Sugrupuotos arba suvestinės ataskaitos kūrimas

Ataskaitų vedlio paleidimas

1. Skirtuko Kūrimas grupėje Ataskaitos spustelėkite Ataskaitų vediklis.

   „Access“ paleidžia ataskaitų vediklį.

   

2. Spustelėkite išplečiamąjį sąrašą Lentelės/užklausos ir pasirinkite lentelę arba užklausą, kurioje yra jūsų ataskaitoje norimi naudoti laukai.

3. Norėdami pasirinkti laukus, dukart juos spustelėkite sąraše Galimi laukai.

   „Access“ perkelia juos į sąrašą Pasirinkti laukai . Norėdami įtraukti arba šalinti pažymėtą lauką arba įtraukti arba šalinti visus laukus, taip pat galite spustelėti mygtukus, esančius tarp lauko Galimi laukai ir lauko Pasirinkti laukai.

4. Jei į ataskaitą norite įtraukti laukų, esančių kitoje lentelėje arba užklausoje, dar kartą spustelėkite išplečiamąjį sąrašą Lentelės/užklausos, pasirinkite kitą lentelę arba užklausą ir tęskite laukų įtraukimą.

5. Baigę įtraukti laukus, spustelėkite Pirmyn.

Įrašų grupavimas ataskaitų vedlyje

Grupavimas leidžia tvarkyti ir išdėstyti įrašus pagal grupes, pavyzdžiui, regioną ar pardavėją. Grupės gali būti įdėtosios, kad galėtumėte lengvai identifikuoti tarp jų esantį ryšį ir greitai rasti norimą informaciją. Taip pat grupavimą galite naudoti norėdami apskaičiuoti suvestinės informaciją, pavyzdžiui, sumas ir procentus.

Įtraukus į ataskaitą daugiau nei vieną lentelę, vedlys patikrina tarp jų esančius ryšius ir nustato, kaip galite norėti peržiūrėti informaciją.

1. Ataskaitų vedlio puslapyje, kuriame klausiama, Ar norite įtraukti grupavimo lygių?, esančiame sąraše spustelėkite vieną iš laukų pavadinimų, tada spustelėkite Pirmyn.

2. Norėdami įtraukti grupavimo lygių, sąraše dukart spustelėkite bet kurį lauko pavadinimą, kad įtrauktumėte jį į ataskaitą.

   Grupavimo lygį šalinti galite ir dukart jį spustelėję puslapyje rodomo dialogo lango dešinėje pusėje. Norėdami įtraukti ir šalinti grupavimo lygius, naudokite rodyklių mygtukus, o grupavimo lygio prioritetą keiskite jį pažymėdami ir spustelėdami prioriteto mygtukus aukštyn ir žemyn. „Access“ įtraukia kiekvieną grupavimo lygį ir rodo jį įdėtą pirminiame grupavimo lygyje.

   

3. Spustelėkite Grupavimo parinktys, kad būtų rodomas dialogo langas Grupavimo intervalai.

   

4. Jei norite, pasirinkite kiekvieno grupės lygio lauko grupavimo intervalą.

   Grupavimo intervalo nustatymas leidžia tinkinti įrašų grupavimą. Ankstesnėje iliustracijoje įrašai grupuojami lauke Gavimo_data, kurio duomenų tipas yra Data/laikas. Ataskaitų vedlys sąraše Grupavimo intervalai pateikia duomenų tipą atitinkančius siūlymus. Kadangi lauko Gavimo_data tipas yra Data/laikas, galite pasirinkti grupuoti pagal faktinę vertę (Įprastas), Metus, Ketvirtį, Mėnesį, Savaitę, Dieną, Valandą ir Minutę. Jei lauko duomenų tipas būtų tekstas, galėtumėte pasirinkti grupuoti pagal visą lauką (Įprastas) arba galbūt pagal pirmuosius simbolius nuo vieno iki penkių. Skaitinio duomenų tipo laukus galima grupuoti pagal reikšmę (Įprastas) arba pagal diapazoną pasirinktuose papildymuose.

   Pasirinkę grupavimo intervalą, spustelėkite Gerai.

