Access vai Excel izmantošana datu pārvaldībai

Access un Microsoft Excel ir daudz līdzību, kas var apgrūtināt izvēli, kuru programmu izmantot. Piemēram, abas programmas var glabāt lielu datu apjomu, palaist jaudīgus vaicājumus un analīzes rīkus, lai šos datus sadalītu un pārkārtotu un veiktu sarežģītus aprēķinus, lai atgrieztu vajadzīgos datus.

Tomēr katrai programmai ir acīmredzamas priekšrocības atkarībā no pārvaldāmo datu tipa un tā, ko ar tiem vēlaties darīt. Piemēram, ja vēlaties uzturēt datu integritāti formātā, kuram var piekļūt vairāki lietotāji, Access ir vislabākā izvēle, savukārt Excel ir labāk piemērota sarežģītiem skaitliskiem datiem, kurus vēlaties padziļināti analizēt.

Daudzos gadījumos jūs varat izmantot abas programmas, izmantojot katru mērķim, kuram tā ir vislabāk piemērota. Kopumā Access labāk pārvalda datus, palīdzot uzturēt tos organizētus, ērti meklējamus un pieejamus vairākiem lietotājiem vienlaicīgi. Excel parasti ir labāka datu analizēšanai — sarežģītu aprēķinu veikšanai, iespējamo rezultātu izpētei un augstas kvalitātes diagrammu izveidei. Ja datu glabāšanai izmantojat programmu Access, bet analizēšanai programmu Excel, varat izmantot abu programmu priekšrocības.

Pirms izlemjat, kuru programmu izmantot, iespējams, vēlēsities salīdzināt katras programmas priekšrocības, uzzināt, kad vislabāk izmantot vienu vai otru programmu, un uzzināt, kā strādāt ar abām programmām, lai sasniegtu tieši vēlamos rezultātus.

Salīdziniet katras programmas priekšrocības

Pareizās programmas izvēle ir kritiski svarīga, ja vēlaties piekļūt savai informācijai un atjaunināt to maksimāli veiksmīgi un precīzi. Lai uzzinātu, kura programma ir vispiemērotākā veicamajiem uzdevumiem, var būt noderīgi salīdzināt katras programmas sniegtās priekšrocības attiecībā uz datu glabāšanu, datu analīzi, vairāku lietotāju sadarbību un drošību.

Datu krātuve

Plakani dati salīdzinājumā ar relāciju datiem Lai izlemtu, kura programma ir vispiemērotākā jūsu datu glabāšanai, uzdodiet sev šādu jautājumu: vai dati ir relāciju vai nē? Datus, kurus var efektīvi iekļaut vienā tabulā vai darblapā, sauc par plakaniem vai nerelāciju datiem. Piemēram, ja vēlaties izveidot vienkāršu klientu sarakstu, kur katram klientam tiek rādīta tikai viena adrese un kontaktpersona, programma Excel varētu būt labāka izvēle. Taču, ja vēlaties glabāt sarežģītāku klientu sarakstu, kurā ir norēķinu un piegādes adreses katram klientam vai vairākas kontaktpersonas katram klientam, Access ir vislabākais risinājums.

Relāciju datu bāzē informācija tiek organizēta vairākās tabulās. Labi izveidotā relāciju datu bāzē katra tabula ir plakana un satur informāciju tikai par vienu datu tipu. Piemēram, ja veidojat klientu datu bāzi, klientu vārdi ir jāglabā vienā tabulā, bet šo klientu norēķinu un piegādes adreses ir jāglabā atsevišķā tabulā. Ieteicams glabāt adreses atsevišķi no vārdiem, jo katram klientam var būt vairākas adreses, un jūs vēlaties ievadīt vairākas adreses katram klientam, neievadot atkārtoti klienta vārdu katram klientam.

