Automātiskas darbplūsmas iestatīšana starp lietojumprogrammām Microsoft Forms Excel, izmantojot Power Automatizēt

Ievads

Šajā rokasgrāmatā ir vadīts process, kurā varat iestatīt automatizētu darbplūsmu starp Microsoft Forms Excel, izmantojot Power Automatizēt. Darbplūsma var automātiski Forms pievienot atbilžu datus iepriekš definētam Excel failam.

Priekšnosacījumi

Pirms sākat darbu, pārliecinieties, vai:

• Microsoft 365 konts ar piekļuvi Microsoft Forms un Excel (skatiet Microsoft 365 pakalpojuma aprakstu)

• Piekļuve Power Automate (Power Automate licencēšanas pārbaude Power Automate iegādātām Microsoft 365 konta licencēm)

Soli pa solim

1. Izveidojiet savu Microsoft Form

Lai sāktu, ir nepieciešama programma Microsoft Form, kas apkopo datus, kurus vēlaties automatizēt. Izpildiet tālāk norādītās darbības.

• Pierakstieties savā Microsoft 365 kontā un naviģējiet uz Microsoft Forms.

• Izveidojiet veidlapu un noformējiet to, pievienojot jautājumus un konfigurējot pēc vajadzības.

2. Excel izklājlapas iestatīšana

Pēc tam sagatavojiet Excel izklājlapu, lai glabātu datus, kas apkopoti no jūsu veidlapas:

• Atveriet programmu Excel un izveidojiet jaunu darbgrāmatu vai izmantojiet esošu darbgrāmatu.

• Apzīmējiet kolonnas, lai tās atbilstu laukiem jūsu Microsoft Form. Piemēram, ja veidlapā ir apkopti vārdi un e-pasta adreses, kolonnām var būt apzīmējums "Vārds" un "E-pasts".

• Saglabājiet darbgrāmatu pakalpojumā OneDrive vai SharePoint, lai tai varētu piekļūt Power Automate.

Ja jums jau ir Excel fails, kas saistīts ar veidlapu (izmantojot rezultātu "Atvērt rezultātu programmā Excel" Forms rezultātu lapā), kolonnas tiks izveidotas automātiski. Kolonnas var pielāgot pēc nepieciešamības.

3. Jaunas plūsmas izveide Power Automatizēšana

Tagad pievienojumlapā Power Automate izveidosit plūsmu, lai veidlapu saistītu ar savu Excel izklājlapu:

• Atvēršana un pierakstīšanās līdzeklī Power Automate

• un noklikšķiniet uz "Izveidot" kreisās puses izvēlnē.

• Atlasiet "Automatizēta mākoņa plūsma" un piešķiriet plūsmai nosaukumu (piemēram, "Veidlapa Excel automatizācijai").

• Sadaļā "Izvēlieties savas plūsmas trigeri" meklējiet un atlasiet "atlasot Microsoft Forms".

• Kā trigeri atlasiet "Kad tiek iesniegta jauna atbilde".

4. Trigera konfigurēšana

Pēc tam ir jākonfigurē trigeris, lai norādītu, kuras veidlapu atbildes aktivizē plūsmu:

• Nolaižamajā sarakstā atlasiet formu, kuras datus vēlaties automatizēt. Ja veidlapa netiek parādīta, ielīmējiet veidlapas ID no veidlapas vietrāža URL, lai pievienotu veidlapu.

• Lai turpinātu, noklikšķiniet uz "Jauna darbība".

5. Darbības pievienošana, lai saņemtu veidlapas atbildes

Pēc trigera iestatīšanas pievienojiet darbību, lai izgūtu veidlapas atbildes:

• Meklējiet "Microsoft Forms" un atlasiet "Iegūt detalizētu informāciju par atbildi".

• Nolaižamajā sarakstā izvēlieties savu veidlapu.

• Laukā "Atbildes ID" dinamiskajā satura lodziņā atlasiet "Atbildes ID".

6. Darbības pievienošana Excel izklājlapas aizpildīšanai

Tagad jūs iestatīsit darbību, lai veidlapas atbildes rakstītu Excel izklājlapā:

• Noklikšķiniet uz "Jauna darbība" un meklējiet "Excel Online (biznesa)".

• Atlasiet "Pievienot rindu tabulā".

• Izvēlieties Excel faila atrašanās vietu (OneDrive vai SharePoint), atlasiet dokumentu bibliotēku un naviģējiet uz iepriekš izveidoto failu.

• Izvēlieties tabulu izklājlapā, kurā vēlaties ievietot veidlapas datus.

• Kartējiet laukus no veidlapas uz kolonnām Excel tabulā, atlasot dinamisku saturu katrai kolonnai.

• Saglabājiet plūsmu.

7. Pārbaudiet savu plūsmu

Pirms galīgās pārbaudes ir kritiski svarīgi pārbaudīt jūsu plūsmu, lai pārliecinātos, vai tā darbojas pareizi:

• Iesniedziet testa atbildi savā programmā Microsoft Form.

• Naviģējiet uz Power Automate un pārbaudiet plūsmas vēsturi, lai redzētu, vai tā darbojās sekmīgi.

• Atveriet Excel failu, lai pārbaudītu, vai dati ir pareizi ierakstīti.

Problēmu novēršanas padomi

Ja rodas problēmas, ņemiet vērā tālāk norādītās problēmu novēršanas darbības.

• Nodrošiniet, lai visi savienojumi (Microsoft Forms, Excel un Power Automate) ir autentificēti un viņiem ir nepieciešamās atļaujas.

• Vēlreiz pārbaudiet, vai jūsu Excel tabula ir formatēta kā tabula (izmantojiet "Formatēt kā tabulu" programmā Excel).

• Pārskatiet dinamisko satura kartējumu, lai pārliecinātos, vai visi lauki ir pareizi līdzināti.

• Pārliecinieties, vai Excel failam nav papildu datu sinhronizācijas savienojuma, lai izvairītos no datu dublikātiem.