Kiekvienas į Access įtrauktas šablonas yra visateisė sekimo programa, kurioje yra iš anksto nustatytų lentelių, formų, ataskaitų, užklausų, makrokomandų ir ryšių. Šie šablonai sukurti taip, kad iš karto būtų naudingi, kad galėtumėte sukurti naują duomenų bazę, pagrįstą šablonu, ir greitai pradėti naudotis. Tačiau gali būti atvejų, kai norėsite modifikuoti savo naują duomenų bazę, pvz., įtraukti ar pervardyti lauką arba pakeisti ataskaitą.
Šiame straipsnyje aiškinama, kaip atlikti dažniausiai pasitaikančius pakeitimus, kuriuos galbūt norėsite taikyti duomenų bazei, kuri buvo sukurta naudojant šabloną. Norėdami gauti išsamesnės informacijos apie konkrečias sritis, žr. saitus į straipsnius.
Ką norėtumėte daryti?
Sužinokite lentelių ir laukų pagrindus
Kurdami duomenų bazę, duomenis saugote lentelėse – teminiais eilučių ir stulpelių sąrašais. Informacijos elementus, kuriuos norite sekti, saugote laukuose (dar vadinami stulpeliais). Pavyzdžiui, lentelėje Kontaktai galite kurti laukus Pavardė, Vardas, Telefono numeris ir Adresas. Lentelėje Produktai galite kurti laukus Produkto pavadinimas, Produkto ID ir Kaina.
Svarbu atidžiai pasirinkti laukus. Pavyzdžiui, sukurti lauką apskaičiuotai reikšmei saugoti paprastai yra bloga mintis. Daugeliu atvejų gali tekti Access apskaičiuoti reikšmę, kai jos prireikia. Kai pasirenkate laukus, pabandykite išsaugoti informaciją mažiausiose naudingose dalyse. Pavyzdžiui, vietoj vardo ir pavardės viename lauke galite atskirai saugoti vardus ir pavardes. Paprastai, jei reikia pateikti, rikiuoti, ieškoti ar atlikti skaičiavimą su informacijos elementu, įdėkite jį į lauką pats.
Daugiau informacijos apie duomenų bazės kūrimą ir laukų pasirinkimą žr. straipsnyje Duomenų bazių kūrimo pagrindai.
Laukas turi tam tikras apibrėžtis. Pavyzdžiui, kiekvienas laukas turi pavadinimą, kuris unikaliai identifikuoja lentelės lauką. Be to, laukas turi duomenų tipą, kuris parenkamas taip, kad atitiktų saugomą informaciją. Duomenų tipas nustato reikšmes, kurias galima saugoti, ir operacijas, kurias galima atlikti su šiomis reikšmėmis, taip pat kiek saugojimo vietos reikia skirti kiekvienai reikšmei. Kiekvienas laukas taip pat turi susietą parametrų grupę, vadinamą ypatybėmis, kurios apibrėžia lauko išvaizdos arba veikimo būdo charakteristikas. Pvz., ypatybė Format apibrėžia lauko rodymo maketą, t. y. kaip jis turėtų būti rodomas, kai rodomas.
Lauko įtraukimas į lentelę
Duomenų lapo rodinyje galite lengvai įtraukti lauką į lentelę. Tačiau lauką į lentelę galite įtraukti ir dizaino rodinyje. Duomenų lapo rodinyje įtraukiate lauką įvesdami duomenų į langelį, esantį po antrašte Spustelėti norint įtraukti stulpelį. Taip pat galite įtraukti lauką į lentelę dizaino rodinyje.
Norėdami sužinoti daugiau apie lauko įtraukimą į lentelę duomenų lapo rodinyje, žr. straipsnį Stulpelio įtraukimas arba naikinimas duomenų lape.
Norėdami sužinoti daugiau apie lauko įtraukimą į lentelę dizaino rodinyje, žr. straipsnį Lentelės kūrimas ir laukų įtraukimas.
Pastaba: Kai į lentelę įtraukiate naują lauką, laukas nėra automatiškai įtraukiamas į esamas formas ir ataskaitas. Turite rankiniu būdu įtraukti lauką į šias formas ir ataskaitas, kad jis būtų rodomas tose formose.