Lokālie dati salīdzinājumā ar ārējiem datiem Programmu Access var izmantot, lai izveidotu savienojumu ar datiem no dažādiem ārējiem datu avotiem un šos datus varētu skatīt, iekļaut vaicājumos un rediģēt tos bez importēšanas. Piemēram, programma Access nodrošina komandas, kas ļauj izveidot savienojumu ar esošiem datiem Microsoft SQL SQL Server datu bāzē, dBASE failā vai Outlook mapē, kā arī daudziem citiem datu avotiem. Programmu Excel var izmantot, lai izveidotu savienojumu ar dažādiem datu avotiem, tostarp Access, SQL Server un analīzes pakalpojumu datu bāzēm, teksta un XML failiem, kā arī ODBC un OLE DB datu avotiem. Tomēr nevar rediģēt datus, lai mainītu avota datus, izmantojot Excel lietotāja interfeisu.

Gan Access, gan Excel nodrošina komandas, lai izveidotu savienojumu ar datiem Windows SharePoint Services sarakstos. Tomēr programma Excel nodrošina tikai lasāmu savienojumu ar SharePoint sarakstiem. savukārt Access ļauj lasīt datus no SharePoint sarakstiem un rakstīt tajos.

Datu integritāte un elastība Unikālie identifikatori palīdz saglabāt datu integritāti un nodrošina, ka divās rindās (vai ierakstos) nav tieši vienādu datu. Unikālie identifikatori arī nodrošina ātrāko veidu, kā izgūt datus, kad meklējat vai kārtojat datus. Programmā Access datu tipu AutoNumber var izmantot, lai katram ierakstam automātiski ģenerētu unikālu identifikatoru. Pēc tam šos identifikatorus var izmantot, lai saistītu vienas tabulas ierakstus ar vienu vai vairākiem ierakstiem citā tabulā.

Struktūra, ko Access lieto jūsu datiem, palīdz nodrošināt datu integritāti. Access var pieprasīt, lai jauniem ierakstiem vienā tabulā būtu esoša atbilstoša vērtība citā tabulā, lai nevarētu izveidot pamesto elementu ierakstus. Piemēram, jūs nevēlaties pasūtījumu, kurā nav ietverta klienta informācija. Access var pieprasīt, lai katram jaunajam ierakstam tabulā Pasūtījumi būtu atbilstoša klienta vērtība tabulā Klienti. Šo nepieciešamo vērtību atbilstību sauc par attiecinošo integritāti.

Jūs varat arī ieviest savus ierobežojumus un kārtulas, lai nodrošinātu, ka dati tiek ievadīti pareizi. Programma Excel ļauj ievadīt datus brīvā formā, bet tā kā Excel neatbalsta relāciju datus, tā nevar atbalstīt attiecinošo integritāti. Tomēr varat izmantot komandu Datu validācija , lai kontrolētu datu ievadi programmā Excel.

Datu analīze

Vaicājumi Ja jums bieži nākas skatīt datus dažādos veidos atkarībā no mainīgiem apstākļiem vai notikumiem, Access varētu būt labāka izvēle jūsu datu glabāšanai un darbam ar tiem. Programma Access ļauj izmantot strukturētās vaicājumvalodas (SQL) vaicājumus, lai ātri izgūtu tikai vajadzīgās datu rindas un kolonnas neatkarīgi no tā, vai dati atrodas vienā tabulā vai vairākās tabulās. Aprēķinātu lauku izveidei vaicājumos var izmantot arī izteiksmes. Izteiksmju izmantošana programmā Access ir līdzīga formulu izmantošanai programmā Excel, lai aprēķinātu vērtības. Access vaicājumus varat arī izmantot, lai apkopotu datus un parādītu apkopojuma vērtības, piemēram, summas, vidējās vērtības un skaitu.

Modelēšana Programmā Excel iespēju analīzes rīkus var izmantot, lai prognozētu darblapas modeļa iznākumu. Iespēju analīze sniedz iespēju datiem palaist dažādus scenārijus, piemēram, labākā un sliktākā gadījuma scenārijus, kā arī salīdzināt vairāku scenāriju rezultāta datus. Programmā Access līdzīgs līdzeklis nav pieejams.

