SharePoint piedāvā mērogojamu, līdzekļiem bagātu pieredzi satura pārvaldībai. Ja jums jāpārvalda liels failu apjoms, apsveriet iespēju izmantot dokumentu centra vietnes veidni. Šī veidne ir optimizēta liela mēroga dokumentu pārvaldībai. Tas var ietaupīt laiku un palīdzēt jums strādāt efektīvāk. Veidnē ir iekļautas versijas, dokumentu ID, dokumentu kopas, metadatu navigācija un satura tipi.
Dokumentu centra vietne ir piemērota abos tālāk norādītajos scenārijos.
- Autorēšanas vide Dokumentu centra autorēšanas vidē lietotāji izveido un rediģē tūkstošiem dokumentu vai multivides līdzekļu, kas tiek glabāti centrālajā repozitorijā.
- Satura arhīvs Satura arhīvā, piemēram, zināšanu bāzē, lietotāji glabā vai skata dokumentus.
Šajā rakstā ir sniegta informācija par dokumentu centra vietnes veidnes līdzekļiem.
Informāciju par dokumentu centra izveidi skatiet rakstā Veidņu izmantošana, lai izveidotu dažādu veidu SharePoint vietnes
Kas atrodas dokumentu centra vietnē?
Dokumentu centra vietnes veidnē ir līdzekļi, kas atvieglo un efektīvāk veido un pārvalda lielas dokumentu kopas. Lielākajā daļā gadījumu vietnes īpašnieks var pievienot katru no šiem līdzekļiem atsevišķi. Dokumentu centra vietnes veidne automātiski iespējo ieteicamos dokumentu pārvaldības līdzekļus. Nākamajās sadaļās šie līdzekļi ir īsumā aprakstīti.
Dokumentu centra vietni varat izmantot kā autorēšanas vidi vai satura arhīvu. Autorēšanas vidē lietotāji bieži paņem un atdot failus apritē un izveido šo failu strukturizētas mapes. Versiju pārvaldība ir iespējota, un tiek saglabātas katra dokumenta vecākās versijas. Turklāt darbplūsmas var kontrolēt dokumentu dzīves ciklus.
Savukārt satura arhīvā tiek veikta minimāla autorēšana. Lietotāji tikai skata un augšupielādē dokumentus. Dokumentu centra vietnes veidne atbalsta satura arhīva veida izveidi, ko dēvē par zināšanu bāzes arhīviem. Parasti zināšanu bāzes ietver vienu dokumenta versiju, un vietnē var ietvert miljoniem failu. Parastā situācijā, piemēram, liela uzņēmuma tehniskā atbalsta centra gadījumā, tūkstošiem cilvēku var piekļūt saturam, galvenokārt, lai to lasītu. Tikai daži augšupielādētu jaunu saturu vietnē.
Tālāk norādītajos vienumos aprakstīti daži SharePoint līdzekļi, kurus var iekļaut dokumentu centra vietnē. Papildus šīm iespējām dažas organizācijas pielāgo dokumentu centra izskatu un navigāciju. Daži pievieno pielāgotas tīmekļa daļas.
Metadatu navigācija
Pārvaldītie metadati ir sistēma, kas piešķir noteiktus terminus dokumentiem vidē SharePoint. Pēc tam šos terminus var klasificēt, lai klasificētu dokumentus. Metadatus varat arī izmantot, lai lietotājiem izveidotu jaudīgu navigācijas rīku, kas var palīdzēt viņiem ātri atrast meklēto.
Piemēram, pieņemsim, ka jūsu uzņēmumam ir zināšanu bāze, kurā ir raksti, kas palīdz lietotājiem novērst problēmas ar produktiem. Varat izveidot metadatu terminus, kas ļauj lietotājiem filtrēt informāciju pēc produkta, problēmas veida vai citiem rekvizītiem.
Dokumenta ID
Dokumentu centra vietnē katrs satura fragments iegūst unikālu ID, kas nav saistīts ar dokumenta atrašanās vietu, piemēram, URL saiti. Tas nozīmē, ka, pārvietojot vai pārdēvējot dokumentu, ID paliek tāds pats. ID var izmantot, lai izveidotu pastāvīgu saiti uz dokumentu un samazinātu bojātās saites.
Versijas
Versijas tiek automātiski iespējotas dokumentu centra vietnē. Tas nozīmē, ka automātiski tiek iegūta visu dažādo faila versiju vēsture. Piemēram, dokumenta pārskatīšanas procesā tas nozīmē, ka tiek reģistrēti visi atjauninājumi, kas tika ievadīti pārskatīšanas cikla laikā. Varat izsekot atjauninājumus, sazināties ar atbildētājiem utt. Turklāt, ja rodas problēma ar pašreizējo raksta versiju, varat ātri atgriezties pie pēdējās zināmās derīgās versijas.
Satura tipi
Satura tips ir noteikta veida saturs kopā ar satura iestatījumu grupu. Kad kāds izveido dokumentu ar definētu satura tipu, tas automātiski saņem visus atbilstošos iestatījumus šim satura tipam. Dokumentu centrā var būt satura tipu kolekcija — dažādu veidu dokumenti, video, veidnes utt.
Satura organizators
Satura organizators netiek automātiski iekļauts dokumentu centra vietnē, tomēr daudzi lietotāji to pievieno. Satura organizators ir SharePoint līdzeklis, kas ļauj pārvaldīt vispārējo vienumu organizāciju un struktūru. Izmantojot metadatus vai satura tipus, satura organizators var automātiski maršrutēt dokumentus un citus vienumus uz noteiktām atrašanās vietām. Piemēram, zināšanu bāzē satura organizators var automātiski maršrutēt visus iesniegtos datus uz īpašu bibliotēku, kurā tiek apkopoti raksti par konkrētu produktu.