Lauko naikinimas iš lentelės
Jei įmanoma, nenaikinkite lauko iš duomenų bazės, kuri buvo sugeneruota iš vieno iš pateiktų šablonų, tikėtina, kad laukas naudojamas kituose duomenų bazės objektuose, pvz., formose ir ataskaitose. Taigi panaikinus lauką, bus sukurtos pasekmės, kai bandysite naudoti kitus duomenų bazės objektus, naudojančius lauką – duomenų bazės objektai neveiks taip, kaip tikėtasi. Kad kiti objektai veiktų tinkamai, turite pašalinti visas nuorodas į lauką iš visų objektų, kurie jį naudoja.
Nusprendę, kad turite panaikinti lauką iš duomenų bazės, kuri buvo sugeneruota iš šablono, galite tai padaryti duomenų lapo rodinyje arba dizaino rodinyje. Atminkite, kad jei kiti duomenų bazės objektai nurodo panaikintą lauką, turite modifikuoti tuos kitus objektus, kad pašalintumėte nuorodą. Pavyzdžiui, jei ataskaitoje yra valdiklis, susietas su panaikintu lauku, ir jūs paleidžiate ataskaitą, rodomas klaidos pranešimas, nes "Access" negali rasti lauko duomenų.
Kai panaikinate lauką, visam laikui panaikinate visą tame lauke saugomą informaciją. Dėl šios priežasties naikinant laukus reikėtų būti atsargiems ir prieš naikinant lauką sukurti atsarginę duomenų bazės kopiją.
Prieš panaikindami lauką, turite įsitikinti, kad jis nedalyvauja lentelės ryšiuose. Jei bandysite panaikinti lauką, kurio ryšiai yra, "Access" įspės, kad pirmiausia turite panaikinti ryšius.
Išsamias instrukcijas, kaip panaikinti lentelių ryšį, rasite straipsnyje Ryšio kūrimas, redagavimas arba naikinimas.
Išsamias instrukcijas, kaip panaikinti laukus iš lentelių, rasite straipsnyje Lauko naikinimas.
Lauko arba lentelės pervardijimas
Jei įmanoma, neturėtumėte pervardyti lauko ar lentelės duomenų bazėje, kuri buvo sugeneruota iš vieno iš pateiktų šablonų, tikėtina, kad laukas arba lentelė yra naudojami kituose duomenų bazės objektuose, pvz., formose ir ataskaitose. Todėl pervardijus lauką arba lentelę gali kilti pasekmių, kai bandote naudoti kitus duomenų bazės objektus, kuriuose yra laukas arba lentelė. Kiti objektai gali veikti netinkamai, jei vis dar nurodo seną pavadinimą. Kad kiti objektai veiktų tinkamai, seną pavadinimą reikia pakeisti nauju pavadinimu. Jei dialogo lango Access parinktys kategorijoje Dabartinė duomenų bazė pažymėtas žymės langelis Atlikti automatinę pavadinimų taisą, didžioji šio darbo dalis bus atlikta automatiškai.
Galite pakeisti tekstą, kuris rodomas duomenų lapo rodinio stulpelio antraštėje. Tai galite padaryti nepervardydami lauko. Jei norite pakeisti tik tekstą stulpelio antraštėje ir nenorite pervardyti lauko, žr. skyrių Teksto, rodomų stulpelio antraštėje, keitimas.
Jei reikia, galite pervardyti lentelę naršymo srityje arba pervardyti lauką duomenų lapo rodinyje arba dizaino rodinyje. Prieš tai darydami įjunkite parinktį Pavadinimų automatinė taisa , jei ji dar neįjungta.
Įjungti pavadinimų automatinės taisos parinktį
Kai pervardijate duomenų bazės objektą, pvz., lauką, lentelę, formą ar ataskaitą, paprastai norite, kad pavadinimo keitimas būtų išplatintas visoje duomenų bazėje. Kitu atveju objektai, nurodantys seną pavadinimą, neveiks taip, kaip turėtų. Access suteikia pavadinimų automatinės taisos funkciją, kuri padeda platinti pavadinimų pakeitimus. Pagal numatytuosius nustatymus pavadinimų automatinė taisa yra įjungta visose naujose Access duomenų bazėse. Tačiau, jei jis išjungtas, galite atlikti šiuos veiksmus, kad jį įjungtumėte.
Įjungti pavadinimų automatinės taisos parinktį
-
Spustelėkite Failas > Parinktys.