Rakursēšana un diagrammu veidošana Abās programmās varat izveidot rakurstabulu atskaites un rakurstabulas diagrammas. Tomēr programma Excel nodrošina uzlabotus rakurstabulu atskaišu veidošanas un diagrammu veidošanas līdzekļus nekā Access. Ja plānojat izveidot plašas rakurstabulu atskaites vai regulāri nodrošināt profesionāla izskata diagrammas, izmantojiet rakurstabulas atskaišu veidošanu vai rakurstabulas diagrammu veidošanu programmā Excel, nevis tos pašus līdzekļus programmā Access.

Vairāku lietotāju sadarbība

Gan programmu Access, gan Excel var izmantot sadarbības vidē, piemēram, Windows SharePoint Services un tīkla failu koplietojumos, taču pastāv atšķirīgi veidi, kā datiem var piekļūt vairāki lietotāji.

Vairāku lietotāju piekļuve datiem Normālas darbības gadījumā Access ļauj vairākiem lietotājiem vienlaikus atvērt vienu datu bāzi. tas darbojas labi, jo Access bloķē tikai rediģējamos datus; Tā rezultātā citi lietotāji var rediģēt dažādus ierakstus bez konfliktiem. Programmā Excel darbgrāmatu varat koplietot ar citiem lietotājiem, bet vairāku lietotāju sadarbība vislabāk darbojas tad, ja lietotāji ar datiem šajā darbgrāmatā strādā atšķirīgos laikos, nevis vienlaikus. Faktiski Access datu bāzes lietotāji sadarbojas darbā ar datu kopu, un Excel darbgrāmatas lietotāji kopīgi strādā ar dokumentu.

Windows SharePoint Services izmantošana sadarbībai Abas programmas integrējas ar Microsoft Windows SharePoint Services tehnoloģijām, piemēram, SharePoint sarakstiem un dokumentu bibliotēkām.

Access nodrošina dažādus veidus, kā SharePoint vietnē sadarboties ar vairākiem lietotājiem. Piemēram, pilnu datu bāzi var augšupielādēt Windows SharePoint Services dokumentu bibliotēkā, padarīt veidlapas un atskaites pieejamas kā Windows SharePoint Services skatus un saistīt datu bāzi ar datiem, kas tiek glabāti SharePoint sarakstos.

Programma Excel nodrošina tikai vienu veidu, kā sadarboties ar vairākiem lietotājiem SharePoint pakalpojumu vietnē. Darbgrāmatu var augšupielādēt Windows SharePoint Services dokumentu bibliotēkās, kur atsevišķi lietotāji var paņemt darbgrāmatu, lai veiktu izmaiņas, neļaujot citiem lietotājiem vienlaikus modificēt darbgrāmatu. Lietotāji var rediģēt darbgrāmatu bez tās paņemšanas dokumentu bibliotēkā, un šādā gadījumā viņiem ir jāsaskaņo ar citiem lietotājiem, lai izvairītos no datu konfliktiem.

Tīkla mapju izmantošana sadarbībai Ja Access datu bāzi glabājat koplietojamā tīkla mapē, vairāki lietotāji var atvērt datu bāzi un vienlaikus strādāt ar datiem. Atsevišķi ieraksti tiek bloķēti, kad lietotājs tos rediģē. Ja Excel darbgrāmatu glabājat koplietojamā tīkla mapē, darbgrāmatu vienlaikus var rediģēt tikai viens lietotājs. Skatīšanas nolūkos vairāki lietotāji var atvērt darbgrāmatu, kamēr cits lietotājs to rediģē, bet šie lietotāji nevar veikt izmaiņas datos, kamēr lietotājs, kurš rediģē darbgrāmatu, nav to aizvēris.

