Satura organizatora konfigurēšana dokumentu maršrutēšanai

Satura organizators ir SharePoint līdzeklis, kas var automātiski pārvaldīt dažus svarīgus bibliotēkas uzdevumus. Tas ne vien ietaupa laiku, bet arī palīdz nodrošināt dokumentu bibliotēkas saskaņotu pārvaldību.

Ko var paveikt satura organizators?

Satura organizators var automātiski veikt šādus uzdevumus:

• Dokumentu maršrutēšana uz dažādām bibliotēkām vai mapēm. Faktiski satura organizators darbojas kā dokumentu vārtzinis. Ikreiz augšupielādējot dokumentu, satura organizators izmanto jūsu izveidotās kārtulas, lai noteiktu, vai dokuments jāpārvieto. Pēc tam tas maršrutē dokumentu uz pareizo bibliotēku vai mapi, kas var atrasties citā vietņu kolekcijā. Kārtulu pamatā var būt satura tipu un metadatu kombinācija.
• Visu dokumentu augšupielāde nomešanas bibliotēkā Jūs varat konfigurēt satura organizatoru ievietot visus augšupielādētos dokumentus nomešanas bibliotēkā, kur var ievadīt metadatus un pabeigt iesniegšanas procesu.

• Mapes lieluma pārvaldība Jūs varat konfigurēt satura organizatoru, lai tas pārraudzītu vienumu skaitu mapēs un nodrošinātu, ka nevienā mapē nav vairāk par norādīto vienumu skaitu. Pēc noklusējuma šis ierobežojums ir 2500 vienumi, un, pienākot vienumam Nr. 2501, satura organizators automātiski izveido jaunu mapi un tajā ievieto dokumentu. Varat norādīt satura organizatora atļauto vienumu skaitu vienā mapē.
• Iesniedzamo datu dublikātu pārvaldība Ja tiek augšupielādēts jau bibliotēkā esošs dokuments, jūs varat likt satura organizatoram izmantot SharePoint versijas vai mainīt faila nosaukumu, pievienojot unikālas rakstzīmes. Šādi tiek nodrošināts, ka tiek saglabāts gan esošais dokuments, gan dublikāts.
• Auditēšanas žurnālu uzturēšana. Satura organizators pēc dokumenta maršrutēšanas var paturēt auditēšanas žurnālus, saglabātus kopā ar dokumentu.

Satura organizatora līdzekļa aktivizēšanas vietnē

Jums ir jābūt vismaz vietnes īpašnieka atļaujām, un publicēšanas līdzekļiem jābūt iespējotiem.

Lai vietnei aktivizētu satura organizatora līdzekli:

1. Navigējiet uz vietni, kuru vēlaties konfigurēt.

2. Noklikšķiniet uz Iestatījumi Iestatījumi un pēc tam nolaižamajā izvēlnē izvēlieties Vietnes iestatījumi.
   SharePoint vidē noklikšķiniet uz Iestatījumi , noklikšķiniet uz Vietnes saturs un pēc tam uz Vietnes iestatījumi.

3. Lapas Vietnes iestatījumi grupā Vietnes darbības noklikšķiniet uz Pārvaldīt vietnes līdzekļus.

4. Pēc tam blakus satura organizatora līdzekļa nosaukumam noklikšķiniet uz Aktivizēt. Kad līdzeklis ir aktivizēts, kolonnā Statuss parādās vārds Aktīvs.

   

Satura organizatora konfigurēšana dokumentu maršrutēšanai

1. Naviģējiet uz vietni, kurai vēlaties konfigurēt satura organizatoru automātiskai dokumentu maršrutēšanai uz norādītajām vietām.

2. Noklikšķiniet uz Iestatījumi Iestatījumi un pēc tam nolaižamajā izvēlnē izvēlieties Vietnes iestatījumi.
   SharePoint vidē noklikšķiniet uz Iestatījumi , noklikšķiniet uz Vietnes saturs un pēc tam uz Vietnes iestatījumi.

3. Grupā Vietnes administrēšana izvēlieties Satura organizatora iestatījumi.

   Piezīme

   Satura organizatora iestatījumu saite parādās tikai tad, ja attiecīgajai vietnei šis līdzeklis ir aktivizēts.

4. Sadaļā Pārvirzīt lietotājus uz nomešanas bibliotēku atzīmējiet izvēles rūtiņu, lai tiktu lietots satura organizētājs. Šī darbība automātiski novirza lietotājus uz nomešanas bibliotēku, kad viņi mēģina augšupielādēt dokumentu.

5. Atzīmējiet izvēles rūtiņu sadaļā Sūtīšana uz citu vietni , ja vēlaties ļaut kārtulām maršrutēt dokumentus uz citu vietni.

6. Sadaļā Mapju nodalījumu izveide atzīmējiet izvēles rūtiņu Izveidot apakšmapes, kad mērķa atrašanās vietā ir par daudz vienumu, lai automātiski izveidotu apakšmapes, kad atrašanās vietā ir pārsniegts norādītais vienumu skaits.

   • Lodziņā Vienumu skaits atsevišķā mapē ierakstiet, cik dokumentu var glabāt mapē pirms jaunas mapes izveides.
   • Lodziņā Formāta vai mapes nosaukums norādiet nosaukumdošanas konvenciju no jauna izveidotajām mapēm.

7. Sadaļā Iesniegto datu dublikāti atlasiet, vai vēlaties, lai dublikāti izmanto SharePoint versiju izveides līdzekli vai dublikātiem vienmēr vienuma faila nosaukumam jāpievieno unikālas rakstzīmes.

8. Sadaļā Konteksta saglabāšana atzīmējiet izvēles rūtiņu, ja audita žurnālus vai metadatus vēlaties saglabāt kā audita ierakstu iesniegtajā vienumā vai dokumentā.

9. Sadaļā Kārtulu pārvaldnieki ievadiet lietotājvārdus, kas organizācijā ir kārtulu pārvaldnieki. Kārtulu pārvaldniekiem ir jābūt vietnes pārvaldības atļaujām, lai piekļūtu satura organizatora kārtulu iestatījumu lapai. Papildinformāciju skatiet rakstā Satura organizatora kārtulu izveide dokumentu maršrutēšanai.

10. Atzīmējiet attiecīgās izvēles rūtiņas, lai kārtulu pārvaldniekiem automātiski tiktu nosūtīti e-pasta ziņojumi. Satura organizators var nosūtīt e-pasta ziņojumu, kad iesniegtie dati neatbilst kārtulai vai saturs tiek iesniegts satura organizatoram.

    Piezīme

    Lai iespējotu šīs izvēles rūtiņas, jūsu SharePoint vai tīkla administratoram ir jākonfigurē e-pasts serverī vai pakalpojumā.

11. Sadaļā Iesniegšanas punkti ievadiet informāciju par citām vietnēm vai e-pasta ziņojumapmaiņas programmatūru, kas var nosūtīt saturu uz pašreizējo vietni.

    Padoms

    Šajā sadaļā ir norādīts tīmekļa pakalpojuma vietrādis URL satura iesniegšanai attiecīgajā vietnē gadījumā, ja vēlaties izveidot darbplūsmu vai pielāgotu risinājumu dokumentu iesniegšanai no e-pasta sistēmas.