-
Dialogo lango "Access" parinktys kairiojoje srityje spustelėkite Dabartinė duomenų bazė.
-
Dalyje Pavadinimų automatinės taisos parinktys pažymėkite žymės langelį Pavadinimų sekimo automatinės taisos informacija , tada pažymėkite žymės langelį Atlikti pavadinimų automatinę taisą .
-
Jei norite išsaugoti lentelę, kurioje registruojami visi pavadinimų automatinės taisos atlikti keitimai, pažymėkite žymės langelį Žurnalų pavadinimų automatinės taisos keitimai .
-
Spustelėkite Gerai.
-
Norėdami įrašyti keitimus, sparčiosios prieigos įrankių juostoje spustelėkite Įrašyti.
Pastaba: Pavadinimų automatinės taisos priemonė nėra ta pati, kaip automatinės taisos priemonė. Pavadinimų automatinės taisos funkcija ištaiso objektų nuorodas. Automatinės taisos funkcija taiso dažnai klaidingai parašytus žodžius ar frazes.
Lauko pervardijimas duomenų lapo rodinyje
-
Naršymo srityje dukart spustelėkite lentelę, kurioje norite pervardyti lauką.
Lentelė atidaroma duomenų lapo rodinyje.
-
Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite norimo pervardyti lauko stulpelio antraštę, tada kontekstiniame meniu spustelėkite Pervardyti lauką .
-
Įveskite naują lauko pavadinimą ir paspauskite ENTER.
Lauko pervardijimas dizaino rodinyje
-
Naršymo srityje dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite lentelę, kurioje norite pervardyti lauką, tada kontekstiniame meniu spustelėkite Dizaino rodinys .
Lentelė atidaroma dizaino rodinyje.
-
Spustelėkite norimo pervardyti lauko stulpelio Lauko pavadinimas langelį.
Patarimas: Norėdami pažymėti visą lauko pavadinimą, nukreipkite žymiklį į kairę nuo pirmojo pavadinimo simbolio, kol žymiklis pasikeis į rodyklę, tada spustelėkite.
-
Redaguokite tekstą, kad pervardytumėte lauką.
-
Norėdami įrašyti keitimus, sparčiosios prieigos įrankių juostoje spustelėkite Įrašyti.
Lentelės pervardijimas
Lentelę ir daugelį kitų duomenų bazės objektų galite pervardyti tiesiai iš naršymo srities.
-
Naršymo srityje dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite norimą pervardyti lentelę, tada kontekstiniame meniu spustelėkite Pervardyti .
Pastaba: Prieš pervardydami lentelę, turite uždaryti visus ją nurodančius atidarytus objektus.
-
Įveskite naują pavadinimą ir paspauskite ENTER.
-
Norėdami įrašyti keitimus, sparčiosios prieigos įrankių juostoje spustelėkite Įrašyti.
Change the text that appears in a column heading
Antraštė yra pavadinimas arba antraštė, kurią galite priskirti laukui nustatydami lauko ypatybę Antraštė . Antraštė nepriklauso nuo lauko pavadinimo – kiekvienas laukas turi lauko pavadinimą ir taip pat gali turėti antraštę. Pavyzdžiui, galbūt norėsite, kad lauko pavadinimas būtų vienas žodis be įdėtųjų tarpų. Tada naudodami ypatybę Antraštė galite sukurti aprašomąjį pavadinimą, kuriame būtų tarpų. "Access" rodo antraštę vietoj lauko pavadinimo duomenų lapo rodinyje ir užklausose, formose ir ataskaitose etiketėse ir antraštėse.
Jei nepateiksite ypatybės Antraštė teksto, lauko pavadinimas bus naudojamas pagal numatytuosius parametrus.
Jei norite pakeisti pavadinimą, rodomą duomenų lapo rodinio stulpelio antraštėje, tai galite padaryti nekeisdami lauko pavadinimo nustatydami lauko ypatybę Antraštė . Norėdami pakeisti lauko ypatybę Antraštė , atlikite šiuos veiksmus:
-
Naršymo srityje dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite lentelę, kurioje norite pakeisti antraštę, tada kontekstiniame meniu spustelėkite Dizaino rodinys .
Lentelė atidaroma dizaino rodinyje.
-
Spustelėkite lauko, kurio ypatybę Antraštė norite nustatyti, stulpelyje Lauko pavadinimas esantį langelį.