Drošība

Abas programmas nodrošina līdzīgus līdzekļus — paroles un šifrēšanu —, kas var palīdzēt novērst datu zudumu un aizsargāt datus no nesankcionētas piekļuves. Tomēr pastāv dažas atšķirības starp Access un Excel lietotāja līmeņa datu aizsardzības darbībā.

Datu zuduma novēršana Programmā Access jūsu darbs tiek nepārtraukti saglabāts, tāpēc neparedzētas kļūmes gadījumā jūs visticamāk nezaudēsit daudz darba (ja tāds ir). Tomēr, tā kā Access pastāvīgi saglabā jūsu darbu, ir iespējams arī veikt izmaiņas, kuras vēlāk izlemjat, ka nevēlaties veikt. Lai nodrošinātu, ka datu bāzi varat atjaunot atbilstoši savām vēlmēm, ir jāizveido datu bāzes faila dublējumkopija atbilstoši jūsu vajadzībām atbilstošam grafikam. No dublējuma var atkopt visu datu bāzi vai atjaunot tikai tabulu vai citu datu bāzes objektu, kas nepieciešams. Ja izmantojat failu sistēmas dublēšanas utilītu, datu atjaunošanai varat izmantot arī failu sistēmas dublējumā ietvertas datu bāzes kopiju. Programmā Excel, datu atjaunināšanas laikā noteiktos intervālos var saglabāt automātiskās atkopšanas informāciju.

Lietotāja līmeņa datu aizsardzība Programmā Excel kritiskos vai privātos datus var noņemt no skata, paslēpjot datu kolonnas un rindas, un pēc tam visu darblapu var aizsargāt, lai kontrolētu lietotāju piekļuvi slēptajiem datiem. Papildus darblapas un tās elementu aizsardzībai varat arī bloķēt un atbloķēt darblapas šūnas, lai citi lietotāji netīši nemodificētu svarīgus datus.

Faila līmeņa drošība Faila līmenī šifrēšanu var izmantot abās programmās, lai neļautu nepilnvarotiem lietotājiem skatīt datus. Varat arī pieprasīt, lai tiktu ievadīta parole, lai atvērtu datu bāzi, failu vai darbgrāmatu. Turklāt varat aizsargāt datu bāzi, failu vai darbgrāmatu, izmantojot ciparparakstu.

Ierobežota piekļuve datiem Programmā Excel varat norādīt lietotāja atļaujas piekļūt datiem vai iestatīt tikai lasīšanas tiesības, kas neļauj citiem lietotājiem veikt izmaiņas datos, kuriem viņiem ir piekļuve. Access nenodrošina lietotāja līmeņa drošības līdzekļus, bet Access atbalsta visu datu bāzu serveru, ar kuriem tiek izveidots savienojums, lietotāja drošības modeli. Piemēram, ja veidojat saiti uz SharePoint sarakstu, programma Access ņem vērā SharePoint saraksta lietotāja atļaujas. Ja nevēlaties nepilnvarotiem lietotājiem neļaut piekļūt Access datiem, varat šifrēt datu bāzi, iestatot paroli. Lai lasītu datu bāzes datus, lietotājiem ir jāievada parole pat tad, ja viņi tai piekļūst, izmantojot citu programmu, piemēram, Excel.

Papildinformāciju par datu aizsardzību skatiet sadaļā Programmas Access 2003 lietotāja līmeņa drošības iestatīšana vai mainīšana programmā Access 2007 vai jaunākā versijā un Aizsardzība un drošība programmā Excel.

Access izmantošanas gadījumi

Vispārīgi izsakoties, Access ir vislabākā izvēle, ja regulāri jāizseko un jāreģistrē dati un pēc tam jāparāda, jāeksportē vai jāizdrukā šo datu apakškopas. Access veidlapas nodrošina ērtāku interfeisu darbam ar datiem nekā Excel darblapa. Access var izmantot, lai automatizētu bieži veicamas darbības, un Access atskaites ļauj apkopot datus drukātā vai elektroniskā formātā. Access nodrošina jūsu datiem vairāk struktūras. Piemēram, varat kontrolēt, kādus datu tipus var ievadīt, kādas vērtības var ievadīt, kā arī varat norādīt, kā dati vienā tabulā ir saistīti ar datiem citās tabulās. Šī struktūra palīdz nodrošināt, ka tiek ievadīti tikai pareizi datu tipi.

