Gali būti naudinga apskaičiuoti, kiek įrašų yra ataskaitoje. Sugrupuotose arba suvestinės ataskaitose galite rodyti, kiek įrašų yra kiekvienoje grupėje. Arba į kiekvieną įrašą galite įtraukti eilutės numerį, kad būtų lengviau nurodyti kiekvieną įrašą. Šiame straipsnyje paaiškinta, kaip nuosekliai įtraukti į ataskaitą skaičiavimus ir eilučių numerius.
Ką norėtumėte daryti?
Ataskaitos arba grupės įrašų skaičiaus skaičiavimas
Maketo rodinys pateikia greičiausią skaičiavimo įtraukimo į ataskaitą būdą.
Įrašų skaičiavimas naudojant maketo rodinį
-
Naršymo srityje dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite ataskaitą, tada kontekstiniame meniu spustelėkite Maketo rodinys .
-
Spustelėkite lauką, kurį norite skaičiuoti. Norėdami užtikrinti, kad visi įrašai būtų skaičiuojami, spustelėkite lauką, kuriame nėra jokių neapibrėžtų reikšmių, pvz., ID lauko.
-
Skirtuko Dizainas grupėje Grupavimas ir sumos spustelėkite Bendrosios sumos.
-
Atlikite vieną iš šių veiksmų:
-
Norėdami suskaičiuoti visus ataskaitos įrašus neatsižvelgiant į tai, ar pasirinktame lauke yra reikšmė, spustelėkite Skaičiuoti įrašus.
-
Norėdami suskaičiuoti tik įrašus, kurių reikšmė yra pasirinktame lauke, spustelėkite Skaičiuoti reikšmes.
Pastaba: Skaičiavimo reikšmės negalimos šių duomenų tipų laukuose:
-
Ilgasis tekstas (atmintinė)
-
OLE objektas
-
Hipersaitas
-
Priedas
-
-
-
"Access" įtraukia teksto lauką į ataskaitos poraštės sekciją ir nustato jo ypatybę Valdiklio šaltinis kaip išraišką, atliekančią funkciją Count . Jei ataskaitoje yra grupavimo lygių, programa "Access" į kiekvieną grupės poraštę įtraukia teksto lauką, kuris atlieka tą patį skaičiavimą.
Pastaba: Jei naudojate maketo rodinį norėdami sukurti skaičių konkrečiame lauke, "Access" sukuria reiškinį, kuris skaičiuoja tik tuos įrašus, kurių laukas nėra nulinis. Pavyzdžiui, jei ataskaitoje yra 10 įrašų ir įtraukiate skaičių į lauką, kuriame yra trys neapibrėžtos reikšmės, skaičiaus teksto laukas rodo 7 – skaitinius įrašus, kuriuose yra ne neapibrėžtų reikšmių. To galite išvengti įtraukdami skaičius tik į laukus, kurie neleidžia neapibrėžtų reikšmių (pvz., ID laukų) arba galite redaguoti teksto lauko valdiklio šaltinį, kad jis visada skaičiuotų visus įrašus, ar juose yra neapibrėžtų reikšmių, ar ne. Jei norite tai padaryti:
-
Pažymėkite teksto lauką, kuriame rodomas skaičius. Jei ypatybių lapas iš karto nerodomas, paspauskite F4 norėdami jį rodyti.
-
Spustelėkite skirtuką Duomenys.
-
Ypatybės lauke Valdiklio šaltinis panaikinkite reiškinį ir įveskite =Count(*).
-
Įrašykite ataskaitą ir įjunkite ataskaitos rodinį, kad pamatytumėte rezultatus.
Įrašų skaičiavimas naudojant dizaino rodinį
-
Naršymo srityje dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite ataskaitą, tada kontekstiniame meniu spustelėkite Dizaino rodinys .
-
Skirtuko Dizainas grupėje Valdikliai spustelėkite Teksto laukas.
-
Atlikite vieną iš šių veiksmų:
-
Norėdami įtraukti visų ataskaitos įrašų skaičių, spustelėkite sekciją Ataskaitos antraštė arba Ataskaitos poraštė, į kurią norite įdėti teksto lauką.
-
Norėdami įtraukti visų įrašų skaičių kiekvienoje sugrupuotos ataskaitos grupėje, spustelėkite sekciją Grupės antraštė arba Grupės poraštė, į kurią norite įterpti teksto lauką.
-
-
Pažymėkite teksto lauką ir paspauskite F4, kad būtų rodomas ypatybių lapas.
-
Spustelėkite skirtuką Duomenys.
-
Ypatybės lauke Valdiklio šaltinis įveskite =Count(*).
Ši išraiška naudoja funkciją Count , kad suskaičiuotų visus ataskaitos arba grupės įrašus, net jei kai kurie kai kurių įrašų laukai yra neapibrėžti. Norėdami suskaičiuoti įrašus, tik kai konkretus laukas nėra neapibrėžtas (pvz., SupplierName), naudokite šį reiškinį: =CDbl(Nz(Count([SupplierName]),0))..
Kiekvieno ataskaitos arba grupės įrašo eilutės numerio įtraukimas
Ataskaitos elementus galite sunumeruoti. Pavyzdžiui, ataskaitoje Pardavimas pagal produktą galite norėti, kad prieš pirmą produktų grupės elementą "1", "2" būtų prieš antrą elementą ir t. t. Kai prasideda kita produktų grupė, skaičius pradedamas iš naujo ir "1" eina prieš pirmą elementą.
Ataskaitos elementus galite sunumeruoti naudodami skaičiavimų valdiklį ir nustatydami jo ypatybę Priskaičiuojama suma .
-
Naršymo srityje dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite ataskaitą, tada kontekstiniame meniu spustelėkite Dizaino rodinys .
-
Skirtuko Dizainas grupėje Valdikliai spustelėkite Teksto laukas.
-
Ataskaitos sekcijoje Išsami informacija vilkite žymiklį, kad sukurtumėte teksto lauką ir įsitikintumėte, jog jis pakankamai platus, kad tilptų didžiausias elementų skaičius.
Pavyzdžiui, jei tikriausiai turėsite šimtą užsakymų, reikės vietos bent trims simboliams (100). Jei šalia teksto lauko rodoma etiketė, panaikinkite ją spustelėdami ir paspausdami klavišą DELETE. Jei teksto lauką padėjote netoli kairiosios paraštės, po teksto lauku žyma gali būti paslėpta. Naudodami perkėlimo rankenėlę, esančią viršutiniame kairiajame teksto lauko kampe, vilkite teksto lauką į dešinę, kad galėtumėte matyti etiketę. Tada galite spustelėti etiketę ir paspausti DELETE.
-
Pasirinkite teksto laukelį. Jei ypatybių lapas iš karto nerodomas, paspauskite F4 norėdami jį rodyti.
-
Spustelėkite skirtuką Visi . Ypatybės Lauke Pavadinimas įveskite pavadinimą, pvz., txtItemNumber.
-
Spustelėkite skirtuką Duomenys.
-
Ypatybės Lauke Priskaičiuojama suma pasirinkite Per grupę.
-
Ypatybės lauke Valdiklio šaltinis įveskite =1.
-
Spustelėkite skirtuką Formatavimas.
-
Ypatybės Format lauke įveskite #. (svaro ženklas ir taškas).
Taip formatuoja eilutės numerį tašku po skaičiaus.
-
Įrašykite ataskaitą ir įjunkite ataskaitos rodinį, kad pamatytumėte rezultatus.