5. Norėdami pereiti į kitą vedlio puslapį, spustelėkite Pirmyn.

Įrašų rūšiavimas ir apibendrinimas

Laukus rūšiuoti galite pagal daugiausia keturis laukus didėjimo arba mažėjimo tvarka.

1. Spustelėkite pirmą išplečiamąjį sąrašą ir pasirinkite norimą rūšiuoti lauką.

   Norėdami perjungti didėjimo ir mažėjimo tvarką, galite spustelėti sąrašo dešinėje esantį mygtuką (numatytoji yra Didėjimo tvarka). Jei norite, pasirinkite daugiau rūšiavimo laukų spustelėję antrą, trečią ir ketvirtą išplečiamuosius sąrašus.

   

2. Jei norite sumuoti kuriuos nors iš skaitinių laukų, spustelėkite Suvestinės parinktys.

   Įsidėmėkite, kad mygtukas Suvestinės parinktys bus matomas tik jei jūsų ataskaitos sekcijoje Išsamiai bus vienas ar daugiau skaitinių laukų. Vedlys rodo galimus skaitinius laukus.

   

3. Pažymėkite žymės langelį po pasirinktu Sum, Avg, Min arba Max , kad įtrauktumėte skaičiavimus į grupės poraštę.

   Taip pat galite rodyti išsamią informaciją ir suvestinę arba tik suvestinę. Pastaruoju atveju kiekvienos lauko Gavimo_data reikšmės sumos bus rodomos (jei, pavyzdžiui, pažymėsite Sum skirtą žymės langelį), tačiau išsami užsakymo informacija nebus įtraukta. Taip pat galite pasirinkti rodyti visų sumų skaičiavimų procentą.

4. Spustelėkite Gerai.

5. Vykdykite nurodymus, pateikiamus likusiuose ataskaitų vedlio puslapiuose. Paskutiniame puslapyje galite redaguoti ataskaitos antraštę. Šis pavadinimas bus rodomas pirmajame ataskaitos puslapyje, „Access“ taip pat įrašys ataskaitą naudodama pavadinimą kaip dokumento pavadinimą. Tiek antraštę, tiek dokumento pavadinimą galite redaguoti vėliau.

6. Spustelėkite Baigti. „Access“ automatiškai įrašo ataskaitą ir rodo ją spaudinio peržiūroje, kuri rodo ataskaitą taip, kaip ji atrodys išspausdinta.

Norėdami nuosekliai peržiūrėti ataskaitos puslapius arba peršokti į bet kurį iš jų, galite naudoti spaudinio peržiūros srities apačioje esančius naršymo mygtukus. Spustelėkite vieną iš naršymo mygtukų arba puslapio numerio lauke įveskite puslapio, kurį norite matyti, numerį, tada paspauskite klavišą ENTER.

Norėdami pamatyti išsamesnį vaizdą, spaudinio peržiūros lange galite jį padidinti; norėdami pamatyti, kaip duomenys išdėstyti puslapyje, sumažinkite vaizdą. Nukreipę žymiklį ant ataskaitos, vieną kartą spustelėkite. Norėdami priešingo mastelio keitimo, spustelėkite dar kartą. Norėdami dar labiau pritraukti arba atitraukti, galite naudoti mastelio valdiklį, esantį Access būsenos juostoje.

Grupavimo, rūšiavimo ir sumavimo įtraukimas

Pavienes rūšiavimo, grupavimo ir sumavimo operacijas galite atlikti maketo rodinyje dešiniuoju pelės mygtuku spustelėję laukus ir laikinajame meniu pasirinkę norimą operaciją. Norėdami perjungti maketo rodinį, naršymo srityje spustelėkite ataskaitą dešiniuoju pelės mygtuku ir tada spustelėkite Maketo rodinys.

• Skirtuko Ataskaitos maketo dizainas grupėje Grupavimas & sumos spustelėkite Grupuoti & rūšiuoti.