Programma Access glabā datus tabulās, kas izskatās līdzīgi darblapām, bet Access tabulas ir paredzētas sarežģītiem vaicājumiem attiecībā pret citās tabulās glabātajiem datiem.

Izmantojiet Access, ja vēlaties veikt šādas darbības:

• Paredziet, ka datu bāzē strādā daudz cilvēku, un jums ir nepieciešamas efektīvas opcijas, kas droši apstrādā datu atjauninājumus, piemēram, ierakstu bloķēšana un konfliktu risināšana.
• Paredziet nepieciešamību pievienot papildu tabulas datu kopai, kas izveidota kā plakana tabula vai nerelāciju tabula.
• Vēlaties izpildīt sarežģītus vaicājumus.
• Vēlaties izveidot dažādas atskaites vai pasta sūtījumu uzlīmes.

Raksturīgākās situācijas programmas Access izmantošanai

• Kontaktpersonu pārvaldība Varat pārvaldīt savas kontaktpersonas un pasta adreses un pēc tam izveidot atskaites programmā Access vai sapludināt datus ar Microsoft Office Word, lai drukātu standarta vēstules, aploksnes vai pasta sūtījumu uzlīmes.
• Krājumu un līdzekļu izsekošana Varat izveidot inventāra sarakstu mājās vai uzņēmumā un saglabāt fotoattēlus vai citus saistītus dokumentus kopā ar datiem.
• Pasūtījumu izsekošana Varat ievadīt informāciju par produktiem, klientiem un pasūtījumi un pēc tam izveidot atskaites, kas rāda pārdošanas informāciju par darbiniekiem, reģionu, laika periodu vai kādu citu vērtību.
• Uzdevumu izsekošana Varat izsekot uzdevumus personu grupai, un ievadīt jaunus uzdevumus laikā, kad citi lietotāji atjaunina savus esošos uzdevumus tajā pašā datu bāzē.
• Patapināto bibliotēku organizēšana Varat izmantot Access, lai glabātu datus par grāmatām un kompaktdiskiem un izsekotu, kam tos esat aizdevis.
• Notikumu plānošana Varat ievadīt informāciju par notikumu datumiem, vietām un dalībniekiem un pēc tam izdrukāt notikumu grafikus vai kopsavilkumus.
• Uztura izsekošana Sekojiet receptēm un reģistrējiet diētas un vingrinājumu aktivitātes.

Kad izmantot programmu Excel

Excel kā izklājlapu programma var glabāt lielu datu apjomu darbgrāmatās, kurās ir viena vai vairākas darblapas. Tomēr tā vietā, lai kalpotu kā datu bāzu pārvaldības sistēma, piemēram, Access, programma Excel ir optimizēta datu analīzei un aprēķiniem. Varat izmantot šo pielāgoto programmu, lai veidotu datu analizēšanas modeļus, rakstītu vienkāršas un sarežģītas formulas, lai veiktu aprēķinus ar šiem datiem, rādītu datus rakursā vēlamajā veidā un attēlotu datus dažādās profesionāla līmeņa diagrammās. Programmā Microsoft Create ir pieejamas vairākas Excel noformējuma veidnes

Izmantojiet Excel, ja:

• Ja dati galvenokārt ir skaitliski, nepieciešams plakans vai nerelāciju skats, nevis relāciju datu bāze, kurā tiek izmantotas vairākas tabulas.
• Bieži veiciet savu datu aprēķinus un statistisku salīdzināšanu.
• Vēlaties izmantot rakurstabulu atskaites, lai skatītu hierarhijas datus kompaktā un elastīgā izkārtojumā.
• Plānojat regulāri veidot diagrammas un vēlaties izmantot jaunos diagrammu formātus, kas ir pieejami programmā Excel.
• vēlaties izcelt datus, izmantojot nosacījumformatēšanas ikonas, datu joslas un krāsu skalas.
• Jūs vēlaties veikt sarežģītas iespēju analīzes darbības ar saviem datiem, piemēram, statistikas, inženiertehnisko un regresijas analīzi.
• Vēlaties sekot vienkāršā sarakstā esošiem vienumiem personiskai lietošanai vai ierobežotai sadarbībai.