-
Apatinės dalies dalies Lauko ypatybės skirtuke Bendra spustelėkite Antraštė.
-
Įveskite naują lauko antraštę.
-
Norėdami įrašyti keitimus, sparčiosios prieigos įrankių juostoje spustelėkite Įrašyti.
Kai kitą kartą atidarysite lentelę duomenų lapo rodinyje, antraštė vietoj lauko pavadinimo bus rodoma stulpelio antraštėje.
Lauko įtraukimas į formą arba ataskaitą
Kai kuriate duomenų bazę pagal šabloną, jūsų duomenų bazėje bus įdėtųjų, iš anksto sukurtų formų ir ataskaitų, su kuriomis galite dirbti iš karto. Tačiau galite pastebėti, kad į formą arba ataskaitą norite įtraukti papildomą lauką. Kai įtraukiate lauką į formą arba ataskaitą, sukuriate tai, kas vadinama valdikliu.
Valdikliai yra objektai, kurie rodo duomenis, atlieka veiksmus ir leidžia jums peržiūrėti ir dirbti su informacija, kuri pagerina vartotojo sąsają, pvz., žymomis ir vaizdais. Valdikliai gali būti susieti, nesusieti ir apskaičiuoti.
Išsamų valdiklių, kuriuos galite naudoti formose ir ataskaitose, tipų sąrašą rasite straipsnyje Valdiklių įvadas.
Lauko įtraukimas į formą arba ataskaitą maketo rodinyje
Sukūrę formą arba ataskaitą, galite lengvai koreguoti jos dizainą dirbdami maketo rodinyje. Naudodami faktinius tiesioginius duomenis kaip orientyrą, galite koreguoti laukų plotį ir pertvarkyti laukus. Galite įdėti naujų laukų į formą arba ataskaitą ir nustatyti formos arba ataskaitos ir jos valdiklių ypatybes.
Norėdami perjungti į maketo rodinį, naršymo srityje dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite formą arba ataskaitą, tada kontekstiniame meniu spustelėkite Maketo rodinys . Taip pat galite spustelėti mygtuką Maketo rodinys "Access" būsenos juostoje arba dešiniuoju pelės mygtuku spustelėti formos arba ataskaitos dokumento skirtuką ir kontekstiniame meniu spustelėti Maketo rodinys .
Atidaryti ypatybių lapą
-
Skirtuko Dizainas grupėje Įrankiai spustelėkite Ypatybių lapas.
Spartieji klavišai Paspauskite F4.
Galite naudoti sritį Laukų sąrašas , kad į dizainą įtrauktumėte laukų iš pamatinės lentelės arba užklausos. Norėdami, kad būtų rodoma sritis Laukų sąrašas , skirtuko Formatas grupėje Valdikliai spustelėkite Įtraukti esamus laukus. Tada galite nuvilkti laukus tiesiai iš srities Laukų sąrašas į savo dizainą.
Rodyti sritį Laukų sąrašas
-
Skirtuko Dizainas grupėje Įrankiai spustelėkite Įtraukti esamus laukus.
Lauko įtraukimas iš srities Laukų sąrašas
-
Norėdami įtraukti vieną lauką, nuvilkite lauką iš srities Laukų sąrašas į sekciją, kurioje norite, kad jis būtų rodomas formoje arba ataskaitoje.
-
Norėdami vienu metu įtraukti kelis laukus, laikykite nuspaudę klavišą CTRL ir spustelėkite norimus laukus. Nuvilkite pasirinktus laukus į formą arba ataskaitą.
Kai nuleidžiate laukus į sekciją, "Access" sukuria kiekvieno lauko susietojo teksto lauko valdiklį ir automatiškai įterpia žymos valdiklį šalia kiekvieno lauko.
Daugiau informacijos apie formas ir ataskaitas žr. straipsniuose Lauko įtraukimas į formą arba ataskaitą, Formos kūrimas naudojant "Access" ir Paprastos ataskaitos kūrimas.
Lauko, kuriame saugomi dokumentai, failai arba vaizdai, įtraukimas
Naudodami Access galite įtraukti lauką, kurio duomenų tipas Priedas, ir saugoti vieną ar daugiau dokumentų, failų ar vaizdų. Priedo lauką galite naudoti norėdami saugoti kelis failus viename lauke. Tame lauke netgi galite saugoti daugiau nei vieno tipo failus. Pavyzdžiui, kandidato į darbą duomenų bazėje prie kiekvieno kontakto įrašo galite pridėti ne tik nuotrauką, bet ir vieną ar daugiau gyvenimo aprašymų.