Grupavimo, rūšiavimo ir sumų įtraukimas naudojant sritį Grupavimas, rūšiavimas ir sumavimas

Srities Grupavimas, rūšiavimas ir sumavimas naudojimas suteikia daugiausiai lankstumo, kai norite įtraukti arba modifikuoti ataskaitos grupes, rūšiavimo tvarkas arba sumų parinktis. Ir vėl rekomenduojama dirbti maketo rodinyje, kadangi jame daug lengviau matyti, kaip keitimai veikia duomenų rodymą.

Srities Grupavimas, rūšiavimas ir sumavimas rodymas

• Skirtuko Ataskaitos maketo dizainas grupėje Grupavimas & sumos spustelėkite Grupuoti & rūšiuoti. „Access“ rodoma sritis Grupavimas, rūšiavimas ir sumavimas .

Norėdami įtraukti naują rūšiavimo arba grupavimo lygį, spustelėkite Pridėti grupę arba Pridėti rūšiavimą.

Srityje Grupavimas, rūšiavimas ir sumavimas pridedama nauja eilutė ir rodomas galimų laukų sąrašas.

Galite spustelėti vieną iš šių laukų pavadinimų arba po laukų sąrašu spustelėti išraiška ir įvesti išraišką. Kai pasirenkate lauką arba įvedate reiškinį, „Access“ įtraukia grupavimo lygį į ataskaitą. Maketo rodinyje rodymas pasikeičia tuoj pat, kad būtų rodoma grupavimo arba rūšiavimo tvarka.

Daugiau informacijos apie reiškinių kūrimą ieškokite straipsnyje Išmokite kurti reiškinius.

Grupavimo parinkčių keitimas

Kiekvienas rūšiavimo arba grupavimo lygis turi parinkčių, kurias galima nustatyti norint pasiekti tam tikrus rezultatus.

• Norėdami rodyti visas grupavimo arba rūšiavimo lygio parinktis, norimame keisti lygyje spustelėkite Daugiau.

  

• Norėdami slėpti parinktis, spustelėkite Mažiau.

Rūšiavimo tvarka    Rūšiavimo tvarką galite keisti spustelėję išplečiamąjį rūšiavimo tvarkų sąrašą ir tada spustelėję norimą parinktį.

Grupavimo intervalas    Šis parametras nustato, kaip įrašai grupuojami kartu. Pavyzdžiui, galite grupuoti pagal pirmąjį teksto laukelio simbolį, kad kartu būtų grupuojami visi įrašai, prasidedantys raide „A“, visi įrašai, prasidedantys raide „B“ ir t. t. Datos lauką galite grupuoti pagal dieną, savaitę, mėnesį, ketvirtį arba galite įvesti pasirinktinį intervalą.

Sumos    Spustelėkite šią parinktį, jei norite pridėti sumų. Galite pridėti sumų keliuose laukuose ir keletą sumų tipų tame pačiame lauke.

• Spustelėkite išplečiamąją rodyklę Sumuoti ir pasirinkite lauką, kurį norite sumuoti.

• Spustelėkite išplečiamąją rodyklę Tipas ir pasirinkite norimo vykdyti skaičiavimo tipą.

• Jei norite ataskaitos pabaigoje (ataskaitos poraštėje) pridėti bendrąją sumą, pažymėkite Rodyti bendrąją sumą.

• Jei norite grupės poraštėje pridėti valdiklį, kuris apskaičiuoja kiekvienos grupės bendrosios sumos procentą, pažymėkite Rodyti grupių sumas kaip bendrosios sumos %.

• Pažymėkite Rodyti grupės antraštėje arba Rodyti grupės poraštėje, kad suma būtų rodoma norimoje vietoje.

Pasirinkę visas lauko parinktis, galite pakartoti procesą ir sumuoti kitą lauką jį pasirinkdami iš išplečiamojo sąrašo Sumuoti. Kitu atveju spustelėkite už laikinojo lango Sumos ribų, kad jis būtų uždarytas.

Pavadinimas    Leidžia keisti sumuojamo lauko pavadinimą. Naudojama stulpelio antraštei ir pridėti etikečių prie antraščių bei poraščių sumuojamų laukų.

Jei norite pridėti arba modifikuoti pavadinimą:

• Spustelėkite mėlyną tekstą, esantį po pavadinimu.

  Rodomas dialogo langas Mastelis.