Raksturīgākās situācijas Excel izmantošanai

• Grāmatvedība Varat izmantot Excel jaudīgos rēķināšanas līdzekļus dažādos finanšu un grāmatvedības pārskatos, piemēram, naudas plūsmas pārskatā vai peļņas vai zaudējumu pārskatā.
• Budžeta plānošana Neatkarīgi no tā, vai jūsu vajadzības ir privātas vai saistītas ar uzņēmējdarbību, programmā Excel varat izveidot jebkāda tipa budžetu, piemēram, mārketinga budžeta plānu, pasākuma budžetu vai pensijas budžetu.
• Norēķini un pārdošana Programma Excel ir noderīga arī norēķinu un pārdošanas datu pārvaldībai, un jūs varat viegli izveidot nepieciešamās veidlapas, piemēram, rēķinus, pavadzīmes vai pirkšanas pasūtījumus.
• Atskaišu izveide Programmā Excel varat izveidot dažādu tipu atskaites, kurās atspoguļota jūsu datu analīze vai datu apkopojums, piemēram, atskaites, kurās norādīta projekta izpilde, prognozēti dati, apkopoti dati vai sniegti dispersijas dati.
• Plānošana Excel ir lielisks rīks profesionālu plānu vai noderīgu plānotāju izveidei, piemēram, izveidojiet nedēļas nodarbību plānu, mārketinga izpētes plānu, gada beigu nodokļa plānu vai plānotājus, kas palīdz organizēt nedēļas maltītes, viesības vai brīvdienas.
• Izsekošana Varat izmantot Excel, lai izsekotu datus laika grafikā vai sarakstā, piemēram, darba laika grafikā vai inventāra sarakstā, kur varat izsekot aprīkojuma izmantošanai.
• Kalendāru izmantošana Tā kā programma Excel ir režģveidīga, tā ir piemērota jebkura veida kalendāra izveidei, piemēram, mācību gada aktivitātēm vai finanšu gada kalendāru, lai sekotu biznesa notikumiem un atskaites punktiem.

Noderīgas Excel veidnes jebkurā no šīm kategorijām skatiet sadaļā Excel veidnes sistēmā Microsoft Office Online.

Access un Excel izmantošana kopā

Var būt reizes, kad jūs vēlētos izmantot priekšrocības, ko piedāvā abas programmas. Piemēram, esat izveidojis Excel darblapu, kurā var aprēķināt un analizēt datus, bet darblapa ir kļuvusi pārāk liela un sarežģīta, un daudziem citiem lietotājiem ir nepieciešama piekļuve datiem. Šajā brīdī darblapu var importēt vai saistīt programmā Access un izmantot kā datu bāzi, nevis strādāt ar to programmā Excel. Vai, iespējams, jums ir dati Access datu bāzē, par kuriem vēlaties izveidot detalizētas Excel rakurstabulas atskaites un profesionāla izskata Excel diagrammas.

Neatkarīgi no tā, kuru programmu izmantojat vispirms, vienmēr varat pārsūtīt datus no vienas programmas uz otru, kur varat turpināt ar to strādāt. Ar datu savienojumu vai bez tā datus programmā Access var ienest no programmas Excel (un otrādi), tos kopējot, importējot vai eksportējot.

Papildinformāciju par datu apmaiņu starp abām programmām skatiet sadaļā Datu pārvietošana no Excel uz Access.