Priedo lauko įtraukimas į lentelę
-
Naršymo srityje dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite lentelę, į kurią norite įtraukti lauką, tada kontekstiniame meniu spustelėkite Dizaino rodinys .
Lentelė atidaroma dizaino rodinyje.
-
Stulpelyje Lauko pavadinimas spustelėkite pirmą tuščią eilutę ir įveskite naujo lauko pavadinimą.
-
Stulpelyje Duomenų tipas spustelėkite gretimą langelį, tada sąraše pasirinkite Priedas .
-
Norėdami įrašyti keitimus, sparčiosios prieigos įrankių juostoje spustelėkite Įrašyti.
"Access" gali rodyti pranešimą, kuriame sakoma, kad įrašę lentelę negalite anuliuoti keitimų. Tai reiškia, kad negalite konvertuoti lauko į kitą duomenų tipą, bet galite panaikinti lauką, jei manote, kad padarėte klaidą.
-
Spustelėkite Taip , kad patvirtintumėte keitimą.
Į lentelę įtraukę lauką Priedas, galite naudoti dialogo langą Priedai , kad į įrašą įtrauktumėte dokumentų, failų ar vaizdų.
Priedo įtraukimas į lauką
-
Naršymo srityje dukart spustelėkite lentelę, į kurią norite įtraukti priedą.
Lentelė atidaroma duomenų lapo rodinyje.
-
Lentelėje dukart spustelėkite priedo lauką.
Pasirodo dialogo langas Priedai.
-
Spustelėkite Įtraukti.
Pasirodo dialogo langas Failo pasirinkimas.
-
Naudodami sąrašą Kur ieškoti raskite failą arba failus, kuriuos norite pridėti prie įrašo, pasirinkite failą arba failus, tada spustelėkite Atidaryti.
Atkreipkite dėmesį, kad galite pasirinkti kelis bet kurio palaikomo duomenų tipo failus.
-
Dialogo lange Priedai spustelėkite Gerai, norėdami į lentelę įtraukti failus.
"Access" įtraukia failus į lauką ir atitinkamai padidina priedų skaičių.
-
Kartokite šiuos veiksmus tiek, kiek reikia, norėdami įtraukti failus į dabartinį lentelės lauką arba kitus laukus.
Daugiau informacijos apie priedų laukus žr. straipsnyje Failų ir grafinių elementų pridėjimas prie duomenų bazės įrašų.
Lauko rodymo keitimas
Galite tinkinti lauko rodymą, kai jis rodomas. Pavyzdžiui, galite nustatyti, kad rodymo formatai būtų naudojami visoje duomenų bazėje, pvz., formose ir ataskaitose, arba kai lentelė atidaroma duomenų lapo rodinyje. Norėdami nustatyti rodymo formatą, turite nustatyti lauko ypatybę Formatas . Lauko ypatybę Format automatiškai paveldi jūsų sukurtos naujos formos ir ataskaitos.
Rodymo formato nustatymas duomenų lapo rodinyje
-
Naršymo srityje dukart spustelėkite lentelę, kurioje yra laukas, kurio formatą norite nustatyti.
Lentelė atidaroma duomenų lapo rodinyje. -
Spustelėkite lauką, kurio rodymo formatą norite nustatyti.
-
Skirtuko Laukai grupėje Formatavimas spustelėkite rodyklę išplečiamajame sąraše šalia Formatas, tada pasirinkite formatą.
Laukas rodomas naudojant naują rodymo formatą.
Rodymo formato nustatymas dizaino rodinyje
-
Naršymo srityje dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite lentelę, kurioje yra laukas, kurio rodymo formatą norite keisti, tada kontekstiniame meniu spustelėkite Dizaino rodinys .
Lentelė atidaroma dizaino rodinyje.
-
Spustelėkite lauką, kurio rodymo formatą norite nustatyti.
-
Dalies Lauko ypatybės skirtuke Bendra spustelėkite lauką Formatas .
-
Spustelėkite išplečiamąjį sąrašą ir pasirinkite rodymo formatą.
-
Norėdami įrašyti keitimus, sparčiosios prieigos įrankių juostoje spustelėkite Įrašyti.