• Dialogo lange įveskite naują pavadinimą, tada spustelėkite Gerai.

Su arba be antraštės sekcijos    Šį parametrą naudokite norėdami pridėti arba šalinti antraštės sekciją, esančią prieš kiekvieną grupę. Įtraukiant antraštės sekciją „Access“ grupavimo lauką už jus perkelia į antraštę. Kai pašalinate antraštės sekciją, kurioje yra ne grupavimo lauko valdiklių, „Access“ prašo patvirtinti valdiklių naikinimą.

Su arba be antraštės sekcijos    Šį parametrą naudokite norėdami pridėti arba šalinti poraštės sekciją, esančią po kiekvienos grupės. Kai pašalinate poraštės sekciją, kurioje yra valdiklių, „Access“ prašo patvirtinti valdiklių naikinimą.

Išlaikyti grupę kartu    Šis parametras nurodo, kaip grupės išdėstomos puslapyje spausdinant ataskaitą. Galbūt norėsite kiek įmanoma išlaikyti grupes kartu, kad sumažintumėte būtinybę vartyti puslapius norint pamatyti visą grupę. Tačiau tai paprastai padidina popieriaus, reikalingo ataskaitai spausdinti, kiekį, kadangi dauguma puslapių apačioje turės tuščios vietos.

• Nelaikyti grupės viename puslapyje    Naudokite šią parinktį, jei jums nesvarbu, ar puslapių lūžiai suskaidys grupes. Pavyzdžiui, 30 elementų grupė gali turėti 10 elementų vieno puslapio apačioje, o likusius 20 elementų – kito puslapio viršuje.

• Išlaikyti visą grupę viename puslapyje    Ši parinktis leidžia sumažinti puslapių lūžių grupėje skaičių. Jei grupė netelpa likusioje puslapio vietoje, „Access“ palieka tą vietą tuščią ir pradeda grupę kitame puslapyje. Didelės grupės vis dar apima keletą puslapių, tačiau ši parinktis sumažina puslapių lūžių grupėse skaičių, kiek tai įmanoma.

• Išlaikyti antraštę ir pirmąjį įrašą viename puslapyje    Ši parinktis užtikrina, kad grupių puslapio apačioje grupės antraštė viena spausdinama nebus. Jei „Access“ nustato, kad nėra pakankamai vietos bent vienai duomenų eilutei spausdinti po antraštės, grupė prasideda kitame puslapyje.

Rūšiavimo ir grupavimo lygių prioriteto keitimas

Norėdami keisti grupavimo arba rūšiavimo lygio prioritetą, spustelėkite srityje Grupavimas, rūšiavimas ir sumavimas esančią eilutę, tada spustelėkite rodyklę aukštyn arba rodyklę žemyn, esančią dešinėje eilutės pusėje.

Grupavimo ir rūšiavimo lygių naikinimas

Norėdami naikinti grupavimo arba rūšiavimo lygį, srityje Grupavimas, rūšiavimas ir sumavimas spustelėkite norimą naikinti eilutę, tada spustelėkite klavišą DELETE arba dešinėje eilutės pusėje esantį mygtuką Naikinti. Panaikinus grupavimo lygį, jei grupavimo laukas buvo grupės antraštėje arba poraštėje, „Access“ perkelia jį į ataskaitos sekciją Išsami informacija. Visi kiti grupės antraštėje arba poraštėje buvę valdikliai panaikinami.

Suvestinės ataskaitos (be išsamios įrašų informacijos) kūrimas

Jei norite rodyti tik sumas (t. y. tik informaciją antraštės ir poraštės eilutėse), skirtuko Ataskaitos maketo dizainas grupėje Grupavimas & sumos spustelėkite Slėpti išsamią informaciją. Tai atlikus, paslepiami įrašai, esantys kitame žemesniame grupavimo lygyje, ir dėl to suvestinės duomenys pateikiami kur kas glausčiau. Nors įrašai paslepiami, valdikliai, esantys paslėptoje sekcijoje, nepanaikinami. Jei norite atkurti ataskaitos eilutes Išsamiai, dar kartą spustelėkite Slėpti informaciją.

Puslapio viršus