pakeisti rodomus laukus:
-
Spustelėkite Rodyti/slėpti laukus.
-
Dialogo lange Neslėpti stulpelių pažymėkite žymės langelį šalia kiekvieno norimo rodyti stulpelio. Išvalykite žymės langelį, kad paslėptumėte stulpelį.
Rodyti kontaktinę informaciją
Formoje Kontaktinė informacija galite peržiūrėti ir įvesti daugiau informacijos apie kiekvieną kontaktą. Jei norite, kad būtų rodoma forma Kontakto išsami informacija:
-
Formoje Kontaktų sąrašas spustelėkite Atidaryti šalia kontakto, kurį norite matyti.
Paveikslėlio įtraukimas
Formoje Kontakto išsami informacija galite įtraukti kontakto paveikslėlį.
-
Paveikslėlio rėmelyje spustelėkite Redaguoti paveikslėlį.
-
Dialogo lange Priedai spustelėkite Įtraukti.
-
Dialogo lange Failo pasirinkimas pereikite į aplanką, kuriame yra failas.
-
Pasirinkite failą, kurį norite įtraukti, tada spustelėkite Atidaryti.
-
Dialogo lange Priedai spustelėkite Gerai.
Pastaba: Prie kiekvieno kontakto galite pridėti kelis failus, įskaitant skirtingus failų tipus, pvz., dokumentus ar skaičiuokles.
Kontakto adreso žemėlapio rodymas
Jei formoje Kontakto išsami informacija įvedėte kontakto adresą, galite rodyti tos vietos žemėlapį:
-
Spustelėkite Spustelėkite, kad susietumėte.
Rodyti ataskaitas
Kontaktų duomenų bazėje yra dvi ataskaitos: Katalogai ir Telefonų knyga. Jei norite, kad būtų rodoma ataskaita:
-
Naršymo srities dalyje Ataskaitos dukart spustelėkite norimą rodyti ataskaitą.
Galite sukurti savo pasirinktines ataskaitas. Daugiau informacijos žr. straipsnyje Paprastos ataskaitos kūrimas.
Kontaktų duomenų bazės modifikavimas
Galite tinkinti kontaktų duomenų bazę įtraukdami naują lauką į lentelę Kontaktai, tada įtraukdami tą lauką į formą Kontaktų sąrašas ir formą Kontakto išsami informacija .
Lauko įtraukimas į kontaktų lentelę
-
Uždarykite visus atidarytus skirtukus.
-
Naršymo srityje dukart spustelėkite lentelę Kontaktai .
-
Slinkite į dešinę, kol pamatysite stulpelį, pavadintą Įtraukti naują lauką. Dukart spustelėkite stulpelio antraštę ir įveskite lauko pavadinimą.
Pirmą kartą įvedant duomenis į stulpelį, "Access" nustato duomenų tipą už jus.
Lauko įtraukimas į formą
Įtraukę lauką į lentelę, galite jį įtraukti į formą.
-
Naršymo srityje dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite formą, tada spustelėkite Maketo rodinys.
-
Skirtuko Dizainas grupėje Įrankiai spustelėkite Įtraukti esamus laukus.
-
Vilkite norimą lauką iš laukų sąrašo į formą.
